什么是项目管理中的资源日历？

已发表: 2022-08-23

管理项目不仅需要计划和预算，还需要调度。虽然可交付成果应在项目时间表的特定时间点到期，但要按时完成这些可交付成果需要使用资源日历安排人力资源。

为了做到这一点，了解什么是资源日历、它在项目管理中的使用方式以及项目管理软件如何帮助提高调度过程的效率非常重要。

什么是资源日历？

资源日历是一种工具，可确保您的项目团队在您需要他们执行任务时可以工作。它显示谁有空以及项目经理何时可以将他们分配给任务。

为您的团队提供可用的工作日很重要，但拥有每个团队成员的个人资料也很重要。该配置文件通过允许项目经理快速查看谁可以做什么来协助资源日历。换句话说，个人资料显示了技能和经验。

项目管理软件不是手动跟踪资源，而是帮助您管理资源。 ProjectManager 是项目管理软件，可让您实时跟踪资源。项目经理可以通过我们的工作量图表查看他们的团队分配了多少任务。如果您过度分配团队中的某个人，请直接从工作量图表重新分配他们的任务。保持团队的工作量平衡可以提高他们的工作效率并保持高昂的士气。立即免费开始使用 ProjectManager。

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项目管理中资源日历的目的是什么？

资源日历是项目经理必不可少的工具，因为他们允许他们提前计划，因为他们知道他们分配的团队成员可以按预期执行任务。

这可能看起来并不重要，但是如果您正在处理一个稍微复杂的项目，您需要知道资源在您需要时是可用的。不仅如此，通常还有多个使调度更加复杂的依赖关系。高水平地管理您的资源是成功交付项目的关键。

事实上，项目经理可以计划他们的资源并发现该项目是不可行的。最好在计划阶段就知道这一点，而不是在你投入工作之后。您最不想做的事情是在执行阶段发现由于资源限制您没有能力处理项目。

但这并不一定意味着搁置该项目。项目经理有选择；他们可以调整项目范围、进度、资源分配和成本，以找到可行的前进道路。但如果不使用资源日历，这几乎是不可能的。

资源日历不仅是更有效地分配任务的工具，而且还有助于跟踪设备和员工。资源日历的一项功能包括跟踪每个团队成员在任务上花费的时间量的时间表。还有工作量图表来平衡团队的工作量并保持他们的生产力。甘特图有助于跟踪资源成本以保持预算。

资源日历的另一个用途是，如果您正在管理共享资源的项目集或项目组合，它会很有帮助。资源日历可帮助项目集或项目组合经理识别共享资源，这使他们更容易跨多个项目进行计划。

资源日历中应该包括什么？

如果这听起来像资源日历做了很多，那么，它确实。资源包括完成项目所需的任何东西，例如人员、设备、材料等。这需要管理很多，但资源日历是一个多方面的工具，旨在处理这些不同的职责。以下是资源日历中包含的内容，在整个项目生命周期中，所有这些都应该在项目经理的指尖。

团队成员信息

当您加入团队时，请确保将他们的信息添加到资源日历中。如果您需要在紧急情况下联系他们，这可以是一般联系信息，例如手机号码。但是您还需要创建他们的技能和经验的档案，因为这些信息在决定将谁分配给什么任务时至关重要。

材料、设备和其他有形资源

虽然您的团队是您最宝贵的资源，但他们并不是您唯一的考虑因素。可能需要考虑材料、设备和其他有形资源。您需要注意他们的成本以及他们的可用性，或者您的供应商何时能够发货，这样您就可以确保团队在需要时拥有他们需要的东西。

日程

识别您的资源只是管理它们的开始。现在，是日历的时间了。资源日历需要规划项目何时需要资源。只有这样，一切都会在正确的时间出现在需要的地方。资源日历可以是每天、每周或每月，具体取决于项目和项目经理。

每日工作量信息

资源日历通常会为您的人力资源分配任务和时间表，并创建工作量信息。这是一个显示每个团队成员分配的图表。它是一个关键工具，可让您平衡团队的工作量以提高生产力，而不会让他们筋疲力尽。

资源日历与项目日历

当然，资源日历并不是项目管理中唯一使用的日历。还有一个项目日历。但它们是同一回事吗？两者都是在项目的规划阶段开发的。我们已经注意到资源日历显示了可用性，当资源在不同项目之间共享并且包括人力资源和非人力资源时，它们很有帮助。

项目日历可帮助您确定团队的工作日和班次。如果您的团队的带薪休假 (PTO)、假期和工作日不透明，就不可能正确安排您的项目。项目日程表可以由您需要的任意数量的项目日历组成，所有这些都可以根据需要进行更新。

如您所见，资源日历和项目日历都很相似，但并不相同。资源日历比项目日历更具动态性，因为资源日历的更改可能很频繁。项目日历更加固定，因为假期和周末不一定会改变。

使用资源日历的好处

资源日历是您的资源计划和更大的资源管理计划不可分割的一部分。它是在项目的规划阶段开发的，并设置了协调一切以满足您的交付期限的方式。使用资源日历有什么好处？这里有一些例子。

更好的资源调度

安排您的资源是满足您的日程安排的关键。资源日历允许项目经理提前安排完成任务所需的所有资源。必要时甚至没有一种资源会延迟项目并增加成本。

为您的团队平衡工作量

如上所述，您团队的工作量是一种平衡行为。您希望他们以尽可能高的效率工作，但不要过度工作，以免他们精疲力尽，团队士气陷入低谷。资源日历允许项目经理一目了然地看到谁被分配了什么，如果存在不平衡，他们甚至可以重新分配工作量。

改进资源跟踪

您的资源可能分布在不同的团队中，这是资源日历的另一个好处。它提供了一个集中的地方来跟踪您的项目或投资组合资源，以获得完整的可见性。

使用 ProjectManager 制作资源日历

ProjectManager 是具有资源管理功能的在线项目管理软件，包括资源日历。我们的资源工具集成到一整套项目管理功能中，使项目经理能够计划、监控和报告项目的每个阶段。所有这些都可以实时完成，以实现更有效的资源管理。

创建资源可用性日历

为了让您的团队的可用性可见，在他们入职后要做的第一件事是从您的头像的下拉菜单中选择假期选项。假期弹出窗口允许用户选择个人、国家和全球假期和工作时间。现在您知道安排时谁有空。假期将在工作负载页面上显示为黄色。

当您开始分配任务时，会出现一个弹出窗口，例如甘特图，显示每个团队成员的实时可用性。完成任务后，团队成员就知道他们在做什么。当他们更新工作时间时，这些信息会立即反映在整个软件中。

平衡你的工作量

您可以通过访问工作负载页面来确保团队的任务是平衡的。您所做的所有假期设置都将反映在工作负载图表中。团队成员工作时间的颜色编码细分使您可以轻松查看谁在度假以及谁需要更多任务或更少任务。

如果您单击团队成员的姓名，您将看到他们所有任务的下拉菜单。您还可以过滤图表以显示所有任务或隐藏它们。其他过滤选项包括日期范围、特定项目或搜索栏的使用。平衡工作量很容易；单击该框，一个弹出窗口将允许您将任务重新分配给另一个团队成员。

查看实时仪表板和报告中的资源

仪表板是项目进度和性能的高级概述。它会自动实时更新并显示包括工作量图表在内的六个项目指标，让您可以概览团队的分配情况。这是一个带有颜色编码的条形图，用于显示已完成、待办事项和过期工作。与其他资源管理工具不同，我们的仪表板无需设置。

要深入研究数据，请使用我们的可定制报告。有八种不同的报告，从时间表到可用性、工作量和差异，以及项目状态和项目组合状态。您可以过滤报告以仅查看特定日期范围内的信息，例如，查看时间表、工作量和可用性，以便更好地安排您的资源。

我们还提供强大的甘特图来规划您的日程安排和资源。设置基准后，您可以添加计划资源成本并使用实时数据来跟踪实际资源成本。这使您可以生成项目差异报告或在甘特图上跟踪您的人力和非人力资源成本。您可以控制在整个项目生命周期中检查资源。