什么是资源优化？ 技术与最佳实践

资源优化是交付成功项目的关键。 当然，资源是指用于执行项目的任何东西，包括人力资源和非人力资源。 资源管理技术使项目按计划进行。

为了在正确的时间获得正确的资源，项目经理需要了解资源优化技术。 让我们看看资源优化如何有益于项目管理的整体规则，包括管理项目和项目组合时的一些最佳实践。

什么是资源优化？

资源优化是一个总称，涵盖了项目管理中用于将项目资源与项目进度相匹配的各种方法。 它以尽可能高效的方式参与资源的分配和管理。 这些资源可以是从材料和设备到劳动力的任何东西。

对于任何组织要在其行业中取得成功并保持竞争力，资源优化至关重要，因为它可以帮助业务和项目顺利运行。 了解可用资源并有效地安排它们对于任何组织在时间范围和预算内实现其战略目标都是必不可少的。

资源优化的一些工作方式是通过使项目任务与截止日期和可用资源保持一致来管理人力资源的工作量。 这是组织可以保持在预算范围内的一种方式。 其他资源优化技术包括资源均衡、资源平滑和反向资源分配。

项目管理软件可帮助您充分利用资源并对其进行管理，以便在您需要时可以使用资源。 ProjectManager 是屡获殊荣的项目管理软件，具有资源管理功能，可帮助您将资源与项目进度相匹配。 在入职团队时，设置他们的可用性，包括 PTO、休假和全球假期，以简化分配。 然后切换到颜色编码的工作量图表，轻松查看谁过度分配。 直接从该图表平衡工作量，以保持团队更高效地工作。 立即免费开始使用 ProjectManager。

为什么资源优化在项目管理中很重要？

资源优化在项目管理中很重要，因为它可以帮助项目提高生产力和绩效。 这意味着可以满足项目进度并保持项目预算。 利益相关者一直在关注进展，以确保您满足他们对项目的期望，包括达到里程碑和不超支。

项目管理中的另一个问题是团队士气。 如果你的团队不开心，他们就不会很好地合作或尽可能地富有成效，这会对你的时间表和预算产生负面影响。 让团队快乐的一种方法不是让他们过度工作，而是让他们分配到容量。 这使项目经理可以充分利用他们的团队，而不会让他们筋疲力尽，这不仅会影响项目，还会影响员工保留。

在计划项目时，项目经理将寻找关键路径以了解必须完成哪些任务才能成功交付项目。 了解关键路径可以更好地确定任务优先级。 资源优化可帮助项目经理确保他们拥有完成这些关键任务所需的资源，而无需调整他们的进度或预算。

资源优化技术

我们已经提到了三种更常见的资源优化技术：资源均衡、资源平滑和反向资源分配。 每个都很重要，值得定义并提供更多细节以了解它们的工作原理。

资源平衡

资源平衡是指调整开始日期和完成日期以允许项目以其拥有的资源完成的时间。 这有助于在资源的需求和可用性之间找到平衡，并避免让您的团队筋疲力尽。 项目经理使用它来分配具有适当资源的任务，例如有资格完成该特定工作的团队成员。

这有助于资源使用并减少赤字，同时提高项目资源的效率。 它可以帮助避免过度分配，并有助于提供高质量的产出。 但是，它可能会导致其他项目的延迟、超支您的预算，并且可能需要您分配额外的资源。

资源平滑

在处理时间限制时使用资源平滑。 也称为时间约束调度，资源平滑将需求保持在预算范围内，并避免使用比为项目分配的资源更多的资源。 为此，必须能够访问人力资源的工作量。 这有助于以具有成本效益的方式按时交付，但需要优先处理某些任务并延迟其他任务。

反向资源分配

反向资源分配从您的最后一项或最关键的任务开始，并从您的日程安排开始倒推，这就是它得名的地方。 当有固定的截止日期或关键任务必须在特定日期发生时，您会希望使用这种资源优化技术。 这使您可以确定所需资源的开始日期。

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有效资源优化的好处

管理资源总是比不这样做更可取，但有效的资源优化具有特定的好处。 其一，它有助于资源调度，因此您拥有具有适合任务的技能组合的资源。 它还通过快速响应不断变化的客户需求来帮助进行需求预测。

有效的资源优化有助于项目经理更好地安排他们的人力资源。 不仅可以简化此过程，而且可以确保您拥有正确的报道范围，从而防止士气下降和生产力下降。

通过平衡工作负载以及识别和删除您未使用的资源，还可以节省成本。 此外，您对自己的资源了解得越多，就越能更好地规划未来的项目、进度和预算。 最重要的是，您可以在整个项目中获得透明度，从而建立信任、更好地理解并在这样做的过程中取得更大的成功。

您还将了解您团队的技能。 ProjectManager 等软件工具提供了您团队技能组合及其可用性的概览。 这允许项目经理预览潜在的团队成员，并选择那些具备与未来项目工作相一致的技能组合的人。

资源优化最佳实践

为了在您的组织中提高效率，无论您在哪个行业工作，您都需要利用资源优化。 以下是提供成功的资源优化策略需要考虑的一些事项。

1.衡量你的资源能力

要正确安排资源，您首先需要识别它们。 分配过程必须首先了解可分配的资源，然后确保没有任何资源过度分配超出其能力。 这需要在项目之前对您的资源进行准确估算。 然后，如有必要，项目经理可以请求更多资源来填补其资源计划中的漏洞或为可能的短缺或过剩做准备。

2.跟踪资源利用率

资源优化只是第一步。 要保持资源利用率，您需要监控您的资源，最好是实时监控。 这可以通过各种项目管理工具来完成，例如仪表板、报告和其他资源管理功能。 他们捕获资源使用情况并让项目经理了解他们的实际绩效，然后他们可以将其与计划绩效进行比较。

3.使用资源管理软件

这些资源优化最佳实践中的大多数都需要使用资源管理软件。 您需要一个可以提供实时数据的在线工具，以帮助您在管理资源时做出更有见地的决策。 它还应该具有向您显示工作量、差异等的报告功能，以及一个仪表板，以便在您需要时提供进度和性能的高级视图。

ProjectManager 如何帮助优化资源

ProjectManager 是屡获殊荣的项目管理软件，可为项目经理提供实时数据并连接跨部门或时区的团队。 我们的软件具有资源管理功能，可帮助您加入团队并实时跟踪他们的工作量。 您还可以在实时仪表板上监控工作量、成本、时间等，只要您需要项目的高级视图，这些仪表板就会在易于阅读的图形和图表中说明这些指标。 没有像轻量级工具那样耗时的配置。 即插即用。

使用时间表衡量劳动力成本

管理团队的时间表可以帮助您跟踪人工成本。 团队可以通过互联网连接或我们的移动应用程序随时随地记录时间。 随着这些时间在整个软件中更新，时间表会自动更新。 您可以添加来自不同项目的任务，如果您正在执行相同的任务，则可以复制前一周的时间表，甚至可以根据需要自动填写时间表。 我们的时间表是安全的，一旦提交给管理员批准，就会被锁定且无法更改。 您可以生成时间表报告以查看团队成员任务的完成百分比，从而了解项目是否步入正轨。

使用多个计划视图安排资源

当然，在您可以监控您的劳动力成本之前，您必须对其进行规划。 我们的软件有多个项目视图，这意味着您可以在功能强大的甘特图上安排您的项目，这些甘特图链接所有四个任务相关性以避免延迟，甚至可以过滤关键路径。 计划好任务、成本和资源后，设置基准以实时跟踪项目差异。 可以跨多个项目视图轻松共享和使用甘特图。 团队可以选择在看板、任务列表、日历或工作表视图上执行工作，以获得更适合其工作的工具。

我们的软件可让您实时规划、管理和跟踪您的资源，无论是人力资源还是非人力资源。 但这只是我们工具可以做的一方面。 我们拥有任务管理和风险管理功能，可帮助您保持高效并避免代价高昂的延误，以免您无法按时完成计划。

ProjectManager 是在线项目管理软件，可帮助您实时计划、管理和跟踪项目。 我们的协作平台允许您随时随地共享文件、评论等。 加入 Avis、Siemens 和 Nestle 的团队，他们已经使用我们的工具成功管理了他们的项目。 立即免费开始使用 ProjectManager。