如何衡量项目的资源利用率
已发表: 2022-08-23每个项目团队都需要资源来完成任务。 他们需要工具、设备、材料等来完成工作。 在整个项目生命周期中管理资源对于成功至关重要，而衡量资源利用率是这样做的第一步。
那些负责管理项目并成功交付的人必须知道如何保持团队的生产力并充分利用资源。 其中最重要的方面之一是适当的规划，并确保项目团队有足够的时间和能力来完成对他们的要求。
换句话说，项目经理必须磨练资源管理的关键技能。 您的资源不仅仅是团队，每个资源都在毫无阻碍地推进项目中发挥作用。 但是，当您专门谈论团队的时间时，您就是在处理资源利用问题。
什么是资源利用？
在项目管理中，资源利用率是对分配给工作人员的计费小时数的度量。 因此，了解您的资源利用率对于了解您的成本并做出调整项目计划、预算或时间表等决策非常重要。
资源利用是项目经理如何找出他们的团队在一段时间内有多少能力，并确定他们的哪些资源被利用不足或过度利用。 它让管理人员可以了解他们的团队在项目上花费了多少小时。 资源利用与资源分配不同，理解这种差异很重要。
如果没有正确的资源管理工具，资源利用率可能会不堪重负。 为了衡量资源利用率，项目经理使用配备时间跟踪、任务管理和资源规划功能的软件，例如时间表和甘特图。 ProjectManager 具有测量、跟踪和管理资源利用率的理想工具。 免费开始。
资源利用与资源分配
资源分配是项目经理选择他或她的团队并在整个项目生命周期中为任务分配资源的方式。 这包括根据需要对其团队工作量进行的任何重新分配和更改。
但是，资源利用更具战略性，因为它衡量了您的资源的有效性。 理想情况下，您将通过资源分配来组织您的项目，并通过衡量资源利用率和优化您如何使用团队时间来推动其成功。 这两个过程协同工作，因此拥有一个可以帮助您衡量有效性的强大资源规划工具至关重要。
资源利用类型
尽管资源利用率只有一个定义，但有不同的方法来衡量它，用于资源规划中的不同目的。 以下是最常用的资源利用类型。
整体利用率
在衡量整体资源利用率时，项目经理会添加团队成员在分配给他或她的所有可计费、不可计费和战略活动上花费的时间，并将其与他/她的总可用时间进行比较。 这有助于确定团队成员的时间是否被完全利用以及如何更好地利用它。
可计费利用率
计费工时是工作完成后向客户收取的工时。 因此，当客户或项目经理需要确定工作人员的计费小时数时，计算可计费资源利用率，不包括非计费小时数和战略活动。 这种资源利用方法在衡量和比较员工绩效时非常有用。
非计费使用
所有不被视为计费的活动都归类为不可计费。 当项目经理需要评估他们的资源利用效率时，使用此方法。 高不可计费利用率可能表明团队在非关键任务上花费了太多时间。
战略利用
组织有长期目标，这是其战略计划的一部分。 为了实现这些计划，他们需要执行战略项目和计划。 战略资源利用率衡量团队成员在这些战略活动上花费的小时数。
现在我们已经了解了不同类型的资源利用率，我们可以使用资源利用率公式来衡量它。
资源利用公式
有许多计算资源利用率的公式。 它们用于获得不同的见解，您甚至可以创建一个来满足您的资源管理需求。 最常用的资源利用率公式是全职等效公式（FTE）：
资源利用率 = 工人分配的小时数 / 工人的总可用小时数 * 100
此公式根据每个团队成员或整个团队的总可用时间与他们工作的小时数之间的关系计算资源利用率百分比。 要衡量不同类型的资源利用率，只需将工作人员的分配工时值更改为计费、非计费和战略工时。
如何衡量资源利用率
今天，大多数公司使用配备时间跟踪和资源管理功能的项目管理软件来测量、跟踪和管理他们在任何时间点的资源利用率。 以下是一些通用步骤，您可以在 ProjectManager 等软件的帮助下测量资源利用率。
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1. 定义计费和非计费时间
准确衡量资源利用率的第一步是定义团队将执行的计费和不可计费活动。 定义后，您可以计算总体利用率、可计费利用率和不可计费利用率。
2. 确定每个团队成员的可用时间
现在，您需要根据每个团队成员的合同确定他们的可用时间，这些合同可以是全职、兼职或单位定价等。 现在，您拥有了分配工作和使用时间表来跟踪资源利用率所需的信息。
3. 使用时间表来衡量资源利用率
时间表是衡量资源利用率的重要工具，因为它们可以让您记录团队的时间、使用资源利用率公式并衡量您的整体资源利用率。
4.使用资源利用公式
根据您的需求，您可以选择衡量可计费、不可计费或战略资源利用率。 只需使用上面的资源利用率公式来衡量您的资源利用率。
5.确定员工的生产力
根据您的资源利用率分析，您可以根据同行比较分析以及他们在可交付成果方面所做的工作来确定哪些员工分配过度、分配不足以及哪些员工绩效不佳。
为什么资源利用很重要？
应该清楚为什么资源利用对于运行项目至关重要，但深入了解这样一个过程的好处并没有什么坏处。 一方面，利用您的资源是在您的项目中保持高效的关键。 如果您的团队负担过重，他们将无法发挥最佳水平。
资源利用还可以让您了解您的项目。 透明度越高，项目监控越好，您错过重要步骤的可能性就越小。 这使您可以在风险发展为可能使您偏离方向的问题之前发现风险。
所有这一切都意味着您将获得更多的收益——或者在商业术语中，投资回报率。 如果您确保您的资源没有被过度征税或过度使用，那么您将更有效地工作并为您的底线增加资金。
最后，资源利用过程为项目经理提供了更灵活地工作的工具。 他们可以灵活地快速重新安排资源，这意味着他们可以避免问题或快速解决问题。 它使项目保持在正轨上。
资源管理模板
我们有几十个免费的项目管理模板来帮助您管理您的项目。 以下三个模板在衡量资源利用率时非常有用，可以帮助您满足资源管理需求。
资源管理计划模板
我们的免费资源管理计划模板是记录团队工作时间并在时间表上跟踪它们的绝佳工具。 您可以根据需要对其进行自定义，然后将其用作可下载的 Excel 文件或将其导入 ProjectManager，以便您和您的团队可以随时随地访问它。
RACI 矩阵模板
RACI 矩阵是了解团队成员职责、定义他们在项目中的职责、责任和角色的理想工具。 我们的免费 RACI 矩阵模板是您开始资源利用分析过程的好地方。
仪表板模板
仪表板是从高级角度监控项目运行状况的好方法。 使用我们的项目管理仪表板模板，您可以监控成本、工作量和任务，使其成为跟踪资源利用率的绝佳工具
ProjectManager 如何为您计算资源利用率
使用不同的公式来计算您的资源利用率需要时间。 如果有一种工具可以自动进行这些计算，这样您就不必这样做了，那不是很好吗？ ProjectManager 是一款屡获殊荣的项目管理软件，可以做到这一点。
我们拥有一整套集成在一起的项目管理工具，允许您共享数据并留在同一个程序中来管理您的项目。 一项基本功能是我们的资源管理软件，它可以分配资源并让您跟踪其成本，同时让您了解团队的可用性。 您甚至可以通过一个工具平衡他们的工作量。
实时数据
这是它的工作原理。 因为我们的软件是基于云的，所以您的所有数据都是最新的，帮助您利用实时信息做出决策。 您可以随时通过我们的团队管理页面查看谁在做什么。 在那里，您会获得一份团队成员列表，其中包含有关他们的任务、截止日期和进度的详细信息。
在您知道谁在做什么之前，您可以为他们分配任务，您需要确定他们的可用性。 您可以在团队管理页面上进行设置，这样您就可以确定团队的工作日、节假日和带薪休假。 如果您的团队在现场或分布在世界任何地方，这可以通过我们的全球假期功能来完成。
在线甘特图
一旦您阻止了团队的可用性，您就可以在在线甘特图上分配资源。 从这个项目视图中，您还可以通过查看他们必须完成工作的小时数来分配团队成员的任务。 请注意它们是过度分配还是分配不足。 甚至可以估算资源成本。
强大的资源管理功能
我们资源利用软件的基础是工作负载页面。 在这里，您可以看到每个团队成员的工作量以及分配给他们的任务是否过多或过少的颜色编码图表。 不需要资源利用方程。 最重要的是，如果您想平衡他们的工作负载以提高生产力并避免倦怠，只需直接从工作负载页面重新分配即可。 如果您管理多个团队，请不要担心，您可以按项目、团队或日期过滤页面。
ProjectManager 可以做很多事情来提高项目的效率。 我们的时间表会随着团队处理任务而自动更新。 您可以跟踪他们的工作时间。 还有一个实时仪表板，用于高级视图的进度和一键式报告，以更深入地了解数据。 使用一种工具进行计划、监控和报告。 立即参加 30 天免费试用，了解它如何帮助您提高工作效率。