如何为项目制作责任分配矩阵（包括模板）

您将用于交付项目的最重要资源是人员。 他们必须适应进度并维持项目预算。 在执行任务和实现项目目标时定义他们的角色和职责是控制项目的重要部分。

您如何协调参与项目的所有人员，以便他们知道自己在做什么，并且不会阻止其他人执行分配给他们的工作？ 使用责任分配矩阵会有所帮助。 分配矩阵为您的项目提供了一个完成任务的团队。

什么是项目管理中的责任分配矩阵？

责任分配矩阵 (RAM) 是一种项目管理图表，用于识别和定义各种人员和组织，并概述他们在执行任务或交付项目的一部分时的每个角色。

项目经理使用分配矩阵来阐明跨职能团队在项目及其众多流程的边界内做什么。 有时在响应提案请求 (RFP) 时需要责任分配矩阵。

责任分配矩阵也可以称为RACI矩阵，代表责任、问责、咨询和知情。

• 责任人：记录谁负责执行任务，然后分配给他们。
• 问责制：说明谁拥有决策权，以及该权力如何在整个项目团队中下放。
• 已咨询：注意能够提供对任务的洞察力，从团队成员到利益相关者。
• 知情：记录谁获得了有关进展和绩效方面的最新信息，以及该信息的传播时间和方式。

这将创建活动和项目团队成员之间的联系图。 根据项目的大小，可以有多个分配矩阵用于不同的项目级别。

为什么要创建责任分配矩阵？

分配矩阵确定了团队中每个人的职责，这不仅意味着他们的职责是什么，还意味着他们如何参与项目。 有些人有明确的任务，有些人会提供工作帮助，而有些人则被指定为决策者。 这些团体在项目中都有自己的身份和职能，以帮助引导项目走向成功。

清晰的沟通会带来更高效的项目。 分配矩阵有助于团队成员之间更好的沟通，并通过创建一个系统来确保每个人都得到更新并始终在同一页面上提供透明度。 繁琐的沟通会使项目陷入过多无意义的会议和令人困惑的交互，在这些会议中人们试图了解他们应该做什么。 使用责任分配矩阵会有所帮助，但拥有实时连接团队的项目管理软件是理想的。

ProjectManager 通过允许团队将文件直接附加到任务来管理项目信息，我们无限的文件存储使重要的项目文档随时随地触手可及。 对任务发表评论可以节省时间，并在项目团队中为其他人添加标签创建了一个沟通过程，避免了冗余或不必要的会议的陷阱。

何时应创建责任分配矩阵？

责任分配矩阵将在项目开始时创建。 在开始执行任务之前，您希望项目团队中的每个人都知道他们在参与方面的立场。

尽管它的使用是一种预防措施，但它可以被规范地使用。 如果您深入到项目中并且事情没有按计划进行，则可能会出现通信僵局。 如果团队成员不在循环中，或者误解了他们应该做什么，使用责任分配矩阵可能会解开沟通渠道中的那些结。

如果领导层否决了有关如何推进项目的建议，这被视为一个问题，则项目团队的角色和职责可能需要细化。 责任分配矩阵定义了谁有权做出决定，使用它或重新审视可以确定合适的人是否处于该位置。

事实上，任何定义都可能需要在项目的任何阶段重新检查。 也许任务落后于计划。 这可能是因为团队成员不知道他们拥有哪些任务。 任何时候发生延迟，返回分配矩阵都是很好的第一步，即使您在项目的规划阶段按照应有的方式完成了该过程。

如何创建责任分配矩阵

实际制定责任分配矩阵并不像让每个人都了解他们的角色和责任那么困难。

因此，您希望让您的团队参与到流程中，获得他们的意见并最终接受，而无需在流程上花费太多时间和精力。 按照这些步骤确保每个人都同意，并且您将成功分配责任。

1. 确定项目中涉及的所有参与者，从团队成员到利益相关者以及介于两者之间的每个人。
2. 列出与项目相关的所有可交付成果。 使用工作分解结构确保您不会遗漏任何内容。
3. 与团队成员会面，讨论如何执行任务以创建可交付成果。 每项任务都需要根据团队的责任和权限进行讨论。
4. 使用左侧列中列出的项目任务的表格起草责任分配矩阵。 在顶部添加项目中每个人的姓名。
5. 在任务遇到项目团队成员的地方，分配他们是否负责、负责、咨询或通知。
6. 完成后，与项目团队和利益相关者分享责任分配矩阵，并在必要时召开会议，以确保每个人都了解他们在项目中的角色。 如果您在共享空间中工作，请打印一份副本并发布。

免费的责任分配矩阵模板

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在项目开始时使用它来避免延误并解开阻碍项目按计划进行的任何沟通障碍。 为了使您的项目保持在正轨上，请下载我们的免费 RACI 模板，并抢先构建可行的责任分配矩阵。

最佳实践

使用我们的免费 RACI 模板是一个好的开始，但您必须确保正确填写。 责任分配矩阵与创建它所付出的努力一样好。 以下是在构建分配矩阵的过程中可以应用的一些最佳实践。

• 让团队参与进来：他们是执行工作的人。 您希望他们的投入和支持避免任何代价高昂的错误或关于项目开始时未明确说明的耗时问题。
• 确定每一项任务：确定完成最终交付所需的所有任务。 一旦你有了这份完整的清单，请确保团队中只有一个人负责。
• 定期更新您的 RACI：确保每个新版本都明确标记为最新版本，并分发给团队中的每个人。 有时您需要重新访问职责分配矩阵或人员变动需要进行编辑。
• 有效地分担责任：一个人不应该承担项目的大部分责任，您希望在整个项目团队中授予权力，而不仅仅是在最高管理团队中。
• 优化任务：经理可以使用 RACI 矩阵来查看是否有太多的团队成员分配给了一项任务。 也许这些工人可以分散开来以提高生产力。 可能有太多的人被列为咨询，这会减慢这个过程。 分配矩阵是无穷无尽的。

ProjectManager 如何帮助您更好地管理项目

ProjectManager 是一个基于云的工具，可以实时连接每个人，以促进项目的规划、监控和报告。 它可以为项目团队中的每个人提供一份工作，并让他们了解他们有权在哪里以及何时咨询他人，以及定义报告流程。

让我们看看负责的人，例如执行项目的团队。 受邀加入软件后，您可以共享项目计划、分配任务、添加详细方向、添加截止日期和优先级标签等。 然后，团队可以通过将文件和图像附加到任务并实时评论来进行协作，以更好地协同工作。

那些需要随时了解项目的人可以通过被邀请加入项目并与他们分享计划和时间表来做到这一点。 利益相关者可以随时了解报告功能的最新信息，这些功能可以一键生成有关项目差异、成本、时间等的报告。 然后以 PDF 格式共享它们。 报告甚至可以快速过滤到利益相关者感兴趣的数据为零。

当事情没有按计划进行时，责任分配矩阵可以帮助您重新分配资源。 使用我们的软件获得进一步的洞察力。 资源管理功能包括一个用颜色编码的工作量图表，因此很容易看出谁有太多任务以及谁可以承担更多工作。 然后，您可以简单地从工作负载页面重新分配这些资源，以帮助您的团队更高效地工作。

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