什么是营销、业务和网站设计中的 RFP 文件以及我如何编写？

无论您在什么样的公司工作，从头开始一个项目都绝非易事。 但是，一旦您批准了大型项目（例如营销活动、网站设计或品牌重塑计划），您就可以进行下一步：选择合适的合作伙伴来帮助您完成项目。 要以最不痛苦和最全面的方式做到这一点，您需要编写一份 RFP 文档。

与您最初的想法相反，编写 RFP 不需要很困难或乏味。 幸运的是，我们准备了所有最佳实践和指南。 如果您按照我们的说明进行操作，您的 RFP 将为您完成工作——每个潜在合作伙伴都会确切地知道您在寻找什么，并且您将能够轻松确定它们是否适合您的品牌和项目。

什么是 RFP？

RFP 是“征求建议书”的缩写。 从本质上讲，RFP 是公司在需要外包项目时编写并发送给潜在服务提供商或供应商的文件。 其中概述了有关发行公司和手头项目的详细信息。

通常，RFP 包括有关项目范围、截止日期和可交付成果、现有抵押品和可用预算的细节。 然后将该文件交付给各种可能的合作伙伴。 虽然一些公司将他们的 RFP 作为硬拷贝发送，但大多数公司通过电子邮件分发。

如果供应商对该项目感兴趣，他们将通过发送他们的建议来回复。 通过这种方式，客户公司可以比较不同供应商可以为他们提供的服务，并选择他们认为对他们的项目最有价值的人。

为什么企业需要 RFP？

从发行公司的角度来看，编写 RFP 似乎只是工作量过大。 反之！

选择合适的外包公司往往是项目成功与失败之间的区别。 投入时间创建写得很好的 RFP 的直接结果是您将获得的响应质量。 通常，RFP 还将包括一组关于供应商应回复的响应格式的指南。 反过来，这使得比较提供类似服务的不同承包商变得更加容易。

此外，对项目的全面概述将有助于外包供应商准确了解您的需求。 从 RFP 中包含的描述和时间表来看，他们将能够准确确定他们是否能够满足您的要求。 这可以避免承包商过度承诺、错过最后期限并在最后一刻放弃项目，从而避免潜在灾难。 有了完整描述的项目摆在他们面前，潜在合作伙伴就不太可能低估您的需求或高估他们自己满足这些需求的能力。 更进一步，这可以成就或破坏您的项目。

最后，让我们从另一个角度来看看 RFP 的重要性。 当然，RFP 的主要目的是获取有关您可以选择的供应商的信息。 但是，供应商也必须表示有兴趣与您合作。 毕竟，合伙企业是一条双向的道路。 通过撰写和分发提案请求，您还可以将您的公司和品牌标识介绍给您可以合作的其他公司。 撰写组织有序、全面的提案请求将确保您留下良好的第一印象，并告知他们您的使命和核心价值观。

RFP 文件：基础知识

本质上，您的 RFP 将由三个不同的部分组成——您的公司、项目和管理信息。

你的公司

第一部分将包括有关贵公司的信息。 可以将其视为“关于我们”部分，作为对您业务的独特介绍。 您不仅将自己展示为潜在合作伙伴，而且还将帮助卖家同时了解您的使命、目标受众和想要的结果。

该项目

顾名思义，第二部分将包含有关您需要帮助的项目的详尽信息。 虽然在文档的第一页包含项目简介是个好主意，但请保存此部分的主要详细信息。

例如，如果您的目标是为您的公司建立一个新网站，则您需要包含的信息将特定于网页设计领域。 但是，我们将在本文后面的网页设计、营销和徽标设计中扩展您应该在 RFP 中包含的特定于项目的细节。 但是，公司信息和管理材料对于所有 RFP 主题都是通用的。

行政信息

最后一部分将保存有关项目的管理信息，例如如何响应 RFP、提案应包含的内容以及提案评估过程将如何运作。 彻底完成这部分将使您更容易比较收到的提案。

告诉潜在合作伙伴你是谁

正如更好地了解潜在代理商和外包公司对您来说很重要一样，他们需要知道您是谁以及您的品牌旨在实现什么——以及比通过他们自己的介绍更好的了解方式！ 确保您介绍自己并在整个提案文件请求中留下良好印象。

但是，请确保您不会通过详细讲述您公司的历史而使您的读者厌烦。 从对您的服务或产品的基本介绍开始。 这应该很简短，但足以描绘出你是谁。 很有可能，你已经在别处写了一大段这样的文字。

一个很棒的东西——特别是如果你正在寻找网站、标志或营销服务——是关于你的业务的独特特征。 让您在竞争中脱颖而出的东西很可能与您想要强调的东西相同。

另外，稍微扩展您的使命和您的公司价值观。 这将为您启动的项目提供一些背景信息，以及它背后的动机。 如果你很幸运，这将确保你找到一个拥有相似价值观的完美候选人。 谁知道呢，也许您最终会建立一种超越临时项目目标的合作伙伴关系！

最后，讨论您的客户。 尽量不要太宽泛——定义人口统计将使您的合作伙伴准确了解他们需要定位的对象。 列出您的受众成员的共同兴趣或品质，以及他们为什么选择您的品牌而不是您的竞争对手。 如果适用，请提及他们的平均年龄、性别、地理位置、经济和文化背景。 使用各种指标仔细和彻底地处理这部分，以确保决策基于信息，而不是个人偏好或“预感”。

RFP 文件中应包含的内容

RFP 的核心和最重要的部分是项目详细信息部分，我们之前简要介绍过。 您包含的信息将根据项目的性质而有所不同，但所有 RFP 项目描述都将包含一些通用元素。

确保写下这个项目的目的和你希望达到的结果。 触及您希望解决的潜在问题。 这将帮助您最终合作的专业人士帮助您提出良好的、可持续的解决方案——只要确保他们知道您愿意听取他们的专业意见和建议。

此外，您还需要包括品牌和质量标准、可交付成果、预期时间表（包括开始和结束日期）、付款条款以及其他合同细节、条款和条件。

现在，让我们看看您在为营销活动、网站设计项目和徽标设计计划编写 RFP 文档时需要包含的特定信息。

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如何为网站设计项目编写 RFP

无论您的公司已经出现在万维网上，还是您刚刚决定走向数字化，选择合适的网页设计师和开发人员都是您应该优先考虑的事情。 毕竟，您的网站既是数字名片，又是有用的数字营销工具。 通过它，大多数潜在客户将与您的公司互动，因此，拥有一个优秀、功能强大的网站将确保您留下良好的第一印象。

首先，明确网站的主要目的。 它是电子商务网站还是信息空间？ 你更喜欢它产生新的线索还是通知投资者？ 您的客户应该与它进行什么样的互动？ 谁是您的目标受众，您想吸引谁？ 您是在创建 B2B（企业对企业）还是 B2C（企业对消费者）网站？

您的网站很可能有多种用途——主要用途、次要用途，甚至可能是三级用途。 有各种类型的网站，开发人员和设计人员通常是专门的。 尽可能定义您的需求，以便找到了解您的细分市场的专业人士。

如果您已经有网站，请提供链接！ 准确解释你喜欢和不喜欢的地方； 写下它的好与坏元素。 你永远不会太详细地描述它为你服务的方式以及它让你失望的方式。

不要忘记让网站设计和开发公司知道您已经拥有哪些抵押品和材料。 例如，您已经拥有的原理图、线框、功能和软件可以大大降低最终价格。 另外，请随时向您要联系的网页设计和开发专业人员征求意见和建议！ 您花时间详细描述了网站的目的和目标受众，并且您需要一家能够提供宝贵见解的公司。

如果您需要从头开始或需要彻底改变现有网站，您还需要确定在哪个平台上构建网站。 WordPress、Magento 和 Drupal 等平台各有优缺点，具体取决于您需要的网站类型。 如果您有强烈的偏好，请在您的 RFP 中详细说明。 相反，如果您希望代理商推荐一个平台，请让他们知道。

列出您的网站应具备的功能。 然后，将列表分为您绝对需要的功能和您希望列表中的功能。 创建一个有组织的清单将使供应商提供全面的清单项目成本明细，这（再次）将使比较过程更容易。

最后，进行自己的研究，以确定您的竞争对手和其他时尚品牌在其网站上包含的内容。 这可能会激励您在 RFP 中包含某些您可能没有想到的重要功能。

准备好您的 RFP 后，您可以查阅我们的代理列表部分，以找到一些出色的网页设计和开发公司及其联系信息！

如何为营销活动编写 RFP

您已经掌握了制造产品或提供服务的流程——但确保接触到潜在客户并说服他们采取行动是另一回事。 无论您是需要提高品牌参与度、推广特定产品或服务，还是只是想扩展您的业务，聘请营销机构进行特定活动或整体战略指导通常是个好主意。

您需要在 RFP 中包含的第一件事是对您的特定问题的简要概述。 说明您的特定市场地位是什么困扰着您。 您是在处理低保留率还是您的销售达到了平台期？ 您是否吸引了新的潜在客户，如果吸引了，您成功将多少转化为机会？ 您的品牌是否一致？ 您当前的交流是否与您的听众产生共鸣？ 另外，告诉他们一些关于您的竞争对手的信息。 是什么让你脱颖而出？

指定您的业务目标并写下您希望营销策略实现的目标。 您想扩大客户群，还是有更具体的目标，例如达到单个产品的目标销售额？ 只是提高品牌知名度是您的主要目标还是需要重新定义您的品牌？ 您是否需要重新考虑您的内容以及与目标受众沟通的方式？ 您将应用哪些指标来表明成功？ 详细描述您的问题和目标将有助于该机构准确了解他们可以如何帮助您。

此外，决定您是要开展本地活动还是全球活动，以及任何计划应该是数字的还是实体的。 当然，这取决于您的产品性质、人口统计和预算。

您应该说明您是否需要帮助定义营销策略、启动广告活动、利用媒体来发挥您的优势，或发展您的品牌标识和设计。 在此之后，您可以准确地列出您的想法。 描述您的营销需求范围。 您是否希望制作硬拷贝印刷材料以及如何分发？ 您需要创建网站和社交媒体帐户吗？ 这些是否需要多媒体或搜索引擎优化？

除了列出您需要的可交付成果和结果之外，您还应该让机构知道您已经拥有什么。 提及您是否拥有任何照片和视频材料，以及它是否是最新的。 向他们概述您的在线状态，链接到您的网站和社交媒体帐户。 描述您拥有的内容。 提及您是否有任何正在进行的广告活动并概述它们产生的结果。

最后，花一些时间来描述您现有的和您的目标受众。 复述您对现有客户的了解，并讨论您希望获得的客户类型。 当他们第一次了解您的公司时，您希望他们做什么？ 定义他们是谁，他们住在哪里，以及你如何在情感层面上与他们交流。 如果您需要更多地了解您的客户并发展与他们的互动，请在您的 RFP 中指定。

详细了解这些信息后，探索可以帮助您实现业务目标的顶级营销机构！

如何为标志设计和品牌项目编写 RFP

如果您需要定义（或重新定义）公司的视觉方面，您将需要一个徽标和特定于品牌的 RFP。 对于这些提案请求，当您需要处理视觉品牌时，提供详尽的公司介绍尤为重要。 毕竟，徽标旨在完全代表一家公司。

许多设计机构利用公司特定的品牌手册来创建具有凝聚力的徽标和标识。 但是等等——什么是品牌书，你真的需要一本吗？

从本质上讲，品牌手册（也称为“风格指南”）是您品牌的一组定义特征。 它用作您公司推出的每个产品、沟通和营销活动的开发指南。 创建品牌手册将确保您在整个业务范围内避免风格、质量和特征的不一致。

品牌手册将始终包含您的徽标，但通常还包含已批准的调色板、字体系列、名片和​​信头设计、网站布局、文案语气、已批准的图像，甚至插图样式和您的品牌使用的其他图形元素。 在大多数情况下，一些品牌书籍元素与徽标同时开发。 但是，你没有让他们都在同一时间，所以一定要注明你所需要的！

如果你已经有了一个标志和一本品牌书，但想要做一些更小的改变，请概述一下。 提供您目前拥有的材料，然后详细说明您喜欢和不喜欢它们的哪些方面。 就您希望看到的更改提出建议。 如果您已经知道自己想要什么，请描述它。

或者，如果您想从头开始一个全新的标志设计，请提及您目前设想的类型。 文字标记会比图形徽标更适合您吗？ 组合会起作用吗？ 选择专业合作伙伴后，请不要犹豫，请设计专业人士帮助您做出决定！

如果您已经知道您希望徽标采用的样式，请尽可能详细地解释一下。 描述您想要的颜色，选择您认为适合您品牌的地理形状，并随意添加您自己制作的图画 - 即使它很笨拙！ 许多与客户合作设计有效身份的机构都以此为灵感。 您还应该指定是否希望收到多种设计理念以供选择。 但要注意——这会增加成本！

最后，解释将如何使用徽标。 它会印在您的产品上吗？ 它将放置在哪些材料或色调上？ 你能预测它最常用的尺寸——小到钢笔印刷，大到广告牌？ 根据这些信息，设计师将确切地知道要为您提供什么。 尽早指定徽标的使用方式将使您取得成功！

更好的是，这些顶级徽标设计和品牌推广机构可以帮助您发现成功的品牌标识。

对提案请求的正确回应

为了使双方的流程更容易，最好包含有关管理细节的详细、具体的信息。

首先，准确说明您希望在提案中看到的内容。 为确保您有足够的信息来评估受访者，您需要来自每个潜在合作伙伴的标准化数据集。 请他们描述项目的可能时间表并估算每个项目的预算。 如果您想收到以前类似项目的摘要，或列出的经验和技术专长，请提及。 您还可以要求处理您的项目的人员的专业传记或作品集。 最后，创建一组与项目相关的问题，以评估他们的理解力和创造力。

准确指定提案的外观将使您的选择过程快速而轻松。 概述您希望提交的提案的格式（例如，.doc、PRD 文件或硬拷贝）。 说明提交提案的截止日期，并说明申请人何时可以收到您的来信。 您也可以告诉他们您是否更愿意面对面地、通过电话或通过视频会议进行任何潜在的采访（尽管此信息也可以在以后保留）。 最后，包括您公司的所有联系信息！

征求意见稿？ 十分简单！

尽管一开始看起来似乎是一项可怕的任务，但创建一个完整的 RFP 确实并不困难。 一旦您确切地确定了您的品牌需要什么才能取得成功，那么编写 RFP 就是一个顺利的过程。 更好的是，有一些易于使用的工具可以帮助您创建 RFP——例如，尝试使用 Nusii 和 PandaDoc 开始。

现在，您确切地知道您需要在提案请求中包含哪些内容。 您的最终结果应该是一份只有几页长的文档。 希望最终版本将是一个全面的项目概述，它将提供所有必要的信息。

如果您遵循我们上面列出的要点，您一定会找到非常适合您的项目的受访者，这让您面临艰难的选择——您应该选择这些出色的机构中的哪一个？ 无论如何，毫无疑问，一份写得很好的征求建议书文件将是一段美好友谊的开始。

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