RFP:征求建议书的快速指南(包括模板)

已发表: 2022-08-23

一旦项目获得批准,执行可能需要在管理工作的组织范围之外的商品和服务。 向第三方供应商和承包商招标的过程是通过称为征求建议书或更常见的 RFP 的文件完成的。

正是通过这个渠道,项目经理收集利益相关方并决定与谁签订项目合同。 熟悉此过程的最佳方法是使用 RFP 模板,它允许您填写空白以生成完整的 RFP。 我们将提供一些您可以在下面使用的 RFP 模板,但首先,让我们更好地理解我们在说什么。

ProjectManager 的甘特图
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什么是 RFP?

征求建议书 (RFP) 用于寻找可以为公司项目提供必要产品和服务的供应商和承包商,这些产品和服务超出了招标组织内部所能提供的范围。 因此,RFP 是一份用于采购该工作并允许供应商和承包商投标该工作的文件。

RFP 提供了项目概述,以便让投标公司清楚地描述需要什么以及他们如何帮助实现这些目标。 它将解释流程和合同条款以指导投标人。 大多数组织使用 RFP 开展业务,而政府几乎总是以这种方式开展业务。

发出多个 RFP 后,您将选择感兴趣的各方,他们可以提供最符合您需求的商品和服务,无论是他们提供的技能还是满足您的预算需求。

RFP 不仅是为满足您项目标准的供应商和承包商简化采购的一种方式; 他们还详细说明了工作范围以及商品和服务的付款方式。 在 RFP 中明确说明这一点有助于避免在赔偿、交付日期等方面出现任何误解。

RFP、RFI 和 RFQ 之间有什么区别?

有很多不同类型的请求表单,区分它们可能会有点混乱。 例如,有一个信息请求 (RFI),当企业知道它想要从投标人那里得到什么但需要更多详细信息时使用它。 因此,RFI 不是冗长的文件,因为它们更关心澄清供应商或承包商提供的信息。

另一个经常与 RFP 混淆的业务文档是报价请求 (RFQ)。 同样,这些文件不太详细,而是仅关注供应商或承包商对其商品或服务的需求。 RFQ 还可以询问有关供应商或承包商将如何满足您的要求的信息。

简而言之,RFI 和 RFQ 是 RFP 的子集,它是更高级别的提案,用于解决业务问题或项目需求。 它通常更加详细和正式,具有严格的采购规则,包括内容、时间表等。这三个文件经常一起使用,以某种组合使用,有时甚至独立使用。

项目管理中的 RFP

RFP 在项目管理领域尤为重要,因为它们有助于保持项目经理井井有条并帮助他们做出重要的业务决策。 每个 RFP 都概述了不同的供应商选项,包括定价、流程步骤、合同条款等详细信息。

通过这些 RFP,项目经理可以筛选信息,以代表他们的组织确定最佳前进路径。 由项目经理选择最符合项目及其目标的 RFP,从而为项目选择理想的供应商。

RFP 项目经理不仅是批判性思考者和团队领导者,而且他们注重细节、耐心和战略性,以充当其组织的倡导者。

RFP 流程:如何创建 RFP

创建 RFP 没有固定规则,因为它们可能因公司、行业以及营利性和非营利性组织而异。 但是,他们确实有一个共同的目标,通常,RFP 流程会达到这些相关点。

1. 创建项目边界

在动笔之前,与组织中的高层讨论项目的限制条件,例如他们批准的最高预算是多少,截止日期的灵活性,哪些要求是必须的,以及等等。

2. 确定利益相关者

RFP 是一件复杂的事情,需要对项目和组织有深入的了解。 确定关键利益相关者并选择一个代表小组,该小组愿意与您分配的任何人会面以监督该过程,以便他们可以将其用作音板。

3. 采访利益相关者

一旦您确定了利益相关者,并且在您确定谁可以随叫随到任何问题的过程中,还要让他们定义项目需求。 他们的回答不仅会影响 RFP 流程,还会影响整个项目。

4. 编写 RFP

使用 RFP 模板可以帮助编写 RFP,我们将在下面提供链接。 它们的结构一般如下。

  • 组织背景
  • 简短的项目描述
  • 项目要求和目标
  • 项目预算
  • 里程碑和截止日期
  • 更多信息和/或问题
  • 联系方式和提交截止日期

5. 创建评分标准

在您发送 RFP 之前,请再次查看它,但这次对您从响应的供应商和承包商处收到的回复的重要性进行排序。 这是选择一小部分合格候选人的好方法。

6. 发送 RFP

自然,这个过程的全部意义在于将其交到潜在的供应商和承包商手中。 因此,您需要找出发布 RFP 的最佳位置,以便将其传达给合适的人。 它有助于聘请顾问来指导您完成此阶段。

7. 审查回复

在提交截止日期之后,收集所有回复并快速通读以了解建议的解决方案。 然后,您可以应用您之前开发的评分系统。

8. 研究

您可能会收到一些回复,提供您不熟悉的解决方案。 重要的是进行研究,看看这些是否可行,即使它们不在你的雷达范围内。 研究的另一部分包括对回复的供应商和承包商进行背景工作,以更好地了解您可能与谁签约工作。

9. 选择供应商或承包商

选择符合您标准的供应商或承包商; 然后进行背景调查以跟踪他们在以前项目中的工作记录。 这将启动谈判,因为提案就是这样。 它可以按原样接受,也可能需要一些来回。 一旦每个人都在同一页面上,就签订合同。

RFP 示例

我们在 RFP 方面一直很笼统,但实际上有几种不同的类型与特定行业或项目开发阶段有关。 以下是一些 RFP 示例,但还有许多其他示例,并且 RFP 的风格可能因组织和行业而异。

  • 营销 RFP:当营销机构创建其营销材料时,无论是案例研究还是活动,他们通常会通过其中一个来雇佣人才。
  • 品牌 RFP:为组织创建品牌需要指导方针,并且组织将有一定的期望,这些期望在此类 RFP 中进行了概述。
  • 设计 RFP:此 RFP 针对图形艺术家开发印刷、网络、移动或其他广告。
  • 网站RFP:当您建立网站时,您需要聘请Web开发人员和其他与网页设计相关的特定人才,他们将回复此类RFP。
  • 政府 RFP:为政府机构完成的任何工作都需要 RFP,其中将概述与该办公室相关的具体要求。
  • 非营利性 RFP:与非营利性组织合作时,与营利性企业合作的标准不同,将在此处详细说明。
  • 金融 RFP:金融领域的 RFP 通常是投资者向金融服务公司发送的正式问卷,以帮助他们选择合适的金融合作伙伴。
  • 施工 RFP:组织可以通过 RFP 获得更多详细信息并更好地了解如何实现其目标,最终帮助他们选择最佳供应商。
  • 采购 RFP: RFP 通常是采购流程的第一步,帮助企业选择符合其标准列表的供应商。 采购中的 RFP 通常遵循信息请求 (RFI)。
  • 房地产 RFP:在房地产领域,代理商代表其租户汇总 RFP,以概述每笔交易的要点和经济条款。

RFP 模板

RFP 模板有各种形状和大小。 最简单的可能只有几页,但可以扩展到几十页。 有些有封面和华丽的演示文稿,而另一些则是准系统,只是事实文件。

什么适合您取决于项目和您的组织,或者可能只是个人喜好。 以下是一些提供 RFP 模板下载的网站。 拜访他们,看看是否有适合您的。

  • 中心点
  • 模板实验室
  • 科技汤
  • CRM 里程碑
  • 微软

RFP 是一个项目:尝试使用软件来管理流程

RFP,即使有一个 RFP 模板来指导您,也不是可以快速拼凑起来的。 它涉及研究和对未来项目的彻底分解。 事实上,它是一个项目中的一个项目。 因此,像 ProjectManager 这样的项目管理软件可以在您构建 RFP 时为您提供帮助是有道理的。

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ProjectManager 的带有任务数据的甘特图

我们的看板是一种可视化工具,可显示您的工作流程,并通过使资源与容量保持匹配来帮助您避免瓶颈。 采取 RFP 流程中的所有步骤,并制作每张看板卡,其中有空间来描述它,标记它的优先级等等。

项目经理的看板

一旦分配,观察它从一个列移动到另一个列,指示它在过程中的位置。 如果团队成员有问题,他们可以在任务级别发表评论,并根据需要标记其他项目成员以将他们带入对话。 协作可以帮助每个人更高效地工作。

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