扩大机构规模：成长和变革的经验教训

领导和扩展一家快速发展的代理机构是一段令人难以置信的旅程，尤其是六年前我开始独立咨询时，我什至没有考虑过建立一家企业。

在过去六年建立 Eyeful Media 的过程中，我依靠我的网络和同事，特别是那些具有代理经验的人，来成功引导我们的发展。 我每次都学到了宝贵的教训。

虽然我们很早就学到了一些教训，但随着我们的成熟，许多教训也随之而来。 我们根据 Adizes 组织生命周期模型将我们的旅程分为几个阶段：

• 婴儿期。
• 走走式增长。
• 青春期。
• 主要的。

我们意识到需要在每个阶段调整和改进我们的方法。

我们能够利用的许多最重要的增长机会都是从客户和员工的反馈中收集的。

随着我们作为一个组织的成熟，我们在每个阶段吸取的重要经验教训不断发展。

设定业务发展主题

为了提供清晰度和方向，我们每年都会指定一个代表我们业务状况的主题。

2020年，我们重点抓好基础设施建设。 2021年是建立结构的一年。 2022年，我们的目标是提高效率，这仍然是2023年的首要任务。

我们所做的最重要的事情之一就是精心制定和完善我们的使命、愿景和价值观。

明确这些事情使我们能够以适合我们的方式进行扩展，包括招聘适合文化的人才，以及以符合我们想要实现和代表的目标的方式建设基础设施、结构和效率。

基础设施年（2020）

在我们机构的早期，我们依赖承包商和顾问网络。

然而，随着我们在 2020 年开始招聘全职员工 (FTE)，我们需要更强大的基础设施来支持我们不断壮大的团队。

改用 FTE 的主要原因是在我们向客户推介时，人员配置具有更高的可预测性。

以下项目是我希望我们早点实施的所有内容，因此，如果您的预算允许，请考虑在有能力的情况下尽快将它们落实到位：

获取薪资解决方案

从通过 PayPal 向承包商付款过渡到使用 Gusto 进行工资管理，极大地简化了我们的流程。

有了 Gusto，发行 1099 和 W2 变得更加高效。 与Corpnet和福利的整合也帮助我们更有效地管理不同州的员工。

投资优质通讯工具

我们意识到无缝协作的必要性，并根据团队的反馈从 Google Chat 升级到 Slack。

投资于促进有效团队合作和信息共享的通信工具至关重要，特别是对于远程机构而言。

选择企业会计软件

从 QuickBooks Online 等更强大的会计软件开始，以避免以后从专为独立自由职业者设计的版本迁移数据。

项目命名以及设置部门和班级的一致性将为增长分析提供宝贵的见解。

自动收集报告数据

为了减少手动任务并节省团队的分析时间，我们最初使用 Supermetrics 将数据提取到电子表格中。 （但是，随着我们需求的增长，我们采用了 Domo，一种更全面的报告解决方案，在我们的效率提高年中创建详细的内部和外部报告）。

准确追踪时间

尽管许多人不喜欢跟踪时间，但我们认识到它对于了解项目和客户盈利能力的重要性。

时间跟踪从第一天开始就已经到位，因为我们需要它用于计费目的，但我们升级到了一个可以更好地与我们的技术堆栈的其余部分集成的解决方案。

（注：在后来的几年中，我们开始对跟踪的总时间百分比和客户/项目盈利能力进行更深入的每月分析，但这奠定了基础）

使用项目管理解决方案

采用项目管理工具来简化工作流程并提高效率。 我们的第一个 SEO 员工推动了项目管理。

由于我已经担任过内部领导角色，因此我没有意识到跨并发工作流协调多个组织的重要性。

投资可让您的团队轻松分享反馈的工具

作为一家以价值观为导向的机构，对员工的工作情况保持一致的了解非常重要。 在一位经营一家更大机构的朋友的建议下，我们实施了 15 Five。

尽管大公司通常使用劳动力管理工具，但这是为我们改变游戏规则的少数事情之一。

构建自定义 PowerPoint/Google 幻灯片模板

这可能听起来很愚蠢，但我们最好的投资之一是聘请设计师来创建 Google 幻灯片模板。

我们曾经花费无数的时间来修改套牌，因为它们不一致。 这节省了大量时间，而且花费不到 2,000 美元。

减轻簿记工作并获得可支持多个州的 CPA

我曾经在 QuickBooks 中手动对每笔费用进行分类。 虽然在公司早期管理自己的簿记以了解您的支出是可以的，但在某个时刻它不再是您时间的最佳利用方式。

付钱给某人（例如 Corpnet），让他们为您设立纳税州并找到簿记员。 在我们开业的头几年之后，我们还必须聘请一名新的注册会计师。 由于在许多州运营的复杂性，我们的第一个项目已经无法满足需要。

制定总体运营计划

作为创始人，您的脑海中可能清楚地知道您想与该机构一起走向何方以及什么对您来说很重要。

但是，当您雇用更多领导者时，您希望确保他们也清楚这一点。 将计划写在纸上还可以帮助您发现差距和机会。

设置共享云端硬盘并整理您的文档

我可以将所有文档放入一个文件夹中并进行搜索。 然而，并不是每个人都能这样工作，而且事后回去整理文档会非常痛苦。

建立一个有组织的、可扩展的文件结构，使新员工入职变得更加容易。 当您快速成长时，您需要人员快速成长，而花时间进行组织将有助于加速这一过程。

当您执行此操作时，请确保还将所有合同放入有组织的文件夹中。

确定收入和支出流

确定您想要销售的产品、您想要如何收费以及将资源与您想要完成的工作类型相匹配。

在最初几年，您可能愿意承担任何遇到的项目，但随着规模的扩大，您可能会选择扩大或减少产品的广度。

结构年（2021）

在此阶段，我们的主要重点是建立坚实的基础并完善可扩展性和战略计划的流程。

我们的目标是让团队腾出时间来执行战略举措并改进入职流程。

摆脱日常任务可能具有挑战性，特别是如果您一开始是一名营销人员，现在必须成为一名“真正的”首席执行官。

然而，在聘用合适的人员时，委派职责和建立稳固的团队结构至关重要。

最大限度地利用现有技术，标准化实践，并考虑使用更复杂的工具来有效地整合和呈现数据。

引入额外的管理层级，以确保机构内部的有效沟通和协调。 探索合作伙伴关系并获得信贷额度也可以支持您的机构在此阶段的发展。

建立健全的入职流程

我在最初几年进行了入职培训，因为我想确保人们理解我们的价值观。 但这并不高效或可扩展，而且也没有达到应有的效果。

我们的一些领导者决定建立一个更好的流程，更加明确前 90 天的期望、重要文件的链接以及与各个同事的会面和问候。

建立团队架构

在这个阶段，我们开始建立额外的管理层，包括增加集团董事。 这使得我们的团队能够向经理寻求帮助，并提供了更多的角色清晰度。

实施年度审查

我从来都不热衷于年度审查，因为我觉得管理者应该一年 365 天都传达反馈。

然而，我们的一些环保员工希望有一个更加结构化的流程，帮助他们了解如何才能达到新的水平。

我们开始在 Google Docs 中执行这些操作，但随后将流程移至 15 Five。

确保信用额度

获得信用额度的最佳时机是当您不需要信用额度时。

作为领导者，您应对员工及其家人的生计负责。 如果您遇到现金流问题，请设置安全线。

升级您的品牌

在最初的几年里，你可能会在雷达下飞行。 当您开始扩大规模时，即使是通过口碑传播，也可以考虑重新设计网站或刷新徽标。 只要确保你没有超支即可！

提前聘用，但不要太多

随着您的机构规模扩大和收入变得更加可预测，请考虑从即时招聘模式转变为提前一点增加员工。

不要过度雇用，这样您就不会面临闲置带宽（就像鲜花一样，代理时间也会消失——一旦消失，就消失了！）。 但人员配备充足，可以让球队有更多的训练空间和应对缺勤的情况。

如果项目突然出现并且您需要带宽，请使用承包商来快速扩展资源。

效率年（2022）

效率成为我们的首要关注点，因为我们的目标是优化流程、拥抱自动化并提高客户和项目的盈利能力。

我们还非常重视员工的发展。 尽管领导力培训可能与效率无关，但您的目标应该始终是减少非自愿流动并为团队创造成长机会。 教练可以帮助解决这两件事。

找个助理

作为创始人，您经常会发现自己承担着其他人无法处理的任务。

这可能包括为新员工设置电子邮件地址或处理有关福利的问题。 考虑一下您时间的机会成本，并将这些项目交给助理。

构建流程和模板

引导早期员工的流程实施可能很困难。 您可能会遇到阻力，因此请确保尽早且经常获得他们的反馈。

模板可能包括 90 天计划或报告计划等选项，但您的目标应该是找到经常重新创建的内容以节省团队时间。

您还可以构建可重用的项目方法和内容，尽管您希望避免做任何感觉“罐装”或千篇一律的工作。

认真对待客户和项目的盈利能力

您应该始终对盈利能力保持良好的脉搏，但在建立声誉的最初几年中，您可能愿意接受更薄的利润。

确保您根据分配的团队及其具体成本很好地掌握管理帐户的真实成本。

培养您的员工——不仅仅是战术平台/营销培训

不要假设人们拥有与您相同的技能。 请记住，您所看到的可能比他们多得多。

制定强大的培训日历，涵盖积极倾听、应对艰难对话以及为不同组织级别的客户定制材料等主题。

重新调整你的团队

把你带到这里的人不一定是那些让你进入下一个成长阶段的人，但你想保持对工作出色的人的忠诚。

发展业务最困难的部分之一是了解您是否需要改变某些员工的角色或他们的报告关系。 确保您的团队成员符合您的品牌和价值观也很重要。

有些人可能工作非常努力，但如果他们不适合文化，最好离开他们。 严格的招聘流程可以帮助预先筛选人员。 然而，您可能并不总是能做对。

升级您的法律文书工作

现在您拥有更多的员工和客户，请确保您有律师审查您的咨询协议、员工手册、雇佣协议、保密协议和其他类似的文件。

法律经常变化，您希望确保您的业务受到保护。

检查您的银行账户

从您成立代理机构时起，您可能就有一个基本的支票账户。

随着您的业务发展，请务必与银行家讨论升级您的帐户的事宜，并考虑添加关联的储蓄帐户，以便您可以开始收集一些利息。

您也许还可以节省电汇费用。

升级您的报告套件

既然您可能会与更多客户合作，请考虑使用更高级的报告套件，例如 Domo、Tableau 或其他满足您公司需求的解决方案。

制定真实的预算

有了一家更成熟的公司，是时候开始根据计划预算进行运营和管理了。

第一年你可能会犯错，但了解你的收入增长速度快于或慢于预期的地方以及支出偏离你的计划的地方是一个强大的力量。

另外 6 个需要牢记的代理机构成长技巧

经常获得客户和您的团队的反馈

没有什么比确保您的客户和团队成员感到被倾听更重要的了。

捕获季度或更频繁的反馈，包括 NPS、eNPS 和开始/停止/继续。

注意您收到的反馈，以建立一个强大而持久的机构。

实现收入多元化

当你处于早期阶段并且接受大部分发生的事情时，你可能无法控制这一点。

机构发展顾问可能会建议您专注于特定的利基市场，这是一种平衡行为，以确保您在面对该建议时保护您所负责的业务和生计的健康。

避免将过多的业务交给一个客户或垂直行业。 平衡保留人员与一次性项目对于保持业务健康发展非常重要。

留任者更容易被聘用，而只要你不遇到大量的范围蔓延，一次性项目就可能是有利可图的。

当感觉有点困难或客户不适合时说不

承担一个你没有能力支持的项目不会有任何好处。

相信你的领导团队的观点，不要仅仅依赖你自己的直觉。 最好是大方地离开，甚至推荐另一家公司，而不是交付低于标准的工作。

请记住，如果客户不适合您，您随时可以离开，因为他们贬低员工，总是试图向您压榨更多，或者通常是一个糟糕的合作伙伴。

实施最低限度的要求，让您能够做到最好

在公司发展的早期阶段，您可能愿意在最低聘用费或项目费用方面有所调整。

随着时间的推移，您将了解您的团队必须花费多少小时来完成您和他们引以为豪并有能力取得成果的工作。

不要为您的费率感到尴尬。 收取您和您的工作的价值。

找出哪些类型的人可以在你的公司茁壮成长

基于我们工作的速度和复杂性，我们发现雇用更多需要日常实践指导的初级人员具有挑战性。

退后一步，看看谁会蓬勃发展，谁会选择退出或表现不佳，并相应地调整您的招聘。

您会希望人们拥有正确的价值观和技能，这需要付出努力。

密切关注小额开支

如果您完全处于远程状态，您会发现您的大部分开支都是人员和软件，而且软件的费用会迅速增加。

一个快速提示是定期检查自由职业者是否仍然是您名册中的一部分，以便您可以取消电子邮件、项目管理、时间跟踪和其他快速增加的费用。

每季度对所有软件进行一次审核，以确保您的团队仍在积极使用它。

拥抱不同的成长阶段和变化

扩大代理机构规模是一段激动人心的旅程，充满挑战和教训。 您可以通过收入多元化、进行战略性招聘、实施高效流程以及专注于团队发展来成功扩大您的代理机构规模。

拥抱不同的增长阶段，适应机构不断变化的需求，并持续评估和优化您的运营。

请记住，旅程中的每一步都会带来宝贵的见解，有助于您机构的成功。