项目管理中如何控制进度冲突
已发表: 2023-05-25项目经理最不想要的就是进度冲突。 但是进度冲突是项目管理中的一个偶然事件。 虽然确保工作流程畅通无阻是项目经理的工作,但他们也有责任在出现日程安排冲突时解决它们——这是一个不可避免的问题。
在您可以控制调度冲突之前,您必须了解它是什么。 然后,您可以制定避免进度冲突的方法,并使用能提供帮助的项目进度工具。 我们将探讨其中的每一个主题,到本博客结束时,您将掌握如何管理日程安排以防止日程安排冲突。
什么是调度冲突?
日程安排冲突只是当您有两个或多个活动同时发生时。 当然,可以同时执行多个任务,但前提是您计划有足够的资源和时间来处理它们。 但这种策略是有意为之的,而调度冲突往往是偶然发生的。
当您有日程安排冲突时,您将无法完成分配的任务。 您的团队成员分布过于分散,并且可能无法获得完成任务所需的其他资源。 日程安排冲突的结果可能会导致错过最后期限、超出预算并削弱项目士气。 这些都不值得冒着导致调度冲突的草率调度的风险。
这并不意味着调度错误总是导致调度冲突。 有些事故是由人为错误造成的,任何项目都存在固有的风险。 无论哪种方式,您都可能不得不处理日程安排冲突。 你准备得越充分越好。 准备工作的一部分是使用项目管理软件来安排您的项目。
ProjectManager 是屡获殊荣的项目管理软件,可帮助您安排、管理该计划并实时跟踪它。 使用我们强大的甘特图来组织您的任务和资源。 您可以链接所有四种类型的任务依赖性,以避免调度冲突和延迟。 过滤关键路径并查看哪些任务对于交付成功的项目至关重要。 设置基线后,您可以实时跟踪进度并发现任何问题、解决问题并按时完成。 立即免费开始使用 ProjectManager。

如何避免项目管理中的进度冲突
有时,您无法避免日程安排冲突。 会出现最后一刻的会议、沟通不畅和其他问题。 但是除了异常之外,还有一些方法可以确保您的日程安排没有日程安排冲突。 建议项目经理采取这些预防措施。
使用工作分解结构明确定义项目范围
每个人都知道项目是由许多任务组成的。 但经常被忽视的是,有一种工具可以识别这些任务。 如果使用工作分解结构 (WBS),则可以映射项目中的可交付成果和任务。 它是一个树状图,顶部是最终交付物,而导致它的较小的树状图在其下方分支。 这提供了项目的全部范围并有助于避免日程安排冲突,因为当您预先了解所有工作和可交付成果时更容易避免冲突。
识别任何任务依赖性
当然,并非所有任务都是平等的。 通常存在任务依赖性或任务可以启动或停止,直到另一个任务启动或停止。 举个简单的例子,任务依赖就像一堵墙,在它建成之前是无法粉刷的。 任务依赖性会极大地影响项目进度,因此识别它们非常重要,这样您就不会出现代价高昂的延误或进度冲突。 您还需要注意它是什么类型的任务依赖性。 有四种:start to start,当另一个开始时开始; 从开始到结束,在另一个结束时开始,从结束到结束,在另一个结束时结束,从结束到开始,在另一个开始时结束。
为您的项目任务建立顺序
项目时间表应遵循一定的顺序,以确保您不会重复进行。 它从广泛地定义项目目标和确定所有利益相关者开始。 这导致最终期限确定何时必须完成所有可交付成果。 此时,您需要使用 WBS 来列出您的所有可交付成果、任务以及完成项目将采取的步骤。 您将设置流程和程序。 团队成员将被分配到任务,这些任务将具有开始日期和截止日期。 然后与团队共享此计划,并且可以在项目执行之前更改发现的任何计划冲突。
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分配角色和职责
避免日程安排冲突的另一种方法是确保项目团队中的每个人都被分配了一个角色并了解他们的职责。 这使每个团队成员都拥有项目的一部分,从而提高质量并及时完成任务。 那是因为每个团队成员都会负责。 他们将负责处理任何问题,例如延误、资源缺失和冲突。
确定关键路径
关键路径是最长的活动序列,必须按时完成整个项目才能成功。 另一种看待这个问题的方式是,关键路径将那些对交付项目至关重要的任务与其他在时间和金钱成为问题时可能被忽略的任务分开。 出于显而易见的原因,这对安排时间非常重要。 您现在知道哪些任务是关键的并且可以专注于这些任务,而如果存在冲突则可以延迟其他任务,以及您有多少浮动或松弛。

创建项目进度表
以上概述了制定项目进度表的步骤。 没有项目进度表,你就是瞎子。 这不推荐用于小型项目,当然也不推荐用于大型、更复杂的项目。 有了项目进度表还可以让您通过将计划进度与实际进度进行比较来跟踪您的项目。 它让每个人都在同一个页面上工作,这样他们就知道需要做什么以及什么时候必须完成。 所有这些都有助于运行一个成功的项目,减少日程安排冲突。
哪些项目计划工具可以帮助解决计划冲突?
制定项目进度表是项目管理中规划阶段的一部分。 项目管理具有调度工具,可以帮助您计划和执行项目。 让我们看看三种常见的项目进度安排工具,以及它们如何帮助减少进度安排冲突。
1. 甘特图
我们已经接触过甘特图。 这些是传统项目管理方法的主力军。 它们非常适合当一件事接二连三地发生时遵循阶段的项目。 他们在显示所有任务及其持续时间的可视化时间轴上详细说明了整个项目。 您通常可以添加里程碑、链接依赖项等以从头到尾安排项目。
2. 项目日历
项目日历可能不如甘特图强大,但它们的制作和使用也简单得多。 日历长期以来一直用于日程安排,因为它们有效。 它们是一种可视化工具,可以在页面上列出一个月,并为您提供开始日期和截止日期。 它们易于共享和理解,这就是为什么它们几乎从项目开始就成为项目调度的主要内容。
3.看板
看板是一种更现代的工具。 它们是一个可视化工作流系统,将生产计划分解为板上的列,任务由卡片表示,这些任务在完成时在板上移动。 这允许项目经理看到整个过程并在团队遇到问题之前发现诸如调度冲突之类的问题。 然后项目经理可以重新分配资源来解决问题并保持团队的工作畅通无阻。
ProjectManager 是一款强大的项目调度软件
您会在 ProjectManager 中找到所有这三个项目计划工具,这是屡获殊荣的项目管理软件,可帮助实时计划、管理和跟踪项目。 计划从入职团队开始。 我们的软件允许您设置您的团队的可用性,包括 PTO、休假和全球假期,这使得分配更容易。 在制定项目日程表时,您可以通过了解谁有空以及何时可用来避免日程安排冲突。
使用多个项目调度工具
一旦您在我们的甘特图上安排了您的项目,您就可以与您的项目团队分享该计划。 但团队成员并不需要甘特图的所有功能,这就是我们拥有多个项目工具的原因。 他们可以使用他们熟悉的任何工具来执行工作,例如任务列表、看板甚至日历。 所有人都共享相同的数据并同时实时更新,以使每个人都在同一页面上。

使用实时仪表板监控项目进度
更新项目调度工具只是实时数据的一方面。 拥有实时数据意味着项目经理可以监控项目进度并确保项目步入正轨。 项目经理可以通过切换到实时仪表板来获得项目的高级概览。 他们自动收集实时数据并将其显示在易于阅读的图形和图表上,以衡量时间、成本、工作量等指标。 与轻量级替代软件不同,不需要耗时的配置。 当你准备好的时候,它就准备好了。

计划对于按时交付项目至关重要。 我们的软件通过多个项目视图、实时仪表板和深入数据的报告使这一切成为可能。 报告可定制为仅对重要数据归零。 它们可以轻松共享,以使利益相关者了解项目进度的最新信息。 使用我们的软件,您可以从头到尾计划、管理和跟踪您的日程安排。
ProjectManager 是在线项目管理软件,可连接跨部门和跨洲的团队。 您可以计划您的日程安排并与分散的团队共享,并随时随地跟踪他们的进度。 加入来自 Avis、雀巢和西门子的团队,他们使用我们的软件交付成功的项目。 立即免费开始使用 ProjectManager。