更有效的电子邮件通信的七个简单规则

无论您的行业、领域、职业、日常职责或职责如何，沟通都是您成功不可或缺的一部分。

这在 SEO 和链接建设中尤其如此，其中沟通对于教育客户、执行活动、保护链接和展示结果至关重要。

电子邮件可能是当今数字世界中的主要通信方式。 如果您不能通过电子邮件进行良好的沟通，您可能会遇到困难。

有效沟通的好处

1. 建立信任、设定项目范围并定义期望。
2. 传达和强调正确的信息。
3. 识别团队障碍并促进解决问题。
4. 使双方都能理解。
5. 确保客户、团队和个人满意。

你展示自己、交流想法和推销的能力是成功的基础。

让我说清楚，知识、技能和诚信对任何企业都至关重要。 但是能够很好地沟通在工作的各个方面都是至关重要的。

良好的沟通可以增加价值、灌输信任、建立信心、解决问题、揭示障碍，并促进 SEO 活动的几乎每一部分以及与客户、主管和团队成员的关系。

沟通在链接建设中具有双重价值，这需要与其他网站所有者进行一对一的沟通以确保链接的安全。 您需要有效地传达为什么链接对他们（或他们的受众）最有利。

有效电子邮件通信（和外展）的规则

1. 使用模板格式。
2. 了解你的听众。
3. 以价值引领。
4. 简洁明了。
5. 主动语言获胜。
6. 发送完整的电子邮件。
7. 跟进。

你的电子邮件的目标是什么？ 电子邮件的每个元素（主题行、结构、单词选择）都应该支持这一点。

1) 模板：如何格式化电子邮件

每个人都收到了可怕的批量生产的电子邮件，其中包含零定制的模板。

如果我再收到一封“亲爱的网站管理员”的电子邮件……

尽管如此，我仍然坚信模板的价值。 模板导致系统和流程，这导致格式良好的电子邮件易于阅读和理解（更不用说生产了）。

我是否使用模板的经验法则是：

1. 我是否向类似的受众发送多封电子邮件？
2. 我以后会发送类似的电子邮件吗？
3. 是否有一种最佳方式来构建信息以传达我的信息？

一个好的模板的秘诀是列表分割。 您的模板应该根据您的受众进行定制，根据需要留出足够的变化空间。

除非我正在回复一个线程或发送一封独特的电子邮件，否则我很可能正在使用某种形式的模板。

即使是手写电子邮件也遵循通用格式（AKA 模板）。 想想您每天必须发送的各种电子邮件。 我敢打赌，即使您是单独撰写每封电子邮件，也会遵循一些通用模板。

这是我经常使用的模板示例：

这就是我在帖子中积极提及某人或他们的公司时使用的方法。 这有助于我建立联系，提醒他们他们被提及的事实以及原因，甚至可能让我获得一些社交分享。

创建流程是提高效率的关键。 这种优化的想法对 SEO 人群来说不应该是新的

2）了解你的听众

最重要的沟通规则是围绕您的听众展开整个对话。

想想看：

你如何与同事交谈？ 主管？ 一个客户？ 一个好朋友？ 你的父母？

风格、语气、用词和交流方式因受众而异。 这是沟通 101 – 您需要构建对受众有意义且有效的对话。

在起草电子邮件之前，您应该了解以下有关联系人的信息：

1. 姓名
2. 头衔/职位
3. 性格
4. 权威/影响
5. 他们的沟通方式
6. 他们多久被投一次
7. 你的职业关系。

如果您发送类似的电子邮件，无论受众如何，您的沟通都是无效的。

3）价值第一的沟通

您发送电子邮件总是有原因的。

为了有效地沟通，应该清楚你为什么发送电子邮件，以及为什么它对你发送电子邮件的人很重要。

这是最后一点——为什么你的电子邮件对你的联系人很重要——这是最重要的。 以此为主导，您可以建立价值并获得考虑。

你不需要写很长的介绍你是谁，或者为什么你所做的事情对世界很重要。 为您的观众带来价值。

他们为什么要关心？

您越早在电子邮件中回答这个问题越好。

编辑模板时，我的第一步始终是将“为什么这对您很重要”语句移至顶部（或尽可能靠近顶部）。

这是我经常收到的一封电子邮件：

下面是我如何使这封电子邮件价值第一。

你好，科里，

您是否正在努力提高销售和营销带宽？

（直接与此人的职位或公司联系的自定义行）。

在 [redacted]，我们为您的潜在客户、潜在客户生成和数据管理服务提供定制的 B2B 列表，因此您在我们进行所有研究的同时拥有客户。

我们专注于：

• 白皮书潜在客户生成。
• CRM 数据维护和准确性。
• 市场情报研究。
• 市场测绘和市场评估。

让我们讨论 [redacted] 如何帮助您实现目标。

它是完美的吗？ 不——这不是我的事，所以我不能修改信息或定位。 此外，我不打算购买或外包列表构建，所以我是错误的受众。

然而，这个重新格式化的版本具有价值。 它不会浪费任何时间。 如果不合适，他们可以立即继续。 如果是这样，他们更有可能真正阅读并回复。

发送电子邮件应该总是有原因的。

不要埋葬你的领导。

4) 简洁明了

写好文章的秘诀是自由编辑。

写下你的电子邮件，然后尽可能多地剪掉它。 然后再切一点。

我喜欢剪：

• 垃圾词：那个，很多，东西，喜欢，感觉，
• 委婉语：得到感觉，听到，帮助，花时间，让我知道，期待，喜欢，坚持到底等。
• 副词：完全、特别、完全、特别等。
• 不当代词：任何不必要的转换。 尽可能保持第一人称。
• 一切：如果我能剪的话，我会的。

在发送电子邮件之前，不要痴迷于重读它们。 相反，切掉所有东西，直到你知道没有垃圾为止。 每个人都会因此而更快乐。

5) 主动语态是给人类的

主动语态在电子邮件中传达正确的观点和事件链。

电子邮件报告尤其依赖主动语态，因为被动语态可能会歪曲工作。

被动语言剥夺了因果关系的交流，使不清楚哪个行动导致了哪个结果，并淡化了电子邮件交流的价值。

如果您在主动语态和被动语态中挣扎，请寻找尴尬的措辞并考虑谁做了什么。 确保您没有出于任何原因混淆信息。

被动与主动的几个例子：

“该页面由 SEO 优化。” vs “SEO 优化了页面。”

“整个月，团队建立了八个链接。” vs “该团队本月建立了 8 个链接。”

“通过我们联合 SEO 的努力，排名有所提高，搜索流量也有所增加。” vs “我们的 SEO 工作提高了排名并增加了搜索流量。”

被动语态会破坏你的语气，混淆你的意思，削弱你的地位。

6）包括你的音调

不要推销请求。 不要这样做。

它经常发生：

最好的情况是“是的，发送一个音调”。 同样的回应可能是你的实际目标——链接、出版物、报道、会议等。

不要让生活变得比需要的更困难。 每个人都很忙，每个人都会收到太多的电子邮件。 伪礼貌不会增加你的推销成功的几率，特别是如果你遵循规则#2 并且只在你有价值的时候发送电子邮件。

最好的电子邮件可以回答初始电子邮件中的任何问题。 考虑您的听众，并确保在合理范围内涵盖所有内容。

7）跟进——这是礼貌

如果您正在建立链接或发送促销电子邮件，如果您不跟进，您就没有做好自己的工作。

发送跟进电子邮件并不粗鲁——这是礼貌。

后续电子邮件是衡量电子邮件价值的一个很好的试金石。

如果您认为自己可以提供一些有价值的东西，那么您不应该羞于发送提醒以确保该人有机会查看您的电子邮件。

通过确保他们不会错过合理的机会，您实际上是在帮他们一个忙。 如果您没有这种感觉，则说明您的方法还不够完善。 你需要相信你的信息的价值、外展的简洁性、你联系的目标。

我将发送的上限是四个。 原始的，带有三个线程消息。

这不适用于与我有明确关系的联系人——仅当我认为某人确实错过了我的电子邮件并且我有重要的理由与他们联系时。

我不知道有多少次我的第三封（甚至第四封）电子邮件得到了积极的回应。 人们很忙。

如果您根本没有跟进最初的电子邮件，那么您就错失了巨大的机会。