小企业融资企业家指南

大多数小企业融资建议分为两种思想流派。

一个鼓励您引导您的业务：放下您的头，卸下您的个人积蓄，投资您第一次销售的所有现金，并且通过一些努力，您会成功的。

另一所学校则更为传统：去大银行，签下你的房子，如果你有良好的信用记录，你会得到一笔可观的高利率贷款。

这两种策略都是合理的，但小企业融资还有其他方式发挥作用。

在本文中，我们将讨论商业贷款和财务管理。 首先，我们将讨论您的资金选择。 然后，我们将研究一旦您在银行存入资金后如何管理小企业的财务。 如果您在这里了解小型企业财务基础知识，请参阅我们关于如何管理财务的部分。

通过 Shopify Capital，您只需点击几下即可获得发展业务所需的资金。 没有冗长的申请过程，也不需要填写纸质表格。

了解小企业贷款和融资方案

当涉及到您的业务时，资金是首先要考虑的事情之一。 这也是您在旅途中做出的最重要的财务选择。 您如何为业务提供资金会影响您的运营方式。

小企业融资选择的类型

让我们看一下为企业提供资金的几种常见方式：

• 定期贷款
• 商户现金垫款
• 设备融资
• 信用额度
• 小企业管理局贷款

定期贷款

定期贷款是特定金额的银行贷款，在设定的时间段内定期偿还。 定期贷款设定为固定利率或浮动利率。 这些贷款可能需要大笔首付以降低贷款支付和总贷款成本。

成熟的小企业，通常经营两年，选择定期贷款。 他们使用定期贷款购买资产（如设备）或增长投资，而不是用它来支付日常开支。

定期贷款与其他融资选择有一些区别：

1. 降低利率
2. 资金使用灵活性
3. 可预测的付款时间表

它们还提供三种不同的贷款选择，每种贷款都为您的业务服务：

1. 短期（一年内偿还） 。 企业选择这些贷款而不是商家现金垫款，因为它们的利率较低且更容易获得。 您可以使用短期贷款来购买假期库存，利用库存交易，或者如果您遇到资金不足的情况，可以支付工资。
2. 中间期限（偿还一到五年） 。 这些贷款适用于更大规模的项目，例如设备购买或旧企业债务再融资。 您将希望将这些贷款用于可能需要几个月或几年才能获得投资回报的项目。
3. 长期（6 至 20 年偿还）。 长期贷款面向增长机会，例如新建筑或制造业的重型设备采购。 它们由贵公司的抵押品或现有资产提供支持。 这些贷款通常有严格的规定，规定你可以用这笔钱做什么，不能做什么。

传统银行的承销流程可能笨拙且晦涩难懂。 这就是 Shopify 为商家提供快速简单的资金的原因。 通过 Shopify Capital，商家可以在获得批准后的几天内获得资金。 一旦商家接受报价并获得批准，资金将在短短两天内存入，并且可以在销售时偿还贷款。 您可以使用这笔贷款来资助工资单、库存、营销活动或其他可以推动您的业务增长的事情。

我只是不想处理通过银行的整个过程——我想专注于业务。 传统的贷款感觉很麻烦，也更受限制。 Shopify Capital对此有不同的心态。 它是如此容易。

最好的部分？ 您可以通过最少的文书工作和没有信用检查来避免冗长的申请流程。 通过 Shopify Capital 的资金，您可以快速轻松地获得所需的财务支持。

阅读更多：如何获得小企业贷款以及申请前须知

商户现金垫款

商户现金垫款是您可以收取固定费用的一笔款项。 在此模型中，资助者购买您未来销售额的一定百分比，然后通过保留您的信用卡或借记卡销售额的一部分，每天收取一定百分比的销售额。 由于有时销售额可能会很高，有时会很低，因此没有固定的期限长度。

Shopify Capital 以商家现金垫款的形式向英国符合条件的商家提供小企业资金。

设备融资

在您的业务中，您需要购买、升级或更换不同的设备。 这就是设备贷款的用武之地。

设备融资是一种小型企业贷款，旨在帮助您为您的企业购买设备。 这些贷款涵盖任何数量的东西，包括办公家具、商用烤箱、医疗设备、计算机、重型制造设备等等。

每个贷方都有不同的条款。 但总的来说，您可以为一件物品的总购买价格提供大约 80% 的资金。 小型企业设备贷款通常需要 20% 的首付。 您从第一天起就拥有设备。

信用额度

适应变化是拥有小企业的常规部分。 有时，如果您想抓住增长机会，您可能需要快速获得现金，并采用灵活的每月付款条件。 无担保信用额度可以是一个解决方案。

将小企业信贷额度视为信用卡而不是贷款。 它使您可以使用资金来满足出现的任何业务需求。 开立信用额度时没有一次性支付（意思是您一次收到所有现金）。

与信用卡类似，一旦您从信用额度中提取现金，利息就会开始累积。 您可以花费的金额取决于您剩余的可用额度。 当您偿还提取的资金时，您的信用就会增加。 贷方将限制您可以借入的金额。

小企业管理局贷款

小企业协会 (SBA) 与贷方合作，向小企业主提供贷款。 SBA 不会直接向借款人借钱。 它为其合作伙伴提供的贷款制定了指导方针。 SBA 帮助那些难以获得其他贷款计划批准的小企业主。

例如，如果银行认为您的业务风险太大而无法借钱，因为您信用不佳，SBA 可以为贷款提供担保。 然后银行的风险较小，并且更愿意提供商业贷款。 SBA 贷款可用于大多数业务需求，金额各不相同。 某些计划有资格限制和要求。

有兴趣获得 SBA 贷款吗？ 在美国小企业管理局网站上了解有关资格要求的更多信息。

替代资金选择

许多贷方会要求您提供抵押品或个人担保才能获得资金批准。 抵押品是指可以保证您支付贷款的资产，例如您的房屋或其他高价值财产。

如果您未能偿还贷款，银行将收回财产作为还款。 这是贷款的常见过程，但不是唯一的方法。

替代资金选择包括：

• 朋友和家人
• 资本投资者
• 众筹
• 投资您的企业

朋友和家人

企业主在开始新企业时经常向朋友和家人寻求资金。 您可以在制定商业计划或获得价值证明之前从他们那里筹集资金。 这笔钱可以帮助为库存或早期产品开发的初始订单提供资金。

与获得银行贷款或资本投资相比，朋友和家人的途径要正式得多。 有些人可能愿意在无息的基础上向您的公司投入资金。 它还可以让您完全控制您的业务。

两种主要类型的朋友和家人投资是股权融资和商业贷款。 在股权融资中，您向投资者提供企业的股权。 随着您的业务价值增长，他们的投资也在增长。 通过商业贷款，您承诺在一定时期内或当您达到特定盈利点时向投资者偿还利息。

资本投资者

资本投资者以天使投资者或风险投资基金的形式出现。 这些经认可的投资者为小型初创公司或早期公司提供融资。 作为资本投资的回报，这些投资者获得股权或可转换债务，这是一种未来可以转换为股权的贷款。

贷款金额可以从 5,000 美元到超过 100 万美元不等，具体取决于所有权数量和启动规模。 这种类型的资金通常保留给高增长、高潜力的初创公司。 银行通常不会对它们进行投资，因为它们不了解技术或商业模式。

众筹

众筹是指从大量人群中筹集少量资金，通常是为了换取回报。 它类似于朋友和家人以及资本投资，但是，众筹从公众那里筹集资金。

近年来，Kickstarter、Indiegogo 和 GoFundMe 等平台越来越受欢迎。 这些网站帮助人们为新业务、产品、非营利组织或慈善事业筹集资金。 发起众筹活动的准入门槛很小。 众筹的一个附带好处是，它有助于吸引新的受众到您的电子商务业务，否则您可能无法接触到。

投资自己的企业

为您的企业提供资金的另一种选择是用自己的资金进行投资。 许多企业家将早期利润再投资于营销和广告活动，放弃自己的任何薪水。 这个策略背后有一点数学。 因此，如果您对此感兴趣，请阅读投资您的业务：开始之前您需要了解的内容。

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如何管理您的小型企业财务

有句耳熟能详的说法：“给一个人一条鱼，他会吃一天。 授人以渔，养其一生。” 但是，如果那个人一旦抓到鱼不知道该怎么处理呢？

当您了解小企业财务的运作方式时，您就会知道如何处理鱼——换句话说，就是您赚到和花的所有钱。 这意味着不仅仅是开始一项低投资业务。 这意味着知道如何正确处理您的财务会给您的企业带来生存和发展的战斗机会。

让我们看看成功企业家必备的小企业财务技能，包括制定预算、跟踪支出和创建易于理解的财务报表。

1. 分离您的个人和企业财务
2. 选择银行
3. 如何制定预算
4. 了解会计、簿记和记录保存
5. 如何开始记账
6. 自己动手（DIY）簿记
7. 外包您的簿记
8. 保持您的业务记录井井有条
9. 创建和阅读财务报表

将您的个人和企业财务分开

为您的企业财务健康做的第一件事，也是最简单的事情是分开您的财务。 将您的个人财务与您的企业财务分开提供许多优势，从简化您的会计到保护您的个人财产和其他资产。

分开你的财务还有其他好处。 当您的公司拥有自己的银行账户时，计算减税和整体税务准备会简单得多。 当您的个人和商业收据没有混在一起时，也更容易确定周三下午的午餐是与客户还是朋友在一起。 即使您可以很容易地将一组费用与另一组费用区分开来，但在报税季节整理一堆纸会浪费宝贵的时间，并且聘请特许专业会计师为您做这件事可能会很昂贵。

随着您的小型企业开始发展，您可能需要考虑合并。 当一个企业合并时，它就成为一个法人实体。 这意味着，如果您的企业面临财务或法律问题，您的个人资产，例如您的房屋或孩子的大学基金，在大多数情况下都会受到保护。

知道何时合并很重要。 如果您在公司仍处于早期阶段时将其设为法人实体，则您将无法再就您的个人所得税提出任何损失索赔。 同时，公司越成熟，拥有的资产越多，合并它所需的文书工作就越多。 无论哪种情况，预计合并成本在 1,000 美元到 2,000 美元之间。

选择合适的银行

并非所有银行都提供相同的服务。 例如，有些有移动应用程序，有些则没有。 有些会根据您的小型企业量身定制服务，而另一些则会采用更标准化的方法。

公司账户与个人账户略有不同，因此在为您的企业选择银行时应考虑以下几点：

• 它提供网上商业银行服务吗？
• 它的商业交易费用是多少？
• 商业贷款的利率是多少？
• 它可以为您提供商务信用卡吗？
• 随着业务的发展，您能否将其他人和权限添加到您的帐户？

在一家机构办理所有银行业务可以让事情变得简单，但请记住，这不是必需的。 例如，如果您首选的银行没有具有竞争力的贷款利率，则可以从另一家银行寻找贷款。

账户类型

当您为您的企业开设银行账户时，请考虑同时开设支票账户和储蓄账户。 第一个将为您提供管理日常收入和支出的地方，而第二个可用于为税收或未来对您的业务的投资等事情留出资金。

交易费用

商业银行账户，如个人账户，有不同的层级，允许按月收费进行一定数量的交易。 了解您的企业将如何接收付款以及您将通过您的帐户进行的每月购买次数是在决定设置哪种类型的帐户时了解的有用信息。

例如，如果您定期与几个不同的供应商打交道，您需要确保购买交易费用较低（或没有）。 您可能还想看看您的银行是否可以为您提供一个没有每日借记购买限制的账户。

贷款和信用额度

即使您现在不需要为您的业务提供贷款或额外融资，您将来也可能需要。 使用商业贷款计算器轻松计算固定利率贷款，然后与银行讨论您的选择。 提前问几个关于银行贷款要求的问题。 还要询问其贷款利率、商业贷款条款和信用额度，以及您的小企业需要什么才能获得贷款资格。

商业信用卡

信用卡是建立企业信用评级的好方法，让您有更好的机会在未来获得贷款和低利率。 拥有商务信用卡还可以让您获得奖励、欺诈保护和购买延长保修。

如何制定预算

俗话说，如果你没有计划，你就计划失败。 您永远无法看到前方财务道路上的每一个颠簸，但您可以通过建立可靠的预算和跟踪您的资金来避免意外并保持您的业务健康。

创建示例预算将使您大致了解在运营的最初几个月和几年中会发生什么。 随着时间的推移，您的预算将变得更容易创建，并且您将更好地预测全年的费用和收入。 现在，让我们看一下要包含在初始预算中的事物类型。

了解更多：创业的真正成本是多少？

花费

开始预算的一个好方法是列出您认为您的业务需要的所有可能项目的清单 - 从用于创建库存的技术到您办公室的日常项目。 在 Google 上快速搜索您所在行业的预算示例可以帮助您找出您可能遗漏的任何内容。

一次性费用

一次性费用通常是您购买一次（或有时每隔几年）的大件物品。 这可以包括笔记本电脑、机械和办公家具。 它还可以包括徽标设计或网站开发等服务。

固定费用

固定费用是您可以可靠地期望每月支付的费用，并且价格变化不会太大。 这可能包括租金、保险、互联网服务、网站托管、电话费和软件订阅。

可变费用

可变费用介于固定费用和一次性费用之间——它们不止一次发生，但金额不同，并且不定期支付。 这可能包括制造您的产品的材料、营销成本、商务旅行、为您报税的会计师或信用卡处理费。

产品定价策略

为您的产品制定合适的价格是您预算的重要组成部分。 以下是设定价格时需要考虑的一些因素。

产品的成本

您销售的商品的硬成本通常很简单。 例如，如果您经营一家手印 T 恤店，您的材料成本可能是每件 T 恤 8 美元和墨水 3 美元。 但是，设定价格不仅仅是增加硬成本。

劳动

你付钱让人们生产你的产品或提供你的服务吗？ 该成本需要计入您的销售成本。 即使您尚未雇用任何员工，也请务必将您自己的劳动力价值包括在内，以帮助您评估业务效率。 （如果您自己的每小时“工资”最终变得不可持续，那么您的业务将需要微调。）它还可以让您很好地了解何时开始将任务外包给其他人。

包装

如果您的业务涉及向客户运送产品，包装和拆箱将在客户体验您的品牌方面发挥重要作用。 您的包裹是您产品的延伸，因此您需要将其成本计入销售成本。

船运

运输是将您的产品带给客户的另一个关键部分，未能正确估计其成本可能会影响您的预算。 尺寸、重量、位置和速度等因素都会影响您的运输成本。 请访问您当地的邮局以帮助估算您的运费。

同样，不要忘记将您自己的时间计入运费中。 从技术上讲，您可能能够在五天内提供运输服务，但每天打包产品并跑到邮局并不是一种有效的时间利用方式，并且会使您远离其他任务，从而使运输成本更高。

在线购物者希望在他们的购买过程结束时看到运费增加，但要保持这个成本合理。 面临高昂运输成本的客户很可能会放弃购物车而不再回来。

手续费

如果您接受信用卡，您可能会为每笔交易支付固定的手续费以及订单价格的 3% 左右的额外费用。 这些费用因您使用的处理服务而异，因此请根据您的订单量货比三家。 如果您的商店将接受国际订单，请记住，来自您所在国家/地区以外的付款可能会导致您支付更高的费用。

直接通过 Shopify 接受信用卡

Shopify Payments 是在线接受付款的最简单方式。 它消除了设置第三方支付提供商或商家帐户以及必须将凭据输入 Shopify 的麻烦。

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损害

有时物品会损坏，无论是在运送给您的途中还是从您运送给客户的途中。 希望更换这些商品的费用对您来说是最低的成本，但重要的是在您的定价中考虑预期的损坏库存数量。 谷歌搜索会让您大致了解您的业务类型的共同点。 将您所在行业的平均损失百分比乘以您的产品成本，得出一个损失估算值，然后将该估算值平均到您的定价中。

退货

您可能会或可能不会选择接受退货。 例如，如果您销售手工艺品，退货可能不适合您。 如果您确实选择接受退货，您可以做以下三件事之一：

• 收取单独的“进货费”以弥补部分损失
• 略微提高价格以弥补退货造成的损失
• 保持您的价格不变，并相信慷慨的退货政策将意味着增加销售额

请记住，您还会因欺诈或有争议的交易而产生信用卡拒付费用。

品牌和目标市场

您展示品牌的方式将直接影响您的定价策略。 您是一家以高价销售产品的奢侈品企业吗？ 您是追求低端市场的折扣店吗？ 您定位业务的方式是设定价格的一个不太明显的因素，但它绝对是一个因素。

有时，提高价格可以通过传递质量来增加销售额，这与直觉相反。 其他时候，总是以最低的价格获胜。 相应地了解您的市场和价格。

竞赛

很可能会有其他企业提供与您类似的产品或服务。 研究其中一些以了解他们如何定价他们的物品。 您可能希望提供比竞争对手更低的价格以吸引更多客户，或者您可能希望使用您的品牌来提升您的产品的价值。

预计收入

一开始，预测销售额部分是研究，部分是有根据的猜测。 您从事业务的时间越长，您就越能更好地预测这些数字，并了解您全年的高峰和低谷何时出现。 与费用一样，您的销售额也会因行业而异。

如果您的业务一开始是副业，那么您可能已经有了一些初步的销售数据。 即使是几个数字也可以帮助您确定哪些产品是畅销产品，以及一年中什么时候您的销售额会高或低。

如果您没有数据可以开始，您仍然可以通过与您所在行业的其他企业主交谈（如果您不知道，您的会计师可能）并在线进行一些研究来收集有用的信息。 有可能，只要稍加挖掘，您就可以找到一些粗略的数字，了解您第一年的预期增长水平，以及哪些月份将在销售方面起到举足轻重的作用。

了解会计、簿记和记录保存

在本节中，我们将着眼于保持公司财务健康正常的三个方面。

簿记是对您的业务交易的日常跟踪，例如销售额和支付的费用。 小型企业会计会在较长时间内解释这些交易。 它可以让您查看您的业务是否盈利，您的业务的哪些部分做得好（或不太好），您的业务价值以及您的现金流。 记录保存是使簿记和会计成为可能的所有文件的组织。

让我们更详细地了解这些财务任务之间的差异、您需要它们的原因以及如何以适合您业务的方式管理它们。

会计

小企业可以使用两种会计方法——现金和应计制。 您需要在第一个纳税年度结束之前选择一个系统，然后每年都坚持下去。

现金与应计

现金会计仅在货币易手时记录交易。 因此，如果您向客户开具发票，在他们的付款结清之前您不会确认该收入。 在权责发生制会计中，销售、采购和费用在开具账单后即被确认。

你应该选择哪种方法？ 现金会计更易于跟踪，因为在收到或付款时记录交易。 无需跟踪应收账款或应付账款，您始终清楚自己拥有多少钱。 换句话说，您的账簿将始终与您的银行账户相符。

由于权责发生制会计记录应付账款和应收账款，因此跟踪现金流可能更加困难，但它也可以帮助您更好地预测未来几个月和几年的企业财务状况。

通常，您可以选择最适合您的系统，但也有例外。 在美国，如果企业持有库存或每年产生超过 2500 万美元的收入，则必须使用权责发生制。 在加拿大，任何来自自营职业的收入（除非来自农业、渔业或自雇佣金）必须使用应计方法记录。

当您应该与注册会计师交谈时

如果您的业务仍然是副业，或者财务状况很简单，那么您现在可能可以跳过寻求注册会计师的帮助。 网上有很多小企业金融资源可供参考。

但是，如果您的小型企业开始掩盖您的日常工作，强烈建议您与注册会计师交谈以确保您走上正轨。 注册会计师不仅为您报税，他们还可以帮助您进行财务规划、税务规划、租赁谈判、财务报告、税务合规和资金管理。

注册会计师可以查看您的业务计划和预算，帮助您了解您可能错过的任何内容，并为您设置适合您所在行业的簿记流程。 如果您在编写计划时需要帮助，请使用我们的免费商业计划模板来指导您。

选择注册会计师类似于选择银行。 它们必须适合您和您的业务。 获得注册会计师推荐的一个好方法是询问您在您的行业中认识和信任的其他企业主。 确保与 CPA 进行一对一的交谈，以了解他们是否是适合您的 CPA。

您的注册会计师可以帮助您确定需要征收和留出多少税款、要跟踪和扣除哪些费用以及您的企业应该使用哪种法律结构，从而帮助您避免意外。

免费：商业计划书模板

商业计划通常用于获得资金，但许多企业主发现编写计划很有价值，即使他们从未与投资者合作过。 这就是为什么我们整理了一个免费的商业计划模板来帮助您入门。

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簿记

簿记是对企业收入和支出的跟踪。 它使您可以密切关注公司的财务状况，并使您的注册会计师的工作在报税时更容易。 基本上，簿记涉及将您的销售额和费用输入电子表格并将收据归档作为备份。

如果您想在未来某个时候为您的企业获得融资，保持您的账簿最新可以帮助支持贷款申请或投资宣传。 管理良好的财务和清晰的记录使潜在的贷方和投资者能够对贵公司的财务状况做出切合实际的预测，并让他们有信心投资于您。

管理良好的书籍还可以帮助您的注册会计师利用所有符合条件的税收减免并及时发现银行错误。 但是，掌握簿记的最大好处是始终清楚地了解您的企业目前的财务状况。

保存完好的书籍可以让您了解您的业务在一年中的高点和低点。 他们可以告诉您您的包装成本是否太高，或者您是否在营销上超支。

监控您的书籍可以让您实时查看哪些内容运行良好以及哪些内容需要调整。

如何开始记账

既然您知道为什么需要掌握簿记，让我们看看如何做到这一点。

第 1 步：选择会计方法

有两种类型的簿记系统：单式记账和复式记账。 决定使用哪个系统取决于您的财务状况有多复杂。

单次入场

如果您的企业规模较小且交易量不大，那么单次记账是保存账簿的最简单方法。 在这种方法中，条目被记录一次，标记为输入（收入）或输出（费用），而像库存和营运资金这样的东西被更随意地跟踪。 单式记账并不提供复式记账的所有制衡，但如果您自己做簿记，这可能是您可以选择的系统。

双重输入

使用复式记账系统，每笔交易都会两次记入您的账簿。 它比单个条目更复杂，但它提供了有关您的业务的更多信息。 与单式记账不同，复式记账法除了跟踪收入和支出外，还跟踪您的资产和负债，并具有减少错误所需的制衡机制。 复式簿记还为您提供创建详细财务报表所需的信息，以显示您的业务收入的哪些领域流入和流出。

双重输入是一个更强大的系统。 如果您希望获得商业贷款或吸引投资者，或者如果您正在招聘员工并携带大量库存，强烈建议您使用复式输入法。

复式有点复杂，我们来看一个例子。 假设您经营一家在线 T 恤店。 您从供应商处订购空白 T 恤，自己手工丝网印刷，然后将它们运送给您的客户。

当您从供应商处收到货物时，您会将费用记入您的现金账户，并记入您的产品账户。 当您的分类帐的贷方和借方列加在一起时，它们应该为零。 当有人提到书籍是“平衡的”时，这就是它的意思。

第 2 步：保持良好的记录

在报税时，您有责任证明所有费用的有效性，因此保留收据和发票等证明文件至关重要。

IRS 接受数字记录，因此如果您使用 Dropbox、Evernote 或 Google Drive 等基于云的系统上传文件，您将永远不必处理弄脏的收据。 您还可以使用 Shoeboxed 等收据跟踪应用程序。

我们将在本指南后面详细讨论记录保存。

第 3 步：在某处输入所有交易

簿记涉及在电子表格上跟踪您的财务状况。 无论您使用 Excel、在线小型企业会计软件，还是优质的老式笔和纸，您都需要选择一个可以让您轻松输入每次销售和购买的系统。 至少，您需要跟踪金额、日期、供应商和客户。

第 4 步：对您的交易进行分类

对您的交易进行分类是簿记难题的最后一块。

对交易进行分类的第一个也是最简单的部分是您可能熟悉的：贷方和借方。 您还需要按“帐户”对收据进行分类。 帐户有助于为您的簿记添加更多上下文。

帐户通常分为五种类型：

• 资产。 资产是贵公司拥有的东西，例如现金、建筑物、计算机、库存甚至知识产权。 基本上，资产是您的公司在需要时可以出售的任何东西。
• 负债。 最常见的商业责任形式是债务。 因此，如果您有商业贷款，这将属于负债类别。 所欠账款也算作负债。
• 公平。 股权是公司所有者进行的任何现金投资或提取。
• 收入。 收入是从销售商品或服务中获得的任何收入。
• 花费。 费用是为公司日常运营支付的任何款项。 这可能包括互联网服务、打印耗材和办公空间租赁。 费用与资产不同，因为它们通常没有转售潜力或者是消耗品（如办公文具）。

在您的账簿中分类金融交易的方式有很大的灵活性。 The most important thing is to decide on a system and stick to it consistently. If you haven't done this before, consulting a professional bookkeeper can make the task of categorizing your transactions run smoothly and also help ensure your categories are in line with those of other businesses working in the same space as you.

Depending on how big your business is and how complicated your financial needs are, you have a couple of options for how you handle your bookkeeping.

Do-it-yourself (DIY) bookkeeping

If your business is more of a side hustle, if your finances are tight, or if your bookkeeping needs are simple, it's worth considering the DIY approach.

That said, even if you plan to keep your own books, it's a good idea to consult a CPA before you start. It's possible to make errors with even the simplest bookkeeping, and those errors could cost you at tax time. Money spent getting a CPA to help you set up your books is money you'll save paying a CPA to sort through and correct errors later.

When taking the DIY approach, you can use a basic spreadsheet to track your finances, or you can use online accounting software like Quickbooks, Xero, or Wave.

Using a spreadsheet is free, but you'll have to work a bit to create financial reports. Online accounting software has a monthly cost, but it can create reports for you.

Outsourcing your bookkeeping

If your business is a little more complicated, or has moved out of the side-hustle stage, it might be time to outsource your bookkeeping. We recommend hiring someone else to do your bookkeeping if:

• You don't have the time to keep on top of it
• Your finances have gotten too complicated for you to confidently maintain your books
• Your efforts would be better spent working on a different part of your business
• You've missed deductions at tax time or have accidentally kept your books incorrectly in the past

When you outsource your bookkeeping, you can hire a freelance bookkeeper, a bookkeeping firm, or an online bookkeeping service.

Hiring a local bookkeeper is a good option if most of your records are on paper or if you feel more comfortable meeting with your bookkeeper face to face. Hiring an online service, like Bench, could be the right choice for your business if you prefer to work online and your business isn't cash-heavy.

At Bench, our bookkeepers do your books for you. We create the necessary monthly financial statements you need—all of which are accessible online—and provide you with everything you'll need to hand to your CPA at tax time.

Keeping your business records in order

Without records—the documents that show what your company has been spending and earning over the course of a year—there'd be nothing for bookkeepers or accountants to do.

Records are legally required as proof that the information included in your tax return is accurate. To maintain comprehensive records, you'll need to keep:

• 收据
• Bank and credit card statements
• 票据
• Canceled checks
• 发票
• Proof of payments
• Financial statements from an online service or your bookkeeper
• Previous tax returns

Depending on where you live and the type of business you run, there might be other records you're legally required to keep or additional tax forms you need to file. Talk to a CPA at the beginning of your tax year to get a clear idea of how best to maintain your records.

Ok, here we go:

Stay on top of things. Waiting to organize your information every six months, or worse, yearly at tax time, is a drag. You'll put it off until the last minute because it feels overwhelming. But setting recurring time in your calendar to handle administrative tasks ensures you'll have everything where it needs to be without causing yourself unnecessary stress. Set aside a couple of hours every Friday afternoon to do admin work.

A good general rule is: if in doubt, keep it. It's a lot easier to throw out a receipt later once you're sure you don't need it than it is to frantically dig through your recycling.

How to store your records

The good old shoebox is a classic trope for receipt and record storage, but it's not the most effective system. An accordion folder is a step up, but accidents still can happen. Paper receipts can be damaged by water, fire, or a loyal (if excitable) canine friend. Paper can also fade over time, especially cash register receipts, and the last thing you want is to open your shoebox at tax time and find a lot of blank scraps.

There are myriad services available to track and store your documents digitally. Taking photos of receipts and uploading them, along with electronic bills and invoices, into a Dropbox or Google Docs folder is the online version of keeping an accordion folder. There also are lots of online services designed specifically to help make your recordkeeping as painless as possible:

• Shoeboxed lets you scan receipts and digitally organizes their information. It also has a feature that auto-generates expense reports.
• FileThis automatically gathers information from electronic documents (like bills), saving you the trouble of uploading them.
• Expensify lets you scan and email receipts and electronic documents to create simple expense reports.

Creating and reading financial statements

Financial statements are reports created from your books. They're a great way to check in on how your business is doing, make predictions about upcoming revenue and expenses, and decide when to invest in growing your business.

Financial statements might seem intimidating at first, but once you get a handle on them you'll love the peace of mind that comes with having a strong grasp of your business' finances.

资产负债表

A balance sheet is a snapshot overview of your finances at any given point in time. It looks something like the online banking dashboard page, but instead of showing your checking and savings accounts, the snapshot shows your company's assets, liabilities, and equity.

Essentially, a balance sheet shows the formula Assets = Liabilities + Equity.

In the example of our t-shirt company, a simple balance sheet might look like this:

收入证明

An income statement takes a closer look at—you guessed it—your business' income, breaking it down into expenses and revenue, then further breaking those amounts down into individual line items.

Income statements look at things like:

• Revenue: how much money you brought in selling goods (like a t-shirt).
• Cost of goods sold: the amount of money you spent on those goods before selling them.
• Operating expenses: other costs associated with running your business, like electricity, internet, marketing, and business cards.

You can use the above values to calculate your gross profit (Revenue - Cost of Goods Sold) and your net profit (Gross Profit - Operating Expenses).

Gross profit shows you how much income you're bringing in on specific items. If your gross profit is low, you might want to consider increasing the price of each item sold.

Net profit margin tells you how much income your business is bringing in after expenses and gives you a picture of the overall profitability of your business. It's a way of factoring all of the other expenses your business incurs into the cost of your product. If your net profit is low, you might need either to decrease your operating expenses or increase the cost of your product.

A simple income statement might look something like this:

If you're doing your own bookkeeping, you can find a simple income statement template here.

Cash-flow statement

Cash-flow statements show you how much cash your business has earned or used during a specific time period. If you're using the cash accounting method, you can already see how much cash you have available.

While it's important to monitor your business's revenue, it's equally (if not more) important to monitor cash flow.

收入是您长期从事业务的整体利润。 现金流量是您在任何给定时间可以获得的流动现金量。 如果您必须预先支付材料费用，现金流很方便。 即使您要从销售中获得大量收入，您仍然需要可用现金来支付您的供应商。

商业金融将神话与数学分开

即使您的公司拥有行业中最好的产品和屡获殊荣的营销，它仍然可能因缺乏财务意识而失败。 妥善保管您的记录、账簿和会计账目，可以让您清楚地了解公司的财务状况和需求。 反过来，这将使您能够为公司的未来做出最佳决策。

无论您是单干还是聘请金融专业人士，向您所在领域的其他成功企业家寻求建议或咨询优秀的注册会计师总是有帮助的。

知道如何跟踪和管理您的财务将使您高枕无忧，这不仅可以弥补您在培养技能方面可能面临的任何挑战。 而且你学得越多管理资金，它就会变得越容易和更直观。

Francesco Ciccolella 的插图