政府机构需要了解有关社交媒体存档的哪些信息

有社交媒体管理，还有政府机构的社交媒体管理。 毕竟，还有谁可以说自己的帖子算作《信息自由法》(FOIA) 规定的公共记录？

为了保持法律合规性，政府组织必须实施彻底的社交媒体归档做法。 这不是最令人兴奋的工作，但对于保护您的机构免受未来风险至关重要。 有许多社交媒体工具可以帮助政府机构管理此过程，但在做出选择之前，您需要了解您所在州的社交媒体记录保留的独特方法。

在本文中，我们将介绍社交媒体存档的基础知识，以便您可以做出最明智的决定。

请注意：本文中提供的信息并不构成也无意构成正式的法律建议。 在继续阅读之前，请先查看我们的完整免责声明。

• 什么是社交媒体存档？
• 为什么社交媒体归档对政府实体很重要？
• 如何以及何时存档社交媒体内容
• 社交媒体归档最佳实践
• 社交媒体归档工具可简化流程

什么是社交媒体存档？

社交媒体归档是备份由组织共享的内容以及与组织共享的内容的做法，以便日后引用。 这些备份由组织本地存储，因此它们遵守公共记录法。

与传统的公共记录不同，社交媒体记录一旦由您的机构和选民创建，公众就可以立即查看。 合法（即非垃圾邮件）评论、回复、提及和私信一旦发布在您的社交资料上，都可以算作公共记录。

许多（但不是全部）州都发布了有关社交媒体公共记录及其存储的具体指南。 请访问国务院网站，获取有关社交媒体存档实践的最新指南。

为什么社交媒体归档对政府实体很重要？

归档社交媒体内容是保持透明度的关键做法。 如果没有特定于社交媒体的记录保存流程，您的组织可能无法遵守 FOIA 对该信息的要求。

信息自由法可能于 1966 年颁布，但其应用范围足够广泛，可以通过其对“记录”一词的定义应用于现代技术。 根据《信息自由法》，记录被视为由机构创建或获得的或在提出请求时在机构控制下的任何书面内容。 其中包括书籍、论文、照片、视频，当然还有社交媒体内容。

在社交媒体下，它不仅仅包括帖子本身的内容。 评论、回复和点赞也算作获得的记录，也必须根据《信息自由法》进行存档。 即使是简单的更新，例如拉斯维加斯市 Facebook 页面上的这篇文章，也会受到社交媒体存档实践的约束。

政府机构负责建立自己的社交媒体存档流程。 平台会保留社交媒体内容，但只能保留这么长时间。 Facebook、X（以前称为 Twitter）、Instagram 或 LinkedIn 等社交网络都是私营公司。 他们不受《信息自由法》的约束，因此他们不需要无限期地保留用户内容。 一旦该内容消失，它很可能就永远消失了。

如何以及何时存档社交媒体内容

社交媒体在美国被视为公共记录，但一些州有独特的公共记录保留法，这些法律对如何以及何时存档社交内容有影响。

如果您所在的州没有关于如何处理社交媒体存档的具体立法，国家档案和记录管理局会提供正确处理的指南。 这些方法包括：

• 使用 RSS 源、聚合器或手动方法来捕获内容。
• 使用某些社交媒体平台内置的工具来导出内容。
• 使用特定于平台的应用程序编程接口（也称为 API）来提取内容。

如果您的机构定期跨多个平台使用社交媒体，您将需要使用 API 方法。 这听起来很复杂，但这些第三方工具和服务简化了聚合和组织出站和入站内容的耗时手动工作。

社交媒体归档的“时间”方面很大程度上取决于您选择的方法。 如果您计划手动归档内容，则需要每周甚至每天进行一次，以避免工作变得过于繁重。 但是，如果您在工具的支持下进行存档，则可以按季度存档。

社交媒体归档最佳实践

记录并保留您所在机构社交媒体上的每条帖子、评论和互动的想法可能会令人畏惧，但不要惊慌。 使用这些最佳实践来保持合规性而不会陷入困境。

定义记录管理的角色和职责

让社交媒体归档成为每个人的责任，而不让其成为任何人的工作，会让您的机构面临很大的风险。 对于跨平台管理多个配置文件的组织来说尤其如此。 您在社交媒体上分享的信息越多，记录就越容易丢失。

通过与主要社交媒体利益相关者一起定义归档角色和责任来避免这种命运。 共同努力确定以下内容：

• 谁将成为社交媒体归档的关键人物？ 此人负责开发和维护与社交媒体相关的最新记录保存流程。 他们还负责按照组织设定的节奏执行或委派归档职责。
• 帖子应该多久存档一次？ 如前所述，这很大程度上取决于您首选的归档方法。
• 存档内容将存储在哪里以及谁可以访问它？ 共享存储中打开的文件使机构对任何可能篡改存档内容的不良行为者承担责任。 为了安全起见，请指定可以安全存储记录（及其备份）的位置。

尽早并经常强化公共记录

当人们想到“信息自由法”时，他们会想到文档、照片和电子邮件。 另一方面，社交媒体帖子通常不是人们最关心的。 您的团队有责任确保组织内的每位员工都了解公共记录的真正定义以及社交媒体的用途。

在员工培训和入职课程期间纳入您所在州被视为公共记录的内容类型的信息。 更新您的社交媒体政策，以包含有关社交媒体合规性的明确注意事项。 有时，这可能会让人感觉沟通过度，但对于公共部门来说，安全总比后悔好。

定期重新审视您的社交媒体政策

社交媒体网络经常发生变化，这些变化可能看起来像任何东西——从新的服务条款到新的功能。 所有这些更新都可能导致您的组织的社交媒体归档流程方法发生变化。 这就是为什么您必须定期重新审视您的社交媒体政策。

良好的社交媒体政策涉及许多主题，包括个人帐户指南、组织关联规则和法律指南。 这些主题远非静态，因此最好定期或在发生重大平台更改时重新访问它们。

社交媒体归档工具可简化流程

现在您已经有了一些可供参考的最佳实践，您可以准备使用一些工具了。 以下平台将帮助您在不牺牲效率的情况下管理合规性需求。

1. 萌芽社交

Sprout Social 将社交媒体调度、报告、聆听和归档统一到一个集中工具中，支持政府机构更简化的工作流程。 如果需要记录请求，营销人员可以使用“发布”部分中的搜索工具来显示特定的帖子。 可以使用智能收件箱中的搜索工具找到相关评论和回复。

政府机构还可以使用 Sprout 的收件箱导出功能将智能收件箱中的帖子、消息和评论快速导出到 CSV 文件中，以便保存记录。 这些导出提供了详细元数据的清晰文档，包括消息类型和时间戳、发送或编辑每条消息的 Sprout 用户以及原始网络上消息的永久链接。

请求演示

3. 档案社交

ArchiveSocial 是由 CivicPlus 提供支持的社交媒体存档解决方案。 该工具支持政府机构的营销人员根据公共记录法进行实时记录保留。 CivicPlus 为公共部门组织提供了一系列解决方案，而 ArchiveSocial 是一个完全专注于归档的单点解决方案。

3. 页面冻结器

Pagefreezer 是另一种实时数字归档解决方案，支持正确保留网络和社交媒体活动。 该工具允许任何规模的组织永久保存社交媒体及其他地方的数字内容，然后访问这些档案并重播它们，就像它们仍然存在一样。 虽然 Pagefreezer 不仅仅提供社交存档，但它们不提供任何社交媒体调度、报告或收听功能。

使用 Sprout 简化您的社交媒体归档方法

借助 Sprout Social，政府机构可以将社交媒体管理和归档整合到单个预算项目下，同时保持稳健的合规水平。

要详细了解 Sprout 如何帮助政府机构通过社交媒体的力量与选民建立更牢固的关系，请立即安排演示。

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