成功举办虚拟会议或活动的 5 个技巧

由于 COVID-19 大流行限制了旅行和拥挤的面对面聚会，虚拟会议和活动已经取代了面对面的会议和活动。 在网络研讨会、发布活动和行业会议之间，似乎有比以往更多的活动，而不是这些中断减缓了计划。

由于这些虚拟事件现在非常普遍，准备和既定策略是从人群中脱颖而出的关键。 虚拟事件并不是一个新概念。 直接面向消费者的企业通常只发布数字产品，而社交媒体功能只会让这些变得更容易和更容易。

如果您是第一次举办虚拟会议或活动，请用这些技巧武装自己，以获得成功的体验。

虚拟会议和活动的类型

只要您提前做好必要的计划，大量的面对面活动就可以转化为数字体验。 有大量演讲和演讲者的行业会议在虚拟环境中工作，但您还必须考虑一下面对面活动的通常网络部分将如何虚拟工作。 人们参加这些类型的活动部分是为了即兴对话和出现的卫星网络活动。

除了行业会议，我们还看到了很多虚拟活动的例子，包括节日、音乐会、产品发布会、公司聚会，甚至欢乐时光。 几乎所有类型的活动都有一个虚拟替代方案。

1.预算，预算，预算

仅仅因为它现在是一个虚拟事件并不意味着你可以放弃你的预算。 是的，您将能够节省打印、现场技术支持、场地预订和标牌，但不要完全放弃营销。 虚拟活动的开销确实比面对面活动低，但是您的活动和出席人数越多，您需要的预算就越多，尤其是在支持技术方面。

替换活动场地是您将用于举办活动的软件或应用程序。 参与者（演讲者和与会者）的数量以及您期望的交互级别将决定您将使用的管理平台的类型。 有些活动完全在 Instagram Live 上进行，而另一些则是在预定时间发布的预先录制的视频。

赞助是活动策划的重要组成部分，因此，如果您仍想发送礼品或举办虚拟欢乐时光，请务必根据虚拟活动的需要调整您的赞助计划。 那家将参加活动的实体店？ 它现在可以成为一个在线直销商店，为与会者提供特别优惠或产品。

您需要考虑的与虚拟活动相关的其他预算项目包括：大量的社交媒体推广、实时字幕、评论审核以及活动结束后托管视频和文件。 网络研讨会和全天直播等小型活动不需要所有这些，因此请查看您应该优先考虑的事项以及可以从预算中削减的事项。

2. 混合直播和预先录制的视频

确定您的日程安排并前往您不想错过的演讲是会议的重要部分。 虚拟活动的好处是您通常可以观看您错过的演讲。 但是，如果您以后只能观看，那么参加有什么意义呢？ 通过有趣的直播、虚拟分组讨论室或讨论聊天和其他互动材料，加强您的活动，使其对现场参与者更具吸引力。

预先录制的视频可让您的扬声器摆脱任何技术问题，并在需要时进行编辑。 在他们的每次会议结束时，您可以让演讲者加入现场视频或聊天室以回答问题，就像在面对面的活动中一样。

加州科学院曾经每周举办一次夜现场​​活动。 每个活动都有一个主题，包括相关的演讲者和演示。 在大流行期间，博物馆将这些每周活动转换为虚拟夜生活和夜校，这两个直播活动都反映了他们的现场活动。 将这些放在 Facebook Live 上可以鼓励评论，还可以保存视频供未来的参与者观看。

直播，无论是在 Facebook Live、Instagram 还是其他流媒体平台上，对每个人来说都更具互动性，如果与会者需要付费才能参加，这也是一种增值。

将两种类型的视频混合在一个活动中使其有趣且令人难忘，克服了严格预先录制的视频可能具有的陈旧因素。

3. 准备好你的扬声器

对于完全虚拟的活动，请确保您的演讲者已做好充分准备。 较大的活动应该对互联网速度、技术舒适度和麦克风检查进行测试。 直播和使用您选择的任何活动平台对您的演讲者来说可能是一种全新的体验，因此最好让他们为可能遇到的事情做好准备。 他们是否需要自行审核评论？ 他们是否需要共享屏幕以进行幻灯片演示？

需要准备的一些常见情况包括：

• 为您的扬声器寻找最佳物理环境，以最大限度地减少干扰并获得清晰的声音。 测试、练习和准备设备，以确保所有扬声器将以大致相同的声级进行广播，以避免观众意外音量变化。
• 如果共享屏幕或直播，请提供有关在计算机上关闭哪些内容的提示，例如暂停所有通知。
• 评论还是不评论？ 理想情况下，您将有一个单独的人来审核评论，以便演讲者可以专注于他们的演讲。 无论哪种方式，确保他们熟悉活动的行为准则以及如何处理冒犯性评论者
• 技术困境。 如果演讲者的技术让他们失望，或者软件故障或他们的幻灯片无法正常工作，会发生什么？ 为所有这些可能的问题准备好备份计划。

最后，演讲者是您活动的另一个宣传来源。 您希望他们宣传他们的演讲，以便他们当前的听众会觉得该活动值得参加。 为了让演讲者更容易做到这一点，请准备几份理想社交媒体尺寸的宣传材料和建议的标题。 这样，他们所要做的就是安排内容并粘贴到标题中。

4. 为与会者设定期望

无论是大型行业会议还是单一主题的直播，您都需要有效地传达与会者的期望。 抽出时间参加活动只是为了意识到这个话题太宽泛或面向不同的观众是很臭的。 清楚事件是什么以及它是为谁准备的。 它如何从所有其他虚拟活动中脱颖而出？

如果您要将现场活动转换为虚拟活动，那么您应该讨论主要功能在网上的外观。 参加者的欢迎招待会和主题演讲者部分是什么样的？ 就像任何事件一样，发布时间表。 让他们知道它是否已预先录制、是否有可用评论、演示文稿是否会被保存以及交互会是什么样子。 与会者视频会打开还是关闭？ 是否可以使用主题标签，以便可以进行实时推文或补充 Twitter 聊天？

Comic-Con 是一项历来吸引超过 130,000 名参与者的活动，但在 2020 年全部采用虚拟形式。为了复制亲身体验，活动安排了比赛、大量会谈、在线展厅、观看派对等。

让与会者可以很容易地制定活动时间表，并获得正确的链接，以便在参加的时间前往。 如果正在使用活动平台，请发送有关如何使用它以及是否需要下载的指南。 还应考虑实时字幕和翻译等可访问性功能。 通过虚拟活动，您可以选择扩大出席人数并有效地产生更多潜在客户和有意义的参与。 那些无法参加活动的人现在可以参加虚拟活动。

最后，留出社交时间，特别是如果它是一个通常包含此组件的行业会议。 赞助商举办的欢乐时光、一对一的快速对话和主题分组讨论室是鼓励社交的方式。 对于您决定在哪个平台上举办活动，鼓励与会者完整填写他们的个人资料，以便他们更轻松地与行业同事联系。

5.计划促销：之前，期间和之后

营销，尤其是在社交媒体上，将是你准备工作的很大一部分。 为社交媒体广告付费是数字活动的必备条件，但不要忘记活动登录页面和时事通讯发送。 像 Sprout Sessions Digital 2020 这样的活动有一个完整的促销时间表，在活动开始前就开始了。 这项工作也不会随着活动的当天结束——虚拟活动提供了大量机会，在事后数周内重新调整直播和数字内容的用途。

幸运的是，虚拟活动可以轻松跟踪您的投资回报率。 在社交媒体收听、关键字和标签分析报告以及数字广告分析之间，您可以了解您的广告系列的效果如何。

MozCon 是一场面对面的活动，于 2020 年实现了数字化。登陆页面清楚地表明了与会者对虚拟方面的期望。 更好的是，他们的活动后促销包括一个付费视频包，如果您错过了参加，您可以购买。

举办具有视频会话的虚拟活动意味着您现在拥有大量可用的内容。 将内容重新调整为其他格式，例如播客剧集、引用图片和长篇文章。

活动结束后，感谢所有参与其中的人，并使用后续调查来了解您下次可以做什么。 这些调查结果也可以成为明年活动推广的见证。

结论

规划和准备是成功举办虚拟会议或活动的支柱。 当每个参与的人——演讲者、与会者、主持人——都知道会发生什么以及如何参与时，它会带来更顺畅的体验。 虚拟活动的好处是成本更低、观众出席率更高以及易于跟踪分析，但这并不意味着您应该忽略其他必要的项目。

虚拟活动领域一年比一年拥挤，因此您需要有效地传达为什么您的活动是参加的，而不是其他人。 直播和现场问答等额外功能将增加与会者的参与度。

兴奋地举办自己的虚拟会议或活动，但需要一些灵感？ 使用社交聆听来查看可以填补哪些主题空白。