什么是工作说明书？ 定义和例子

无论您在哪个行业，在项目的整个项目生命周期中，唯一不变的就是文书工作。 总是有大量的文书工作需要创建、批准、归档并最终存档。 所有这些项目管理文件都很重要，但工作说明书 (SOW) 很容易成为最重要的文件之一，因为它是在项目开始时制定的，并概述了需要进入项目的所有内容。

使用有效的项目规划工具和详尽且精心编写的工作说明书 (SOW) 将使您能够按时并在预算范围内成功地领导项目。

什么是项目管理中的工作说明书 (SOW)？

工作说明书 (SOW) 是一份具有法律约束力的文件，它包含并定义了项目的所有工作管理方面。 您会注意到项目的活动、可交付成果和时间表。 这是一份极其详细的工作合同，它定义了各方商定的条款和条件，并为项目计划奠定了基础。

工作说明书 (SOW) 是您在计划和执行之前创建的用于布局项目的整个景观的首批文档之一。 由于需要大量的细节，写一个的前景可能令人生畏。 因此，让我们把它分解成更易消化的部分。 您的工作说明将比您的工作估算详细得多，工作估算是一份更简单的文件，概述了将要执行的工作以及与之相关的成本。

相关： Word的免费工作说明模板

工作说明书 (SOW) 的目的是什么？

如前所述，工作说明书是对项目范围的详细概述。 这也是一种与从事项目工作的人分享项目要求、验收标准和付款条款的方式，无论他们是合作还是签约从事项目工作。 这包括投标参与该项目的供应商和承包商等利益相关者。

它对项目经理也很有帮助，因为它提供了一个可以构建项目计划的结构。 工作说明书也将有助于避免项目中的冲突。 SOW 详细而清晰，有助于让参与项目的每个人都在同一页面上，并努力将混乱降至最低。

在制定日程安排时，使用项目管理软件会有所帮助。 它对组织您的任务和资源非常有帮助，因为在项目的这个阶段制定准确的时间表至关重要。

项目管理软件还可以帮助您创建工作分解结构 (WBS)，以放大项目范围并确定项目的活动、可交付成果和里程碑。

工作示例说明

SOW 可以分为几类。 主要有三种类型，基本可以定义如下。

• 设计/细节：当您编写此 SOW 时，您正在向供应商传达您希望如何完成工作。 将控制供应商流程的买方要求是什么？ 您可以使用需求收集模板来确保将它们全部收集起来。 这些项目要求可以涵盖从质量验收标准和付款条件到材料测量的各个方面。 在此 SOW 中，买方对绩效负责，因为他是指导项目课程的人。
• 努力程度/时间和材料/单位费率：这是一个几乎通用的版本，它可以适用于大多数项目。 它定义的是工作量以及每单位的材料和成本。 它倾向于在短期合同中找到用途。
• 基于绩效：这是项目经理的首选 SOW，因为它侧重于项目的目的、资源和预期可交付成果的质量水平。 然而，它并没有解释工作应该如何完成。 这允许在不需要特定过程的情况下，在如何获得结果方面拥有很大的自主权。

无论您选择哪种类型的 SOW 文档，您都需要使用项目管理软件来简化流程。 ProjectManager 可以组织您在我们的列表视图中收集的所有信息。 但我们的工具不仅仅是像其他应用程序一样制作精美的待办事项列表。 我们的实时软件跟踪您的进度，列表显示每项任务的完成百分比。 您可以将工作分配给您的团队、设置优先级、添加自定义标签等等。 立即参加我们的 30 天免费试用，亲自体验一下。

如何撰写项目工作说明书 (SOW)

工作说明书是客户和供应商之间具有法律约束力的协议，描述了执行项目工作范围的条款和条件。 SOW 中有很多信息需要描述。 如果需要，您可以自己创建它，但使用项目管理工具确保没有遗漏任何内容将证明是有帮助的。 您只有一次机会创建您的 SOW 文档，并且您希望它正确完成。

以下是编写工作说明所需遵循的步骤的概述：

1. 为您的项目创建一个简短的介绍。
2. 定义项目的目的。
3. 定义您的项目范围。
4. 创建工作分解结构以识别您的项目任务、里程碑和可交付成果。
5. 为您的任务、里程碑和可交付成果创建项目计划
6. 定义项目要求和验收标准
7. 定义付款条款和条件。

我们将在下面的部分探讨此过程中涉及的每个 SOW 组件。

在撰写工作说明书方面，您需要具体一点。 您想澄清用于使它们被普遍理解的术语。 此外，明确定义谁将做什么以及必须在什么时间完成这些任务。 这样做可以避免在项目后期出现混乱，因为您无法承受任何沟通不畅或争议。

除了清楚地书写之外，您还应该在 SOW 中包含视觉效果。 这将有助于将镜头聚焦在项目的各个方面。 包括视觉效果，无论是图表、图形还是其他帮助您阐明项目的插图，都会使 SOW 更易于理解。

在您为详细说明项目细节所做的所有工作之后，您不想忽略最后的关键步骤——让工作签字。 如果您没有权限，您将无法继续。 或者，更准确地说，你可以，但这可能会让你失去项目的成功。 因此，请确保当权者已在工作说明书上签字。

工作说明书 (SOW) 中应包含哪些内容？

工作说明书中的部分与项目中的部分一样多，因此建议使用项目管理信息系统来帮助您管理其所有组件。 如果你从关注部分开始，你就可以从整体上努力。 要全面了解 SOW，首先，请注意它所涉及的项目的主要方面。

一、简介

首先解释正在进行的工作和项目的一般信息。 另外，谁参与了这个项目？ 说明这些当事方。 这将导致长期报价，从而巩固为项目购买的产品或服务的价格，以及更详细的更正式的合同。

2. 目的陈述

从一个大问题开始：你为什么要启动这个项目？ 该项目的目的是什么？ 创建一个目的陈述来引导本部分，并为这些问题提供全面的答案，例如项目目标、可交付成果和投资回报是什么。

三、工作范围

项目中需要做哪些工作？ 请在工作范围内注明，包括需要哪些硬件和软件。 您将使用什么流程来完成项目范围内定义的工作？ 这包括结果、所涉及的时间，甚至是实现这一目标所需的一般步骤。 您需要创建一个项目范围说明书来捕获有关您的项目范围的所有信息。

4. 工作将在哪里完成？

您雇用的团队将不得不在某个地方工作。 该项目可能是特定于站点的，在一个中央设施或一些，如果不是所有的团队成员都可以远程工作。 无论哪种方式，这里都是您想要详细说明的地方以及所使用的设备和软件的位置。

5. 任务

采取工作范围中概述的一般步骤，并将它们分解为更详细的任务。 要具体，不要遗漏产生可交付成果和实现项目目标所需的任何行动。 如果您愿意，可以将任务分解为里程碑或阶段。 工作分解结构模板可以提供帮助。

6. 里程碑

定义计划完成项目的时间量，从开始日期到建议的完成日期。 详细说明每周和每月的计费小时数，以及与项目计划相关的任何其他内容。 同样，特异性很重要。 例如，如果供应商和/或合同的计费小时数有上限，请在此处注明。

使用项目管理软件监控您的进度并确保您达到里程碑。 ProjectManager 有一个内置于工具中的实时仪表板，与其他让您构建自己的软件不同。 我们不仅嵌入了仪表板，而且还进行所有计算并以易于阅读的图表和图形显示指标。 不仅要跟上里程碑，还要跟上项目差异、成本等。

7. 可交付成果

项目可交付成果是什么？ 列出它们并解释到期时间和到期时间。 详细描述它们，例如数量、大小、颜色和任何可能相关的内容。

8. 时间表

包括一份详细的清单，包括何时需要完成项目可交付成果，从选择哪个供应商开始实现此目标、启动、绩效周期、审查阶段、开发、实施、测试、项目结束， ETC。

9. 标准和测试

如果有任何需要遵守的行业验收标准或质量标准，请在此处列出。 此外，如果要对产品进行测试，请列出谁将参与此验收测试过程、需要什么设备和其他资源。

10. 定义项目成功

请注意发起人和/或项目利益相关者对成功完成项目的期望。

11. 项目要求

列出完成项目所需的任何其他设备，以及团队成员是否需要必要的学位或认证。 另外，请注意是否有尚未涵盖的旅行或其他项目要求。

12. 付款条款

如果已经创建了项目预算，那么您可以列出与项目相关的付款，以及它们将如何交付，预先、随着时间的推移或完成之后。 例如，您可以在里程碑完成后或按固定时间表付款，以经济上更可行的为准。

13. 其他

项目的其他部分不适合上述类别，这是您可以添加它们的地方，以便涵盖所有内容。 例如，是否存在安全问题、硬件或软件限制、差旅费、项目后期支持等？

14. 关闭

这将决定交付物将如何被接受，以及谁将交付、审查和签署交付物。 此外，它还处理最终的管理职责，确保所有内容都已签名、关闭和存档。

工作说明书模板

当您编写工作说明书时，使用工作说明书模板会有所帮助，因为它必须捕获项目的所有各个方面。 大多数模板将包含诸如定义您在 SoW 中引用的内容的术语表之类的内容。 将有一个地方供您编写目的陈述以及管理信息。

如果您喜欢我们的工作说明书模板，您可以尝试我们的免费项目管理模板来管理您的项目。

母猪相关文件

SOW 是管理项目所需的众多项目管理文档之一。 以下是一些与工作说明密切相关的内容。

主服务协议

主服务协议是一份合同，它定义了将管理未来交易和两方之间协议的条款。 主服务协议包括可在未来法律协议中豁免的基本条款和条件。

您可以使用主服务协议与客户或供应商建立关系，然后为每个项目使用 SOW。

项目章程

项目章程提供了项目的概述。 它包括项目目标、利益相关者、目标、项目范围等。 这是一个非常有用的文档，可帮助您编写 SOW。

工作分解结构

工作分解结构是一种项目管理工具，允许项目经理将项目范围分解为任务、可交付成果、里程碑和项目阶段。 它是项目所需所有工作的直观表示。

征求建议书

征求建议书 (RFP) 用于寻找可以为项目提供产品和服务的供应商和承包商。 RFP 提供了一个项目概述，让投标方清楚地说明他们需要什么。 一旦客户选择了供应商，下一步就是给他们一份工作说明，其中包含有关工作范围的更详细信息。

ProjectManager 可以改进您的工作说明

ProjectManager 有一套项目管理工具，可以帮助您整理一份准确描述即将进行的项目的工作说明。 对于初学者，您可以使用我们的甘特图列出您可以想到的项目的所有任务。

在线甘特图具有可视化时间线的基础，能够链接依赖项以避免瓶颈并设置里程碑。 将成本分配给任务并查看项目或特定阶段的计划成本。 但是您可以使用工作表视图仅查看网格，过滤关键路径以了解必要时可以跳过哪些任务，并在完成计划和预算后设置基线。 这意味着您将能够实时跟踪您是否保持正常运行并低于预算。 ProjectManager 拥有您想要的工具，并提供比竞争对手更多的功能。 通过我们的 30 天试用版免费试用。

如您所见，使用我们的甘特图软件可以为您的项目做出准确的工作陈述。 在交付您确定的工作时，准确性对利益相关者来说意义重大。

工作说明书是任何项目的基础文件。 创建并获得批准后，您必须制定计划并实施。 这就是 ProjectManager 的用武之地。我们基于云的项目管理软件提供实时数据来帮助您管理和跟踪您的工作说明。 试一试，看看它如何帮助您完成 30 天免费试用。