引爆日常工作时保持生产力的7个关键

我有节奏。

我有例行程序。

大部分时间，我什至有足够的时间。

在几个华丽的日子，我有足够的时间更多。 （不，真的。这很荣耀。）

但是后来我的女儿出生了。 最终我的妻子回到工作岗位。 令我们非常恼火的是，没有可以接受的日托或保姆选项出现。

突然，我成为白天我的女婴的全职照料者，同时仍然担任全职的在家工作，市场营销副总裁。

哦，最重要的是，一旦妈妈不再到处工作，她的妈妈午睡巫师，我的女儿决定她将不再在婴儿床上小睡。 不，在得克萨斯州夏季酷暑中，只有一个多小时的婴儿车才能走到户外。 是的

因此，当您精心计划的日程安排因一系列您没有完全计划的情况（尽管确实很可爱）而对铁匠铺造成打击时，会发生什么呢？

好吧，至少就我的经验而言，如果您希望有生存的希望，那么您将很快学习一些重要的课程。

但是，在开始这些课程之前，请快速注意一下……

这是这篇文章的肮脏的小秘密

不要误以为这篇文章的其余部分仅在您是新父母的情况下才适用。 或经历其他一些疯狂的人生过渡。 或者，您通常是一个混乱的混乱局面。

1. 您不可能总是为人生何时会连续扔出一堆曲线球做准确的计划。 但是，我向您保证，如果发生（更像是何时发生），让我在脑海中回想一下下面将要解释的七个关键，将有助于您有所准备。
2. 您甚至不需要等待生活变得疯狂即可遵循以下建议，因为其中大多数建议通常都适用于生产力。 我的意思是，在您的生活中，是否有任何时候优先考虑和关注会适得其反？ 没有。

因此，请继续阅读。

如果您目前的生活状况让您感觉就像被割断了头的小鸡，我有一个计划可以帮助您恢复一点理智。 （肯定对我有帮助。）

而且，如果您当前的生活状况是柔软的，那么您在下面阅读的每一个键仍然可以提醒您如何提高工作效率……以及在发生重大变化时如何进行调整和应对。

好的，现在进入课程，我已将其组织成七个关键部分，以成功地浏览这些可能会造成混乱的日程安排。

射击！ 我刚刚看到女儿在婴儿床上换了位。 我们没有太多时间...

1.沟通

当我意识到自己的个人工作日程将发生巨大变化时，我知道它将改变我的工作方式。

例如，在过去的18个月中，我做了很多网络研讨会托管，通常每周两次。 但是，在正常的工作时间里，我将如何找到可靠的90分钟的时间段来专注于一个婴儿在网上爬行的网络研讨会？

这导致了与我的上级以及与其他人的对话，这些人的角色由于我无法主持网络研讨会而受到影响。

像这样的对话有时会感到很尴尬，因为我们从不喜欢承认自己可以再做一些我们一直希望做的事情。 但是最好立即拥有它们，这样就可以制定新的计划，而不是等待然后强迫所有人争抢。

幸运的是，我所有的恐惧都很快得到了解决。

我的上司理解并愿意与我的经纪人一起制定新的时间表，而克里斯·加勒特（Chris Garrett）和威尔·德威特（Will DeWitt）等杰出的队友愿意在我不在的情况下介入并处理网络研讨会的计划，组织和托管工作。

一位数字企业家说，如果您是一家企业，这堂课对您有用吗？ 绝对。

但就您而言，您可能是在与观众交流，而不是与团队合作。 如果您的日常工作被改变到内容安排将要改变的地步，请与听众沟通。

期望就是一切。 设置适当的值，使人们知道期望什么，这样您就有机会超越它们。 请记住：欠缺承诺和超额投放总是更好，而不是相反。

2.优先

与受影响的各方进行沟通之后，该坐下来与自己进行一些诚实的沟通了。

因为如果您要从一个不间断的时间海洋过渡到现在的一些时间分散的小水坑，那么您必须确保您正在最大化这些小水坑！

这意味着优先级是关键。

对您来说，什么是必不可少的？什么不是？

一种方法是将您的职责组织成四个象限：

• 紧急和重要
• 非紧急且重要
• 紧急和不重要
• 不紧急和不重要

确保您知道什么是紧急和重要的，这样它就不会从裂缝中溜走。

另外，请确保您有时间进行非紧急但重要的活动，这些活动在面对时间紧迫时很容易推迟。

然后能够识别紧急但不重要的事情，以及非紧急和不重要的事情，以便您可以适当地优先考虑被推到一边而被忽略的事情。

您不能做所有事情，但是可以确保做最重要的事情。

这里的底线是，如果您有更少的时间，那么就完成和不完成而言，出错的可能性也较小，因为机会是，您将无法完成相同数量的工作。

进入超优先级模式将迫使您弄清什么是重要的，什么不是什么。 一旦您的日程安排恢复正常，您将从中获得的智慧就可以应用，这可以使您的计划和生产力达到超级英雄的水平。

3.决定

下一步是从优先级中学到的知识并决定要做什么，委托和解雇。

它通常是最大的关键，可确保您所涉及的一切持续进行，就像您的日程安排从未改变一样。

让我们回到上面四个紧迫性和重要性象限，并从应该做什么，委派或解雇的棱镜的角度查看它们。

1. 紧急且重要：如果有人可以处理，请委托，否则请自己做。
2. 非紧急且重要：自己动手做。 您在这些活动中表现出色的能力很可能是您所处的位置，并且可以为您和您的公司创造最大的长期价值。
3. 紧急和无关紧要：委派有能力的人（尤其是如果他们可以从经验中学到一些东西），或考虑完全辞退。
4. 不紧急且不重要：解雇。 您没有时间使用这些东西！

现在让我提供一个重要的警告……

您的个人日程安排爆炸不是授权（或解雇）一切的许可。 因此，不要通过发送大量新工作来淹没团队中的成员。 尝试具有战略意义。

委派既是节省您时间的机会，也是向人们提供比您更绿色或更新的宝贵经验的机会。

在可能的情况下，尝试使您所委派的内容与鼓励您所委派的人的成长相匹配。 并且在解释新职责时，请确保以这种方式放置新职责。

在我自己完成此过程的过程中，我非常幸运地让Will DeWitt和Loryn Thompson之类的人为应对新职责做好了准备，愿意并为之兴奋。 他们渴望学习和成长，并且能力超群。

在团队中拥有这样的人无疑会使委派工作变得容易得多。 而且，当您对委派和驳回的事情变得聪明而有策略时，它使您可以更加专注于要做什么。

4.识别

现在你知道你要干什么，委托和罢免什么，它的时间开始时，你会真正得到的东西进行整理。

在您坐下来开始疯狂地敲击键盘之前，就像您是全能布鲁斯一样，最好使自己井井有条。

是的，组织起来需要一些时间。

是的，时间对您而言现在是稀缺的。

所以您可能会认为：

“我没有时间玩我的日历和待办事项。 我需要上班，伙计！”

但这是退后一步，将帮助您在日渐进步的过程中前进两，三，四个步骤。 这样可以节省时间，减少投资，而且会有所回报。

接下来，我们将计划您在每个时间段内的工作。 这是关键5。 但是在那一步之前需要走一个步骤：实际确定您可以工作的时间段。

这样做非常有帮助。

当我从正常工作时间内几乎不间断的工作日过渡到我可以适应的一天中任何时候的分散工作会议时，我发现的最大挑战之一就是这一切都变得混乱。

但是，认识到我可以依靠的持续的时间段，可以帮助我放松并在混乱中找到秩序。

• 我知道我可以早起，安静地工作90分钟。
• 我知道，白天我可以在女儿小睡的时候得到两个60-90分钟的时间，一旦我终于弄清楚了如何让她小睡在婴儿床而不是婴儿车里。 （而且我什至可以在这些窗口附近临时安排电话或播客录音，因为它们每天都是标准的。）
• 我知道我可以检查电子邮件，并在我妻子回家后的午餐时间，然后在下班回家后的半小时内，快速做出一些紧急/重要的待办事项。
• 我知道我可以在晚餐后得到我需要的时间……尽管我尽量不要滥用它，并且熬夜太晚，因为回到上面的第一个子弹，我也想早起。
• 最后，我知道我基本上可以全职工作，并在周末加班。

这些变成了我可以放入日历的时间块。 我只需要填写在每个过程中要完成的任务即可。

这个过程确实帮助我度过了愉快的一天，并使我免于感到不知所措。

5.计划

话虽如此，我仍然不可避免地感到不知所措。

但是一旦我确定了造成这种感觉的原因，就变得更容易克服。

这就是我开始意识到的……

每当我感到不知所措时，那是因为我在没有完成特定和重要的事情的情况下就让时间流逝了。 然后，我会将额外的工作传递到下一个时间段，或者传递到周末（ugh），这会使我感到我有太多事情要做，不可能全部完成。

解决方法总是很简单：花一些时间来计划每个时间段的处理方式，这样一开始，我就可以开始工作，而不必试图弄清楚我将要做什么。

这似乎是一个额外的步骤。

您难道不可以在每个程序段的开头花几分钟时间，查看待办事项清单，选择最重要的项目并开始工作吗？

也许。 也许对您有用。 我只是知道这不适合我。

当我俯卧在电脑前时，检查电子邮件，检查Twitter或弹出Feedly的功能总是很强大。 FoMO是毒品的地狱。 而且，在我有一天闲暇时间掉进兔子洞之前，我现在不知道了。

如果我确切地知道我坐在电脑前要做什么，那么我就可以开始工作。 这样可以确保我在重要的事情上取得有意义的进步。

然后，直到那时，如果我完成并在时间段结束时有额外的时间，我可以进行快速的电子邮件/社交媒体/新闻检查。 那时，我不必担心会浪费太多时间去潜在的兔子洞，因为我已经检查了一个重要项目……而且因为爬行/哭泣/可爱的小女儿是任何愚蠢兔子洞的终极解毒剂。

6.重点

如您所见，每个键都建立在先前的键上。

前五个关键点-沟通，确定优先级，决定，确定和计划-都引导一个非常具体的方向，即使您的日程安排很麻烦，也可以让您专注于完成重要的工作。

如果您的纪律不足以集中精力，那么每个键都是没有意义的。

因此，请执行所有操作以确保您的注意力始终集中在时间范围内。

正如我提到的，首先确定在每个时间段内将要从事的特定活动有助于我集中精力。

这里还有一些其他更有用的技巧：

• 从我的Mac桌面底座中删除Twitter应用程序图标
• 将我的手机放在另一个房间
• 关闭Slack，或至少暂停通知
• 戴着耳机，如果我不写音乐，则播放音乐（因为我不能与音乐一起写音乐）
• 如果晚上或周末的干扰太多，请出门

这些只是对我有用的一些技术。

我尝试对自己残酷诚实是有帮助的。 尽管不得不对自己隐藏Twitter图标感到很傻，但我知道在查看屏幕时，如果没有视觉提示抓住我的视线，我会减少检查。 因此，这是值得的。

我现在没有几分钟甚至几秒钟的时间可以浪费。 我必须保护自己的注意力。

因此，如果您发现自己处在像我一样的日程安排破坏的情况下，请对自己残酷诚实。

您可以进行哪些更改，即使是很小的更改，也可以消除潜在的干扰并帮助您集中精力？

没有重点，您将永远做不到足够的工作。

7.善良

最后，别忘了要友善……尤其是对自己。

了解您既不是超人也不是神奇女侠。 你什么都做不了。

为自己设定现实的期望，然后您可以努力超越它们。 您从中获得的信心将推动您的生产力不断提高。

还了解过渡可能需要一些时间。

如果您习惯于在工作日连续工作八个小时，并且整个星期都被切碎和分散，那么您将需要进行调整。 因此，当您不可避免地跌跌撞撞，并开始要努力达到以前的输出水平时，请对自己有所同情。

对您的日程安排调整也会产生影响，请保持友善-这使我们回到了上面的＃1。 交流是如此重要，这是一种善良的基本形式，尤其是在这种情况下。

最好预先准备好您可以处理的更改，甚至降低生产率，以便其他人也可以围绕它进行计划并为此做好准备。 这样，每个参与和受影响的人都可以在短期和长期内以最佳方式应对它。

您是否曾经处理过与我在此处描述的情况类似的时间表变更情况？ 你是怎么处理的呢？ 您发现了哪些其他成功导航变更的关键？

在下面的评论中分享您的经验。