指导委员会：定义、角色和会议提示

您的任务是领导一个项目并创建一个项目计划，结果却得知它将由指导委员会审查。 或者，也许您目前没有针对您的业务的指导委员会，但您有兴趣组建一个。 如果您不确定指导委员会是什么或它做什么，请不要惊慌。

让我们探讨一下什么是指导委员会，它与项目管理的关系以及指导委员会的作用。 您还将了解指导委员会的角色、如何召开指导委员会会议以及项目管理软件如何提供帮助。

什么是指导委员会？

指导委员会是一个顾问委员会，负责管理公司、竞选活动或介于两者之间的任何事情。 无论委员会负责指导什么，都决定了它的成员是谁。 换言之，指导委员会由专家、权威人士和高级利益相关者组成。

指导委员会的主要关注点集中在组织使用的方向、范围、预算、时间表和方法上。 指导委员会将不时开会并讨论这些主题，以了解他们在哪里以及他们将来想要在哪里。 如有必要，他们还会重置任何主题以保持正常。

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项目指导委员会定义

项目指导委员会的定义与指导委员会的定义没有太大区别，但它由负责监督和支持项目的经理组成。 这是从比该项目的日常活动更高的层次来完成的，而是从管理的角度来完成的。

至于谁被选入委员会，通常是基于他们在项目中的股份。 这些利益相关者可以包括客户、承包商甚至组织中受项目影响最大的其他部门。

指导委员会的人并不总是在项目上工作。 该角色属于项目经理及其团队。 指导委员会由更多的 C 级管理人员组成，但由于他们对项目的细节并不熟悉，因此他们需要进行清晰的沟通才能让他们做好自己的工作。

指导委员会做什么？

顾名思义，指导委员会有一项工作：指导一个项目。 就像您驾驶汽车一样，指导委员会是一种工具，可以让您保持在道路上并朝着正确的方向前进。 他们负责重大决策，例如公司将如何运行其流程或团队如何协同工作。

让我们退后一步，想想指导委员会的职能。 它有权做什么以及它如何对项目进行治理？ 这导致我们定义指导委员会的目的。

1. 支持项目

管理团队很难，管理跨职能项目团队时更难。 当然，项目经理是负责团队日常管理的人，但是当他们需要帮助的时候，指导委员会就在那里。 指导委员会的成员通常来自各个部门的负责人，他们拥有参与项目的团队，并且可能与他们有更大的吸引力或更好的融洽关系。

2. 做决定

我们简要介绍了指导委员会如何帮助指导项目并做出重大决策。 有时，这些决策涉及解决冲突或解决问题，但通常，决策比单个项目更大。 有时必须对新的业务模型或如何处理业务流程做出选择。 这些不是项目经理职责的一部分，指导委员会旨在更适当地响应这些决定。

3. 解决问题

如果出现冲突或瓶颈，项目经理通常会介入。 他们可以消除各方之间的分歧或相应地重新分配资源。 但是可能会出现项目经理及其团队无法自行解决的问题。 指导委员会在那里支持该项目，并且可以在需要时被要求解决这些问题。

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4. 批准项目预算

项目经理制定预算并与专家及其团队交谈，以确定在必要的时间范围内完成所有任务所需的资金数量。 然后项目经理将项目预算提交给最终批准的指导委员会。 此外，如果项目经理想在项目执行期间增加预算，则由指导委员会负责批准。

5. 获取状态更新

为了实现其目的，指导委员会必须知道项目中发生了什么。 这并不意味着他们需要了解项目的细节，但他们必须定期更新其状态。 项目经理通常是项目团队中向利益相关者展示状态更新的人。

6. 鼓励项目经理

项目经理是最有可能与指导委员会互动的团队成员，因为他们需要建立良好的关系以确保项目的成功。 这意味着，如果指导委员会需要鼓励或项目经理需要同情的耳朵来发泄，有时指导委员会会支持项目经理。

指导委员会的角色

指导委员会的生死取决于其成员的积极参与——每个人都很重要，需要参与。 角色可能因指导委员会、组织和项目而异，但总的来说，所有指导委员会都有一些共同的角色。

• 业务经理：此人负责项目经理和业务案例的所有者。 他们从业务的角度看待项目，并确定它是否满足业务目标和利益，以及成本是否与项目的收益相抵触。
• 高级用户：指导委员会的这一部分代表正在为其完成项目的小组。 将他们视为产品或服务的最终用户。 这可确保项目可交付成果符合用户要求。
• 高级供应商：该角色为项目提供人力、预算和服务。 他们确保满足设计、产品和其他标准。 产品或服务在预算和项目计划约束下的可行性是他们的责任。 该角色可能是 IT 人员，甚至是外部利益相关者。

如何召开指导委员会会议

与其他类型的会议相比，指导委员会会议涵盖了不同的细节，但就它们的运行方式而言，规则是相似的。 对于任何会议，您都不想在没有议程的情况下参加，因为议程意味着您不会浪费任何人的时间。

沿着这些思路，您不想陷入细节的困境。 指导委员会对项目的看法与项目团队不同，他们不必了解每项任务以及是否按计划进行。 同样，该责任属于项目经理。 相反，指导委员会的存在是为了更大的图景，并帮助项目经理做出超出其工作描述的决策。

有人应该在会议期间做笔记，涵盖所讨论的内容和会议期间做出的任何决定的大致内容。 在休会之前，请查看这些笔记并确保出席的每个人都在它们上签字，以避免出现问题。

如果您正在主持会议，最后一个想法是：了解与您一起工作的人。 了解每个委员会成员的个性将有助于您在会议期间更好地与他们沟通和管理他们。 知道与谁一起工作始终是提高工作效率的方法。

ProjectManager 如何帮助指导委员会

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在交互式甘特图上分享计划

虽然指导委员会不想陷入细节，但他们确实希望看到项目计划。 您可以在甘特图上组织任务、链接依赖关系并创建里程碑，同时过滤关键路径并设置基线以跟踪项目差异。 与项目团队和指导委员会共享甘特图，让每个人都了解最新进展。 如果指导委员会负责多个项目，则有一个路线图可以为他们提供整个投资组合的概览。

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