任务优先级排序模板、工具和技术

在执行项目时，任务优先级排序是一个强大的工具。 如果您的工作与生活的平衡倾向于从不休假，那么它可以查看许多不同的任务。 但项目经理明白，应用任务管理和时间管理方法都会提高团队士气和生产力。

这就是为什么必须了解什么是任务优先级、为什么它很重要，以及项目管理软件如何帮助团队更有效地工作，同时为项目经理提供时间跟踪功能，使他们能够按时完成任务。 让我们来看看如何确定团队任务列表的优先级，以确保不会忽略对项目至关重要的任何事情。

什么是任务优先级？

任务优先级排序是指项目经理查看分配给其团队的工作并按紧急程度将其分解。 这样，最重要的任务就会被优先处理，团队成员可以首先专注于最关键的任务。 项目经理必须确定应该首先完成哪些任务。

在分解任务时，项目经理有四种选择。 他们可以将任务标记为高优先级，这意味着由于与业务或客户目标相关，他们需要立即完成。 接下来是中等优先级，这是重要的任务，但截止日期不像高优先级任务那样固定。 然后，有低优先级。 这些具有灵活的截止日期或常青任务。 最后，还有一些长期任务可以等到其他所有事情都完成后再执行。

在确定任务优先级时，项目管理软件非常有用。 ProjectManager 是屡获殊荣的项目管理软件，可帮助您将项目分解为满足项目目标的可管理任务。 我们强大的任务列表工具是多个项目视图之一。 您可以设置优先级、截止日期并添加标签，以便更轻松地找到任务。 但也可以对每个任务进行评论并附加文件。 甚至还有一个状态可以查看您正在处理的任务的完成情况。 立即免费开始使用 ProjectManager。

为什么在项目管理中确定任务的优先级很重要？

任务优先级在业务或任何工作中都很重要，但在项目管理中尤其如此。 在项目管理中，您要处理紧迫的期限、预算和利益相关者的期望。 任务优先级排序可能是一个不守规矩的项目，并开辟了一条在预算范围内按时交付项目的途径。

但它在减少团队压力和提高工作效率的同时做到了这一点。 有特定的任务要做，而不是所有的任务都压在你的肩上，这对团队的心理状态会产生奇迹。 他们可以灵活地先完成重要的事情，然后再继续下一个任务。

当然，这不仅对团队成员的心态有帮助。 任务优先级排序意味着项目经理还可以分配时间来测试工作并及早发现任何错误。 有时间进行任何必要的更改并按时进行，而不必返回并修复问题。

任务管理还为团队提供了他们从工作中恢复过来并以新的重点面对新任务所需的时间。 当您不总是追赶最后期限并让自己和团队筋疲力尽时，就有时间给您的电池充电。 一个休息良好的团队更有效率，可以解决复杂的问题。

确定任务的优先级也是拖延症的解毒剂。 浪费时间会扼杀你的生产力。 安排任务、确定优先级和进一步管理意味着没有人负担过重，但工作仍然能够按计划完成。 这意味着没有时间拖延，甚至不需要沉迷其中。 那是因为任务优先级通过查看他们完成了多少来保持团队的积极性。

任务优先级排序技术

很明显，任务优先级很重要，但如何实施呢？ 能够从那些可以放在次要位置的任务中辨别出高优先级任务并不总是很明显。 要在看似无穷无尽的连续任务中找到这条路径，可以使用任务优先级排序技术。 这里有一些比较流行的。

1.艾森豪威尔矩阵

艾森豪威尔矩阵以德怀特·D·艾森豪威尔的名字命名，他是美国第 34 任总统，也是二战期间的五星级将军。 在两个高压领导职位上的经历教会了他很多关于决策制定以及如何确定任务优先级的知识。 他了解到有紧迫而重要的问题； 紧急的不重要，重要的不紧急。

从这个想法中产生了艾森豪威尔矩阵，它根据紧迫性和重要性对任务进行优先排序。 它创建一个分为四个象限的框。 垂直左侧在底部是“不重要”，在顶部是“重要”。 框的顶部左侧是“紧急”，右侧是“不紧急”。 项目经理会将任务放在这四个象限之一中。

具有严格截止日期或后果且必须立即完成的任务将显示在左上角。 截止日期不明确但仍然重要且需要安排的任务将转到右上角。 左下角将放置可以委派的任务。 他们需要完成，但需要不同的技能组合。 最后，右下方是您可以删除的任务。 它们对于手头的项目来说是不必要的，只会分散团队的注意力。

2.“吃青蛙”法

“青蛙”是一项具有挑战性的任务，吃掉青蛙意味着你每天要做的第一件事就是完成这项具有挑战性的任务。 吃青蛙法是一种确定任务优先级和提高生产率的策略。 它可以帮助项目经理确定艰巨的任务，并在早上第一件事就是将它们排除在外。 然后你可以移动到下一个任务。

这种优先化技术背后的理念是，你可以尽早完成大而困难的任务。 这会给你动力，并确保你不会整天在脑海中挥之不去。 这对于那些在开始新的一天时精力充沛然后逐渐减少的人特别有用。

一天的开始通常花在浏览电子邮件或 Slack 上，也可能坐下来参加每日站立会议。 所有这些任务都是有用的，但并不紧急。 当您完成这些管理职责时，您通常会耗费大量精力。 先下手为强意味着你可以在午饭后吃累的时候做忙碌的工作。 先吃青蛙。

3.莫斯科方法

MoSCoW 方法是 must-have、should have、could have 和 will not have 的缩写。 它由软件开发专家 Dai Clegg 在 Oracle 开发，用于帮助他的团队在处理产品发布时确定任务的优先级。

在使用 MoSCoW 方法之前，团队应与利益相关者会面以定义项目目标并就应优先考虑的计划达成一致。 一旦每个人都在同一页面上，您就可以通过将其分为 MoSCoW 方法的四个类别，将您的工作分解成更小、更易于管理的部分。

必须完成的任务是不可协商的，并且具有最高优先级。 “应该有”的任务也很重要但不是至关重要的，但是它们确实为项目增加了价值。 “本来可以”包括在内会很好，但如果将它们排除在外，将对项目产生轻微影响。 “将不会”的任务在您工作的特定时间范围内并不重要。

4. ABCDE法

ABCDE 是一种优先级排序方法，可帮助您确定哪些任务最重要，哪些任务最不重要，甚至可以确定哪些任务因为不必要而可以删除。 它就像一个更有条理和建设性的待办事项清单。

项目经理和他们的团队根据任务的优先级为每个任务分配不同的字母。 “A”任务是具有最高优先级的任务。 “B”任务是你应该做的，但如果你不去做，也不会对项目造成任何严重的损害。 完成 A 项任务后，您可以继续执行这些任务。

“C”任务是与项目没有直接关系的任务，但同样可以在 A 和 B 任务完成后处理。 “D”任务可以委派。 这样你就可以专注于 A 任务，而 D 任务可以交给合适的团队成员。 最后，还有“E”任务。 E代表消除。 这些任务无关紧要，因此您可以停止执行它们。

任务管理模板

还有其他工具可以帮助您确定任务优先级。 例如，ProjectManager 有许多适用于 Word 和 Excel 的免费项目管理模板，您可以在我们的网站上下载这些模板。 这些模板涵盖了项目管理的各个方面，从启动到结束，其中包括帮助您进行任务管理的工具。 这里有一些。

任务跟踪器模板

使用我们的免费 Excel 任务模板来构建待办事项列表、开始管理项目并跟踪您的工作。 您将拥有用于命名任务、任何依赖项以及分配给谁的字段。 然后添加优先级和截止日期。 此外，您可以通过记录其状态、计划和实际截止日期来跟踪其进度。

待办事项列表模板

待办事项列表是必不可少的任务管理工具。 我们免费的 Excel 待办事项列表模板包含确定工作优先级所需的一切。 它列出了任务、开始和截止日期、进度，甚至还有一个颜色编码的列来显示您的工作完成百分比。

任务优先级模板

我们谈到了艾森豪威尔矩阵，我们的 Excel 免费项目优先级矩阵就是其中之一。 如果您正在管理投资组合，它可以用于确定项目的优先级，但如果您需要确定项目中任务的优先级，它也同样有用。

ProjectManager 具有强大的任务优先级排序工具

ProjectManager 是屡获殊荣的软件，可帮助您比静态模板更好地确定任务的优先级。 其一，您不必手动更新我们的软件。 它具有实时数据，使每个人都保持在同一页面上，并连接跨职能团队，无论他们在同一办公室还是不同时区。 因为我们的软件有多个项目视图，经理可以在甘特图上计划和安排任务，团队可以在任务列表、看板、工作表或日历视图上执行它们。 所有项目视图都会实时自动更新，因此每个人都能始终使用最新数据。

使用在线甘特图跟踪关键路径任务

在确定任务的优先级之前，您必须对它们进行组织。 我们强大的甘特图允许您在时间线上安排任务，这样您就可以在一个屏幕上看到整个项目。 您还可以链接所有四种类型的任务相关性以避免代价高昂的延迟，甚至可以过滤关键路径以查看必须优先处理哪些任务。 然后通过设置基线来保存您的计划。 现在您可以实时跟踪关键路径、进度和绩效，查看实际工作量与计划工作量的对比。 如果您没有达到里程碑，您可以重新分配资源以恢复进度。

使用时间表和工作量图表衡量成本

当然，您可以优先处理您想要的所有任务。 但是，如果您不注意资源管理问题，那么您的团队将无法满负荷工作，生产力也会受到影响。 我们的资源管理功能可帮助您跟踪劳动力成本和团队工作量。 上传团队后，您可以添加他们的小时费率和可用性，这样可以更轻松地为他们分配任务。 在他们工作时，切换到颜色编码的工作量图表以在一个地方查看每个人的分配。 如果有人过度分配，您可以直接从图表中重新分配他们的工作。 一旦他们的工作量得到平衡，您就会拥有一个更有效率的团队。

还有其他方法可以监控您的团队，以确保他们按照计划执行任务。 对于高级视图，请使用我们的实时仪表板，它以易于阅读的图形和图表显示工作量、任务等指标。 没有像其他轻量级工具那样耗时的配置。 当你准备好的时候，它就准备好了。 您还可以生成有关时间表、差异等的可定制报告，以获得更多详细信息。 然后与利益相关者分享它们以保持更新。

ProjectManager 是在线项目管理软件，可帮助您确定任务的优先级并实时跟踪它们。 授权团队并获得管理人员需要的透明度，以消除瓶颈并让每个人都满负荷工作。 加入 Avis、雀巢和西门子的团队，他们使用我们的软件成功管理他们的项目。 立即免费开始使用 ProjectManager。