在 Sprout 中提高团队效率和创建个性化工作流程的 3 种方法

鉴于我们行业的快速变化，在社交媒体上工作可能会让人筋疲力尽。 尤其是在领导职位上，有许多无法控制的因素会抑制团队的表现……比如全球流行病。

因此，您必须专注于您可以控制的因素，以确保您的团队为成功做好准备。 作为经理，您可能直接负责团队的效率、您的组织如何管理社交并验证您是否拥有合适的人员和资源来实现您的目标。

听起来很容易，对吧？ 虽然这些概念看起来很简单，但我们的 Sprout Social Index，第 XV 版：Empower & Elevate 发现，社交营销人员经常因缺乏时间 (59%)、战术工作过多 (29%)、缺乏资源而无法开展战略工作（27%）并且不知道从哪里开始（17%）（索引，41）。

您可能至少可以识别其中一项挑战。 虽然我们无法挥动魔杖并为您修复它，但我们可以做下一件最好的事情：分解简单的策略以优化您所拥有的时间和资源，所有这些都在 Sprout 的一个工作流程中完成。

让我们深入了解如何使用三个强大的 Sprout 功能优化您的团队。 我们将介绍如何：

• 使用标签最大化团队效率
• 设置个性化的工作流程以集中团队的精力
• 随时了解团队的效率并消除障碍

使用标签和自动化构建强大的基础架构

拥有适当的基础架构意味着您的团队可以高效地完成工作，同时腾出时间来处理更具战略性的计划。

从基础开始：分类和添加命名约定。 这是你思考社交优先事项的借口。 例如，如果您的团队即将推出季节性活动，请列出对团队跟踪重要的所有内容。 或者，如果了解负面产品反馈对您的组织很有价值，那么这是一个思考您想要收集哪些类型的负面反馈并优先响应的机会。

确定这些类别后，根据类别设置标签，以便您可以对相关内容进行分段、排序、过滤和隔离。 在 Sprout 的所有区域中选择一致的标签名称，以避免团队之间的重复或混淆。 我们建议坚持使用可在未来标签中使用的模式。

提示：标签的常见类别可以包括活动、事件、影响者、产品类型、内容类型、客户服务投诉或特定代理。

接下来，将标签烘焙到您的工作流程中。 标签对于您的团队的营销和客户服务工作至关重要，并且可以应用于新的传出帖子和传入消息。 例如，如果您在即将到来的广告系列的所有相关内容上添加“季节性南瓜香料”标签，则它允许您的团队在按日历视图上的标签过滤时隔离相关的南瓜香料内容。

提示：此视图使您的团队能够发现和填补标签类别周围的内容空白。

要优先考虑您的团队如何响应消息，您可以在智能收件箱中为收到的消息添加标签，以根据紧急程度或用例组织内容——为每个人提供自己的行进命令。

提示：使用可应用于不同类别和子类别的简单结构，例如此客户服务标签“CS – 投诉类型”。 实际上，这看起来像“CS – 延迟发货”、“CS – 损坏”等。

最后，设置权限，让您的团队成员专注于他们的职责，只让他们了解与其角色相关的内容。 可以根据您的团队成员与传入或传出消息的交互方式，甚至他们创建新标签的能力来自定义权限。

个性化工作流程，让团队成员专注于相关的任务

在社交方面高效工作可能会很棘手，尤其是在处理具有不同职责和专业知识的团队成员时。 在 Sprout 中，您可以个性化工作流程以显示与每个团队成员相关的内容。

设置权限后，创建与各个团队角色一致的工作流。 基于您创建的标签，您可以根据代理路由或分类设置个性化的智能收件箱视图。 这些收件箱视图可以根据多个过滤器（配置文件、消息类型、品牌关键字和标签）个性化给座席，并通过使用优化时间的高效工作流程让每个座席保持在任务中，而不是对大量不相关的消息进行分类。

为了使这个工作流程更快，利用基于标签的收件箱规则将消息自动路由到适当的代理或团队的收件箱视图。 当涉及到社交媒体时，自动化听起来令人生畏，但有了标签，它将成为您最喜欢的新功能。 使用基于特定标准（如关键字、作者等）的收件箱规则自动标记邮件，以更快地找到优先邮件，并避免重复手动梳理智能收件箱中的每条传入邮件。

通过为特定的高优先级消息设置通知警报来进一步个性化收件箱规则，甚至在团队成员处理特定内容的智能收件箱消息（如负面客户服务查询）时标记他们的姓名。

提示：确保您的收件箱规则针对关键字的变体设置。 实际上，如果任何传入的消息包括“损坏”、“损坏”、“破裂”、“破碎”或“撕裂”，则将标记“CS – 损坏”。 这种自动标记结构有助于标准化您团队的工作流程，以便他们可以立即开始响应优先级的负面标记消息。 在此处了解有关收件箱规则的更多信息。

在团队的工作流程中包括备份，以确保不会漏掉任何信息，并将优先消息发送给最有能力处理它们的团队成员或团队。 对于未标记或未分类到特定收件箱视图的邮件，请让特定团队成员按节奏检查并手动标记任何重要邮件。

提示：考虑用应该回复的团队成员的名字来标记传入的消息。 例如，您可以标记您的客户服务代理“Carl”。 为了优化此工作流程，Carl 将拥有一个包含“Carl”或“CS – Level 3”标签的个性化收件箱视图。

监控单个团队的表现以识别和消除障碍

无论您的团队组织得多么好，如果您无法衡量他们的社会努力的有效性，那么您所做的所有基础工作都可能付诸东流。 深入了解您的团队的生产力使您能够识别和找到任何障碍的解决方案，并成为带宽紧张的团队成员的资源。 利用 Sprout 的团队报告，您可以深入了解关注传入或传出消息的个人绩效见解。

收件箱团队报告是一个很好的起点，因为它揭示了您团队的客户服务工作，并允许您随着时间的推移进行基准测试。 在自定义时间段内，您可以看到有用的见解，例如响应整个团队的新传入消息的平均时间。

此报告还可以过滤特定团队成员的绩效指标。 例如，如果您想查看只有负面客户服务问题的客户的平均首次回复和平均等待时间，您可以按专门响应负面升级的团队成员对报告进行排序。 最后，您可以按个别团队成员细分绩效指标（如总回复、平均回复时间、最慢回复时间等），从而使您能够模仿表现最佳的人的做法或解决与表现不佳的团队成员之间的差距。

发布团队报告同样会按团队成员显示您的发布行为。 此报告将帮助您了解每个团队成员在您的特定时间段内发布了多少帖子，以及他们的贡献占帖子总数的百分比。

提示：如果您想查看已发布帖子的具体分类，我们建议每个发布者在他们发布的每个帖子上添加他们的名字作为标签。 然后，您可以使用标签报告并选择团队成员的姓名来查看消息列表和绩效后指标。

充分利用团队的宝贵时间

建立团队结构可能会让人望而生畏，但在其中投入时间可以帮助您的团队提高效率和生产力，让您获得更多的战略时间作为经理。

请记住，所有这一切都是从标记开始的，所以现在访问 Sprout 应用程序来设置您的标记。 如果您准备好个性化收件箱，请在此处创建收件箱视图。 快乐标记！

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