每个专业人士都需要具备的 21 种时间管理技能

时间管理技能对于成功至关重要。

学习如何有效地管理您的时间将帮助您在每个工作日完成更多工作，提高效率，并最终增加您对公司的价值。

在本指南中，我将向您展示您应该具备的 21 种时间管理技能。

准备好？ 让我们潜入吧！

最重要的时间管理技能

那么哪些时间管理技能最重要呢？

1.说不。

首先，你必须能够抵挡别人利用你的时间的努力。 你工作生活中的一些任务和责任对帮助你实现自己的目标没有任何作用（或几乎没有作用）。

会有一些客户不会促进您的业务，而职责不会帮助您学习或成长。 学会识别这些潜在的时间浪费来源，并对它们说“不”可以帮助你避免它们，而不是将你的注意力引导到重要的机会上。

这是工作中最重要的时间管理技巧之一，尤其是。

2.目标设定。

您还必须能够设定和理解自己的目标。 时间管理对不同的人可能意味着不同的事情，如果你不确定你想要什么，你将无法证明任何明确的方向。

例如，假设您的主要目标是准时离开办公室，同时仍完成相同数量的工作； 如果是这种情况，您将需要专注于提高效率。

但是，如果您的主要目标是提高业务的盈利能力，则需要以不同的方式优化您的方法。

目标设定在较小规模上也很重要； 例如，您可以承诺每周在社交媒体上少花三个小时，这样您就可以专注于更重要的任务。

3. 压力管理。

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每个人在工作中都会感到压力，但如果你的压力水平过高，就会严重影响你的表现，使你无法集中注意力，在某些情况下会导致你因病缺席一整天。

因此，管理你的压力可以帮助你管理你的时间。

有许多策略可以降低您的压力水平，包括体育锻炼、额外睡眠、冥想和更多空闲时间。

4. 授权。

学习何时委派和如何委派是专业人士掌握的最重要的时间管理技能之一。

很有可能，您每天所做的一些任务，技能水平较低或技能不同的人也可以完成——而且花费的钱比您的价值要少。 您的团队中可能还有一些成员的工作量较少，并且能够承担额外的工作。 在这些情况下，委派任务比自己尝试要好。

将任务分配给可能的最佳人选，并在任务描述中彻底和清晰，可以帮助您进一步提高。

5. 优先级。

时间管理迫使您正确地确定优先级。 一般来说，最好的方法是评估待办事项清单上每项任务的紧迫性和重要性。

紧迫性是指事情的紧迫程度； 这仅在接下来的几个小时内相关，还是可能等待一个月。 重要性是指它对您的底线有多重要； 这会帮助您实现长期目标，还是微不足道？

结合这些因素，您应该能够提出一个订购系统，让您首先处理最重要的任务。

6. 调度。

日程安排看似简单，但日程安排有两个要素可以极大地改善您的时间分配方式。

首先是对抗帕金森定律。 帕金森定律是一条非正式的格言，它指出“工作的扩展是为了填补完成工作的可用时间”。 换句话说，你为一项任务分配的时间越多，完成它的时间就越长； 你可以通过积极安排时间来解决这个问题。

其次，在刚性和灵活性之间找到平衡。 安排尽可能多的任务很重要，这样您就知道如何计划和执行您的一天，但留出一些回旋余地也很重要，以防出现新的优先事项或某些任务花费的时间比您预期的要长。

这种平衡对于每项工作都会有所不同。

7. 专注。

如果这些任务得到您的全神贯注，您将更有效地工作，在更短的时间内完成任务。

如果您分心，即使是轻微的分心，也可能需要 23 分钟才能完全恢复。 同样，如果您尝试同时处理多项任务，您将立即降低您尝试处理的每项任务的效率。

学习集中注意力可能很困难，但在正念冥想的帮助下，当你消除工作环境中潜在的干扰时，它会变得容易得多。

8. 组织。

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有条理的人最终会花更少的时间在任务上，这应该不是什么秘密。 他们确切地知道在哪里可以找到他们需要的每个文件，而且他们永远不会忘记会议记录之类的东西。

有些组织方法适用于你工作的不同领域； 例如，我们编写了这个方便的指南，介绍如何在 Gmail 中更有条理。 但是，总体而言，高级组织技能将更加有用。 想出一个适合你工作风格的系统，并与之保持一致。

具体来说，适当的组织系统是学生最重要的时间管理技巧之一。

9. 果断。

时间管理工作常常因优柔寡断而受阻。 在某些情况下，重要的是要花时间，考虑所有变量，并且只有在您绝对确定时才最终确定您的决定。

大多数情况下，最好先做一个高层次的评估，然后朝着一个方向前进，一路调整。

果断可以节省时间，不仅因为它使您免于过度犹豫，还因为它使您有机会在开始执行时收集更多信息。

10.耐心（和机会主义）。

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处理最合适和/或最强大的任务可以帮助您更明智地花费时间； 这往往需要耐心和机会主义。 例如，如果您正在投资房地产，您必须知道要放弃哪些房地产交易，等待时机，直到抓住“完美”机会。

11. 动机。

生产力高度依赖于个人动机； 有内在动力的人总是比没有动力的人更快（更彻底）完成他们的工作。 如果你能够充分激励自己，即使你处于低谷，你也总能更有效地度过你的时间。

诀窍是知道如何激励自己。 提醒自己您的长期目标，并尝试将这项任务与这些目标联系起来。 您也可以考虑在完成任务时奖励自己。

尝试看看什么是有效的，并确保查看励志名言列表以获得灵感！

12. 文件。

时间管理还要求您以有效的方式记录您的工作和想法。 例如，假设您为自己设定了目标； 你把这个目标写下来了吗？

你在跟踪它吗？ 或者它只是存在于你的想象中的东西？ 记录在案的目标更有可能实现。 同样，您将希望有效地记录您正在进行的工作，以保持自己的任务和高效工作。

例如，您需要记录详细的会议记录，以便日后参考。

13. 简洁。

高效沟通的三个标志中的第一个是简洁。 有些人试图通过匆忙说出他们的话来节省时间。 他们没有“浪费”时间思考他们的信息并将其编辑到完美，而是本能地泄露了他们的胆量并点击发送。

然而，这适得其反。 简洁的写作和口语将花费更多时间，因为您必须编辑措辞，但值得投资。

消息的接收者不仅会减少对话的时间，而且还可以防止沟通不畅——这对所有相关人员来说都是浪费时间的主要来源。

14. 清晰。

高效沟通的三个标志中的第二个是清晰。 简洁会帮助你用更少的词来表达你的信息，但清晰会消除歧义。

例如，假设您尝试与员工解决不满意的客户问题。 “请保重”这句话很简洁，但也很模棱两可； “照顾好它”是否意味着在客户下次购买时给予折扣？ 退款订单？ 还是自己想办法解决？

即使你觉得暗示很明显，再花一分钟把事情说清楚也可以省去很多麻烦。

15. 彻底。

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高效沟通的三个标志中的第三个是彻底性。 彻底性就是提前提供信息，而不是零碎地发送或不说。

在提出请求或将任务分配给您的一名员工时，这可能是最重要的； 如果您的员工没有开始一项任务所需的所有材料，它就会被推迟。

彻底性和简洁性一样，最初需要更多时间，但这是一项投资； 如果操作正确，它将为您节省比最初花费更多的时间。

16.时间估计。

时间管理还意味着学习如何准确估计一项任务将花费的时间。 这将以多种方式帮助您。

首先，您将能够更有效地安排任务和会议，为它们分配一个既不太短也不太长的时间段； 这可以帮助您在工作日完成更多任务，而不会让您不知所措。

其次，它会帮助你在工作效率低下时学习； 如果你大大超出了你的时间估计，你就会知道出了点问题。 时间估算还可以帮助您确定优先级，或了解何时委派； 如果一项任务会花费你很长时间，但不会帮助你实现目标，你可以想办法摆脱它。

时间估计是较难掌握的时间管理技能之一，因为我们天生倾向于低估完成一项任务所需的时间。

这实际上是一种被称为计划谬误的认知偏差，它影响到我们所有人。

17. 资源分配。

资源分配还可以帮助您更有效地完成任务，并减少浪费的时间。 您分配的资源类型取决于您的角色。

例如，您可能正在为员工分配不同的任务； 如果您发挥员工的优势，您将能够（作为一个团队）更快地完成更多工作，并花费更少的时间进行更正。

不要过度分配资源也很重要，否则您最终会浪费时间或使其他任务变得更加困难。

18. 概述。

有许多情况需要你的概述能力。 在它们中的每一个中，大纲都将作为一个骨架框架来指导您的其余工作。 如果您正在编写电子书，从章节和小节的高级大纲开始将帮助您更快地完成它。

如果您要主持会议，概述会议过程将帮助您保持进度并减少浪费时间。 与此列表中的许多项目一样，这似乎增加了时间支出，但从长远来看，这最终是一项可以节省您时间的投资。

19. 乐于改变。

大多数人在工作上有一些他们想改变的事情，比如大量的电子邮件或总是感觉落后，但他们不愿意改变自己的习惯来有所作为。

改变带来改变，所以如果你想提高你的时间管理技能（和你的整​​体工作经验），你必须愿意适应。 对新技术和新方法持开放态度，不要害怕改变你的核心程序。

只有通过这些调整，您才能了解真正有效的方法。

20. 合作。

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协作是一种模糊的学习技能，因为您可以在许多不同的任务上以多种不同的方式进行协作。 但如果你想明智地度过你的时间，你需要学习如何与他人良好合作。

良好的沟通可以在这里为您提供极大的帮助，但更好的协作最重要的基础是适应性； 不同的人会有不同的偏好、风格和习惯，你需要对自己的偏好、风格和习惯进行调整，才能有效地与他人合作。 了解您的合作伙伴的工作方式，并在可能的情况下迎合他们。

如需帮助，请参阅我的员工协作指南。

21. 反思与分析。

时间管理工具中最棒的工具就是反思。 想想你是如何度过你的时间的，看看数据，分析什么是对的，什么是错的。 大多数人对他们每天浪费时间的方式一无所知，也不明白如何才能更有效地工作。

通过仔细研究自己的习惯，寻找机会，你将更有能力找到新的增长点。 只要确保你有一个很好的工具来帮助你跟踪你的进步。

衡量你的时间管理进度

磨练这些时间管理技能将改善您分配和花费时间的方式，但是您如何确定自己正在取得进步？ 你真的花更少的时间在你一天的艰巨任务上吗？

如果没有，是什么真正阻碍了你？

唯一可以确定的方法是衡量和分析您的进度。 跟踪您如何花费时间、如何管理工作以及如何随着时间的推移而改进是很重要的。

有许多时间管理应用程序可以帮助您完成这项工作，但最有效（也是最容易学习）的应用程序之一是 EmailAnalytics。

EmailAnalytics 将帮助您跟踪您发送和接收的电子邮件数量、平均响应时间以及许多其他变量——所有这些都具有有用的数据视觉效果，因此您可以直观地收集新的要点。

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