有效会议的 9 个技巧（附免费清单）

会议可以很有趣而且非常有效，但是低效的会议会浪费您的时间，尤其是在您很忙的时候。 在我们不断探索如何在混合工作环境中提高工作效率的过程中，重要的是每次会议都值得并且对您的角色产生积极影响。 不幸的是，情况往往并非如此。

无论是快速的团队会议还是需要头脑风暴或战略讨论的会议，您都可以遵循一些规则来使其成功。 现在尤其如此，因为我们中的许多人一周中只有一部分时间在办公室或远程工作。

根据 Zippia 的研究，组织将大约 15% 的时间花在会议上，其中三分之一的会议被认为是无效率的。 有趣的是，Dialpad 的一项调查发现，超过 75% 的人更喜欢在特定的日期或时间安排会议，其中星期一是最受欢迎的安排会议的日子，而星期三的时间最长。

召开成功的会议

仅仅将人们聚集在一个房间（真实的或在线的）并希望最好的是不够的！ 我们在 DMI 对会议的运作方式和召开会议的最佳方式进行了大量研究。 我们在这里与您分享 9 个简单的技巧，以帮助您召开有效的会议（虚拟或其他方式）。

1. 制定明确的议程

当您时间紧迫并且有很多事情要做时（就像大多数营销人员一样），没有目的的会议会拖累您。 在会议之前发送议程，以便人们知道会发生什么以及他们是否需要准备任何信息。

您还可以将其显示在屏幕上，甚至打印出来（面对面会议），以使事情顺利进行。 这对于人们远程工作并且可能与活动或项目脱节的在线会议尤为重要。

如果会议偏离主题或分成较小的讨论，它有助于将会议引导回正轨。 例如，您可以说“这是个好主意，但不是现在。 让我们将其添加到下一次 X 会议中进行讨论。”

“会议常常会偏离正题，失去目标，这会让与会者感到沮丧。 主持人应提前分享议程，以便与会者做好准备并在分配的时间内涵盖所需内容，避免会议超时。” 数字营销学院人力资源总监 Orla Stack

2. 了解你想要的结果

从一开始，你就应该知道你想从会议中得到什么。 您在寻找创意吗？ 您需要批准预算吗？ 是在具有挑战性的项目中为团队成员提供支持吗？

明确你想要什么，并在会议中努力确保你从中获得成果。 会议的最后几分钟应该用来完成接下来的步骤，并指派人员来执行这些步骤。 它可以帮助您制定每个人都知道的清晰的行动计划。

您还应该确保每个受邀的人都参与其中或参与团队或项目。 如果他们可以做其他事情，请不要浪费任何人的时间。

3.找到合适的环境

今天，通过远程和混合工作，会议可以在任何地方举行。 关键是要决定会议的最佳媒介是在线就够了还是需要亲自参加。

可以在线快速管理运营会议。 例如，每天或每周的团队追赶或冲刺可以通过进行圆桌会议并在最后留出时间进行任何查询来轻松管理。

只要您有明确的议程，业务建设者会议也可以远程管理。 使用屏幕共享来共享演示文稿、幻灯片或视觉效果，以帮助确保每个人都可以访问信息。

战略方向会议侧重于反思、新想法和头脑风暴，因此可能更适合面对面的会议。 想想需要参与的同事，看看什么对每个人都有效。 应该有空间来适应人们的情况（例如给予足够的通知，以便远程工作人员可以通勤到办公室），但不要忽视目的和期望的结果。

阅读：“如何管理远程团队（以及帮助您做到这一点的工具）”

4.准备谈话要点

如果您主持的会议需要想法或集思广益，您应该将关键的谈话要点带到桌面上。 这些将由项目和结果指导，但如果您发现事情偏离主题，可以在会议期间充当婴儿床单。

您可以在白板上提出问题并询问人们的意见。 例如，如果这是一次讨论效果不佳的营销活动的会议，请提出诸如“您喜欢该活动的哪些方面？”之类的问题。 或者“我们可以做得更好吗？”

这种技术可能会给您很多答案，但它让您有机会了解房间内是否存在可用于其他活动或提高绩效的共识。

5.给每个人发言的机会

虽然每个人都有自己的角色和职位，但为了会议的缘故，这些都可以放在一边。 如果每个人都坚持自己的职权范围，那么尝试创新或制定战略可能会受到限制，例如营销经理只能谈论营销。

注意会议的参加者并让他们发言。 请记住，每个人都是不同的。 有些人更直言不讳，而另一些人可能需要敦促才能发表意见。 如果您觉得他们没有机会做出贡献，带头向团队成员提问。

这通常是关于管理个性，所以如果您觉得是一两个人主导了谈话，请通过提问或开放发言权来改变策略。 在在线会议中，考虑打开摄像头，因为它更有风度，使用静音，这样说话的人可以不被打扰地说话，并使用“举手”功能或类似功能让人们提问或插话。

“准备有助于在会议中更好地协作，坚持跟进可以在会议后取得更好的结果”数字营销研究所首席执行官肯·菲茨帕特里克 (Ken Fitzpatrick)

6.鼓励想法和解决方案

如果你的会议是关于寻找解决方案或产生想法，那么就这样开始吧。 在会议之前，请人们写下 2 或 3 个想法。

然后围坐在桌旁，请人们分享这些想法。 在每一个之后，征求意见和反馈，然后记下来（或让指定的记录员做）。 不要关注说出这个想法的人，而要关注这个想法本身。

你可以对挑战的解决方案做同样的事情。 例如，“我们很难吸引 18-25 岁的年轻人，我们可以做些什么来接触他们？”

通过要求人们提前这样做，你已经给了他们准备时间，而不是措手不及。 它还将使不太愿意发言的人有机会发表意见。

7.注意时间

会议很容易超时。 如果你在人们的议程中安排了一个时间段，记住他们已经围绕它计划了其他事情，所以你有责任注意它。

准时开始，准时结束，始终如一，其他人就会知道他们需要遵守会议时间段。 这是关于建立一致性并确保人们知道在每次会议上会发生什么，即不会影响到其他工作或让某人错过另一次会议的开始！

如果您的会议时间较长，请安排一些休息时间，即使是快速查看电子邮件或喝杯咖啡也是如此，因为这可以让人们有机会恢复精神并重新组合。

“我从来都不喜欢在办公室里挤来挤去开长时间的会议。 （在会议期间站立）是一种更快捷的开展业务、做出决定和达成交易的方式。” 理查德·布兰森

8. 定义明确的后续步骤和行动

成功会议的最终结果是明确的步骤和行动。 在每次会议结束时花点时间弄清楚接下来的步骤。 此外，确保以积极的基调结束，这样每个人离开时都会感到精力充沛。

这应该涉及一项任务，然后是分配给该任务的人。 让会议中的每个人都做出贡献，或者如果某项任务很明显是某人角色的一部分，只需说“我可以把那个任务分配给你 X 吗？”

会议结束后，重要的是分享笔记或结果，这样就不会出现沟通不畅，而且每个人都知道他们负责哪些行动。 将笔记放在共享文档或文件夹中会很有帮助，这样每个人都可以跟踪最新更新。

用 DMI 的 Dave Behan 的话来说，“我在项目会议上的一个重点是将任务/结果直接记录回我们的项目管理系统，无论是给我还是其他人。我们将在项目中采取这些行动审查会议，这确保他们得到跟进，并且项目不会漏掉。”

您还应该包括最后期限，以便人们有一个时间表来努力。 如果没有实现，可以在下次会议上讨论障碍是什么，看看那个人是否需要支持或指导。

9.征求反馈

虽然您可能认为会议进行得很顺利或每天的例会很有成效，但其他人可能不这么认为。

选择一个你觉得舒服的时间表，并征求人们的反馈。 一个月通常是一个很好的时间跨度，可以让人们有机会衡量会议的有效性。

不要对任何人施加压力让他们发表意见，而只是向所有人开放并给予积极的评价。 例如，“您认为有什么可以使这些会议对您更好或更有用吗？”

还值得看看人们参加了多少次会议——比如会议审计。 有些人宁愿每天开会不超过 3 次以提高工作效率。 所以问问自己，人们是否觉得工作和参加会议很困难？

如果是这样，它可能会适得其反，并导致导致压力或倦怠的不平衡。 在 DMI，我们制定了“周三不开会”的政策，以帮助我们的团队在会议时间与案头工作之间取得平衡。

阅读：“管理倦怠的 10 种策略”，了解该领域的一些技巧。

召开成功的会议 - 清单

会议是鼓励协作、与团队成员沟通和产生新想法的有效方式。 然而，随着时间的推移，很容易偏离轨道，这意味着会议没有达到应有的效果。

这是一个方便的清单，您可以使用它来帮助召开成功的会议。

像领导者一样召开会议

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