如何计划虚拟活动：虚拟活动计划清单

商人往往更喜欢亲自见面。 但在经历了一段时间的虚拟活动之后，很难放弃这种数字奢侈品。 即使活动返回 IRL 或提供混合选项，虚拟活动策划也已司空见惯。

在某些情况下保持虚拟的愿望是可以理解的。 虚拟活动策划意味着更多人可以参加，无论他们身在何处。 但是如何规划虚拟活动还是比较新的，有些人甚至不知道什么是虚拟活动。 我们在这里帮助您计划虚拟活动，包括为您提供一份清单，这样您就不会错过任何关键步骤。

什么是虚拟活动？

虚拟活动在线进行。 这可以通过多种方式来实现，例如直播活动、播放录制的视频演示文稿，参与者可以随时观看，甚至通过音频通话。

虚拟活动和面对面活动之间的主要区别在于，虚拟活动不是面对面的实体会议。 任何可以访问互联网的人都是参加虚拟活动的潜在候选人。

不用说，这大大拓宽了演讲者和与会者的网络。 但是，虚拟活动需要像您对老式活动一样进行规划。 但不一样。 您可以随时在 Facebook 或其他社交平台上直播，但更大、更复杂的活动需要计划。

想想可能持续数天的会议或与行业相关的活动，这些肯定需要虚拟活动策划。 ProjectManager 是一款在线软件，可为您提供随时随地与人联系的工具，以便您协调如何计划虚拟活动。 我们的在线甘特图可以组织您的任务、成本和资源。 它们很容易实时共享和更新，以使每个人保持一致。 立即免费开始使用 ProjectManager。

虚拟事件的类型

我们已经顺便提到了几种类型的虚拟事件，但这个话题值得更多关注。 有许多不同类型的虚拟活动，每一种都需要进行虚拟活动规划，以确保它们对所有相关人员来说都是成功的。 你可能参加过其中的一两个。

网络研讨会

网络研讨会通常是一次性活动，用于提供教育或促销内容。 它是实时呈现的，但通常也会被记录下来，以便人们以后查看。 演讲结束后，通常有一段时间可供提问和回答。

虚拟会议

顾名思义，这次会议是在线的。 这通常是一个实时事件，会吸引具有相似兴趣的人，无论是与业务相关还是某种爱好。 它们可以包括小组讨论、主题演讲者、在线供应商展位，甚至虚拟鸡尾酒时间。

虚拟企业活动

与虚拟会议类似，虚拟企业活动更具针对性。 与会者都是大公司的一部分，但活动本身可能有多种原因。 它可以是全体会议或撤退、品酒活动或任何其他数量的商务或更休闲的聚会。 唯一的共同点是该活动仅对公司内的人员开放。

虚拟团队建设活动

虚拟团队建设活动可能是大型企业活动的一部分。 这与亲自进行团队建设没有什么不同，只是它发生在网上。 活动可以是相同的，例如破冰船、团体健身等等。 一些活动必须进行重组才能在线进行，但在团队成员之间建立更牢固联系的目标保持不变。

虚拟招聘活动

使用虚拟活动的更具创新性的方法之一是作为招聘平台。 虚拟招聘活动为员工提供了面试空缺职位候选人的机会。 随着越来越多的公司对远程工作持开放态度，虚拟招聘使他们能够从全球范围内寻找人才，而不仅仅是在通勤距离内。

虚拟社交活动

虚拟聚会也越来越受欢迎。 许多地理位置分散的家庭可以在网上团聚，结婚派对可以包括那些无法亲自参加婚礼的人，而不再在同一地点的朋友可以聚在一起喝一杯。

虚拟活动策划清单

既然我们知道了虚拟活动是什么以及有多少种不同的类型，您就可以开始学习虚拟活动策划了。 事实上，您可能已经参加过某种虚拟活动，即使是在 Zoom 上与某人交谈。

但是，虚拟活动策划涉及更多。 为确保您选中所有复选框，我们整理了一份清单，可用于我们上面概述的几乎所有虚拟事件类型。

1. 为您的虚拟活动设定目标

除非您拥有一组指标，否则您无法衡量成功。 无论您的虚拟活动是什么，您都必须事先决定希望它实现什么。 您想收集电子邮件、分发电子书、推广您的品牌、与行业专业人士建立联系、展示如何使用新产品等吗？ 无论您决定的目标是什么，都会通知活动的其余部分，所以不要没有目标就开始。

2. 定义你的目标受众

为了实现您的目标，您必须了解您的目标受众。 这些是您的产品的潜在客户，会议的其他专业人士等等。 这一步需要大量的研究。 为虚拟活动定义目标受众越好，您就越可以自定义虚拟活动以满足他们的需求。

3. 选择您的活动类型

您在前两个步骤中所做的所有工作都将为您选择场地提供依据。 在这里，您将决定活动是直播还是录制（或两者兼而有之），确定网络研讨会是否更适合您的目的等等。 虚拟活动的类型将帮助您选择流媒体合作伙伴或服务来将您的活动交付给与会者。

4.建立数字营销活动

整理好以上内容后，您必须说出这个词。 这意味着制定营销计划。 由于您是虚拟活动策划，因此您可能也希望在线营销。 尽管您也可以创建明信片来发送邮件和其他老式促销工具。 出于我们的目的，我们将坚持数字营销。

在社交媒体上推广

社交媒体是开始传播信息的好地方。 使用您的目标受众可能会关注的主题标签，让他们看到您的帖子。 另外，尝试确定他们使用哪些平台； 商务人士倾向于使用 LinkedIn，而其他人则更喜欢 Twitter、Facebook、Instagram、TikTok、Reddit 等。

创建网站

如果您有一个网站，那显然是开始营销的地方。 为活动和横幅广告创建一个专用页面，以在您的整个网站上显示，并呼吁采取行动。 您需要使该网站在搜索结果中显示得尽可能高。 这需要研究您的目标受众在在线搜索时使用的关键字。 搜索引擎优化 (SEO) 是吸引合适的人访问您的网站的关键工具。

使用在线广告

前两个建议属于有机营销的范畴。 另一方面是付费媒体，其中包括在其他网站上购买广告。 搜索引擎营销 (SEM) 是一种改进在线营销的技术。

5. 寻找演讲者、主持人和其他关键参与者

同样，根据您计划的虚拟活动的类型，您可能需要主题演讲者、小组讨论的主持人以及其他向观众提供信息的人。 如果是这样，您需要找到他们并有资金支付他们的出场费用，如果活动是混合的（意味着在线和现场），还需要住宿，例如酒店、食物和旅行。

6.创建一个虚拟事件议程

议程是重要的文件，可以使所有会议保持重点并避免浪费时间。 这对于虚拟事件来说更是如此。 您需要协调您的演讲者和任何其他演示文稿。 通常会有介绍，早餐或午餐休息时间等等。 创建虚拟活动议程可以组织活动，但也为参加者提供指南。

7. 选择日期和时区

即使您录制事件以供将来查看，您也需要一个日期和时间来启动虚拟事件。 请记住，这是一个全球性的事件。 任何人，来自任何地方，都可以参加。 这意味着您必须选择一个时区，以便其他时区参加的人知道何时登录虚拟事件。

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8. 选择一个虚拟活动平台

有许多服务可以在线举办您的活动，但您需要提前签约这些服务。 您最不想要的就是无法向与会者广播您的活动，因为您忽略了与供应商的合同。 以下是一些用于直播或预录视频的不同活动平台。

• 飞涨
• 谷歌见面会
• 微软团队
• Webex 活动

9. 选择场地

虚拟事件必须发生在物理空间中。 无论您是计划虚拟活动还是混合活动，都需要租用场地。 是的，所有演讲者都可能只是在家中或办公室打电话进行演示，但这只会使事情变得更加复杂，而且并不总是给人以专业的印象。 你会想租一个工作室或其他有相机、好的麦克风等的地方来进行专业的演示。

10. 记录您的虚拟活动

记录您的活动是个好主意，这样它就可以超越实际的虚拟活动，并且可以在较长时间内继续为您的目标服务。 大多数平台都有录制选项，然后您可以共享链接或在您的网站上托管录制内容。

11. 虚拟活动结束后收集反馈

你会想要对观众进行某种跟进。 收集他们的电子邮件始终是一种很好的营销方式，不仅可以继续向这些人推销，还可以得到他们对活动的反馈。 这是宝贵的数据，可帮助您更好地开发和管理您正在计划的下一次虚拟会议。

ProjectManager 帮助您计划虚拟活动

虚拟活动策划需要一个灵活的工具，可以随时随地连接人们以及跨部门以促进协作。 ProjectManager 是在线项目管理软件，具有虚拟活动规划和管理该计划的执行所需的功能。

具有多个项目视图的计划

虚拟活动策划涉及许多不同的人，尤其是在由公司策划时。 这意味着从营销到销售的不同部门必须一起工作。 但每个部门的工作方式不同。 我们为他们提供他们喜欢使用的工具。 甘特图非常适合整个组织，但列表视图收集任务，看板以可视化设置显示工作流程。 有些人更喜欢日历视图来跟踪重要日期。 无论如何，所有视图都会实时更新，因此每个人都始终使用最新数据。

实时协作

让团队中的每个人都使用他们最熟悉的工具只是一个开始。 为了让他们进行协作，这些工具必须实时交付数据。 我们的协作平台不仅可以同时更新所有项目视图，而且让每个人都能够共享文件、在任务级别发表评论并在需要时标记其他人。 我们无限的文件存储意味着您的所有活动资产都可以在一个集中的中心共享，以便于访问。 他们完成工作所需的一切都在工具上。

经理可以了解每个人的行为。 他们可以随时使用我们的实时仪表板在高级别检查进度和性能，或生成可定制的报告以深入挖掘数据。 任务管理功能可提高工作效率，让您按时完成并成功举办虚拟活动。

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