如何为远程销售团队举办成功的虚拟会议
已发表: 2022-01-17
虽然虚拟会议曾经被视为最后的手段，但今天它们已成为许多销售团队的首选。
没有迹象表明事情很快就会发生变化。 事实上，最近的研究表明，自冠状病毒大流行开始以来，网络会议软件的销售额增长了 500%。
显然，虚拟会议与常规的办公室会议非常不同。 他们需要一定程度的计划和技巧才能使其有效，并确保缺乏面对面的接触不会妨碍您实现目标。
考虑到这一点，以下是为您的远程销售团队成功举办虚拟会议的方法：
什么是虚拟会议？
从广义上讲，虚拟会议就是任何不亲自举行的会议。 现代技术的奇迹使与世界另一端的同事有效协作成为可能。 您所需要的只是一个体面的互联网连接。
虚拟会议有四种主要类型：
- 电话会议— 纯音频虚拟会议，通常涉及多人使用特定电话号码和密码拨入。
- 视频会议— 音频和视频会议。 与电话会议类似，它们依赖于人们登录到一个界面，使参与者能够看到和听到对方。
- 网络会议——音频和视频会议通过允许参与者以其他方式参与和协作，例如通过分发文档和共享屏幕，扩展了传统视频会议的范围。
- 网络研讨会— 一种一对多的视频会议格式，为演示者或教育工作者提供了一个单向平台，可将信息传递给一群人。
虚拟会议的优缺点是什么？
虽然与面对面会议相比，虚拟会议有一些缺点，但它们也提供了一些主要优势。 让我们在这里看看虚拟会议的利弊：
优点
- 减少开支。 如果您不举行面对面会议，则无需租用会议室。 事实上，如果您的整个销售团队都在偏远地区，您可能根本不需要办公室，这相当于节省了大量资金。
- 更大的参与度。 人们无论身在何处都可以参加并参与其中。 而且因为每个人都在远程参加，会议不会被办公室里的人主导。
- 没有旅行。 您的销售团队可以实时参加会议，而无需忍受通勤。
缺点
- 缺少肢体语言和社交线索。 这是一个很大的。 当您不在同一个房间时，可能更难辨别人们的真正意思或他们的感受。
- 额外的软件费用。 如果虚拟会议是您工作流程的关键部分，那么您可能无法在免费（或免费增值）产品层级上获得成功。
- 互联网连接薄弱会影响会议质量。 如果某人的 Wi-Fi 质量不佳，他们将无法参加会议。 事实上，他们可能根本无法参加。
计划虚拟会议的步骤
任何会议都需要准备。 但虚拟会议尤其如此。 远程元素意味着您需要加倍努力让每个人都感到参与和参与。 这是正确的方法：
1. 预订适合所有人的时间
当您的团队处于远程位置时，他们总是有可能跨越多个时区。 显然，您在预订会议时需要考虑到这一点。
此外，请确保避免日程冲突。 销售代表努力与他们的潜在客户建立信任，所以如果他们期待一个重要的电话或电子邮件，这需要成为他们的首要任务。
最后，严格邀请名单。 每个人都需要在那里吗？ 如果它与您的 BDR 无关，请不要浪费他们的时间 - 将其留给 SDR 和销售负责人。
2. 提前分享议程
设定明确的期望并提前分享重要文件，让每个人都更容易做好准备。 反过来，这可以确保您的会议更有效率，减少您花在基本解释和其他序言上的时间。
3. 选择合适的虚拟会议工具
不同的会议工具有不同的优势和劣势。 例如，季度销售会议可能最适合作为网络会议，尤其是在多人需要发言和共享屏幕的情况下。 另一方面，收益电话——不是特别直观——可能最适合电话会议。
无论您选择哪种工具，请务必在会议邀请中包含链接、拨入号码和密码。
4. 必要时排练
对于更具挑战性的会议——比如当你向董事会或潜在客户展示时——不要只是假设晚上会没事。 相反，你绝对应该进行一次彩排。
在需要多人发言并为幻灯片做出贡献的情况下，演练可以帮助消除任何弱点，避免重复，并确保您的内容恰到好处。
如何运行成功的虚拟会议
制定正确的计划是战斗的第一部分； 接下来是执行的时候了。 您的准备工作应该可以帮助您避免任何重大故障，但仍有很多事情可能出错。 这是正确的方法：
1. 在会议之前测试你的技术
不要把会议的成功留给机会。 测试所有可能让您失望的元素：
- 确保您的摄像机和麦克风按预期工作。
- 通过运行速度测试检查您的 Wi-Fi 连接。
- 确保您可以共享您的屏幕 - 并且您拥有所有关键文档和幻灯片
- 确保您在演示模式下可以看到您的会议记录。
- 在您将主持会议的空间中测试声音质量，以确保它不会太回声并且没有令人不快的背景噪音。
作为最后一步，假设某些事情会出错是值得的。 备份您的文档，提前打印出您的笔记，并在您的口袋里放另一个虚拟会议工具，以防您的首选失败。
2. 尽可能选择视频
在涉及虚拟销售会议时，视频几乎总是比纯音频会议更可取。
通过电话或文本进行交流时，您可能会失去很多上下文和细微差别。 相比之下，视频激活了更多的感官，让与会者感觉更投入，并且通常感觉更专业。
此外，通过视频，人们相互交谈的机会更少，因为很容易看出某人何时完成了自己的观点或停下来喝了一口水。
更重要的是，当有人对视频有技术问题时，这一点很明显，这意味着您可以相应地进行调整。
3. 专注于参与
销售会议并不是要尽可能有效地讲述你的每一个谈话要点。
为了使其有效，这些要点需要深入了解——如果你的团队感觉不参与，那就不会发生。
为了提高参与度，让您的销售会议成为双向对话，而不是单向演示。 定期提出开放式问题，以鼓励与会者之间来回交流； 让不同的人分享他们的屏幕； 并考虑将较大的会议分成较小的分组讨论室，以提高协作效率。
4. 善用每个人的时间
请记住，销售代表的时间非常宝贵。 您的工作是确保您的会议按预期开始和结束。
不要让旁白主导会话——如果不能快速有效地解决问题，就让它脱机。
最后，考虑将您的议程分成多个部分。 如果给定的部分与他们不相关，则允许不同角色的人稍后加入或提前离开。 不要生气——他们还有其他工作要做。
会后做什么
运行有效的虚拟销售会议的工作并没有在每个人都挂断电话后完成。 您还有一些重要的会后任务需要执行。 例如：
- 为无法出席的任何人共享会议录音
- 输入会议记录，将它们格式化为逻辑顺序，然后共享
- 通过您选择的产品管理工具分配后续行动
- 确保被分配行动的任何人都了解对他们的期望
- 将所有相关文件归档在相关位置，以便每个人都可以访问它们
- 在相关的情况下，安排后续会议
投资正确的工具
让您的虚拟会议技术栈井井有条，可以让您举办更具吸引力、协作性和效率更高的会议。 因此，虽然该软件可能会花费您一点钱，但它可能会通过使您的虚拟会议更加有效和可操作来为您节省更多。
您可以选择数百甚至数千种不同的工具。 但作为一个起点，请考虑以下事项，以使您的一些虚拟会议任务更顺利地运行：
- 文件共享： Dropbox
- 项目管理：体式
- 视频会议：缩放
- 即时通讯： Slack
- 会议安排：日历
- 密码管理： Nordpass
结论
不久前，运营一个高绩效、完全远程的销售团队的想法会让普通的销售负责人冒出一身冷汗。
但是现在每个销售团队都被迫长时间远程操作，很明显，虚拟工作不一定是成功的障碍——只要你把销售会议安排妥当。
通过有效地准备，您可以使您的虚拟会议具有吸引力、影响力和可操作性，而不会迫使您的销售团队聚集在一个空间中。 这是两全其美的。