终极虚拟接待员指南：顶级解决方案、优势、成本等
已发表: 2021-04-15
80% 的客户声称他们有可能在获得良好体验后成为回头客。
然而，虽然客户体验是第一大品牌差异化因素，但许多企业未能提供卓越的支持。
聘请虚拟接待员可以使一切变得不同。
在本指南中，您将发现：
- 这些受过行业培训的代理的作用
- 他们的成本和收益
- 如何选择最适合您需求的合作伙伴
- 以及更多！
让我们开始吧。
目录
- 什么是虚拟接待员？
- 2021 年最佳虚拟接待服务提供商
- 虚拟接待员服务提供商做什么？
- 虚拟接待员和接听服务有什么区别？
- 虚拟接待员服务提供商收费多少？
- 聘请虚拟接待员的好处
- 企业何时应聘用虚拟接待员服务提供商？
- 为什么选择人工而非软件虚拟接待员
- 如何为您的业务需求选择最佳的虚拟接待员服务提供商
- 在雇用虚拟接待员之前要问的 10 个问题
- 虚拟接待员服务提供商的要点
什么是虚拟接待员？
虚拟接待员是受过行业培训的专家，与传统接待员执行相同或相似的任务，但远程工作而不是传统的办公室前台。
这些专业人员是您团队的延伸，他们所做的不仅仅是接听您的电话。
他们还可以协助您完成各种与客户服务相关的任务，同时为所有面向客户的沟通增添一层专业精神。
2021 年最佳虚拟接待服务提供商
#1：Smith.ai
Smith.ai 由来自 Google、Apple 和 Intuit 的团队创立，是一家总部位于加利福尼亚的虚拟接待员服务提供商，可帮助企业捕获、筛选和转换网络潜在客户。
他们为电子商务、酒店、房地产和法律等各个行业的各种中小型企业提供服务。
该机构提供一系列友好、专业的服务，包括：
- 24/7 可用性
- 领先一代
- 预约设置和回拨安排
- 网络表单跟进、工作状态更新和约会提醒
- 垃圾邮件和销售电话拦截
- 文字接听
Smith.ai 雇佣了 100 多名代理，他们的工作是帮助客户提供卓越的客户服务。
定价：
Smith.ai 提供三种定价选项：
- 初学者（210 美元/月）
- 基本（360 美元/月）
- 专业版（750 美元/月）
＃2：AnswerConnect
AnswerConnect 是一个位于俄勒冈州的虚拟客户服务和接收网络，其代理经过认证，可以为处理敏感信息的企业管理符合 HIPAA 的信息。
他们的核心优势包括 24/7 全天候覆盖、多渠道支持，而且他们是双语的，能够用西班牙语提供服务。
该机构处理各种客户服务任务，例如：
- 实时呼叫应答
- 实时聊天支持
- 预约排程
- 视频通话连接
AnswerConnect 代理还精通发现和指导销售线索。
定价：
要查看该机构的计划和定价，您需要在其网站上提交请求。
#3：接听服务关怀
Answering Services Care 的总部位于佛罗里达州。 该机构致力于高效和专业地接听您的电话。
他们有双语代理并提供 24/7 电话覆盖。 该机构提供逐月选项，因此您无需签署年度合同。
他们的服务包括：
- 通过电话、短信、电子邮件和网络聊天提供帮助
- 预约排程
- 紧急和灾难恢复
- 通话录音
- 定制
Answering Service Care 与房地产、法律和医疗领域的小型企业合作。
定价：
该机构提供多种定价结构：
- 初学者（49美元/月）
- 小型企业（每月 149 美元）
- 商业（229 美元/月）
- 企业（$449/月）
- 企业（859 美元/月）
- 至尊 ($3,899/月)
还提供定制计划。
#4：艾比连接
Abby Connect 是一家位于拉斯维加斯的现场接待代理机构，为各行各业的小型企业和中型公司提供服务，包括法律、牙科和会计。
他们的工作是通过促进客户沟通来帮助组织将更多来电者转化为客户。
该机构的服务包括：
- 呼叫通知和转移
- 预约排程
- 限定、优先排序和协助呼叫者
Abby Connect 拥有双语代理并提供 24/7 全天候服务。
定价：
该机构的定价基于代理与客户交谈的时间：
- 100 分钟/月 279 美元
- 200 分钟/月 499 美元
- 500 分钟/月 1,089 美元
＃5：Nexa
Nexa 总部位于凤凰城，提供 24/7 全天候虚拟接待员和商务接听服务。 该机构雇用了 400 多名代理，他们训练有素，可以满足特定行业的需求。
他们为各行各业的客户提供服务，包括法律、保险、房地产和家庭服务。
该机构致力于通过帮助公司改善客户体验来帮助公司发展。
他们的主要服务包括：
- 来电接听
- 跟进和外拨电话
- 来电报告
- 主管资格
- 预约排程
- 应急调度
- 客户关系管理
定价：
Nexa 提供两种定价选项：
- Nexa Go（99 美元/月）
- 企业（自定义定价）
#6：先回答
AnswerFirst 是一家位于佛罗里达州的电信公司，致力于为几乎所有行业的企业提供卓越的客户服务，包括医疗保健、房地产、IT 和金融。
他们的主要服务包括：
- 通话录音
- 呼叫转移
- 快速消息
- 电子邮件回复
- 取消和安排预订
- 语音信箱
该机构提供 24/7 全天候服务，无需签订合同。
定价：
AnswerFirst 的定价从每分钟 0.80 美元到 1.25 美元不等。
但是，该公司还为每种业务和类型制定了定制计划。
#7：红宝石
Ruby 是一家位于俄勒冈州的虚拟接待员服务提供商，其业务涵盖 24/7/365。
该公司支持 10,000 多家企业，帮助他们与客户建立良好的关系。 从第一印象到持久的忠诚度，他们为客户提供个性化的互动，帮助您建立有意义的联系。
他们有双语接待员，可以提供以下帮助：
- 自定义语音邮件
- 呼叫转移
- 预约排程
定价：
Ruby 的定价套餐基于花费在客户通话上的分钟数。 企业可以选择：
- 致电 Ruby 100（每月 319 美元）
- 致电 Ruby 200（每月 599 美元）
- 致电 Ruby 350（每月 999 美元）
- 致电 Ruby 500（每月 1,399 美元）
#8：瓶颈数字助理
Bottleneck Digital Assistants 是一家总部位于密苏里州的公司，帮助企业创建、建立和培养专业的客户关系。
他们为小型企业提供一系列服务，包括：
- 预约排程
- 电子邮件管理
- 跟踪收入和成本
- 活动策划
- 旅行安排
- 客户关系管理支持
- 电话支持
- 研究
定价：
瓶颈数字助理的起价为每小时 13.00 美元。
#9：PATLIVE
PATLive 是一家位于佛罗里达州的语音服务提供商，致力于提供快速的答复和友好的服务。
它的团队训练有素，装备精良，可以作为您组织的延伸，同时提供将推动您的业务向前发展的好处。
他们的服务包括：
- 线索收集
- 呼叫转移
- 预约排程
- 订单处理
- 数据输入
- 活动报名
- 消息传递
- 视频通话
- 可定制的脚本
PATLive 提供 24/7 全天候服务。
定价：
该机构提供五种定价计划：
- 基本（39 美元/月）
- 初学者（149 美元/月）
- 标准（269 美元/月）
- 专业版（629 美元/月）
- Pro+（999 美元/月）
#10：加比维尔
Gabbyville 是一家位于田纳西州的虚拟接待服务提供商。 该机构为多个行业的企业提供服务，包括会计、金融、保险和娱乐。
该机构的报道时间是美国东部标准时间周一至周五上午 8 点至晚上 11 点。
他们的一些主要服务包括：
- 来电筛选
- 呼叫转移
- 语音信箱
- 预约提醒
- 在线排班
- 外呼
- 电子邮件管理
- 短信
定价：
Gabbyville 根据通话次数提供四种定价方案：
- 初学者（250 美元/月）
- 基本（500 美元/月）
- 保费（$800/月）
- 行政人员（$1,200/月）
虚拟接待员服务提供商做什么？
根据您的行业和特定业务需求，虚拟接待员服务提供商可能会执行各种任务，包括：
- 接听电话或将其转接给合适的人
- 通过短信与客户沟通
- 接收消息
- 发送电子邮件
- 在实时聊天中响应网站访问者
- 管理您的约会和发送提醒
- 预订研讨会、工作坊或活动
- 回答有关您的产品和服务的常见问题解答
- 通知客户有关促销和特别优惠的信息
- 提供客户支持
- 处理订单
- 收集来电者信息
- 捕获和培养潜在客户
- 支持数据录入
虚拟接待员和接听服务有什么区别？
接听服务是代表组织接听电话的专门机构。
当企业无法执行这些任务时，他们会接听电话并传递信息，最常见的是在正常工作时间之后、周末或节假日。 或者，根据业务偏好，他们可以提供 24/7/365 的帮助。
客户可以与真实的人交谈：客户服务代理，其工作是尽可能以最佳方式展示您的业务，为您打造有影响力的品牌形象。
另一方面，虚拟助手接听电话，但也擅长执行各种其他任务，例如安排约会、处理订单和收集线索。
这些专家通常与您的业务联系更紧密，他们的角色需要与您的内部团队进行更多互动。
他们更关心您的业务成功，因此他们的工作是提高客户满意度和保留率。
虚拟接待服务提供商收费多少？
在我们提供虚拟接待员服务价格之前，让我们来看看内部接待员会花多少钱。
截至 2021 年 3 月 29 日，美国接待员的平均工资在 33,628 美元至 41,984 美元之间。工资范围的巨大差异归结为以下几个因素：
- 教育
- 认证
- 专业知识
- 附加技能
基于此，拥有一名内部接待员每月将花费您 2.800 至 3,500 美元。
另一方面，虚拟接待员服务提供商根据客户拨打的电话或发送的消息数量向他们收费。
因此，根据您的需求，他们将提供各种定价计划，起价为 20 美元，最高可达每月数百美元。
其他因素可能会影响成本，例如：
- 时间覆盖
- 沟通渠道的多样性
- 定制问候语
- 呼叫转移
- 接触双语专家
- 和更多
聘请虚拟接待员的好处
聘请虚拟接待员的主要好处是：
好处#1：节省成本
有趣的是，美国雇主在雇用一名新员工上的平均花费约为 4,000 美元和 24 小时。
这表明聘请专业的虚拟接待员服务提供商比雇用您需要培训的内部接待员更实惠。
但是，雇用新员工的成本不仅限于培训，还包括以下因素：
- 提供有竞争力的全职工资
- 支付假期和病假
- 用特殊设备设置办公室
此外，与通常每天工作 8 小时、每周工作 5 天的普通员工不同，现场接待员 24/7 全天候提供服务。
考虑到客户可能会在任何时间或任何一天致电您的公司，您需要确保有人可以随时处理通信。
换句话说，您需要聘请三名接待员来处理每个班次。
虚拟接待员服务提供商不需要特殊设备。 他们是训练有素的专业人员，全天候 24/7。 因此，它们可以为您节省资金，这在发展业务时尤其宝贵。
好处#2：高质量的客户服务
所有传入查询的质量保证可能是浪费时间。 但是，这是客户服务的一项重要功能，需要谨慎处理。
当您使用虚拟接待员提供商的服务时，您可以利用经过全面培训的专职代理网络，从而提高您的客户满意度。
考虑到 58% 的美国消费者将因客户服务不佳而停止与公司开展业务，您需要确保您的客户获得尽可能高水平的支持。
这些代理可以通过以下方式确保一致的客户体验并使您的客户满意：
- 永远不会错过电话或电子邮件
- 尝试在第一次接触时解决客户的问题
- 全天候 24/7，即使在工作时间之外
- 用外交手段对付愤怒的顾客
- 双语人才避免沟通障碍
这些专家致力于提供帮助和支持，以促进您的业务增长和品牌忠诚度。
这最终将提高客户保留率并产生更多回头客。
好处#3：提高生产力和效率
企业主和员工通常戴着许多帽子，必须执行许多不同的任务。
虽然回复电子邮件和电话可能会让人不知所措且耗时，但将客户沟通外包给虚拟接待员服务提供商将使您能够专注于您的愿景、核心业务流程和更大的销售驱动力。
这些专家可以减轻您的客户服务负担，同时减少您的工作量并提高您的生产力和效率。
好处 4：增加销售额
Salesforce 关于互联客户状况的报告显示，92% 的消费者表示，积极的客户服务体验使他们更有可能再次购买。
当您将客户沟通外包给虚拟接待员时，您将与一位高素质的专家合作，该专家的工作是通过为客户提供快速响应和有效的问题解决方案来让他们满意。
出色的客户支持可以发挥重要作用，帮助您与客户建立有意义的关系，提高忠诚度并提高重复购买率。
这最终会导致销售额增加。
企业何时应聘用虚拟接待员服务提供商？
无论您是小型企业还是成熟的公司，您都可以从虚拟接待员服务提供商的专业知识中受益。
由于有太多问题，包括与客户服务打交道，您可能会在生产力和时间管理方面遇到困难。
话虽如此，您应该在以下情况下投资这些类型的服务：
- 你想更有效地利用你的时间
- 您在管理而不是销售驱动任务上花费了太多时间
- 你在繁重的工作中挣扎
- 您有重复的非核心客户管理任务
- 您有大量电子邮件和电话需要回复
- 您没有时间处理与数据输入相关的任务
- 您知道其他人可以更好地管理您的客户沟通
为什么选择人工而非软件虚拟接待员
如今，虚拟接待员也可以被自动接待员系统取代，该系统可以像现场接待员一样处理您的来电。
这些系统能够：
- 自动将客户连接到正确的部门
- 通话录音
- 24/7 全天候满足客户的需求，无需人工干预
- 跟踪和监控呼叫以提供卓越的客户体验
- 创建每周或每月报告
- 和更多
这可以为您节省员工培训和运营成本。
但是，问题是哪个选项更适合您的业务：人工还是虚拟接待员软件？
现实情况是，技术和人工智能可以解决客户服务团队的困境。 至少，看起来是这样。
但研究提供了有趣的发现。
一份关于客户体验的 NICE inContact 报告显示，尽管技术有所改进，但消费者更喜欢与人联系。
事实上，代理辅助方法是企业可以用来提供客户服务的最佳选择。
这背后的原因是现场接待员可以：
- 允许高水平的定制
- 为客户提供良好的第一印象
底线：在客户满意度和保留率方面，人工客户服务是无价的。
如何为您的业务需求选择最佳的虚拟接待员服务提供商
要为您的业务选择最佳公司，请考虑以下因素：
- 沟通能力：出色的客户服务取决于适当的沟通。 它需要与能够倾听客户需求并了解他们的挣扎的代理合作。 这些专家应该能够以清晰、简洁和专业的语气进行交流，从而给您的品牌留下积极的印象并建立信任。 因此，请确保在做出决定之前评估每个潜在代理的沟通技巧。
- 行业经验：您聘请的代理应该接受过以专业、友好和乐于助人的方式处理客户沟通的培训。 然而，除了友好和乐于助人的态度，他们还应该有为您所在行业的客户提供服务的经验。 行业经验很重要，因为代理将更好地了解您客户的问题或疑问，并更有效和高效地解决这些问题。
- 服务范围：一些现场接待公司只专注于电话接听。 但是，有些机构可以提供全方位的服务，包括电子邮件管理和数据输入。 建议选择一个合作伙伴，不仅可以接听电话，还可以处理您所有的客户沟通任务。 这样，您可以减少工作量并专注于更大的销售驱动任务。
- 评论和推荐：客户反馈将展示每个潜在机构的能力和专业性。 他们将展示他们的服务是否值得以及客户对他们的工作有多满意。 检查第三方网站以获取有关其流程、沟通技巧、公司文化和结果的详细信息。
- 个性化：个性化推动积极的业务成果。 数据支持这一事实，并且 97% 的营销人员报告说他们的个性化工作取得了显着的提升。 为了给您的客户提供优质的服务，您需要聘请能够创建定制解决方案的代理。 他们应该能够为每个客户提供定制的问候语和答案。
在雇用虚拟接待员之前要问的 10 个问题
- 你们的代理人对我的行业有多熟悉？
- 所有的电话和信息都会被实时接听吗？
- 您的代理精通哪些语言？
- 他们有什么水平的经验？
- 您的服务是否包括个性化沟通？
- 您的座席是否能够管理约会和发送提醒？
- 如果您的系统出现故障会怎样？
- 我们将如何沟通？ 谁将是指定的联系人？
- 您的可用性如何？ 我们可以 24/7 全天候使用您的服务吗？
- 定价呢？ 你收费多少？
虚拟接待员服务提供商的要点
虚拟接待员服务提供商可以帮助您改善客户服务并与客户建立有意义的关系。
这些专门机构的费用大约为每月 20 美元到数百美元不等。
聘请现场接待员的主要好处是：
- 节约成本
- 高品质的客户服务
- 提高生产力和效率
- 销售额增加
要为您的业务需求选择最佳合作伙伴，请考虑以下关键因素：
- 通讯能力
- 行业经验
- 服务范围
- 评论和推荐
- 个性化