什么是问题日志？ 模板和提示

在定义问题日志之前，让我们定义项目问题。 问题是直接影响项目时间表和/或性能的任何障碍或意外影响。 它与风险不同，风险可以定义为项目中可能发生的潜在问题或未来问题。 问题是您的项目中已经出现的问题，您需要立即识别和跟踪该问题。

什么是问题日志？

问题日志是一个简单的列表或电子表格，可帮助管理人员跟踪项目中出现的问题并优先处理这些问题。 我们创建了一个 Excel 问题日志模板，您可以免费下载。 对于您来说，管理那些总是会破坏项目的问题并在它们发展成导致项目偏离轨道并导致项目失败的问题之前解决它们是一种简单的方法。

问题日志模板很棒，但它没有与项目的其余部分集成。 ProjectManager 有多个项目视图，让团队可以使用他们喜欢的工具来记录问题。 例如，团队可以查看任务列表的问题日志并按照自己的方式进行处理。 经理可以添加优先级，甚至自定义工作流程，并设置自动任务批准，以确保只有他们有权将状态更改为已完成。 立即免费开始使用 ProjectManager！

问题日志的组成部分是什么？

问题日志最基本的是一个列表，其中收集了正在进行或已关闭的问题。 通过这种方式，您可以从发现问题到解决问题期间跟踪问题。

但是问题日志可以更加动态。 他们可以按类型和严重性对问题进行排序和组织，这可以帮助您对它们进行优先排序和管理——这是问题管理的关键部分。 因此，您希望列标题如下所示。

• 问题编号：如果您想跟踪问题，您应该有一种简单的方法将其与其他问题区分开来，因为总会有不止一个问题。
• 状态：重要的是要注意问题是打开、进行中、阻止还是完成。 这是您将跟踪解决它的地方。
• 问题描述：详细写下问题所在。 这听起来很明显，但您不希望在日志中重复跟踪相同的问题，并且您希望解决问题的人能够清楚地了解发生了什么，这样他们就不必追人了并延迟响应。
• 类别：您可能希望按部门或供应商对问题进行分类，或定义问题的类型。 这些可能因项目或团队而异。
• 优先级：您可能没有时间或资源来解决每个问题，因此确定它们的优先级至关重要。 它们是低、中还是高优先级？ 现在您可以过滤日志并处理对项目最重要的问题。
• 分配给：这也是最重要的。 如果问题没有所有者，则可能永远无法解决。 您可以在此处注明被分配跟踪该问题以解决问题的团队成员。
• 提出者：这与分配给所有者不同，所有者将通过项目引导问题并努力解决它。 这个人是第一个发现它的人，在这里应该注意他们，因为他们可能会在以后回答有助于解决问题的问题方面证明是一种资源。
• 开放日期：您希望有一个时间框架，并且要做到这一点，您必须有一个开始，即发现问题的那一天。
• 截止日期：现在您有一个从开始到结束的明确时间表，这有助于您在以后的项目中处理类似问题时何时以及是否返回查看历史数据。
• 评论：您总是希望有空间来记下重要信息，例如问题是如何解决的、是否与其他任务相关联以及再次发生的可能性等。

问题日志最佳实践

使用问题日志时，您需要了解许多事项才能充分利用它。 一是您要确保触及问题日志的所有组成部分。 这似乎是在浪费时间——你只是想解决问题——但概述什么类型的问题、描述它等等是捕捉和解决问题的关键。

制定具有里程碑意义的计划也很重要。 与拥有该问题的团队成员会面，并共同想出一种快速消除该问题的方法。 通过在计划中添加里程碑，您可以通过一种简单有效的方式来跟踪他们的进度。 如果他们没有达到这些里程碑，那么您可能必须审查计划或添加资源以使其保持正常。

虽然问题日志模板可以帮助您拼凑问题计划甚至跟踪进度，但它们是需要手动更新的静态文档。 所有这一切都占用了更重要的项目任务的时间，这就是为什么拥有一个可以连接您的团队并让您实时更新的基于云的项目管理软件是所有最佳实践中的最佳实践。

免费问题日志模板（和更多）

如果您不使用项目管理软件，您仍然可以使用我们的免费模板记录问题。 我们有许多 Excel 和 Word 项目管理模板，可帮助您管理项目的各个方面。 这里有一些可以帮助您创建问题日志、跟踪进度并向利益相关者报告以使其保持更新。

问题日志模板

我们的免费问题日志模板可帮助您在团队成员在项目工作时发现问题时记录问题。 但不仅仅是问题列表，您还可以使用这个免费的 Excel 问题跟踪模板来监控您的团队解决问题时的进度。 添加打开和关闭的日期、优先级、影响等。

项目仪表板模板

我们免费的 Excel 项目仪表板模板可提高您监控和跟踪团队正在完成的工作以解决这些问题的能力。 虽然无法像在项目管理软件中那样进行实时监控，但您仍然可以设置指标以在彩色图表中跟踪您的任务、工作量、任务长度和成本。

项目状态报告模板

当您更新项目中的问题时，另一个免费模板非常适合利益相关者演示。 我们免费的 Excel 项目状态报告模板是项目的快照，非常适合交流您的位置和目标。 你有地方放置你遇到的里程碑，列出关键风险和问题。

使用 ProjectManager 进行问题管理

既然您知道了创建问题日志的基本框架，那么在管理项目时如何使用问题日志？ 问题日志是您的项目管理工具箱中的一个很好的工具。 它可以帮助您管理您的团队和利益相关者。

这是因为问题日志提供的不仅仅是问题的解决方案，而是建立信任并让您的利益相关者满意，即您正在及时和正确地处理项目。 利益相关者和您的团队会觉得他们被听到了，这些问题不会影响项目。

您已经创建了问题日志，这很棒。 它充其量应该是一个协作文档，甚至更好的是与在线项目管理工具 ProjectManager 集成。 如果您可以在线共享它，那么每个人都可以访问它。 您已简化流程并确保不会丢失任何问题。

看板作为问题日志

下一步是在发现问题后登录。 您可以在线执行此操作，首先注意到问题的人有责任将其放入日志中。 ProjectManager 有可以跟踪问题的看板。

当它第一次被识别时，可以有一个收集问题的列。 然后，可以将作为问题的那张卡分配给负责的重点人员。 现在团队知道去找他们，他们知道他们有责任在问题出现时记录下来。

遵循我们上面概述的问题日志的协议。 在指派某人自行处理该问题后，他们负责制定解决方案并在解决问题的过程中跟踪该行动的进度。

这就是为什么 ProjectManager 不仅仅是一个问题日志。 它不仅可以分配一个所有者，该所有者可以直接为该任务收集文档，还可以评论和@团队成员进行协作，它还提供了监控问题日志的透明度。 解决这些问题的最终责任不在那些被指派拥有它的人的肩上，而是在你自己的肩上。

监控问题

监控过程的一部分是评估问题的影响以及为解决问题而采取的措施。 也许您需要将所有资源都投入到这一问题上，但这种关注和努力可能会适得其反。 因此，您必须知道哪些问题需要升级，哪些不需要升级。

按照这些思路，您希望确保您的行动适合手头的问题。 也许这个问题可以等待。 也许它需要立即关注。 当然，这可以改变，这就是为什么监控和持续评估很重要。 您可以看到 ProjectManager 仪表板如何让您在一个简单的视图中监控您的任务，从而确保您的问题得到解决。

虽然团队成员可能拥有该问题的所有权，但一旦制定了解决该问题的行动方案并有望解决该问题，现在由您在实施前进行最终批准。 然后，您必须确保该计划确实有效并解决了问题。 如果不是，那么它又回到了绘图板上。 最后但并非最不重要的一点是，最好的部分是问题解决后。 现在您可以从问题日志中删除该问题。 感觉很好，不是吗？

ProjectManager 是一款基于云的项目管理软件，可以帮助您更好地管理项目中的问题。 您在线并与您的团队建立联系，获取实时数据，这让您更了解问题并更好地解决问题。 通过这个 30 天的免费试用，您自己试试看，看看它能为您和您的团队做些什么。