什么是项目管理中的变更控制？

在一个项目中，并非所有的变化都是平等的。 有些变化会发生在你身上，比如天气延误、生病——还有一些变化是需要的。 无论发生什么变化，都必须对其进行管理和分析，然后接受或拒绝。 如果变更被接受，则必须对其做出响应——这将开启一套全新的变更控制程序，以确保您保持进度并在预算范围内。

变更控制是用于管理所有这些变量的过程。 如果发生了变化（它总是这样），那么你有一个适当的机制来控制这个过程是至关重要的。 但是什么是项目管理中的变更控制，实施它的必要步骤是什么？

什么是变更控制？

变更控制是一种用于管理影响项目基线的任何变更请求的方法。 这是一种从项目周期的每个步骤中识别到变化的点来捕捉变化的方法。 这包括评估请求，然后批准、拒绝或推迟它。

此过程的目的是确保您不会更改项目中不需要更改的内容。 您要做的最后一件事就是无缘无故地破坏项目，浪费宝贵的时间和资源。 然后记录任何批准的更改。 变更控制过程是更大的变更管理计划的一部分。

变更控制的关键要素

有一些关键要素可以为项目管理构建变更控制框架。 以下是对它们的简要说明。

• 变更控制委员会：变更控制委员会是项目团队的一组代表，他们定期开会批准或不批准变更请求。 如果他们批准变更请求，它可以变成变更单。
• 变更请求：变更请求是对项目变更的正式请求。 该文件解释了要进行哪些更改以及应该实施这些更改的主要原因。

  变更请求可以由内部或外部项目利益相关者提交。 我们的免费变更请求模板可以帮助您简化此过程。

• 变更单：变更控制委员会批准变更请求后，由董事会和客户或利益相关者签署变更单。

  这是双方同意更改最初在原始合同中起草的条件的协议。 我们的免费变更单模板是创建变更单的绝佳工具。

• 变更日志：变更日志是一种变更管理工具，用于记录对项目计划或任何合同所做的所有变更。 它是任何项目经理的必备工​​具。

变更请求的作用

变更请求通常是启动变更控制过程的触发器。 更改请求可能源自利益相关者要求新功能、需要修复在执行阶段证明有故障的东西、升级或任何数量的其他原因。 无论变更来自何处或来自何处，变更控制决定了它的价值以及如何实施它。

变更管理程序可能因行业而异。 例如，建筑公司使用变更单来更改建筑项目的范围。

变更控制有多种形式，但变更控制流程在使用项目管理软件执行时最为有效。 当您在任务列表、看板、甘特图或电子表格中发现项目更改时，ProjectManager 允许您捕捉项目中的更改。 然后使用实时仪表板和即时报告管理该更改。 免费开始。

执行良好的变更控制有什么好处？

如果您知道在您的项目中会有一个点（或多个点）需要对一些大或小的变化做出决定，那么可以肯定地说，作为项目经理，您将希望有一个与这种情况确保改变是值得的。 然后，您需要有一种方法来管理变更，以确保它不会对项目的进度和成本产生负面影响。

有效地管理变更对于按时并在预算范围内引入您的项目至关重要。 但变更控制也有意想不到的好处。 一方面，它提高了团队合作。 变更是您的团队合作找出如何响应变更请求的机会。 变更控制中涉及的团队合作可以提高整个项目的生产力。

变更控制不仅增强了您的团队更好地合作的能力，而且积极的影响也融入了整体效率。 当然，它与团队合作密切相关。 但是，您让团队参与变更控制的次数越多，他们就越擅长快速解决问题。 这自然有助于改变，但也会使您的团队更有效地履行所有职责。

团队并不是与良好变更控制相关的积极因素的唯一受益者； 管理人员也得到了帮助。 变更控制在项目的计划阶段通知项目经理。 他们将开始思考变革以及如何更好地应对变革，并从他们在变革控制方面的经验中学习，以便在规划未来项目时提前提供更多保障。

变更控制流程的 5 个步骤

通过了解变更控制的五个阶段及其含义，您可以确保您的项目和组织能够获得收益并避免糟糕的变更控制过程中的陷阱。 在完成此过程时，请记住这两个关键文档（我们为其提供模板！）以帮助您管理变更控制：变更日志和变更请求表。

1. 提出变更

首先要做的是识别变化。 这可以来自项目团队中的任何人、利益相关者甚至客户。 这些建议必须有一个开放的渠道才能流动。 变更提案将描述变更以及它将如何使项目或组织受益。 如果有其他变更原因，请在变更申请表上列出。 然后将其添加到更改日志中。

2. 影响总结

一旦提出更改，现在由项目经理在更大的项目环境中考虑它。 这种变化将如何影响许多变量？ 需要考虑的一些事情是成本，以及是否会节省或需要更多的钱。 这些成本问题有什么好处？ 是否有任何法律或监管限制？ 这种变化将如何影响您的日程安排？ 您需要使用更多资源吗？ 其他项目和整体业务呢？ 变更是否会给项目带来新的风险或问题？ 项目经理完成尽职调查后，他们建议批准或拒绝更改。

3. 做出决定

项目经理提出建议，但并不总是对变更做出最终决定的权力。 无论那个人是谁，项目经理都会向他们展示他们的发现。 然后，被授权做出决定的一个或多个人将接受更改； 接受更改，但附带说明和条件； 拒绝更改； 或推迟，这意味着更改不会在此时结转，但将在以后进一步审议。

4.做出改变

如果更改未获批准，那么就管理项目而言，这就是现状。 但是，已接受的更改会进入规划阶段。 您将制定行动计划，包括包含开始和结束日期的时间表，所有这些都必须得到项目利益相关者的批准。 该计划应包括回归测试，以防变更证明问题太大而无法坚持到最后，并且项目必须恢复其原始意图。 变更计划完成后，通常会进行事后分析，以审查任何失败和成功。

5. 关闭

就像在任何项目中一样，变更控制计划的最后阶段是关闭它。 这包括让请求更改的人监督最终可交付成果并确保他们同意。 一旦他们签署了更改，则必须完成任何未完成的文书工作，例如更改日志，并归档以备将来使用。

变更控制流程示例

让我们看一下项目中的一个假设变更，并通过作为变更控制过程一部分的五个步骤。 拿一些简单的事情，比如粉刷房子。 客户提议将颜色从约定的白色更改为浅绿色。

1. 更改是在与建筑项目经理的会议期间进行的，该经理创建更改建议以捕获更改。
2. 然后，施工团队会研究颜色变化对项目的影响。 他们是否已经购买了白色油漆，绿色油漆更贵，等等？
3. 在研究其影响后，项目经理将做出决定。 如果未来会影响预算，那么将咨询客户。
4. 一旦每个人都同意，就会进行更改。 购买新油漆并用于施工。
5. 客户批准油漆工作和任何成本变更，从而结束此变更控制过程。

免费变更控制模板

变更控制需要大量工作。 模板可以对变更控制过程进行编码，以确保您已涵盖所有基础。 ProjectManager 是项目管理模板的主要在线资源，它涉及管理工作的各个方面。 最重要的是，下载都是免费的。 这里有一些与变更控制相关的免费模板可供试用。

变更单表格模板

Excel 的免费变更单表单模板不仅可以帮助您识别项目中的变更，还可以提供详细信息以将其置于上下文中。 例如，您可以记录更改将为工作提供的机会，描述更改的原因，需要多长时间，并获得请求和授权人的签字。

更改日志模板

确定更改并获得批准后，您需要一个可以跟踪该更改的模板，以确保您按时进行。 我们免费的 Excel 更改日志模板包含监控更改所需的所有详细信息。 从请求的类型到确定的日期，从优先级到状态，这一切都在您的变更控制过程中。

项目仪表板模板

经理和利益相关者对您对项目所做的更改感兴趣。 他们希望确保它按计划进行，并且不会对项目产生负面影响。 使用我们免费的 Excel 项目仪表板模板，您可以让每个人都保持最新状态。 一旦您手动输入数据，免费模板会创建显示工作负载、成本和任务指标的图表。

ProjectManager 如何帮助您控制变更？

模板是启动变更控制流程的好方法，但软件提供的功能远不止这些。 ProjectManager 是一款屡获殊荣的项目和工作管理软件，可以组织项目中的风险、问题和变更。 变更控制实际上是您管理的较大项目的子项目。 您需要具有功能的软件来捕获可能从更改中受益的内容，计划该更改，然后对其进行监控和报告。 我们可以做所有这些，甚至更多，而您无需离开我们的工具。

跟踪您的更改进度

变化的发生有很多原因，但大多数是由外力引发的。 密切关注您的项目是发现问题并在问题成为问题之前对其做出响应的一种方法。 我们的实时仪表板跟踪多个项目指标，自动计算数据并以彩色图形和图表显示结果。 正确使用仪表板可以为您提供有关项目任何问题的早期迹象。

协作更改和附加文档

一旦您确定了更改，下一步就是确定该更改是否值得追求。 虽然项目经理将收集数据并提出建议，但我们的协作平台可以促进该过程。 团队中的每个人都有评论空间，甚至可以附加与更改相关的文档和图像。 当项目经理提出建议时，他们可以将其支持给利益相关者。

制定变更管理计划

如果您的更改获得批准，那么就会进行计划。 我们有一个交互式甘特图，可以收集您的所有任务，并在您确定每个任务的持续时间后将它们放在时间线上。 然后，您可以链接相关任务，设置里程碑以将项目分成多个阶段，甚至从甘特图分配。 团队可以就他们的任务进行协作，进度条上的阴影表示进度。

ProjectManager 是一款基于云的软件，可管理项目变更，其功能可帮助您控制整个项目的每一步。 确定需要更改的内容，计划更改，然后使用您已经使用的相同工具跟踪其进度，以管理更大的项目。 通过参加此 30 天免费试用，假定完全控制项目变更。