什么是工作流管理？ 改善工作流程系统的 5 个技巧

规划项目、制定时间表和组建一支熟练的团队只会为生产性工作奠定基础。 为确保每个人都全力以赴并让事情继续向前发展，您需要实施工作流管理。

如果您想有效和高效地管理工作，您需要了解工作流工具，例如工作流管理软件，并建立一个工作流系统，让您继续改进工作流流程。

什么是工作流管理？

工作流管理是指管理人员识别、组织和协调导致特定可交付成果的任务，以优化和自动化流程。 这样做可以增加产出，消除冗余并减少错误。

任务、人员、系统和机器都可以包含在工作流中。 这些要素的协调对于防止瓶颈至关重要。 瓶颈会停止或减慢生产并备份它之前的所有内容。

一般来说，一个工作流可以分为三个主要部分：

• 有预定义的步骤或任务，它们解释了每一步会发生什么，直到最后。 这些步骤可以是线性的、分支的或两者的混合。
• 在工作流过程的上下文中，利益相关者是团队中负责执行任务的人。 它们可以分配给一项任务或整个工作流程。
• 最后，还有条件，即工作流的规则。 它们定义了一项任务何时完成，另一项任务何时开始。

工作流管理与项目管理

工作流管理是项目管理的一部分，但它们不是可互换的术语。 项目管理是在特定的时间段内完成的，该时间段以可交付成果（产品或服务）结束。 另一方面，工作流管理正在优化完成任务所需的一系列任务或流程。

这并不意味着两者完全不同——事实上，两者是相辅相成的。 两者都用于提供特定的结果。 工作流程是任何项目的一部分，如果没有工作流程管理来保持该流程顺利运行，项目将落后于计划，成本将激增。

尽管工作流管理和项目管理之间存在相似之处，但也存在差异。 项目结束，但工作流程重复，因为它是组织内的一项职能。 它甚至可以是一个独立的过程，例如创建文档或安排约会。

项目是关于计划、监督流程和团队以及管理任务，而工作流则集中在任务级别，连接任务以优化流程并提高效率。 但两者都可以与项目管理软件一起使用。

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工作流管理与业务流程管理 (BPM)

尽管工作流管理和业务流程管理 (BPM) 相似，但流程管理的类型存在差异。 工作流管理系统是一种工具，可帮助您设置和监控任务的执行。 它通常被格式化为流程图。 它通常不详细，但足以让团队遵循。

将工作流管理视为一种涉及较少的 BPM 形式。 工作流管理捕获工作流过程，一些工具甚至可以让你自动化基本的工作流。 您可以将其用于各种工作流程，例如加入团队或文档管理。 工作流管理工具以人为中心，而不是以流程为中心。 BPM 工具更加面向流程。

BPM 是关于捕获和改进业务流程。 它用于提高组织的效率。 首先，您需要识别业务流程的当前状态并记录这些操作。 绘制出公司的全部流程后，您就可以分析 BPM。 这应该会暴露您流程中的瓶颈，并通过进行有洞察力的更改来帮助您降低成本和改进流程。

工作流管理和 BPM 之间的区别在于，前者更适合组织人员和文档，在正确的时间遵循正确的步骤。 后者是关于业务流程以及如何改进它们。 工作流管理协调人员和软件系统，而 BPM 协调组织中资源的交互方式。 BPM 系统更加复杂并且涉及持续改进，而工作流管理工具只是自动化流程中的步骤。

什么是工作流管理系统 (WMS)？

工作管理系统是在项目或组织中设置和监控工作流的方式。 WMS 由组织用来识别、运行和改进工作流程的程序和工具组成。 它将涉及某种形式的工作流软件，但不仅仅是使用工具。

因此，WMS 组织公司政策、程序和软件工具，以更好地管理组织或项目的工作流程。 它包括表单建模、基于角色的可访问性、报告、通知、基于云的存储等所有内容。

工作流管理系统有什么作用？

工作流管理系统使人们有机会在他们的项目或组织中定义不同的工作流，因为它适用于任务或流程。

WMS 还允许将重复性任务自动化以提高效率。 有些还可以确保过程中未完成的任务不会被遗忘。 它通过通知来做到这一点，让您的团队保持在循环中。

使用工作流管理系统是获得一个事实来源的好方法。 与其让团队在 Slack 或电子邮件上相互交流，他们可以在任务级别做出响应并将交流保持在应用程序内。 它还可以让企业摆脱静态电子表格。 当共享太多 Excel 电子表格时，可能很难知道哪一个拥有最新数据。

什么是工作流软件？

工作流软件是工作流管理系统的一部分。 它是一种工具，可显示您需要完成的任务、正在执行的任务及其状态。 它还显示您已完成的步骤。 WMS 允许您将任务分配给具有详细工作描述的团队成员。

它提供了工作流程过程的透明度，让管理人员可以在问题成为问题之前发现问题。 然后，他们可以将资源重新分配给项目，并确保在潜在瓶颈拖慢团队速度之前解决它。

还有一些报告功能可以收集数据并计算该信息以显示项目指标，无论是在报告工具还是仪表板中。 所有这些功能旨在通过简化流程、减少文书工作和识别瓶颈来提高生产力和效率。

工作流程管理软件的优势和特点

使用工作流管理软件的好处应该是显而易见的。 您的工作流程越好，您的项目或组织就越好。 WMS 执行此操作的方法之一是减少错误的数量。 即使少数人过去了，这种情况总是会发生，该软件可以告诉您，您可以设置程序以确保它不会再次发生。

工作流程管理也像结缔组织一样让人员、软件和工作文化保持高效。 团队可以相互交流，从而促进协作。 它还集成了不同的软件系统，以帮助它们更好地协同工作。

使用工作流管理软件有很多优点，很难停止列出它们。 从帮助您同时处理多项任务到提高控制力和透明度，工作流管理系统还可以改善组织中的工作文化。 混乱会削弱士气。

WMS 通常具有显示任务状态、报告工具和电子邮件通知的功能，以使每个人都在同一页面上。 有些人还将拥有资源管理工具来重新分配资源并让团队在不过度分配工作量的情况下保持工作能力。

选择工作流程管理系统

确信工作流管理系统将帮助您运行更高效的项目或组织？ 首先，问自己这个问题——“我怎么知道哪个是适合我的工作流管理系统？”

好吧，除了工具本身之外，总会有一些限制，比如价格，以及您的组织愿意投资安装新软件的费用。 除了这些之外，您还应该寻找具有以下功能的软件。

• 基于云的软件可获取实时数据并做出更有洞察力的决策
• 通知让您了解工作流程的最新变化
• 多种项目视图，如甘特图、看板、任务列表等，让每个人都能随心所欲地工作
• 监控和报告工具，用于分析工作流数据并做出更好的改进决策
• 用户友好的界面和快速入门
• 与您使用的其他应用程序集成
• 协作沟通以保持团队联系

工作流管理最佳实践

最后，一旦您选择了适合您的项目或组织需求的工作流程管理软件，这里有五个技巧可以帮助您充分利用您的工作流程。

1. 首先，制定工作流程计划。 但更重要的是，有一个写出来的，或者更好的是，视觉。 最好提前做好准备，直观地展示该计划可以更容易地分享和掌握。
2. 考虑一下您的工作流程系统中可能出现的问题以及您将如何应对它们也是一个好主意。 降低风险始终是一种好的做法，因为出现问题是不可避免的。 尝试找出可能会减慢生产速度的延迟或瓶颈，以及如果它们出现如何快速解决它们。
3. 如果您将工作流用于项目，则将相同的工作流管理应用于整个组织会很有帮助。 您的项目中可能存在超出您权限范围的问题，并且是您公司组织中经过深思熟虑的工作流程的一部分。
4. 确保您使用的是工作流管理软件，并且它具有适合您的项目或组织结构的工具。
5. 此外，一旦您设置并运行了一个工作流程，即使一切顺利，也不要停留在工作流程上。 此外，花时间进行审核，审查流程并返回改进方法。 工作流不是一个一次性的过程，而是一个持续不断发展的系统。

为什么 ProjectManager 是最好的工作流管理系统

ProjectManager 是一款基于云的工作流管理软件，可组织工作流、连接团队并让您提高效率并提高生产力。 团队可以随时随地进行实时协作，并使用工作流自动化工具（例如电子邮件通知和应用内警报）保持最新状态。

在多个项目视图中工作

拥有多个项目视图意味着团队可以按照他们想要的方式工作，无论他们是在远程还是在不同的部门。 专家和新手都可以在 ProjectManager 的看板视图上可视化工作流程。 团队可以控制他们的积压工作并管理这些任务。 然后他们可以一起工作并计划冲刺，而管理人员可以透明地了解工作流程并可以重新分配资源以在工作放缓之前清除瓶颈。

在仪表板上跟踪问题

密切关注工作流程是您如何在问题成为问题之前发现并解决问题的方法。 使用 ProjectManager 的实时仪表板就像拥有一个即时状态报告。 它实时捕获项目数据，然后以易于阅读的图形和图表自动计算信息，显示工作量、任务等。 与其他需要长时间设置的软件不同，ProjectManager 的仪表板随时可用。

通过报告改进流程

要找到改进工作流程的方法，请使用 ProjectManager 的一键式报告工具。 它们生成有关时间、成本等方面的详细数据。 您可以过滤每个报告，让您只关注要分析的信息。 您还可以共享报告以使您的利益相关者保持最新状态。

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