为什么没有人阅读你的电子邮件（以及他们在做什么）

你有没有觉得自己被忽视了？ 尽管您尽最大努力确保您写的每封电子邮件都 a) 高度相关； b) 简洁； c) 没有宣传，您的信息仍然被忽视？

许多组织认为电子邮件过载已达到危机水平。 那么发生了什么？ 为什么阅读率突然下降，而员工阅读的是什么？

当今内部传播者面临的最大挑战是让您的信息在所有其他数字干扰中脱颖而出。 具有讽刺意味的是，有效沟通的压力更大，立法要求员工必须在合规、网络安全培训以及健康和安全等重要领域跟上步伐。

以下是对起作用的力量的一些见解，以及在现代世界中掌握更好通信的技巧。

1）自带设备（BYOD）的模糊 

从表面上看，BYOD 政策似乎对所有人都是双赢的：雇主节省硬件成本； 员工使用他们选择的产品。 市场研究机构 Gartner Inc. 预测，到 2020 年，85% 的企业将实施某种 BYOD 计划。

但这种运动是否模糊了工作和私人使用之间的界限？

员工很想像在家一样继续在工作中使用他们的设备，例如访问社交媒体网站、发送私人短信、玩游戏等等。 这种私人和专业通信的融合意味着您的电子邮件会在食物链中进一步向下移动。

提示：

创造性地思考您发送通讯的格式。 在他们的私人生活中，员工已经习惯于以丰富的格式消费信息。

视频、弹出式警报、自动收报机、屏幕保护程序和时事通讯是内部通信组合中的有效格式。

2）屏幕尺寸更小

我们打开电子邮件和与电子邮件交互的方式已经改变。 如今，在移动设备上阅读的电子邮件多于在台式机上阅读。 统计数据显示，现在有 56% 的电子邮件是在小屏幕上打开的——比 12 个月前增加了 8%。

显示尺寸的切换对电子邮件的打开和阅读率有着巨大的影响。 格式不佳、字体太小且未针对移动设备进行优化的电子邮件可能会立即被收件人拒之门外。

提示：

设计您的通信时要考虑到移动受众。 他们很可能会在旅途中阅读您的信息——字面意思（60% 的计算机用户在浴室里查看电子邮件！）。

时间很短，因此请确保您的信息直截了当，并且明确标记了任何号召性用语。

3) 通讯入侵

如今，有许多其他信息来源可以分散员工的注意力，从而限制了他们实际可以消费的信息量。

LinkedIn、Twitter 和大量新闻源在商业社区中发挥着重要作用，但不利之处在于，这种持续不断的数据流正在转移员工的注意力。

各种迹象表明，这些类型的协作网站正在增加，不仅在数量上，而且在受欢迎程度上也是如此。 更多的数字噪音意味着对收件箱的关注更少。

提示：

除了使您自己的交流与此密切相关之外，您无能为力来阻止这种运动。 像出版商一样思考：对使用的频率、信息和格式保持纪律。 让其他人客观地批评您的信息。

您的信息越吸引人、越有洞察力，您的读者群就会越高。

4）代际鸿沟

根据最近对 1,000 多名美国员工的研究，婴儿潮一代的经理（51-69 岁）和千禧一代员工（18-30 岁）彼此的沟通方式不一致。

年轻一代沉浸在社交媒体工具中，乐于与世界分享他们的观点，并且快速使用双向即时消息。

然而，老一辈人保留他们的想法，对公共合作不太满意。 他们更熟悉自上而下的沟通方式，更倾向于计划。

提示：

一刀切的方法行不通。 考虑将吸引所有年龄段的消息传递渠道的组合。 非紧急内容可以通过每月更新打包和分发。 这为紧急、必要的通信留出了喘息的空间，以获得他们应得的关注。

协作工具很受欢迎，尤其是在千禧一代中，但请注意那些声称这些工具可能会浪费大量时间的批评者。

5) 与读者的相关性

一项针对 2,300 名英特尔员工的调查显示，收到的消息中有近三分之一被认为是不必要的。 每 6 封被忽略一天的电子邮件，其中 5 封会被永远忽略。

员工可能会在不知不觉中使电子邮件系统饱和，因为他们不确定决策或升级过程，因此为了安全起见，在他们的分发中包含过多的同事。

提示：

为员工制定“电子邮件礼仪”章程。 重点应放在平衡发件人利益与收件人成本上。

建议可能包括抵制“回复所有人”的冲动（通常只需要回复原始发件人）。 取消向所有人转发冗长的电子邮件线程，尤其是在复杂的情况更容易当面解释的情况下。

并且对您在分发列表中包括的人进行纪律处分，即那些标记在“抄送”字段中的人真的需要接收电子邮件吗？

总而言之，个人对值得他们关注的内容更具选择性。 数字革命颠覆了传统的通信方式——电子邮件是一个牺牲品。 这引发了急需的内部沟通改造，并呼吁提供更具创意、引人入胜和令人难忘的内容。

Sarah Perry 是 SnapComms 的首席执行官，也是 ClickZ 的贡献者