什么是工作流自动化？ 快速指南

“在区域内”是非常有价值的。 另一方面，被带出你的区域去做一些日常的忙碌工作是很烦人的。 工作流自动化可以解决这个问题，让您和您的团队保持正常的生产力。

工作流自动化软件让团队掌握大事，而日常事务则在后台处理。 使用工作流自动化可以提高业务流程的效率。

什么是工作流自动化？

工作流自动化通过触发动作的触发器来简化业务流程。 它在软件应用程序的幕后工作，以推进任务或更改其状态、优先级、标签等。

您可以将自动化应用于许多不同的应用程序。 在项目管理中，您可以通过应用在满足某些参数时触发的触发器来自动执行任务。 工作流是一组步骤，通常是可重复的，用于完成业务流程。

要使用工作流程自动化，您需要项目管理软件。 ProjectManager 是一款基于云的工作和项目管理软件，旨在连接混合团队。 它有多个项目视图，您可以在每个视图上自动化功能。 您可以根据需要添加任意数量的触发器。 甚至还有任务批准来控制流程并确保只有获得授权的人才能更改任务的状态。 立即免费开始使用工作流自动化。

为什么选择工作流自动化？

使用工作流自动化有很多好处。 主要原因是它通过简化业务流程来节省时间。 它可以让您的团队专注于他们工作中更具创造性的方面，而该软件可以自动执行必要但乏味的较小任务。

工作流程自动化不仅可以帮助您更快地工作，还可以减少您所犯的错误。 当工作自动化时，它消除了人为错误的可能性。 面对现实吧; 通常情况下，我们必须返回并修复由拼写错误或其他一些小问题造成的错误。 工作流程自动化将这些错误排除在外。

如果您通过更少的事故节省时间，这意味着您可以更轻松地扩展您的业务，这是工作流自动化的另一个好处。 拥有工作流程自动化可以使小型企业更具竞争力，尤其是在与大型企业竞争时。 工作流程自动化可帮助企业更快地工作、更快地关闭潜在客户并腾出时间在繁忙的工作上，从而更好地为客户服务。

如果您必须遵守政策合规性，这也很有帮助。 您会发现审批周期缩短了，管理人员提高了可见性和控制力。 您还会发现它提高了团队士气，因为他们能够专注于您雇用他们的人才。 管理工作量，改进流程：使用工作流自动化的原因可以继续下去。

什么是工作流自动化软件？

工作流自动化软件的目的是使业务操作更易于管理。 正如我们上面提到的，这会导致更高的效率和生产力，并改善客户体验。 例如，ProjectManager 的甘特图和其他项目视图具有内置的自动化功能，可帮助您在更短的时间内更好地管理工作。

工作流自动化软件通过标准化和自动化表单和流程来工作，包括数据如何在系统之间传递。 换句话说，它是系统之间数据的结构化移动。 但你只需要知道它的工作原理是：“如果这个，那么那个。”

各个行业的专业人员都可以使用工作流自动化软件，例如营销。 在那里，它可以简化潜在客户收集、管理付费活动、报告指标等。 社交媒体经理可以使用它跨平台共享内容。 销售人员可以跟进潜在客户、安排演示并跟踪销售渠道。 它还可以服务于会计业务、电子商务，当然还有项目管理。

ProjectManager就是这样一款工作流自动化软件，嵌入在工作和项目管理软件中。 这意味着它具有您计划、监控和报告项目所需的功能，但您也可以自动化其中的许多业务流程。

如何自动化工作流程

在自动化工作流程过程时，您需要为任务在您的工作流程中移动时所采用的路径设置规则。 通常，您还可以识别那些有权推进任务并更改其状态的人。

1. 您需要做的第一件事是为软件设置规则以了解它应该做什么。 默认设置通常是任何从事该任务的人都有权更改其状态。 基本状态从to-do、doing to done流向。 但是，可以编辑状态，也可以将新状态添加到工作流中。
2. 现在，您要为每个状态创建规则。 在大多数情况下，您可以为每个状态添加多个规则。 选择适合该过程的权限。 也就是说，也许团队中的任何人都可以将任务从待办事项转移到完成状态，但您只希望经理同意将状态更改为已完成状态。 大多数工作流程自动化将允许您限制谁可以更改状态。
3. 可以为流程的任何阶段设置此批准设置。 因此，您可以在设置工作流程自动化时决定谁可以更改状态，谁不能。 这允许质量控制，并让管理人员有一种安全感，即工作正在按照项目计划中设定的标准完成。
4. 设置完所有触发器、操作和批准后，您需要保存工作流。 借助许多工作流程自动化软件工具，您还可以将自定义工作流程从一个项目复制到另一个项目。

大多数具有任务批准的工作流自动化也将具有自动通知授权人员更改状态以保持流程运行的触发器。 很多时候，受限用户将能够请求批准以避免瓶颈。

ProjectManager 中的自动化工作流示例

ProjectManager 具有遵循简单“如果，那么”逻辑的自动化工作流程。 您可以根据需要使用尽可能多的触发器来设置工作流中的操作。

我们有状态、优先级、进度、标签删除或添加、批准、添加或删除受让人、计划工时、实际工时、剩余工时、实际成本、计划成本、计划持续时间和实际持续时间的触发器。

这些触发器可以创建以下操作：设置状态、分配用户、设置优先级、设置进度、添加标签和删除标签。 当用户触发触发器时，这些操作会自动发生，除非该用户无权更改任务的状态。 如果是这种情况，那么任何获得授权的人都会被自动通知，或者用户可以请求批准。

您可以将自动化规则添加到任何工作流，即使该工作流未自定义。 规则可以很简单也可以很复杂，这取决于您的需要。 以下是我们软件中工作流程自动化的示例。

ProjectManager 为您提供工作流程自动化和更多功能

ProjectManager 是基于云的工作和项目管理软件，具有多个项目视图，并且与核心协作，允许混合团队在他们想要的时间、地点和方式工作。 自动化只是蛋糕上的糖霜。

计划交互式甘特图

工作流程自动化、自定义工作流程和任务批准有助于简化您的流程，但首先，您必须有一个项目计划。 管理人员可以使用在线甘特图进行计划，从而轻松链接依赖关系以避免延迟，设置里程碑以跟踪进度并与团队和利益相关者共享。 您可以筛选关键路径，然后设置基线以实时跟踪计划的工作量与实际工作量。

使用实时仪表板查看进度和绩效

您的团队获得了他们的任务，并且可以在多个项目视图上进行协作，例如任务列表、看板和日历视图，所有这些都一起更新，因此有一个单一的事实来源。 但是您如何监控他们的活动，尤其是如果他们不在办公室工作时？ 我们的实时仪表板自动收集实时数据并将其转换为跟踪六个项目指标的彩色图表。 最重要的是，无需设置。

通过一键式报告深入了解数据

当您需要的不仅仅是项目的高级视图时，我们的报告可以一键生成，为您提供有关时间、成本、工作量等方面的数据。 可以过滤所有报告以仅显示您想要查看的内容。 然后，它们可以作为 PDF 附件共享，或者如果您的利益相关者希望以这种方式保持更新，甚至可以打印出来。

我们不仅有工作流程自动化，还有自动电子邮件通知和应用程序内警报，让您在有人评论或更新您正在处理的任务时及时更新。 管理人员可以使用安全的时间表跟踪这些任务的进度，并确保他们团队的任务与资源管理工具相平衡，以确保每个人都在全力以赴。 我们涵盖了项目管理的所有基础。

ProjectManager 是适用于混合团队的屡获殊荣的工作和项目管理软件。 借助工作流自动化、多个项目视图和协作平台，团队可以更高效地工作，并且管理人员拥有控制项目质量的工具。 加入 NASA、西门子和雀巢等组织的团队，他们使用我们的工具取得成功。 立即免费开始。