撰写、编辑和校对电子邮件以获得强大结果的 8 个基本技巧

已发表: 2018-03-08

想象一个世界，为您的企业编写内容就像在您的计算机屏幕上串起几句话并点击“发布”一样简单。那不就是梦吗？然而，众所周知，事情并没有那么简单，尤其是在现代竞争激烈的商业世界中。

但这不仅仅与您可能在网站上发布的内容有关，例如博客和文章。事实上，您在电子邮件中包含的内容对于确保您正确无误同样重要。电子邮件仍然以作为最有效的营销形式之一而闻名，甚至超过网站广告或社交媒体！

但这并没有使这个过程变得更容易。在为您的企业撰写电子邮件时，要记住以下八件事，这样您就可以确保您的电子邮件非常适合您的读者并获得您想要的结果。

#1 – 定义你的流程并组织起来

在我们开始编写电子邮件和敲击键盘之前，您需要确保自己井井有条，并为即将制作的内容做好准备。为了使这更容易，让我们将整个过程分解为七个步骤：

想法（头脑风暴）
研究
写作
编辑
校对
出版
分析

“这些是您在撰写电子邮件时将遵循的基本七个步骤。 但是，您的某些流程可能包含更多或更少的步骤； 这完全取决于您的业务目标是什么。 考虑到这些步骤，一定要积极主动地确保在每个阶段都准备好一切，这样你才能尽可能地有条理，”Big Assignments 的电子邮件营销人员 Elizabeth Holder 分享道。

例如，虽然想法阶段可能只需要与您的团队开会，在那里您组织您的想法和主题想法，但研究部分是您将需要的所有信息汇集在一起的地方，这样您就不会破坏您的写作流程在以后的日子。

#2 – 情绪低落和个性化

在撰写电子邮件时，您需要确保您将自己置于读者的脑海中，并考虑他们将如何阅读您的电子邮件以及他们将从阅读中获得的体验，而不是他们将如何阅读您的电子邮件。电子邮件可以使您的业务受益。

例如，人们陷入的最常见的陷阱之一就是在电子邮件中不涉及个人信息以及将读者视为个人。如果您经常将您的读者称为“追随者”或“订阅者”，那么您就落入了陷阱。

虽然人们渴望成为社会团体或社区的一部分，但个性也很重要，作为客户，您的电子邮件的读者希望得到尊重。同样，请确保您在电子邮件中包含的内容确实值得讨论。

如果您向他们发送一封又一封电子邮件，内容涉及无关紧要的事情，或者他们根本不在乎，那么您的读者会感到您的企业非常不尊重他们。您很有可能最终会进入垃圾邮件文件夹。

#3 – 如何让人们打开你的电子邮件

在撰写电子邮件时，您将面临的最大挑战之一实际上是让人们打开它们，因此让我们站在读者的立场上。他们打开他们的网络浏览器，登录他们的电子邮件客户端，现在他们在他们的收件箱中。

您可以从电子邮件中看到什么？ 你的名字和主题行，所以让我们把注意力集中在这里。当然，您的名字只是用来描述电子邮件的发件人，但重要的是它不会读取诸如“[email protected]”之类的内容。相反，请确保它读取您的公司名称。

现在让我们转到主题行。这是电子邮件中会引起他们注意的部分。因此，您要做的第一件事就是在电子邮件中承诺一些好的东西。您在这封电子邮件中包含了哪些内容？读者打开它后，其中有哪些内容？

作业写作服务的电子邮件营销人员 Max Tyler 继续说道；

“在撰写主题行时，您需要一些东西来从收件箱中的其余电子邮件中脱颖而出。 首先尝试在主题上包含一个数字。 这有助于您的电子邮件脱颖而出并密切关注您。 接下来，尝试在主题行中承诺您的电子邮件一旦打开就会提供给您的读者。 最后，一定要在里面放一些强有力的词，让你的电子邮件不可抗拒。”

因此，如果您当前使用的主题行“在我的商店中为您提供折扣”，您可能需要考虑将其切换为“在线购物省钱的 5 种基本方法”之类的内容。

#4 – 编写内容

因此，您已经投入了一些时间来确保您的主题行完美，并且人们会想要点击。因此，您的读者被吸引并说“好吧，让我们看看这里发生了什么”并点击。现在读者在您的电子邮件中，因此他们将从顶部开始并向下工作。

自然地，如果您在电子邮件中包含任何图像或视觉效果，尤其是在顶部或标题中，您的读者的眼睛将立即被吸引到该区域，因此请确保您是否在此图像上叠加了一条消息它脱颖而出并开始您的电子邮件强大。

但是，在编写内容本身时，您需要记住几件事。首先，你要写得快。这是一个简单的作家技巧，但你写得越快，你的内容就会表现出越多的热情和热情，让你的电子邮件阅读起来更有趣。

此外，尽量保持你的句子和段落简短、甜蜜和直截了当。想象一下，您正在电子邮件浏览器中阅读这篇文章，它只是一大块文本，没有副标题或分段符。很有可能你甚至不想开始阅读它，它会直接进入垃圾文件夹。

您还需要记住尽量保持写作自然。由于您可能代表的是一家企业，因此客户不想谈论或阅读资本主义机器中的齿轮在说什么；他们想与现实生活中的人交流，听听他们要说的话。

这意味着您需要包含读者的姓名，向他们提出问题，让他们思考您所写的内容，并包含能够吸引读者并使他们对您的内容感到满意的情感词和故事。

当然，撰写电子邮件很难描述，因为您的要求会因您的目标市场、人口统计、行业以及您的企业在电子邮件营销活动中的具体目标而异。请记住让自己站在读者的角度，从他们的角度体验电子邮件及其内容。

#5 – 使用在线工具

如果管理不当，编写电子邮件可能是一项艰巨的任务，尤其是当您添加必要的编辑和校对过程时。但是，为了节省时间，以下是可以提供帮助的工具列表：

写作状态和通过写作：这是两个博客，其中包含您在撰写电子邮件时可以遵循的写作指南。
Boom Essays：可以帮助您校对电子邮件的在线写作机构，正如赫芬顿邮报在Write My Essay 中推荐的那样。
My Writing Way 和 Grammarix：这两个博客上的文章可以帮助您正确使用语法。
UKWritings：可以代表您编辑和校对电子邮件的在线服务。
Cite It In：一种以专业格式向您的电子邮件添加引文、引述和参考的工具。
Essay Roo：根据 Essayroo 评论中最佳澳大利亚作家的建议，可以为您撰写电子邮件的在线写作机构。
Easy Word Count：一个免费的在线工具，用于在写作时跟踪电子邮件的字数。

#6 – 卖，卖，卖

对于我们大多数人来说，我们的电子邮件将包含某种促销材料，试图诱使读者从我们的网站或电子商务商店购买商品。但是，您可能已经知道，这说起来容易做起来难。

首先要记住的是不要直接进入销售阶段，不仅要针对每封电子邮件，还要针对整个电子邮件营销策略。例如，如果客户刚刚注册了您的邮件列表，您不会想直接跳进去开始用促销内容轰炸他们。

相反，您希望慢慢地向他们介绍您的业务，并开始与该客户建立信任和忠诚的关系。营销统计数据表明， 80/20 规则是最有效的营销策略之一，您发送的 80% 的内容是教育/鼓舞人心/娱乐等，而另外 20% 是促销内容。

但是，您在电子邮件中实际包含的其他销售策略与您的其他业务非常相似。您需要描述人们面临的问题并开始描述您的产品或服务提供的解决方案。您还可以包含之前购买的客户评论，并在您的内容中讲述一个故事，以在情感层面上与您的读者和订阅者建立联系。

#7 – 让客户点击

现在您的电子邮件已被您的客户打开和阅读，现在是时候让他们离开您的电子邮件和您的网站了。当然，实现这一目标的最佳方法是在您的内容中使用明确定义的号召性用语按钮。

如果您目前正在编写 20% 的促销电子邮件内容，这将很简单，因为您可以添加一个号召性用语按钮，该按钮将链接到您正在宣传的产品页面。但是，如果您为读者提供 80% 的内容之一呢？事情没那么简单。

虽然可以。如果您正在撰写与读者分享的高质量博客文章，将这些客户从电子邮件中吸引到您的网站的最有效方法之一是在博客开始变得不错后切断博客。然后，您所要做的就是添加一个“点击此处继续阅读”号召性用语，您一定会让人们点击进入您的网站。

人们也喜欢被企业重视。让我们面对现实，如今每个人的电子邮件收件箱都塞满了电子邮件，您应该感到特别的是有人花时间阅读您的内容并与您保持同步。为了奖励这一点，何不为您的电子邮件提供限时折扣或优惠券代码。

这不仅让您的客户因为您尊重和欣赏他们的习惯而感到高兴，而且还有助于显着提高您的点击率。

#8 – 编辑您的电子邮件

一旦您完成了电子邮件的初稿，并且您很高兴每封电子邮件中应该包含的所有信息都已存在，就可以开始完善它们了。此过程的第一阶段是编辑您的电子邮件。

这与校对（见下文）完全不同，是一个专注于确保您尝试传达的信息对您的读者来说是完美的并传达您尝试发送的实际信息的过程。尽管您脑海中的信息听起来很完美，但您需要记住，很多人会阅读您的电子邮件，并且可能会以不同的方式看待它。

例如，如果您在电子邮件中加入了幽默元素，请记住阅读电子邮件的人口统计数据。这种幽默会飞过他们的头，还是有些读者可能会觉得你说的话很冒犯？这些都是你需要记住的。

编辑时，最好在编写初稿和编辑之间休息一下，以便以全新的眼光重新开始。同样，让同事、朋友或家人通读电子邮件以了解他们的想法以及他们是否可以指出任何内容也是有益的。或者，您可以使用 OXEssays 和 Academized 等专业写作服务的帮助（阅读 Academized 评论以检查质量）。

#9 – 校对您的电子邮件

完成撰写电子邮件的倒数第二个步骤后，准确执行最后一步非常重要。这是指您的校对过程。这意味着检查您的内容以确保它没有错误、拼写错误、语法错误、错别字等等。电子邮件中的任何错误都会损害您企业的信誉和声誉。

校对可能需要时间，一遍又一遍地检查您的内容似乎很冗长，但这对您的内容的成功至关重要。毕竟，您想购买产品或投资于内容充斥着错误的企业的服务吗？

为确保您的校对准确无误，请在编辑阶段和此阶段之间休息一下。当你回来时，完全忽略电子邮件本身的内容（因为这在之前的阶段已经完善了）并专注于你使用的实际语言、语法和标点符号。