12 款超酷、省時的應用程序和工具

經營企業的令人驚訝的部分是花費了多少時間在不是您的關鍵任務核心的任務上。 無論您是跟踪費用還是搜索電話號碼，如果您願意，行政工作可能會佔用您工作日的大部分時間。 使用省時的工具和應用程序避免無關的任務。 這裡有一些我們的最愛：

合作

1. 項目管理：大本營
費用：每月 20 美元起； 提供 60 天免費試用

如果您覺得自己已經在數小時內重新排列待辦事項列表，但仍未接近實現目標，那麼您的項目管理軟件可能是隱藏的罪魁禍首。 超過 285,000 家公司使用 Basecamp 來完成數十萬個項目是有原因的：它具有流暢的界面、具有拖放功能的用戶友好的待辦事項列表，以及將多個用戶添加到項目中以共享的能力文件，討論細節，甚至分配任務。 項目經理可以選擇誰可以訪問系統內任何給定項目的信息，人們甚至可以通過電子郵件進行回复。 所有內容都存儲在項目下以供將來參考。 Basecamp 是一個基於網絡的工具，但也有適用於 Android 和 iPhone 的應用程序。

2. 文件共享： Dropbox
費用：免費最多 2GB

如果您沒有時間不斷地將文檔一遍又一遍地通過電子郵件發送給需要它們的人，那麼 Dropbox 就是您的夢想。 只需創建一個共享文件夾，讓您的用戶接受邀請，瞧——您將擁有一個與您的所有計算機和設備同步的文件夾——以及您的任何同事或團隊成員的計算機和設備。 （誰需要拇指驅動器）？

3. 協同編輯：草稿
費用：免費（或每月 3.99 美元訂閱）

如果您希望有人在點擊發送之前對即將發布的博客文章或電子郵件發表評論，Draft 提供了一個漂亮的界面，您可以在其中並排查看帖子的兩個版本（明確突出顯示的添加和刪除）。 幸運的是，您的協作者不會覆蓋您的原始文本，因此您可以忽略您認為無用的評論並合併您喜歡的評論。 Draft 還節省了大量時間來嘗試閱讀 Microsoft Word 中一個很小的評論框中冗長的反饋。

4. 群聊： Atlassian HipChat
費用：最多兩個用戶免費，更多 $2/月

想要與您的整個團隊進行溝通，即使他們在遠程工作？ HipChat 為您提供聊天室、視頻和文件共享功能，以及一對一聊天的機會。 為什麼省時？ 因為它消除了接電話、發短信或使用諸如 Facebook 聊天之類的耗時替代方案的需要，在這些替代方案中，有很多令人分心的地方。

錢

5.發票：Freshbooks
費用：一位客戶的免費計劃，其他計劃的價格從每月 19.95 美元到 39.95 美元不等

嘗試通過電子表格創建和跟踪您自己的發票可能很困難，因此請使用發票軟件通過 Freshbooks 的雲會計為您完成繁瑣的工作，從而節省時間。 除了允許您發送和跟踪發票付款之外，Freshbooks 還有一些額外的好處：導入和導出數據的能力、可以設置為自動通知客戶的延遲通知、業務報告、跟踪時間和費用的能力，等等

6.費用跟踪：鞋盒
費用：免費計劃，或每月 9.95 美元至 99.95 美元的付費計劃（提供免費試用和免費 DIY 計劃）

Shoeboxed 將您的一堆收據變成可用的數字數據。 只需用您的手機（或電子郵件收據）拍一張照片，Shoeboxed 就會為您將它們數字化、組織和分類。 它適用於 Quickbooks 和其他會計應用程序。 免費計劃包括每月五張收據和無限的文件存儲； 9.95 美元可讓您通過預付信封提交多達 1000 份文件，還包括稅務建議。

7.里程跟踪： MileIQ
費用：每月最多 40 次免費旅行或無限計劃每月 5.99 美元）

如果您知道在報稅季到來時忘記申報所有里程扣除額，並且您想避免向山姆大叔發放額外現金，MileIQ 將助您一臂之力。 這個 iPhone 應用程序允許您通過單次滑動來駕駛並將每次旅行分類為商務或個人。 您甚至可以一次對多個行程進行分類。 里程記錄可以很容易地為費用報告或稅收進行編輯。

8.信用卡處理： Square
成本：2.75%/刷卡

隨時隨地提供服務？ 與其複制信用卡號碼以備後用，不如使用 Square。 使用連接到平板電腦或智能手機的免費掃描儀，您將能夠通過 Square 應用程序接收一小部分付款。

後勤

9.聯繫人管理：高層
費用：免費，付費計劃從 24 美元到 99 美元/月

有些人在記住名字和麵孔方面比其他人更有天賦，但任何人都可能忘記細節。 跟踪您的客戶和潛在客戶、他們的聯繫信息和所有相關詳細信息：您是如何認識的、誰推薦了您、他們的公司名稱、他們的社交媒體資料、網站以及您希望能夠提取的任何其他字段需要的時候。 每個聯繫人都有自己的頁面，您和您的團隊可以添加註釋和詳細信息，甚至可以將任務（例如發送感謝信）分配給特定的人。 它對於跟踪交易、建議和潛在客戶也很有用……無需翻閱電子郵件和各種社交媒體網絡中的消息。

10. 差旅管理： Mynd
費用：免費

Mynd 是一個有趣的應用程序，它可以同步你所有的日曆，但它還有另一個非常有用的功能：如果你是那些長期遲到的人之一，因為你總是低估開車去某個地方的時間，這個iPhone 應用程序會查看天氣和旅行狀況，並讓您知道什麼時候出發（只要您的目的地地址寫在您的日曆上）。 然後，Mynd 將在您的手機上啟動您最喜歡的導航應用程序，以便您到達那裡。 準時開始的會議準時結束，Mynd 幫助您到達那裡，這樣您就不會阻礙其他人。

11. 合約： OurDeal
費用：免費到 $29.99+

如果您一直通過電子郵件向人們發送合同，然後等待他們簽署並郵寄或傳真回來，OurDeal 可以加快流程。 它允許您以電子方式創建安全和機密的書面協議，如果您沒有自己的合同要上傳，甚至可以選擇模板。

12.文件備份：任何外置硬盤
費用：不定

除了將文件存儲在 Dropbox 或云中之外，您還需要一個外部硬盤來備份您的數據，以防您的計算機硬盤出現故障——因為這只是時間問題。 任何外置硬盤都可以。 一些流行的選擇包括 Western Digital My Passport 和 Seagate Backup Plus。 確保每周至少備份一次數據，如果發生災難，您將能夠更快地恢復。

您最喜歡的省時應用程序和工具是什麼？ 在評論中告訴我們有關它們的信息。

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