給忙碌的企業家的 34 個時間管理技巧(專家)
已發表: 2017-08-28有效的時間管理對任何人都很重要,但對企業家來說絕對至關重要。
因為企業家最終要對其業務的各個方面負責,所以為正確的任務分配適當的時間對於保持業務平穩運行至關重要。
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更好的時間管理不僅僅是更努力地工作,而是更聰明地工作。 我們請了 34 位生產力專家分享他們最好的時間管理技巧。 使用此技術列表進行試驗並找到對您最有意義的策略。
1. 利用即時學習
![]() | 帕特弗林www.smartpassiveincome.com |
“即時學習”改變了我的一切。 也就是說,我只使用與我正在處理的當前項目中的下一個任務直接相關的內容。 博客文章、播客劇集、視頻——它們必須幫助我完成我優先級列表中的下一個任務,否則它不值得我關注……此時此刻。
“即時學習”改變了我的一切。
FOMO(害怕錯過)確實讓這件事變得困難,因為那裡有很多我們不想錯過的好東西,但是如果你很聰明,並且當你遇到有趣且可能有用的內容時,你就會把它除了像 Evernote 這樣便於以後訪問的工具外,它還可以真正改變你完成的工作量和學習的量。
2. 優先排序和授權
![]() | 伊麗莎白格蕾絲www.reallifee.com |
了解您的個人和職業優先事項,並在日曆中計劃您的優先事項。 其他一切都需要適合它們或被丟棄。
找一個很棒的助手,你可以將日程安排和其他日常活動委託給它。 這個人可能是你最大的生產力助推器和減壓器之一。
3. 剛開始
![]() | 克雷格·杰羅www.timemanagementninja.com |
剛開始
大多數企業家從未真正開始。
大多數商業創意在它們真正開始之前就結束了。
停止等待完美的時間......沒有一個。
停止等待完美的產品……以最小的產品發布。
別再等哪天了……它永遠不會到來。
你無法完成……如果你從不開始。
4. 重構你的想法
![]() | 毛拉·托馬斯www.regainyourtime.com |
重新構想你的想法。 時間管理是一個過時的想法,而注意力管理是提高生產力的新途徑。
你如何管理你的時間只與你控制你對手頭任務的注意力有關。 這是因為如果您將時間分配給一項任務,但花時間在幾個不同的任務之間切換,最終結果可能與您的預期不同。 控制你的注意力意味著有效地管理內部和外部的干擾,以及更快地完成更高質量的工作的單一任務。
5.使用記事卡系統
![]() | 格雷戈里·喬蒂www.gregoryciotti.com |
為了更好地利用你的時間,首先要了解你的時間都花在了哪裡。 有很多很棒的應用程序可以跟踪時間,但老實說,我更喜歡保持輕量級——Marc Andreessen 的記事卡系統一直對我有用。
在一個簡單的 3x5 記事卡上,記錄您當天的主要待辦事項。 在卡片的背面,你應該寫下你已經完成的事情,而你最初並不打算在前一天晚上完成——工作日總是喜歡偷偷溜進去很多額外的東西。
通過在一天結束時查看您的 3x5 卡片,您會看到您的優先事項(以及是否完成)以及您的盤子中添加了哪些工作。 額外的工作很好,但如果你沒有日復一日地清理你的主要任務,那就錯了。
6.創建優先管理系統
![]() | 安戈麥斯www.clearconceptinc.ca |
重點。 太多的人試圖同時處理太多的事情,結果他們幾乎沒有取得任何進展(最終在這個過程中把自己累壞了)。 考慮一下你最有影響力的活動是什麼,並圍繞它們建立你的一天。 不要讓其他干擾和誘人的機會支配你的一天。
您可能還需要一個可靠的優先級管理系統來幫助管理您的優先級。 我們喜歡將其稱為您的“總體規劃”。 您可以在此處列出當前的優先事項和所有相關任務。
7.聘請虛擬助理
![]() | 阿里·梅塞爾www.lessdoing.com |
僱用一個虛擬助手,把你不應該做的所有事情都外包出去。
8. 調整自己的節奏
![]() | 卡森泰特www.carsontate.com |
作為一名企業家,你很多時候都處於過度績效模式,因為你全心全意。調整自己的節奏。 會有時間的。 不過,您將需要時間、精力和注意力; 當你一出門就全速前進時,你會筋疲力盡。
您知道列表中的每個項目都足夠好嗎? 這對組織來說已經足夠好了,對你來說也足夠好了。 過度思考、過度編輯和過度調整會浪費寶貴的時間,而且沒有必要。 做好工作,然後停下來。
9.減少你的認知負荷
![]() | 魯道夫·杜特爾www.remotive.io |
管理你的認知負荷,這樣你就不必“不斷記住事情”。 為此,我使用 SaneBox 來減少我的電子郵件負載,然後記錄我認為在 Evernote 中重要的所有內容。
管理你的認知負荷。
我運行 35 個獨立的 Evernote 文檔,其中包含與我經常合作的人在任何重要的事情(問題、結果和行動項目)上的聊天記錄。 然後,所有任務都輸入一個集中的待辦事項列表,我可以優先考慮並分配給我的日曆(目前是 Sunrise)。
10. 花時間停下來思考
![]() | 彼得·布雷格曼www.peterbregman.com |
忙碌的企業家能做的最重要的事情就是停下來思考。
早上至少花 5 分鍾思考你的一天:
- 你今天最重要的事情是什麼?
- 您的日曆是否反映了這一優先事項?
將您的手機設置為每小時發出一次嗶聲,當它響起時,問問自己:
- 我在做我最需要做的事嗎?
- 我是我最想成為的人嗎?
在一天結束時,暫停 5 分鐘並問自己:
- 我學到了什麼? 我需要感謝或承認的人嗎?
- 明天有什麼我想做的不同的事情嗎?
很多時候,我們認為時間管理可以提高我們的效率。 但是我認識的一些最有效率的人是無效的。 關鍵是要有效,專注於最重要的事情,而忽略其他一切。
11.將非結構化時間納入您的日程安排
![]() | 喬斯林·K·格萊www.jkglei.com |
在您的每週計劃中安排 2-4 小時的非結構化時間。 這是留出的時間,除了學習、探索和思考之外沒有任何議程。 對於許多忙碌的企業家來說,這似乎有悖常理,或者完全不切實際。 然而,研究支持在兩個方面在您的日程安排中安排“鬆弛”時間的重要性:
1.當你一直很忙,沒有空閒時間——就像每天的每一分鐘都安排在背靠背一樣——你會最大限度地利用大腦的帶寬:你的認知能力下降,你變得更容易犯錯誤,而且你沒那麼有洞察力。
2. 在亞馬遜的早期,傑夫·貝佐斯 (Jeff Bezos) 將他的周一和周四完全安排得井井有條,因此他總是有時間深入思考公司的願景。 讓一些“非結構化時間”變得神聖是成功 CEO 的標誌,因為沒有它,他們總是會對別人擺在他們面前的問題做出反應,而不會主動思考公司的未來。
12. 離婚你的電腦
![]() | 史蒂夫·羅賓斯www.steverrobbins.com |
離婚你的電腦! 二十年前,計算機是生產力工具。 現在,它們是分散注意力的工具,會通過提供永無止境的不相關中斷流來扼殺注意力、扼殺創造力並扼殺我們進行良好概念思維的能力。
離婚你的電腦!
- 將您的工作空間安排在一張空白的桌子周圍,而不是圍繞您的屏幕。 將計算機視為您有意識地使用、取出和放回的工具。 不要將其用作分散您的注意力和注意力的默認位置。
- 開會時把筆記本電腦收起來。 用手記筆記。 你會更好地與會議上的人建立聯繫,並且對所發生的事情有更好的回憶。
- 為每天的前 3 個優先事項使用紙質待辦事項清單。 始終將其放在您面前。 無盡的電子待辦事項清單讓項目被困在“首屏”並從您的雷達屏幕上掉下來。
- 不要對自己的電子郵件進行分類。 讓您的助手這樣做,並只提請您注意最重要的項目。
- 用一句話回復電子郵件。 如果需要更多,請向您的助手口述要點,並讓他們代表您撰寫回復電子郵件。 您只需查看並發送。
13.早上做最重要的事情
![]() | 卡米爾·魯德尼基www.timecamp.com |
花點時間做正確的事。 每個人都在浪費時間,所以專注於高效——做正確的事,而不是高效——把事情做好。 在恆壓下工作是不行的。 感到焦慮和不知所措是不行的。 你後悔做出決定嗎? 停止。
你不應該根據自己的結果來判斷你的成功。 最積極的結果可能來自您不必做的事情。 早上做最重要的事情——研究表明,在一天晚些時候使用意志力後,人們開始做出錯誤的決定。
14. 如果它沒有壞,不要試圖修復它
![]() | 凱蒂惠頓www.flippingheck.com |
找到適合您的穩定時間管理技術是完成工作的關鍵。
每個月(甚至一周!)都會出現很多時間管理工具,它們有望成為最終的組織產品,但我們在建立這些新系統上投入的時間和精力實際上讓我們無法提高生產力。
我已經從紙到 PDA,再到紙到電話,然後又回到紙上,因為一些新的應用程序或系統引起了我的注意,而不是堅持對我有用的東西。 當我想到將我的清單從紙張到應用程序再到紙張到應用程序的浪費時間時,這讓我不寒而栗!
15. 使用 ABCDE 方法確定任務的優先級
![]() | 托雷夫斯蘭www.timemanagementchef.com |
我使用 ABCDE 方法優先處理我的任務:
A:你必須做的任務——如果不完成,後果很嚴重
B:你應該做的任務——如果沒有完成,後果很輕微
C:你可以做的任務——如果不完成沒有後果
D:您委派的任務
E:你從不做的任務
訣竅是:在完成所有 A 任務之前,永遠不要執行 B 任務,並且在完成所有 B 任務之前永遠不要執行 C 任務。 然後應用 80/20 規則來識別每一天; 你待辦事項清單上的 20% 的任務會給你 80% 的結果。
你可能會想,“Tor,這聽起來很酷,但這真的能幫助你提高工作效率嗎?” 好問題! 自己判斷:當我花了 20 個小時創建了來自令人難以置信的忙碌專家的 80 條生產力技巧的綜述文章時,我應用了這一點,該文章在 6 天內產生了 20,231 次頁面瀏覽量。 該帖子現在有 1700 多份分享和 98 條評論。 如果我的工作效率不是很高,我至少會花 40-50 個小時來整理這樣的帖子。
16. 安排一切!
![]() | 蒂姆·布爾昆www.afteroffers.com ![]() |
對我來說,如果它沒有被安排,它就不會完成! 因此,安排我工作日的每個小時對於保持專注和高效至關重要。 甚至追求副業的“空閒時間”也被列入日程表。
如果沒有安排,就不會完成!
我通過將目標分解為每天可以實現的非常小的項目來實現目標。
每個步驟每天的完成時間不應超過一小時。 如果我發現完成這一步需要超過一個小時,我還沒有把它分解得足夠多。
即使我提前完成了當天的步驟,我也會阻止自己進行下一步。 我知道這聽起來有悖常理,但這樣做可以防止我筋疲力盡,而且我對第二天的工作更有動力。 這種策略還使我無法完成“一半完成”的步驟,這感覺不如完成當天計劃的所有事情。
管理我的時間意味著提前計劃。 我一天的最後 30 分鐘總是留出來安排下一個工作日。
17. 虔誠地使用你的日曆
![]() | 莫妮卡·里奇www.monicaricci.net |
在早上檢查電子郵件之前,請務必等待至少一個小時。 當您以“響應模式”開始新的一天時,很容易陷入回復電子郵件的困境,在不知不覺中,您已經浪費了半天時間,而且您還沒有主動解決任何問題,因為您已經度過了一個上午反應。
虔誠地使用你的日曆。 永遠不要依賴你的記憶來與他人或自己約會。 讓您的大腦不必記住您的日程安排,讓您可以自由發揮創造力、解決問題並與他人同在。
始終圍繞日曆中的約會建立緩衝時間,以考慮旅行時間、準備時間和跟進時間。
18.不要過度安排自己
![]() | 邁克·瓦爾迪www.productivityist.com |
不要過度安排自己。 將您的日曆用於大塊時間塊 - 例如在一致的時間段內每天的主題或每週的項目衝刺(即在每個工作日的早上 5 點到早上 8 點寫你的書),而不是用特定的東西分配一天中的每一分鐘。
您的待辦事項清單可以提供詳細信息,因為這是設計要做的。 讓您的日曆充當更廣泛的觸發器,引導您查看待辦事項列表中的詳細信息。 然後,您可以在考慮到意圖和注意力的情況下決定在任何一天您需要和想要做什麼。
19.先做最簡單的任務
![]() | 馬克曼森www.markmanson.net |
我的高中數學老師曾經告訴我,如果你被一個問題困住了,就開始寫下數字,你會驚訝於你在寫作時發現解決方案的頻率。 我在整個生活中都發現了這一點,而不僅僅是數學。
每當我卡在某件事上,不知道如何開始一個項目、焦慮或開始拖延時,我都會強迫自己去做最簡單和最小的部分。 我將完成整個項目的期望降低到做最簡單、最可實現的組件——我將寫第一句話,放入第一行代碼,在電子表格中創建第一行。
總是會發生的是,你完成了第一件事,然後它會溢出到下一個,然後是下一個,就像滾雪球一樣,幾個小時後,你正在下坡數英里,你甚至不記得為什麼開始很難首先。
20.尋找自動化的方法
![]() | 佩吉鄧肯www.personalproductivityexpert.com |
人們通常選擇更加努力地工作,而不是花時間弄清楚如何更聰明地工作。 企業家實際上可以通過更仔細地檢查他們的流程來創造更多的空閒時間。
首先決定是否需要這項工作。 如果是這樣,並且您必須這樣做超過 3 次,則您需要開發一個經過深思熟慮的流程,包括所有接觸它的人,並記錄在案,以便任何人都可以遵循它。 一旦你找到了最好的方法,選擇正確的技術來完成它。
21.消除你最不高效的活動
![]() | 唐納德·拉圖馬希納www.lifeoptimizer.org |
應用 80/20 規則並消除您的生產力最低的活動。 這樣做可以讓您在不忙的情況下提高工作效率。 但首先你需要明確你的優先事項和放棄一些機會的意願。
應用 80/20 規則。
22. 比其他人更早開始新的一天
![]() | 布賴恩·特雷西www.briantracy.com |
比其他人更早開始新的一天。 如果你讀過成功男人和女人的傳記和自傳,他們幾乎都有一個共同點,那就是按時上床和早起的習慣。
通過在世界其他地方之前醒來,您有時間提前計劃您的一天,並在其他人醒來打斷您之前就可能會在您腦海中浮現的一些任務搶占先機。
23. 進行時間審核
![]() | 迷迭香飯www.dailyplanit.com |
了解你的時間是如何被真正使用的,一旦緊急事務得到處理,選擇那些提供最高價值和最低資源使用的任務作為高優先級。 這聽起來可能很無聊和乏味,但時間審計可以揭示有關時間使用的令人驚訝的信息並帶來積極的變化。
有一些簡單的方法可以完成時間審核,例如使用不同活動的顏色代碼在 chronodex 中著色。
24. 使用番茄工作法
![]() | 邁克爾·斯利溫斯基www.sliwinski.com |
我給忙碌的企業家的最高管理秘訣是“番茄工作法”和“計劃外日曆”。 這基本上意味著我只需設置一個 25 分鐘的計時器,然後只開始執行一項任務。 這種時間壓力和專注幫助我重回正軌並進入我的生產力節奏。 在糟糕的日子裡,我大部分時間都是這樣度過的。
25. 分離出你最重要的三項任務
![]() | 克里斯·貝利www.alifeofproductivity.com |
在一天開始時,問問自己:當一天結束時,您希望完成哪三件事? 這是一個簡單的策略——幾乎是愚蠢的——但幾乎沒有任何其他方法可以幫助你更有意識地工作。
這個策略同時做幾件事情:它可以幫助你從真正重要的事情中過濾掉你不應該每天花時間在的事情; 當狗屎不可避免地擊中粉絲時,它為您提供了重要的指導; 它可以幫助您每天考慮自己的限制——例如,如果您在某一天有很多會議,那麼您定義需要完成的工作的自由就會減少。 另外,只需一分鐘!
26.時間管理就是思想管理
![]() | 海倫塞古拉www.helenesegura.com |
在每天結束時,規劃出第二天需要完成哪些任務以及每項任務需要多長時間。 然後在已經存在的約會之間將這些任務安排到您的日曆上。 時間管理就是思想管理。 一旦你意識到你可以控制你的時鐘並且可以告訴你的時間該做什麼,你的工作生活和個人生活就會變得不那麼緊張。
27. 自由分配完成任務所需的時間
![]() | 戴夫·西www.davidseah.com |
自由分配您實際完成一項工作所需的時間,以最少的下一個完成階段。
我所說的“現實”是指實際需要的時間,而不是您希望需要的時間。 一旦你做出了那個決定,那麼就不要考慮時間並去做工作。 具有諷刺意味的是,考慮時間管理是我沉迷於時間的最大浪費! 雖然我擔心某件事需要多長時間,但我並沒有將 100% 的注意力集中在做有用的工作或解決問題上。
我所說的“最低下一個完成階段”是指一個“有用的元素”,它以某種顯著的方式為你的工作目標做出貢獻。 我傾向於關注“最終結果”而不是下一個階段,因為我不耐煩,但這只會造成挫敗感,再次消耗原本可以用來製造東西的能量。
給自己足夠的時間來完成某件事,並允許自己不要對所花費的時間感到匆忙或內疚,這對我有用。
28.有一個你虔誠地遵循的生產力程序
![]() | 喬什·科菲www.flightmedia.co |
有一個你每天虔誠地遵循的生產力程序。 例如:
1. 早上 4 點 30 分鍛煉
2. 早上 7:00 創建當天的前 5 項待辦事項列表
3. 不間斷工作 50 分鐘,然後休息 10 分鐘——每天幾次
4. 不要讓電子郵件標籤保持打開狀態
就像您為業務中的其他所有事情制定戰略一樣,您絕對必須制定生產力戰略。 我鍛煉是因為它讓我感覺良好,喚醒我,讓我在一天的剩餘時間裡充滿活力。
我列出了我當天的前 5 個待辦事項,因為如果它是一個永無止境的清單,那麼它常常讓我無法完成,就像我什麼都沒做一樣。 (即使我這樣做。)
我會抽出幾個小時的 50 分鐘工作時間和 10 分鐘的休息時間,因為這是我完成這五個待辦事項的唯一方法。
我不會打開電子郵件選項卡,因為我的一天在零秒內就白白浪費了。 制定一個例行程序,堅持下去,你會發現你不知道自己有時間。
29. 找出、決定或做
![]() | 麗茲夏天www.lizsumner.com |
當你發現自己逃避一項任務時,通常是因為你不清楚接下來需要做什麼。 它通常是三件事之一——找出、決定或做。 您是否需要更多信息、做出選擇或採取行動。 通過發現、決定或做鏡頭來審視你的阻力,它會推動你前進。
30.別再把它當成“時間管理”了
![]() | 安妮西斯克www.pajamaproductivity.com |
不要再將其視為“時間管理”。
當我們說“時間管理”時,我們實際上是在說需要管理的時間。 但在 99% 的情況下(完全不科學的百分比,但根據我的經驗相對準確),需要更好管理的不是時間——而是我們。
因此,請嘗試從選擇的角度考慮它。 一個例子:想像你最喜歡的樂隊來到鎮上。 或者漢密爾頓。 任何。 你真的很想去,但不可能進入的東西。 但是你瞧,兩張票落到了你的腿上。 不管你有多忙,或者認為你有多忙,如果你像我和大多數人一樣,你總能找到一條路,對吧?
因此,開始將任務列表中的所有內容視為一系列選擇。 您可以選擇執行它們,也可以選擇不執行它們——推遲、委託或刪除它們。 當您將其視為一種選擇時,一件奇怪的事情開始發生:您最終會做出更好的選擇,只需意識到自己一直擁有力量。
31.先做最難的事
![]() | 清範www.asianefficiency.com |
每天早上先做最難的事。 當你開始你的工作日時,處理你認為最難完成或最有可能拖延的任務。 當我們將這類任務推遲到當天晚些時候時,我們經常會對它們感到壓力並繼續推遲它們。
通過翻轉它,您可以在一天的剩餘時間裡知道自己的工作效率很高。 即使你什麼都沒做,你仍然度過了富有成效的一天。 在過去的 5 年裡,我一直這樣做,這對我們幫助很大。 我們公司的每個人都這樣做,這是我們的入職培訓的一部分,旨在向人們傳授這個概念。
32. 使用艾森豪威爾的緊急-重要性矩陣
![]() | 克里斯蒂安·里門斯www.improve-hq.com |
優先! 電子郵件不斷堆積,電話不斷打來,有大量的待辦事項:一個企業家的工作量是巨大的。 優先考慮這項工作是保持專注的關鍵。 你越能優先考慮,你的效率就越高。 這就是艾森豪威爾的緊迫性-重要性矩陣的用武之地,它迫使您在將任務添加到待辦事項列表之前三思而後行。
優先!
這是方法。 選擇那些最緊急的任務。 問問自己:這些是否同樣重要? 推遲不那麼緊急的事情,委託不那麼重要的事情。 如果以上都不是:擺脫那個待辦事項。
33.遵循系統
![]() | 艾莉森·劉易斯www.the7minutelife.com |
1. 整理你的大腦。 你感到壓力很大,因為你有太多未完成的任務。 在一張普通的紙上,把它們全部寫下來。 然後劃掉任何不是絕對必要的。 變得殘酷。
2.征服未完成的任務。 查看您的清單,承諾每天完成一項任務,直到清單完成。 經常重溫這個列表!
3. 整理你的世界。 被文件和其他雜物覆蓋的桌子或廚房櫃檯也會讓你感到壓力過大。 停下來,深呼吸,花幾個小時把它扔掉,歸檔,或者照顧它。
4. 限製或阻止分心。 每天早上關閉所有電子郵件、Facebook 或 Twitter 提醒,直到完成最重要的任務。 在預定的塊中處理所有這些通信。
5. 有目的地行動。 你最後一次真正寫下你的人生目標或你的首要任務是什麼時候? 生活中對你來說最重要的一件事是什麼? 促進該目標的優先事項是什麼? 記下來。
6. 設定目標。 是的,是的,你說你知道你的目標是什麼。 但是你把它們寫下來了嗎? 神經科學已經證明,簡單的寫作行為實際上會誘使你的大腦取得更多成就。
7. 讓你的“5 Before 11”。 列出明天早上 11 點之前你可以承諾做的五件事。 每項任務是否在您的目的、優先事項和目標上向前推進? 這應該。 當你明天做你的 5 Before 11 時,你會有一種幸福和平的成就感,因為你知道你做了對你有意義的事情。
34.做出更好的初步決定
![]() | 肖恩·帕里什www.farnamstreetblog.com |
這有點違反直覺:贏得時間的最佳方式是做出更好的初始決策。 我們花費大量時間和精力來糾正錯誤並擺脫糟糕的情況。 如果你能減少最初決定的愚蠢,你就會有更多的空閒時間。 提高決策質量的一種方法是清理早晨,並在做出決定之前獨自思考 30 分鐘。 盡量不要在下午或當天晚些時候做出重大決定。