小型企業會計 101：如何設置和管理您的賬簿

如果您剛剛推出或即將推出您的在線商店，恭喜！ 達到今天的成就需要非凡的熱情和毅力。

但是，如您所知，小企業主經常有大量令人滿意的里程碑，以及不斷擴大的待辦事項清單。 隨著您的推出，您需要掌握與擁有一家商店相關的會計任務。

這份會計步驟列表將使您有信心知道您已經涵蓋了您的基礎並準備好繼續您的小型企業財務待辦事項清單上的下一個項目。

小型企業的會計基礎

• 開設銀行賬戶
• 跟踪您的開支
• 開發記賬系統
• 建立工資系統
• 調查進口稅
• 確定您將如何獲得報酬
• 建立銷售稅程序
• 確定您的納稅義務
• 計算毛利率
• 申請資助
• 尋找優質會計合作夥伴
• 定期重新評估您的方法

1.開立銀行賬戶

在您合法註冊您的業務後，您需要在某個地方存放您的業務收入。 擁有一個單獨的銀行賬戶可以使記錄保持清晰，並在報稅時讓生活更輕鬆。

它還可以在不幸的破產、訴訟或審計情況下保護您的個人資產。 如果你想從債權人或投資者那裡獲得資金，強大的商業財務記錄可以增加獲得批准的可能性。

請注意，有限責任公司（請參閱我們針對加利福尼亞有限責任公司、德克薩斯有限責任公司和佛羅里達有限責任公司的州特定指南） 、合夥企業和公司在法律上必須有一個單獨的銀行賬戶用於業務。 獨資經營者在法律上不需要單獨的帳戶，但絕對推薦。

首先開設一個商業支票賬戶，然後是任何可以幫助您組織資金和計劃稅收的儲蓄賬戶。 例如，建立一個儲蓄賬戶並將每筆付款的一定百分比作為您的個體經營者預扣稅款。 一個好的經驗法則是將收入的 25% 放在一邊，儘管對高收入者更保守的估計可能更接近三分之一。

接下來，您需要考慮使用商業信用卡來開始建立信用。 信貸對於確保未來的資金來源很重要。 公司和有限責任公司必須使用單獨的信用卡以避免混合個人和商業資產。

在與銀行討論開設賬戶之前，請先做好功課。 貨比三家尋找商業賬戶並比較費用結構。 大多數商業支票賬戶的費用高於個人銀行業務，因此請密切注意您的欠款。

要開設企業銀行賬戶，您需要一個企業名稱，並且您可能必須在您所在的州或省註冊。 與個別銀行核實赴約時需要攜帶哪些文件。

2. 追踪你的開支

可靠的業務簿記的基礎是有效和準確的費用跟踪。 這是一個關鍵步驟，可讓您監控業務增長、建立財務報表、跟踪可扣除費用、準備納稅申報表以及使您的文件合法化。

從一開始，建立一個用於組織收據和其他重要記錄的會計系統。 這個過程可以是簡單而老派的（帶上 Filofax），或者你可以使用像 Shoeboxed 這樣的服務。 對於美國店主來說，美國國稅局不要求您保留低於 75 美元的費用收據，但這仍然是一個好習慣。

有五種收據需要特別注意：

1. 餐飲和娛樂。 在咖啡館或餐廳舉行商務會議是一個不錯的選擇，請務必做好記錄。 在收據的背面，記錄參加者以及用餐或外出的目的。
2. 外地商務旅行。 IRS 和 CRA 對聲稱個人活動作為商業費用的人持謹慎態度。 值得慶幸的是，您的收據還提供了您外出時的商業活動的書面記錄。
3. 車輛相關費用。 記錄您將車輛用於業務的地點、時間和原因，然後將使用百分比應用於與車輛相關的費用。
4. 禮物收據。 對於音樂會門票等禮物，送禮者是否與收件人一起參加活動很重要。 如果他們這樣做，那麼費用將被歸類為娛樂而不是禮物。 請注意收據上的這些詳細信息。
5. 家庭辦公室收據。 與車輛費用類似，您需要計算房屋用於業務的百分比，然後將該百分比應用於與房屋相關的費用。

在家創業是保持低開銷的好方法，而且您將有資格獲得一些獨特的稅收減免。 您可以扣除您家中用於業務的部分，以及您的家庭互聯網、手機、往返工作場所和出差的交通工具。

任何部分用於個人用途和部分用於業務的費用都必須反映這種混合用途。 例如，如果您有一部手機，您可以扣除您使用該設備進行業務的百分比。 汽油里程費用可 100% 扣除，只需確保保留所有記錄並記錄您的商務里程（您要去的地方和旅行的目的）。

3. 開發記賬系統

在我們開始建立簿記系統之前，準確了解簿記是什麼以及它與會計有何不同會很有幫助。 簿記是記錄業務交易、對其進行分類和核對銀行對帳單的日常會計流程。

會計是一個高級流程，它著眼於業務進展並通過構建財務報表來理解簿記員編制的數據。 作為一名新企業家，您需要確定如何管理您的書籍：

1. 您可以選擇走 DIY 路線並使用 QuickBooks 或 Wave 等軟件。 或者，您可以使用簡單的 Excel 電子表格。
2. 您可以選擇使用本地或基於雲的外包或兼職簿記員。
3. 當您的業務足夠大時，您可以聘請內部簿記員和/或會計師。

有這麼多選擇，您一定會找到適合您業務需求的簿記解決方案。

加拿大和美國的企業主需要確定他們是使用現金還是應計會計方法。 讓我們來看看兩者之間的區別。

• 現金方式。 收入和費用在實際收到或支付時確認。
• 應計方法。 收入和費用在交易發生時確認（即使現金尚未進出銀行），並且需要跟踪應收賬款和應付賬款。

從技術上講，加拿大人必須使用權責發生製。 為簡化起見，您可以全年使用現金法，然後在年底進行一個調整分錄，以核算未償還的應收賬款和應付賬款以用於稅收目的。

如果收入低於 500 萬美元，美國企業主可以使用現金會計，否則他們必須使用權責發生製。

4. 建立工資系統

許多在線商店一開始都是單人秀。 當您已經到了可以聘請外部幫助的地步時，您需要確定該人是僱員還是獨立承包商。

對於員工，您必須設置工資表並確保預扣正確的稅款。 有很多服務可以幫助解決這個問題，許多會計軟件選項都提供工資單作為一項功能。

對於獨立承包商，請務必跟踪您支付給每個人的費用。 美國企業主可能需要在年底為每個承包商提交 1099（您還需要為此保留他們的姓名和地址）。

5. 調查進口稅

根據您的業務模式，您可能計劃從其他國家購買和進口商品以在您的商店中銷售。 進口產品時，您可能需要繳納稅款和關稅，如果您經營直銷業務，這一點值得注意。 這些是貴國對進貨徵收的費用。 了解將貨物進口到美國和加拿大以及相關稅費，以便您從一開始就了解規則。

此外，如果您要進口商品，關稅計算器可以幫助您估算自己企業的費用並製定成本計劃。

6. 確定你將如何獲得報酬

當銷售開始滾動時，您將需要一種接受付款的方式。 如果您是 Shopify 的北美店主，您可以使用 Shopify Payments 接受借記卡或信用卡訂單。 這為您省去了設置商家帳戶或第三方支付網關的麻煩。

如果您想在不使用 Shopify Payments 的情況下接受信用卡付款，則需要一個商家帳戶，或者您可以使用第三方支付處理器，例如 PayPal、Stripe 或 Square。 商家帳戶是一種銀行帳戶，可讓您的企業接受客戶的信用卡付款。

如果您使用第三方支付處理器，費用會有所不同。 一些處理器收取交換加費率，通常每筆交易大約 2.9% + 0.30 美元。 其他人對每筆交易收取固定費用，而有些人則採用每月會員模式進行無限制交易。 您可以查閱此列表以幫助您找到適合您所在位置的支付網關。

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商業計劃通常用於獲得資金，但許多企業主發現編寫計劃很有價值，即使他們從未與投資者合作過。 這就是為什麼我們整理了一個免費的商業計劃模板來幫助您入門。

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7. 建立銷售稅程序

電子商務世界比以往任何時候都更容易向您所在州甚至國家以外的客戶銷售產品。 雖然這對於有增長目標的品牌來說是一個很好的機會，但它引入了令人困惑的銷售稅法規。

當顧客走進實體零售店時，無論他們是住在那個城市還是來自世界各地，他們都要支付他們購買的任何州或省的銷售稅。 但是，當您在線銷售時，客戶可能位於不同的城市、州、省甚至國家。

加拿大店主只有在 12 個月內的收入達到 30,000 美元或以上時才需要開始徵收 GST/HST。 您可以分期提交您收取的 GST/HST。 如果您願意，即使您沒有獲得這麼多收入，您也可以收取 GST/HST，並將其用於進項稅抵免。

向國際客戶銷售可能比國內銷售更容易。 加拿大店主無需向加拿大境外的客戶收取 GST/HST。

對於美國店主來說，銷售稅變得有點棘手。 您需要確定您是在基於原產地的州還是基於目的地的州經營您的業務。 在前者中，您必鬚根據您經營業務的州收取銷售稅。 後者要求根據購買者的位置徵收銷售稅。

美國企業的國際採購免稅。 這一切都會變得有點複雜，因此請諮詢您的會計師，以獲取有關您所在州的國際銷售稅法規的詳細信息。

8. 確定您的納稅義務

稅收義務因企業的法律結構而異。 如果您是個體經營者（獨資企業、有限責任公司、合夥企業），您將在個人納稅申報表中申報營業收入。 另一方面，公司是獨立的稅務實體，獨立於所有者徵稅。 您從公司獲得的收入作為僱員徵稅。

自僱人士需要從他們的收入中預扣稅款並將其匯給政府，以代替雇主通常會進行的預扣稅。 對於美國店主，如果您今年欠稅超過 1,000 美元，您將需要支付估計的季度稅。 加拿大人更容易一些。 如果您的淨欠稅額超過 3,000 美元，您將需要分期繳納所得稅。

9.計算毛利率

提高商店的毛利率是獲得更多整體收入的第一步。 為了計算毛利率，您需要知道生產產品所產生的成本。 為了更好地理解這一點，讓我們快速定義銷售成本 (COGS) 和毛利率。

• 銷貨成本。 這些是生產公司銷售的產品所產生的直接成本。 這包括材料和直接人工成本。
• 毛利率。 這個數字代表企業為生產產品或服務而產生所有直接成本後保留的總銷售收入。

以下是計算毛利率的方法：

您還可以使用我們的免費利潤率計算器來插入您的數字以進行快速計算。

您銷售產品的價格與最終業務實際帶回家的價格之間的差異真正決定了您保持開門的能力。

10. 申請資助

在許多情況下，不斷增長的電子商務業務可能需要通過信貸額度、投資者、小企業貸款甚至業務合作夥伴來獲得外部業務融資。

例如，由於無法控制的外部環境，您可能會出現意外的銷售下滑，或者您可能需要在季節性業務的低迷時期進行財務提振。 具有遠大增長目標的品牌通常需要獲得資金，以便在新產品開發、庫存、零售店、招聘等方面進行投資。

請記住，要獲得小企業貸款，您可能必須提供財務報表——至少是資產負債表和損益表，也可能是現金流量表。

但在你簽署債務之前，確保數字有意義是很重要的。 換句話說，計算貸款的投資回報率是個好主意。 將您需要貸款支付的所有費用、您將從貸款中獲得的預期新收入以及總利息成本加起來。 您可以使用我們的商業貸款計算器找出總成本。

11.尋找優質的會計合作夥伴

作為企業主，您需要了解公認會計原則 (GAAP)。 這不是規則，但它可以幫助您衡量和了解公司的財務狀況。

如果您需要一點額外的財務規劃幫助或指導，許多小型企業會計師和財務專業人士可以幫助您更好地控制您的資金。 有幾個人可能需要考慮入伍：

• 會計。 小型企業會計師可以在許多不同方面提供建議，包括您的業務結構、創建財務報表、獲得必要的許可證和許可證，甚至編寫商業計劃。 您可以使用我們的免費商業計劃模板編寫您的計劃。

• 註冊會計師（CPA）。 在審計的情況下，註冊會計師是唯一可以合法編制經審計的財務報表的個人。

• 會計。 簿記員管理日常記錄，定期核對賬目，對費用進行分類，並管理應收賬款/應付賬款。

• 報稅員。 您的報稅員會填寫必要的表格，並可能在報稅季代表您提交。 有些人還會設置您的預估稅款。

• 稅務規劃師。 這些專業人士會在您報稅前幫助您優化稅款，幫助您了解降低稅負的方法。

12. 定期重新評估你的方法

剛開始時，您可能會選擇使用簡單的電子表格來管理您的書籍，但隨著您的成長，您將需要考慮更高級的方法，例如 QuickBooks 或 Bench。 隨著您的不斷成長，請不斷重新評估您在書籍上花費的時間以及這些時間對您的業務造成的損失。

正確的簿記解決方案意味著您可以在業務上投入更多時間，而不再需要簿記，並可能節省業務資金。 雙贏！

最佳小企業會計軟件

每個企業主都需要好的會計軟件來消除手動數據輸入並節省時間。 會計軟件是您用來快速輕鬆地訪問財務信息的工具。 它可以讓您檢查銀行餘額、了解收入和成本、預測盈利能力、預測稅收負債等。

將您的商業銀行賬戶和信用卡連接到軟件後，交易就會出現在隊列中並被分組。 您可以在您的會計科目表中找到所有這些信息。 一旦您批准了這些類別，交易就會自動在您的財務報表中結算。

在您的帳戶軟件中尋找的一些功能包括：

• 平台集成。 您希望您的會計軟件能夠輕鬆地與您的電子商務平台以及合同管理等第三方工具集成。

• 廣泛的報告。 大多數會計軟件都提供基本報告。 您將需要一個提供高級報告（例如庫存和費用）的工具，以便您可以快速監控財務狀況。

• 銷售稅配置。 知道您需要支付多少銷售稅以及收取多少是令人困惑的。 尋找一種會計軟件，可以輕鬆計算銷售稅。

• 優秀的支持。 檢查評論和支持評級以了解軟件公司的客戶支持情況。 以 24/7 全天候支持和自助服務中心為目標。

小型企業有許多用戶友好的會計軟件選項，從免費模型到付費模型。 您還可以瀏覽 Shopify 應用商店以獲取與您的電子商務商店無縫集成的會計軟件。

查看以下可用於管理書籍的會計軟件。

施樂

Xero 是一個基於雲的會計系統，專為小型和成長型企業設計。 您可以與值得信賴的顧問聯繫，了解您的財務狀況。 它可以從任何設備訪問。 此外，借助 Xero 的高級會計功能，您可以隨時隨地查看現金流、交易和其他財務信息。

好處：

• 庫存和庫存管理
• 實惠的價格
• 連接各大銀行
• 易於查看和可定制的報告
• 聯繫人數據庫和細分
• 工資單
• 移動應用
• 銀行對賬

在線快書

QuickBooks Online 是由 Intuit 運行的小型企業會計軟件。 您可以使用它來捕捉和存儲費用收據、跟踪您的收入和支出等。

QuickBooks 顯示您的所有成本，例如庫存和維護成本，以及您的企業在一段時間內進行的每筆銷售。 它還使用永久庫存跟踪提供庫存自動化，因此每次銷售時都會更新您的銷售和庫存成本。 您還可以將 QuickBooks 與 Shopify 集成以保持井井有條並保持最新狀態。

好處：

• 移動應用
• 基於雲的
• 里程跟踪
• 承包商管理
• 庫存跟踪
• 將業務和個人開支分開

海浪

Wave 是為小型企業構建的基於網絡的會計解決方案。 借助其銀行對賬功能，您可以鏈接您的銀行賬戶、PayPal 賬戶和其他數據源以查看實時業務交易。 您還可以生成報告，例如應收帳款、資產負債表、銷售稅報告和應付帳款。

好處：

• 經濟實惠
• 有競爭力的信用卡處理費
• 免費會計和收據掃描
• 沒有交易或計費限制
• 無限數量的用戶
• 移動應用

新鮮書

FreshBooks 是一款面向小型企業的基於雲的會計和發票管理軟件。 它提供費用管理、核心會計以及處理基本簿記所需的一切。

好處：

• 使用方便
• 與 Shopify 集成
• 簡單定價
• 可定制的發票
• 詳細的自助服務支持

了解您的數字以發展您的業務

創業可能是一個艱鉅的過程，但如果您遵循此列表，您將從一開始就擁有新商店的財務狀況。 從開設正確類型的銀行賬戶到確定您將為每種產品帶來多少收入，這些任務都將有助於您的業務在現在和隨著業務的發展取得成功。