8 份基本項目報告

報告——這是項目經理的工作。 無論您是該領域的熟練工還是學徒，您都已通過手工或使用報告工具製作了項目報告。 但是，您可能不知道有幾種不同類型的報告，也不知道如何專門針對特定受眾處理這些報告。

什麼是項目報告？

項目報告只是提供項目總體狀態或項目進度或績效的特定方面的詳細信息的文件。 無論報告的類型如何，它都是由基於經濟、技術、財務、管理或生產方面的項目數據組成的。

項目報告的好處

這些是與利益相關者溝通的重要工具，可以讓他們了解項目及其進展情況。 但它們對項目經理也有幫助，並在分配資源和其他管理項目的方式時協助他們取得成功。 大多數項目報告會將實際工作量與計劃工作量進行比較，以使項目保持在財務軌道上並與其時間表保持一致。

項目報告不僅可以幫助管理人員和利益相關者監控進度，還可以預測威脅，並在此過程中努力製定應對措施來避免這些威脅。 它們有助於控製成本並保持預算，監控團隊績效並提高對項目的可見性，以便在管理它們時獲得更多洞察力。

由於它們的詳細程度，創建項目報告需要時間。 項目管理軟件，如 ProjectManager，可以加快您的報告流程。 只需單擊幾下即可創建狀態報告、資源報告、差異報告等。 或者，只需查看我們的實時儀表板，即可獲取當前項目狀態的快照。 立即免費開始使用 ProjectManager。

常見的項目報告類型

以下是八種更常見的項目報告類型的概述，但對於項目的成功運行至關重要。

1. 狀態報告

“我能在一小時內得到那個狀態報告嗎？” 這是項目經理經常聽到的問題。 可能來自項目發起人、項目辦公室經理或同事。 這是最常見的項目報告類型，也是您可能發現自己工作最頻繁的一種。

您可以每週或每月生成狀態報告——最近在一個項目中，我最終在實施階段生成了每日狀態報告。 頻率取決於您在項目中的位置以及要說的內容。 如果您的任務都花費了一周以上，那麼每天報告沒有什麼意義，因為您不會每天報告任何進度。

由於您將花費大量時間生成狀態報告，因此值得考慮加快編寫它們的方法。 更好的是，盡可能多地自動化項目報告。

創建標準狀態報告模板或使用項目管理軟件附帶的模板，並使用計劃工具中的數據填充項目進度。 即使您必須在之後修改它，為您完成一些字段仍然會為您節省大量時間。

只需點擊幾下即可製作狀態報告

要了解有關項目報告工具的更多信息，以及它們如何使您和您的日常工作量受益，請觀看下面的短視頻。 它向您展示瞭如何使用 ProjectManager.com 只需單擊幾下即可製作狀態報告。 借助易於使用的報告軟件，您可以自信地跟踪項目，提供更有效的演示文稿並提供更好的結果。

2. 進度報告

在執行項目的過程中，您將生成的最重要的項目報告之一是進度報告。 它是一份報告，更新有關您的項目的信息，特別是如果它符合計劃和預算設定的基線。 這是另一種告知利益相關者當時項目在哪裡的方式。

在製作進度報告時，您希望具體。 記下數據，然後寫一個簡短的介紹，包括項目名稱、聯繫方式、項目狀態摘要以及項目進度、成本和預期完成的一般信息。

可以使用項目管理軟件生成進度報告，但也有一些有用的模板。 ProjectManager 有一個免費的 Word 進度報告模板，其中包含製作完整進度報告所需的一切，包括查看項目狀態、進度、成本和風險的摘要部分。 您可以一目了然地看到您是否準時或延遲以及原因。 還有一個部分深入研究了每個任務的狀態。

3. 風險報告

許多 PM 至少每月報告一次風險，該報告通常是風險審查會議之後的輸出。 當然，您可以隨時更新您的風險登記冊，並且您應該鼓勵所有項目團隊成員在他們認為需要記錄某些內容時將風險貢獻給日誌。

風險報告應包括項目風險概況的摘要，但如何呈現這取決於您。 一個好的方法是只包含可能為您的項目帶來最多問題的風險的詳細信息。 然後，包括一份關於較低級別風險的聲明，或許總結一下你是如何管理所有這些風險的。

相關：免費項目報告模板

您還希望能夠生成一份關於所有風險的報告，無論它們有多重要。 從您的項目管理軟件中自動下載，或者如果您以電子表格等其他格式保存風險日誌，則通過發布該文檔的完整副本來執行此操作可能是最簡單的。

4. 董事會/執行報告

項目報告需要為將要閱讀它們的人量身定制。 因此，與發送給項目團隊和關鍵業務利益相關者的每週狀態更新相比，您為項目委員會生成的報告將包含不同級別的詳細信息。

對於項目委員會報告，請考慮高層。 他們會想了解對他們來說很重要的事情，例如他們可以幫助解決的問題、預算狀況的摘要以及您是否有望實現關鍵里程碑。

確保您的董事會報告採用他們可以輕鬆閱讀的格式。 例如，如果您的主管總是在路上並使用他們的智能手機查看電子郵件，請不要以無法正確顯示的複雜電子表格的形式生成您的報告，或者包含大量需要很長時間才能完成的大型圖形下載。 如果您通過電子郵件發送靜態報告，則 pdf 將跨設備呈現。 或者，您可以為董事會成員或高級領導授予許可，以便他們可以隨時隨地查看實時儀表板報告。 ProjectManager 具有實時儀表板，始終具有最新信息。

5.成本效益分析報告

在確定項目是否可行時，您要運行的報告之一是成本效益分析報告。 這是一種比較項目與投資相比為您的組織提供多少好處或機會的方法。 這是從業務角度決定項目是否有意義的關鍵步驟。

這是確定您正在探索的計劃是否有價值的重要過程。 如果您的公司推進項目，它將允許您更好地利用其資源，並提供支持推進項目的文件。 您可以使用成本分析來跟踪您的費用和支出，以確保資金得到適當撥款。

成本收益分析顯示您期望為項目支付的費用，並將其與您在完成項目後獲得的收益或機會進行比較。 使用 ProjectManager 中免費的 Excel 成本收益分析模板收集您的量化成本、成本類型，並將它們與量化收益和收益類型進行比較。 在決定是否推進項目時，這種成本效益分析將有助於您做出決策。

6. 資源報告

你怎麼知道誰在什麼時候做什麼？ 您可以查看整個項目計劃並手動計算資源分配。 那會花費很多時間，而且也會讓人麻木。 或者您可以使用您的項目管理計劃軟件為您解決所有問題。 大多數軟件工具，無論是獨立的甘特圖軟件還是具有集成時間表的功能齊全的項目工具，都可以選擇創建資源報告。

資源報告將向您顯示哪位項目團隊成員在哪一天分配給哪項任務的明細。 它們還可用於查明分配問題——團隊成員被分配到多個任務。 顯然他們不能同時處理兩件事，所以如果你不解決這些問題，你會發現你的項目計劃落後於計劃。 使用資源報告確保您沒有個人衝突，並根據需要重新安排這些任務。

總體而言，資源報告是作為項目經理最有用的項目報告類型之一，儘管起初它們可能有點難以解釋。 花時間了解如何閱讀報告確實值得，這樣您就可以適當地更改您的項目時間表。

7. 差異報告

您如何判斷項目是否確實按計劃進行？ 這就是差異報告的美妙之處：它將計劃與實際結果進行比較，為您提供一個衡量標準，以衡量您是否在正軌、提前或落後。 差異報告將收集和組織您正在比較的數據，無論是您正在衡量的項目變量的預算、進度或範圍。 方差報告為您提供了許多方差分析或從基線可測量的變化的工具。

有幾種差異報告，例如成本差異、完成時的差異（預算盈餘或赤字）、計劃的差異等。 大多數情況下，差異報告用於預算分析、趨勢報告和支出分析。

差異報告對於項目經理來說是一個很好的工具，他們需要了解項目的進展情況，以便在資源分配方面做出明智的決策。 但不僅項目經理從報告中受益。 利益相關者對高級報告感興趣，而差異報告則讓他們對項目的進展以及項目是否符合其進度和預算表示贊同或反對。

8. 差距分析報告

無論您是在管理一個項目還是在將您的業務提升到一個新的水平的過程中，您都需要一份可以向您展示如何從 A 點到達 B 點的報告。這稱為差距分析報告。 它可以讓您查看您是否達到了預期以及您是否有效地使用了資源。

差距分析報告將衡量項目或業務在時間、金錢和勞動力方面的當前狀態，然後將其與計劃達到的目標狀態進行比較。 然後通過定義和分析這兩點之間的差距，可以製定行動計劃來組織實現目標所需的任務。

ProjectManager 有一個免費的 Excel 差距分析模板。 它為您當前的項目狀態和未來的項目狀態提供空間。 然後，您可以記下為實現目標而必須縮小的差距百分比，並列出實現此目標所需的行動。 確定誰將領導該計劃，甚至捕獲行動狀態。

使用 ProjectManager 自動生成項目報告

ProjectManager可以一鍵創建多種類型的項目報告。 我們屢獲殊榮的項目管理軟件讓經理可以創建狀態報告、任務報告、可用性報告、差異報告等。 您可以輕鬆地在線共享它們，或將它們打印為 PDF 格式供下次利益相關者會議使用。 我們為項目經理提供在一個基於雲的軟件中跟踪和報告項目所需的一切。

合適的軟件將幫助您作為項目經理。 我們開發了 ProjectManager 的項目報告和儀表板功能，以幫助項目經理簡化這一基本任務。 我們軟件的模板報告將為監控您的項目提供必要的開端。 如果您需要資源來查看它們，沒問題 - 您可以授予團隊成員直接訪問權限，通過定期將它們分發給合適的人來節省時間。 立即開始您的 30 天免費試用，開始更智能地報告。