電子郵件團隊的 5 個生產力殺手：網絡研討會錄音 + 問答

當生產力高、您的團隊保持同步並且您可以輕鬆地按時完成任務時，開展活動可能會——我敢說嗎？——有趣。 但這樣一台運轉良好的機器實屬罕見。

為什麼大多數電子郵件團隊的工作效率低於他們希望的水平？ 我們與來自 Trello 的生產力專家合作，研究影響團隊生產力的最大錯誤，並分享您可以做些什麼來幫助您的團隊更快地創建更好的電子郵件。

沒有機會觀看網絡研討會直播？ 別擔心。 您可以隨時訪問完整錄音和下載幻燈片，並閱讀下面的問答。

問答

非常感謝在網絡研討會期間提出問題的所有人！ 以下是我們對最熱門問題的回答的回顧，以及我們對現場網絡研討會期間未解決的一些問題的看法。 還有其他問題嗎？ 請在評論中留下它們。

Litmus 和 Trello 如何處理審批？

Jason Rodriguez ：我們越來越依賴集中式工具來收集批准。 對我們而言，我們使用Litmus Proof在發送前進行活動反饋和簽核，使用 Asana 進行項目管理，團隊成員將批准作為項目所有者在項目早期分配的任務進行核對。

這裡的關鍵是使用商定的方法而不是臨時方法來收集批准。 我們已經與太多使用電子郵件線索、口頭反饋和其他不可靠渠道的團隊進行了交談，試圖爭取不同人員和部門的批准，這幾乎總是一個巨大的生產力殺手。 我們有類似的痛苦，這就是我們首先構建 Litmus Proof 的原因。

Chris Kaundart ：在 Trello，我們處理對 Trello 卡片的審查和批准。 我們有一個明確定義的流程，並在整個過程中（通常）保持一致的最後期限讓我們走上正軌。 我們還一起設計和構建了我們的流程，因此每個利益相關者都在同一頁面上。

在電子郵件獲得批准後，如何避免在最後一刻對電子郵件進行編輯？

克里斯：這是一個很難解決的問題。 如此困難，您將永遠無法真正逃脫最後一刻的編輯。 話雖如此，我認為您可以採取一些直接的方法來使其更順暢。

首先，我建議嘗試推動有關電子郵件流程的思維方式轉變。 我已經成功地嘗試將我們的流程構建為一種協作體驗，而不僅僅是接受請求並完成它們（就像一個內部機構）。 當我讓利益相關者更多地參與這個過程時，一切都會變得更加順暢。 在定義和界定活動範圍時，最大的協作機會是預先。

其次，在你的時間線中添加一些填充會有很長的路要走。 推動和構建流程以在最終批准和部署之間留出一些喘息的空間會有所幫助。 例如，如果您絕對需要在下午 4 點之前獲得批准，請嘗試將截止日期設置為下午 2 點，看看是否有幫助。

您如何確保事先從您的團隊那裡獲得全面而準確的需求，而不是去追尋它？

Jason ：將您的需求和收集過程正式化是避免以後追查它們的好方法。 在諸如 Google Forms 之類的東西中設置表單來收集信息、使用電子郵件簡介或在 Trello 中創建默認卡片模板都是使該過程正式化的好方法。 關鍵是對每個活動使用相同的工具，並確保它收集您需要的所有信息，從目標和受眾到設計和復制資產、KPI、利益相關者等。

克里斯：在這裡，結構是你的朋友！ 構建一致且可重複的請求流程，以幫助在開始時收集需求。 在 Trello，我們使用通過 Zapier 連接到 Trello 看板的 Google 表單。 請求者必須填寫表格中的每個問題才能提出請求。 這導致更少的時間尋找信息和更多的時間發送活動。

您如何讓您的管理團隊參與到電子郵件流程中？

克里斯：雖然每個經理和管理團隊都不同，但我發現領導層通常很容易接受數據驅動的良好敘述。 如果您可以開始說明缺乏電子郵件流程的實際成本和缺點，您可能會影響他們的想法。

本次網絡研討會的幻燈片（除了 Litmus的電子郵件狀態報告）應該可以幫助您說明缺乏流程正在使您的公司付出代價。

解析我們審查的電子郵件預覽列表的最佳方法是什麼？ 我們如何知道哪些電子郵件客戶端最受我們的訂閱者歡迎？

Jason ：最好的方法是使用像Litmus Email Analytics （或您的 ESP 提供的東西）這樣的工具來查看您的訂閱者實際使用的電子郵件客戶端和渲染引擎。 我們允許您查看在 Web、桌面和移動設備上打開的訂閱者數量（包括他們使用的實際客戶端），以確保您不會浪費時間測試您甚至不發送到的電子郵件客戶端。 如果您不是 Litmus 客戶，您可以通過訪問emailclientmarketshare.com來了解最流行的電子郵件客戶端。 每個月，我們都會從我們的分析平台匯總匿名數據，並對全球前十大電子郵件客戶進行排名。

克里斯：以賈森所說的為基礎，這是應用帕累托原則的好地方。 這個想法是你 20% 的努力會產生 80% 的結果。 使用您可用的分析工具來了解您的訂閱者如何打開您的電子郵件。 確保您的電子郵件在這些頂級客戶中看起來很棒。 如果它在訂閱者沒有大量使用的電子郵件客戶端中不是像素完美的，那也沒關係。

我們應該如何處理與電子郵件相關的會議，以免浪費時間？

Jason ：與所有會議一樣，您應該遵循一些準則：

• 將會議僅限於必要的方，以避免浪費人們的時間。
• 制定清晰的議程，並附有指向資源（如電子郵件簡報）和會議目標的鏈接。
• 明確說明您對會議的期望。 朝著這個結果努力，不要偏離正題。 如果需要，您可以隨時將事情帶入 Slack 或其他會議。
• 有一個明確的開始和停止時間，尊重人們的日曆。 盡量不要減少人們的深度工作時間，這樣您就可以避免代價高昂的多任務處理。

有了明確的流程和職責，再加上電子郵件活動的核心真相來源，就可以避免很多會議——所以先試著把事情弄清楚。

克里斯：在 Trello，我們設法通過 Trello 異步完成大部分電子郵件工作。 當我們確實需要見面討論一封電子郵件時，我們總是會就我們需要討論的內容制定明確的議程。

設計一個好的流程可以大大減少會議的需要。 例如，如果您發現自己召開會議來收集電子郵件要求，請實施一個正式的請求流程，該流程主要是填寫電子郵件簡介。 僅此一項就可能減少或消除對此類會議的需求。

您實際上在哪裡存儲資產、副本和代碼？ 你使用 Dropbox 之類的東西嗎？

Jason ：我們對電子郵件資產使用兩個主要工具：Google Docs 和Litmus Builder 。 撰寫文案是 Litmus 的一項團隊運動，而 Google Docs 是我們練習的地方。 一旦複製出來，我們出色的電子郵件團隊實際上會在 Litmus Builder 中設計和開發活動，然後將內容同步到我們的 ESP（當然是在我們完成證明和清單之後！）。

不過，許多團隊使用 Dropbox、Google Drive 和 OneDrive 等雲存儲提供商，這就是為什麼我們通過我們的集成讓客戶可以輕鬆地將電子郵件同步到 Litmus 。

Chris ：我絕對推薦使用一個集中的地方來存儲資產。 Dropbox 和 Google Drive 等工具效果很好。 在 Trello，我們使用了很多 Confluence、Litmus Builder 和 Google Docs 來共享和協作。

是否有更自動化的方式來獲得電子郵件的批准？

傑森：是的！ 我們考慮到這一點構建了Litmus Proof 。 Litmus Proof 允許您在一個集中的地方收集反饋和批准，就在該電子郵件本身。 自動化該過程的最簡單方法是在您的帳戶中將客戶或利益相關者添加為 Litmus 審閱者。 添加後，您可以在 Litmus Proof 中 @提及它們，我們將觸發一封電子郵件，提示他們進行審核和批准。 Proof 的美妙之處在於——如果存在需要修復的問題——您可以跳回 Builder 中的代碼進行修復，並將這些更改直接推送回 Proof 進行第二輪審查。

Chris ：對於特定於 Trello 的自動化提示，您可以使用Butler 命令來幫助刪除沿途的一些步驟。 例如，當清單完成時，您可以觸發另一個操作（如評論要求最終批准者查看）。

仔細看看您一遍又一遍地執行的任何類型的任務，您會發現很好的自動化機會！

有沒有辦法避免利益相關者在活動準備就緒之前將其推到門外？

傑森：同樣，我認為這是明確定義的角色和工作流程發揮作用的地方。 確保每個人都知道發送活動的正確步驟。 如果利益相關者知道在實際發送之前有最後一輪 QA，他們更有可能尊重該步驟，而不是跳過它並聲稱無知。 至少對於足夠大的團隊，它還有助於為電子郵件製作過程的每個部分（包括發送活動）設置專門的角色。 在點擊發送之前讓團隊中的某個人審查訂閱者列表、細分、垃圾郵件檢查等，將阻止大多數因搶先一步而出現的問題。 如果利益相關者經常流氓並在他們準備好之前將活動推出門外，那麼限制他們點擊發送的能力可能是必要的。

如何開始在我的工作流程中實施電子郵件簡報？

Jason ：最好的方法是下載我們的電子郵件簡要模板並在您的下一個活動中使用它！ 即使是個人練習，使用我們的電子郵件簡介模板也可以幫助您在自己的簡介中確定所需的信息。

一旦您了解了您的簡介中需要哪些信息，最好與任何要求通過電子郵件向他們介紹格式、向他們展示其工作原理、提供有用和無用信息示例以及向他們展示如何正確提交簡介。 與電子郵件中的大多數內容一樣，您對同事和利益相關者的教育越多越好。