每次選擇正確軟件的 5 個簡單步驟

從數字時代開始，我們就認為選擇正確的軟件包很困難。 不必如此。 但它是非常重要的。 如果您是營銷人員，您可能會選擇全面的 CRM 系統，或更專注的在線聆聽工具。 無論您需要什麼，您組織的未來都可能取決於選擇過程的成功程度。

很有可能你一直在努力。 如果您以前從未這樣做過，那麼在尋找新軟件時您可能真的不知道什麼時候開始。 因此，您在沒有計劃的情況下上網進行了一些研究。

對於之前參與過工具選擇的人，請回想一下您選擇的最後一個軟件。 它有多簡單？ 它花了多少時間？ 用戶滿意嗎？ 它是否解決了您的所有需求？ 歸根結底，實施是否順利？在您第一次設置好一切之後，它是否繼續發揮作用？

如果您第一次安裝它已經好幾年了，您是否發現自己推遲更新或更換是因為您害怕處理另一個繁瑣的選擇過程？

隨著時間的流逝並且您不更新軟件，您可能會損害更有效地實現業務目標的能力。

對於某些人來說，這個選擇過程所花的時間比預期的要長，而且選擇來自直覺或個人偏見，而不是依賴數據或考慮業務影響。

對於其他人，供應商可能會舉辦狗和小馬錶演，通過演示進行銷售，並說服買家，無論他們的情況如何，他們都是唯一值得考慮的選擇。 這兩種情況最終都會得到相同的結果——利益相關者不滿意，部署成功的機會很低，採用率很低，滿意度也很低。

來源：快速應用選擇框架，SoftwareReviews

但它不必那樣進行。 相反，請允許我向您介紹一個簡單的、分 5 個階段且可重複的流程，該流程將幫助您簡化選擇軟件的方式。 通過遵循它，您將減少參與的人數，您將在 30 天內完成它，您將提高滿意度，並推動更高的採用率。

第一階段：意識

無論是通過你自己的研究、個人偏見，還是來自某人來告訴你，不知何故，你發現你需要軟件。

不管你到了哪裡，這一步都應該從理解“企業真正需要什麼以及為什麼？”開始。

您可以通過完成業務影響評估來做到這一點，特別是：

來源：快速應用選擇框架，SoftwareReviews

業務影響評估可幫助您找到實際痛點、識別能力差距並了解對業務的需求和潛在影響。 不要從工具開始，從需求、差距和機會開始。 否則，您將面臨實施真正不需要的工具而沒有任何投資回報希望的風險。

接下來，確定不超過五個最終關鍵利益相關者——業務發起人、IT 主管、IT 技術專家、流程專家和業務用戶。 您參與的人和聲音越多，過程所需的時間就越長，用戶對最終產品的滿意度就越低。

階段 2：教育和發現

你可能被淹沒了，而且你很可能在晚上和周末趕上。

你怎麼能擠出時間做市場評估？ 您如何篩選市場複雜性的噪音、令人困惑的網站以及明確的供應商偏見和信息？ 誰是頂級球員，他們的特點和能力是什麼，與他們簽訂長期合同的真正感覺是什麼？

您可以做出的最佳決策是從廣泛的可信來源中發現供應商信息，利用第三方來源獲取供應商信息、應用程序類別信息以及最終的軟件格局趨勢。

尋找值得信賴的合作夥伴來匯總關鍵數據，並幫助您了解這些工具的功能、客戶對這些供應商的看法以及他們的整體體驗。 這也將提高您對應用和行業趨勢的了解。

在尋找值得信賴的合作夥伴時，請避免使用付費遊戲評論系統或利用市場存在促進因素的合作夥伴。 尋找展示眾包且與供應商無關的評論的合作夥伴，因為這將為您提供一個純粹的窗口，了解真實客戶對每個特定供應商的看法。

但不要止步於此 - 嘗試尋找其他人，無論是行業專家還是也使用過該軟件或供應商的同行，並收集他們的想法和經驗。

來源：快速應用選擇框架，SoftwareReviews

第 3 階段 – 優先考慮需求和候選名單

如果您的要求太多，則無法製作入圍名單。 確定滿足您最關鍵需求的前五項差異化功能，這些功能與供應商差異化有著明確的聯繫，而不僅僅是基本功能。

在一天結束時，您將無法滿足每一個要求。 所以你必須客觀地決定哪些是你絕對需要的，哪些是你可以沒有的。 如果您有更多要求，請考慮使用 MoSCoW 優先級模型來縮小範圍。

來源：快速應用選擇框架，SoftwareReviews

最後，使用這些要求對供應商的特性和功能進行數據驅動的比較。 您的目標是將領域縮小到您的頂級競爭者。

不要只列出你朋友告訴你的一個供應商的候選名單——一個的候選名單是不好的，同樣，15 個候選名單也是如此。無情地優先考慮你的需求，這樣你就可以縮小四個潛在供應商的候選名單或解決方案。

第 4 階段 – 與明確的決策框架保持一致

首先，明確你的選擇標準。 雖然您的評估仍然涉及一些“藝術”而不是科學，但您的評分模型將幫助您客觀地比較入圍名單。

包括基於工具的複雜性和類型有意義的標準，例如功能能力、可負擔性、可擴展性、可伸縮性、供應商可行性等。不要忘記也包括關係度量。

利用其他最終用戶的情緒反應可以作為未來客戶與供應商關係牢固的有力指標。

從這裡開始，決定四家供應商中的哪一家進入演示階段，但要根據您的條件而不是他們的條件進行評估。 製作您自己的用例並評估他們的解決方案如何幫助解決您的實際問題，而不是他們可能擁有多少功能。

將術語從供應商演示更改為調查訪談，並要求參考。 雖然他們可能會提供能夠提供積極反饋的參考資料，但不要害怕深入採訪以了解與解決方案相關的一些限制。

完成此階段後，您應該能夠將該候選名單縮減為兩到三個供應商。

階段 5 – 協商取勝

一旦你達到這一點，你需要保持你的選擇。 您不應該只與一個或三個以上的供應商進行談判。 擁有領先者固然很好，但如果您只與一個供應商打交道，您很可能會失去折扣或其他激勵措施。

說到這裡，你是如何處理談判的？ 您是否有正式的供應商管理或採購辦公室？ 你明白合同中的所有細則嗎？ 你怎麼知道你得到的是最優惠的價格？ 如果您不能回答這些問題，您可能會面臨簽訂不利合同的風險。

想想您的銷售團隊有多少次達成交易或給予折扣以完成銷售。 這是司空見慣的，所以不要利用多個提案來為您謀取利益。

如果您不了解語言或您所涉及的內容，請不要簽署合同。 供應商通常在合同中放置從長遠來看對自己有利的語言——像更改名稱這樣簡單的事情可以允許重新談判合同。 您會打電話給電工修理您家中的故障系統。 所以對你的合同做同樣的事情並打電話給專業人士。

歸根結底，在沒有計劃的情況下進入，好吧，在沒有計劃的情況下進入。 我們的研究表明，擁有強大的軟件選擇流程的人最終會對最終產品產生更高的滿意度。 您還需要一個實施、培訓和入職計劃，但我們將在以後的文章中介紹這些關鍵領域。

選擇新工具或軟件並不困難，但錯誤的決定可能會對營銷團隊和/或業務產生長期影響。 與其盲目跳入，使用直覺決定和直覺，不如從一個框架開始，以加速和改進軟件選擇。

請記住，有計劃總比沒有計劃好。 不要卡住。

Alan Neal 是 SoftwareReviews 的首席增長官，這是 B2B 技術評論領域的領先企業。 Alan 專注於幫助最終用戶做出正確的技術決策，同時支持銷售和營銷團隊發展他們的技術業務。