什麼是范圍蔓延以及如何避免它？

在我們解釋如何避免項目中的範圍蔓延之前，我們需要了解什麼是項目範圍和範圍蔓延。

項目的範圍是什麼？

簡單來說，項目範圍是指完成一個項目所需的所有工作。 您可以使用工作分解結構 (WBS) 來幫助您識別項目的所有單個任務、活動和可交付成果。 然後，您需要一份範圍說明書，這是一份項目規劃文件，您可以在其中定義項目的範圍。

什麼是項目管理中的範圍蔓延？

範圍蔓延是在沒有任何控製程序（如變更請求）的情況下對項目範圍進行更改時發生的情況。 這些變化還會影響項目進度、預算、成本、資源分配，並可能影響里程碑和目標的完成。 範圍蔓延是最常見的項目管理風險之一。

通常，當項目客戶或其他利益相關者在項目執行開始後添加新的項目需求時，就會發生範圍蔓延。 通常這些變化沒有得到適當的審查。 因此，預計項目團隊將在與原始範圍相同的資源和相同的時間內完成更多的任務、可交付成果和里程碑。

另一方面，您最終可能會得到一個包含許多已批准、考慮過的更改的項目，這些更改永無止境，因為每次您認為自己已經完成時，一個新的項目需求（例如新產品功能）會出現在您的收件箱中，您必須做更多的改變。

為了控制您的項目範圍並防止範圍蔓延，您需要一個範圍、變更和風險管理計劃。

範圍管理計劃

範圍管理計劃是項目計劃的一個組成部分，它描述瞭如何建立和控制項目範圍。 本文檔包括您的工作分解結構、範圍說明以及利益相關者批准範圍作為項目基線的過程。

範圍管理計劃幫助項目經理確保干係人了解項目範圍基線，以及對它的更改將如何影響整個項目管理計劃。

變更管理計劃

自然，項目總是會發生變化，但制定變更管理計劃以控制這些變化非常重要。 項目進展完全按照項目計劃中的定義進行是非常罕見的。 在大多數情況下，項目經理需要調整進度、預算和範圍。 但是，如果沒有對變更管理過程進行一些控制，項目經理幾乎沒有機會掌握工作並有效地管理項目。

風險管理計劃

如果由於利益相關者、客戶或團隊成員沒有遵循範圍和變更管理程序而發生範圍蔓延，您將不得不參考您的風險管理計劃。 項目的風險管理計劃是一個文件，它為風險管理建立戰略、角色、責任和資金。 簡而言之，它是一個包含預防和減輕範圍蔓延等風險所需的所有信息的計劃。

範圍蔓延示例

在三個月的時間裡，項目經理負責交付一個新軟件。 進入規劃階段幾週後，項目發起人為產品添加了新功能。 在項目經理將新的需求納入項目範圍後，發起人根據項目客戶的要求進行了更多的更改。

當然，項目經理回應說，如果提交了變更請求，並且如果他有更多資源來執行添加到範圍中的額外工作，那麼新產品功能不會成為問題。 臨近三個月的最後期限，發起人很不高興，抱怨項目進度落後，客戶期待交付成果。 項目經理解釋說，基線項目計劃過於雄心勃勃，無法按時完成額外的工作。

你能猜到接下來發生了什麼嗎？ 是的。 項目經理被取消了項目，被發起人指責“太慢”。 這是范圍蔓延的典型示例。 即使新產品功能是通過變更請求添加的，並且有足夠的資源來執行附加任務，但時間限制並沒有改變，因此項目經理未能在計劃的項目進度基準內交付它們。

如何避免範圍蔓延

不要讓示波器爬行器削弱您的項目。 以下是控制項目範圍的五種方法。

1. 記錄項目要求

避免範圍蔓延的最重要的事情是記錄您的項目需求。 項目需求的明確定義允許您定義項目的範圍。 與所有項目利益相關者和用戶交談，以準確確定他們想要從項目中得到什麼。 寫下來。 管理衝突。 假設一個利益相關者希望他們的新網站是藍色的，而客戶希望它是綠色的，找人仲裁併做出最終決定。 優先考慮要求，因為可能無法全部完成。

記錄利益相關者所說的一切可能很耗時，但是一旦你這樣做了，就可以在文檔中捕獲所有需求。 該文檔被稱為需求管理計劃，它應該包含管理項目需求所需的所有信息，例如如何跟踪它們以及更改它們的過程。 在線共享該文檔，以便每個人都可以輕鬆查看。

2. 設置變更控制流程

需求文檔只是一個起點。 當有人想要改變某事時會發生什麼？

認為什麼都不會改變是不現實的。 防止範圍蔓延所需的是對項目進行管理、控制的變更。 為此，您需要一個變更管理計劃，該計劃定義了在需要更改項目計劃時必須遵循的變更控製過程的程序。 此外，制定風險管理計劃也很重要，該計劃確定項目整體狀態的監控頻率，以便您可以跟踪範圍蔓延等風險。

變更控製過程非常簡單。 從本質上講，有人通過變更請求提出變更建議，經過審核、批准或拒絕，如果獲得批准，則將其納入項目計劃。 如果您的項目管理軟件具有變更管理功能，請使用它。

為您的項目設置變更管理流程意味著考慮誰將審查和批准變更。 您可以與您的項目發起人或在團隊會議上討論它們。

沒有過程，改變只會……發生。

3. 創建一個清晰的項目時間表

使用利益相關者的要求來確定您的項目範圍。 然後，您可以使用工作分解結構 (WBS) 創建詳細的任務列表。 項目進度表是了解您的項目將交付什麼的結果； 它應該以任務、活動和里程碑的形式顯示所有要求以及如何實現這些要求。 這通常是在甘特圖上製作的。

您可以對照您的需求管理計劃文檔交叉引用您的項目進度表，以確保您沒有忘記任何事情。

一旦您概述了時間表，請確保您已經計劃了一些意外情況。 如上所述，變化確實發生了。 僅當未按照變更管理計劃中的定義處理變更時，才會發生項目範圍蔓延。

4. 與利益相關者核實項目範圍

檢查您是否正確理解了利益相關者的要求很重要。 您認為項目發起人對項目可交付成果的意思可能不是他或她的意思。 人們經常在沒有意識到的情況下談論不同的目的。 花點時間回到您的利益相關者那裡，例如客戶、投資者或項目發起人，並與他們分享需求文檔。 您還可以向他們展示您的項目進度表，並確保他們希望看到的所有元素都顯示在任務列表中。

您可能會發現他們已經改變了對產品功能或交貨時間等事情的看法。 確保在規劃過程中及早調整項目計劃以降低範圍蔓延的風險非常重要，而不是在項目開始後才發現。

您還可以使用這些討論與您的發起人和利益相關者討論變更控製過程。 說明您將如何管理對項目計劃的更改，以及您需要獲得哪些批准才能繼續進行。 這是一個有用的時刻，可以提醒他們，他們幾乎可以擁有他們想要的任何東西——如果他們準備好為此付費，並且如果他們包含新的需求，項目將花費更長的時間！

如果利益相關者“太忙”而不想在這個階段詳細了解時間表，請溫和地提醒他們您處於哪個階段。有時，溝通不暢意味著關鍵利益相關者沒有被告知需求收集過程實際結束了什麼！

5. 讓項目團隊成員參與

當您的項目利益相關者感到高興時，不要忽視確保您的項目團隊成員也感到高興。 他們需要了解變更控製過程，以及它將如何影響他們。 他們需要成為項目範圍的監護人、保護者，而不是變革的推動者。

有時項目團隊成員希望提供幫助，並且會同意在不應用正式變更管理流程的情況下進行更改。 說明他們不能在沒有批准更改的情況下對更改說“是”，因為這會影響項目計劃並可能導致範圍蔓延。 如果他們想幫助利益相關者，最好的辦法是解釋變更控製過程並提供幫助記錄變更。

範圍蔓延是項目的一個真正問題，尤其是當項目經理、團隊和利益相關者不了解變更可能對資源、預算和進度產生的影響時。 幸運的是，如果您清楚最初的項目範圍並且在項目的生命週期中仔細管理對項目計劃的更改，那麼這並不是一個大問題。

為避免範圍蔓延並管理項目不斷變化的需求，您需要一款能夠勝任該任務的在線項目管理軟件，該軟件提供變更管理功能以添加新的變更並實時查看它們。 通過 ProjectManager.com，項目經理可以優先考慮這些更改並將工作分配給團隊成員，當更改獲得批准後，有人可以立即著手處理。

項目管理中的範圍蔓延，由 PMP 解釋

項目經理一直在關注他們項目的範圍蔓延，但問題仍然存在。 該視頻提供了七種方法來在您的項目脫軌之前降低這種風險。

回顧：項目管理範圍蔓延

PMP 的 Jennifer Bridges 提供了這個關於如何避免項目中的範圍蔓延的簡短教程。 她提供了可用於按計劃管理項目以及管理變更的規劃技術。 她概述了預防和處理範圍蔓延的七種方法：

• 定義範圍
• 記錄更改
• 重新基線
• 請求更多資金和/或資源
• 留意跡象
• 設置優先級
• 避開陷阱

需要注意的是，有時範圍蔓延的原因是您的資源（本文將幫助您確定您的團隊何時失控）。 誰在您的項目中製造問題導致範圍蔓延？ 他們的範圍可以從團隊成員到利益相關者。 您可以使用上述相同的計劃技術來幫助管理它們。

專業提示：記住也要注意自己！ 作為一名項目經理，您希望確保自己不是通過添加其他功能和要求來擴展範圍的人。 建立一個免費的協作團隊來討論和分享對項目的影響，是支持項目的最佳方式。

該視頻更詳細地介紹了所有這些要點。 這是一本很好的入門書，它解決了成功完成項目的道路上的一個重要障礙。

ProjectManager.com 如何遏制範圍蔓延

管理範圍蔓延有點像管理項目。 你必須控制很多部分，讓它們像拼圖一樣拼在一起。 ProjectManager.com 是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，可組織項目和團隊以確保您按時完成任務。

當利益相關者提出更改建議時，您需要捕獲它們。 我們的軟件具有無限的文件存儲空間，因此可以將詳細記錄保存在一個地方。 獲得要求後，您需要共享它們，只需點擊一下我們的軟件即可。

當發生更改時，添加控件是確保不會發生範圍蔓延的最佳方法。 為此，我們有可視化工作流程的看板。 列是完全可定制的，因此您可以創建標題為做、測試和完成的列。 現在您可以跟踪每個請求並確保它不會對更大的項目產生負面影響。

如果更改已完成列，那麼是時候創建項目計劃以將該更改實施到項目時間表中。 就像您在項目計劃中所做的那樣，您希望在我們的在線甘特圖之一上安排工作。 此時，您可以設置任務、鏈接依賴項並分配團隊成員來完成工作。

在執行該項目計劃之前，利益相關者必須查看並批准它。 幸運的是，與您的利益相關者分享您的甘特圖很容易獲得他們的讚許。 然後，您可以與團隊共享計劃並確定任務的優先級，以便您的資源與您的能力相匹配。 使用 ProjectManager.com 防止範圍蔓延！

感謝收看。

轉錄

大家好，我是 ProjectManager.com 的主管 Jennifer Whitt。 歡迎 ProjectManager.com 的粉絲。 我想你今天會喜歡這個白板會議，所以感謝你加入我們的防止範圍蔓延。

誰導致您的項目範圍蔓延？

好吧，我有時會自暴自棄，因為我的無意識寫了防止範圍蔓延，而且我知道我們以前都經歷過範圍蔓延，但最好認識到範圍蔓延。 您知道，我們項目或利益相關者的資源，或者可能是我們的客戶，這些人是注入導致範圍蔓延的問題的人。

所以我覺得重要的是，不僅要採用技術來管理範圍蔓延，而且還要管理範圍蔓延。 他們看起來怎麼樣？
好吧，有時我們認為範圍在蔓延，在我們的項目中插入範圍的人看起來很嚇人。 也許他們很卑鄙。 但我們了解到，他們更有可能是你最喜歡的人。

他們是給你帶來甜甜圈並帶你出去吃午飯的人。 他們是你最好的伙伴。 你想為他們做一切。 所以他們總是要求一些額外的東西。 這就是我們今天要討論的內容。 以下是我們可以採取的一些技術來幫助管理它。

避免範圍蔓延的 7 個技巧

所以這是我學到的關於如何保持正軌的七個技巧。 所以第一，定義範圍。 我一直對我參與的項目數量感到驚訝，但他們並沒有真正確定範圍。 或者他們可能對它是什麼有所了解，但是在項目開始之前而不是在項目開始之後提前了解和定義範圍很重要。 我知道你在笑，因為你也看到了。

1. 預先定義項目範圍

因此，重要的是預先定義它，與您的變更控制委員會、您的利益相關者、您的客戶和基線達成一致。 在項目開始之前確定範圍的基線很重要。

2. 記錄範圍變更

然後，記錄更改。 再一次，這是另一個。 對項目或範圍的更改沒有記錄的地方完全震驚。 因此，我們建議記錄更改、評估更改、更改是什麼或將如何影響您的項目，然後批准它。

知道你要用它做什麼。 我們要擱置它嗎？ 我們是否要批准它，實施該更改，我們將如何處理它？ 重要的是你的項目的變更控制委員會發出這個電話，而不是你，項目經理，或者其他人，你最終會拿著項目包。

3. 重新確定您的項目進度或項目計劃

第三，重新設定基線，因此當這些變更被批准或納入項目時，為時間表或項目計劃設定基線很重要。 這是可以完成的一件簡單的事情，所以我不知道你看的統計數據。 我知道包括 Gartner 和許多其他組織在內的幾個組織不斷查看失敗項目的數量是多少？

因此，請考慮您的來源。 一位消息人士稱，75% 的項目都失敗了。 嗯，其中大部分是在人們無法控制變化的領域。 如果僅當利益相關者和您的變更控制委員會同意這些變更，然後由該小組批准，然後重新確定它的基準，那麼您可能不會有一個失敗的項目。 你是在 75% 的失敗項目中還是在 25% 的成功項目中是有區別的。

所以如果你只看數字，如果房間裡有十個項目經理，那麼 7.5，或者如果你把它四捨五入，你們中有八個在管理失敗的項目，而你們中的兩個是成功的。 細微的差別可能很小，例如您是否正在管理範圍的更改並重新確定計劃的基準。

4. 請求額外的資金或資源

第四，請求額外的資金或資源。 因此，現在更改已獲得批准。 你已經重新設定了基線。 但有時對於某些人來說，很難回去請求額外的資源，即實現這些改變所需的資金。 如果您同意這一點，但您不回去要求進行這些更改所需的人員、資金和資源，那麼我們又回到了統計數據中。

5. 與您的項目團隊溝通並跟踪進度

第五，注意標誌。 因此，對於作為項目經理的您來說，始終關注您的團隊，關注團隊的行為。 我們覺得跡象表明事情變得太安靜了，人們正在工作，但您沒有從團隊獲得任何信號或任何反饋。 或者當你問你的項目團隊或你的團隊成員時，事情總是好的，“事情進展如何？” 一切都在軌道上。 好吧，我們覺得，這些都是某些事情可能不對勁的跡象。

所以回去檢查你的團隊成員，你的項目，看看實際完成的事情，看看和評估“你真的走上正軌嗎？”總是好的。 他們是否從範圍小兵那裡拿走了餅乾、巧克力蛋糕和甜甜圈，實施這些改變並悄悄地做這些？ 只是為了讓您在項目結束時找出您的範圍已經悄悄蔓延而您不知道的地方。

6. 設定優先級

第六，設定優先級。 同樣，這又回到了前面的步驟，讓您的變更控制委員會評估變更並確定變更的優先級。 當我們通常看到多個組時，就會發生這種情況，有時與您的項目有關，並且您有來自不同業務部門的不同利益相關者，例如為您帶來更改的業務部門，然後這是一場爭吵。 讓變更控制委員會決定哪些變更需要批准。 讓變更控制委員會來做這件事，否則你將處於一個你不想處於的糟糕位置。

7. 避免範圍蔓延陷阱

第七，避開陷阱。 我們已經從他們所說的小短語的範圍內看到了他們所有人，“好吧，當你在那裡......”或者，“當你這樣做的時候，你也可以這樣做嗎？” 或者，“你所要做的就是……”他們有一個簡單的解決方案，儘管他們以前從未這樣做過。 或者我最愛的那個，“嘿，用不了那麼久。”

那麼，基於什麼？ 基於誰的評價？ 基於他們以前從未做過的事情？ 基於沒有變化或評估？ 所以這些都是我們發現自己的小陷阱，我們最終會遇到 75% 甚至更多的失敗項目。

所以，我不得不承認，當我是客戶時，我實際上是一個範圍小偷，因為我是那個拿餅乾、甜甜圈和比薩餅的人，或者我能找到的任何策略來獲得額外的東西想。 所以我從自己身上學到了一些技巧，不僅從我的項目中學到，而且從我自己作為其他項目的客戶那裡學到的，我是范圍蔓延的。

因此，如果您需要任何技巧、工具或技術來管理您的範圍蔓延，或者更好地識別範圍蔓延，請訪問 ProjectManager.com 訪問我們。