開發高效內容工作流程的 6 個技巧 [+模板]

內容寫作既是一個創造性的和麵向業務的過程，因此，它需要遵循明確定義的規則，以提高效率和生產力。 實現這一目標的最佳方法是設置內容工作流程並提供有關管道每個階段的詳細信息。

雖然組織和創造力通常被認為是不相容的，但當它們的優勢相結合時，企業可以優化和增強內容製作。 這使參與的每個人都能夠專注於他們的工作，而不是浪費時間和精力來弄清楚流程和他們在其中的角色。 此外，當工作流被記錄並且明確時，錯誤和延遲的風險就會最小化。

在本文中，我們將提供一系列可操作的提示和技巧，用於開發高效的內容和編輯工作流程。 這些技術可以應用於內容營銷和新聞，並適用於任何類型的內容。

所以請繼續閱讀以簡化您的工作並提高您的結果！

1.保持堅實的庫存作為備份

不管別人怎麼說，高效和成功的內容工作流程的第一條規則是保持內容的堅實儲備。

即使您擁有堅如磐石的防彈流程，並且您的團隊中沒有一個懶惰的人，您也應該準備好面對潛在的生產挫折。 這些可能是由休息日、生產力陷阱、意外的外部因素、員工流動等等造成的。 避免這些延遲的最佳方法是手頭有大量文章正在等待並準備發表。

這樣，您將可以靈活地更改優先事項、探索新想法和管理緊急情況，而不會損害編輯日曆的完整性。 定期按時發布對您的策略至關重要，為了留住觀眾並保持參與度，您應該能夠在任何情況下保持一致。

此外，擁有備份或庫存可以讓您保持內容的質量，因為您不需要急於創作過程的任何階段，並且有足夠的時間來打磨您製作的每一件作品。

但是，如果您剛剛開始進行內容工作並且人手不足，那麼這可能很難實現，因為無論如何您都可能很難跟上您的日程安排。 在這種情況下，最安全的做法是在完全開始發布之前建立庫存。 這將最大程度地減少與截止日期有關的壓力，並確保您的策略在您時間緊迫時不會受到影響。

2. 規劃內容創建過程

繪製內容創建過程意味著按連續順序列出內容工作流程的步驟，並添加關於每個步驟的簡短摘要。 以黑白（或者，為什麼不以全彩色圖形）提供此信息有助於企業簡化內容創建，並確保沒有人誤解他們在其中的位置。

地圖提供的透明度可以極大地有益於管理層和員工，因為它允許人們完成任務而不會錯過流程的重要步驟。 因此，生產運行平穩，潛在瓶頸清晰可見且更易於管理。

包括哪些步驟取決於您創建的內容類型以及流程中的團隊成員。 此外，您需要為日曆中的每種類型的內容設置單獨的工作流程。

在本文的最後，我們提供了一個用於創建文章和博客文章的內容工作流模板。 參考它可能會幫助您了解要包含在您的內容中的內容。

3.準備詳盡的文檔

除了總結內容工作流程的每個步驟所涉及的內容之外，您還應該提供有關如何實施它的詳盡文檔。 在其中，您應該描述對分配任務的人的期望，他們可以在哪裡找到額外的資源，以及如果他們有進一步的問題可以求助於誰。

簡而言之，它應該提供明確的指示，使每個人都能在沒有挫折和不確定性的情況下完成任務。

該文檔可以參考您的品牌指南和知識庫，也可以以獨立 pdf 的形式呈現。

此外，請確保提供可以或應該在此過程中使用的任何工具的列表，以及有關如何操作它們的說明。 如有必要，提供培訓，並鼓勵員工在對自己的技能沒有信心的情況下請求幫助。

4. 合理分配責任

每個人都應該知道他們負責的步驟，以及誰負責其餘的步驟。 這樣，他們就會知道在完成任務時將任務交給誰，以及在遇到挫折時向誰求助。

此外，必須有一個人負責整個過程，這可以是項目經理、內容營銷策略師、內容經理或專門的項目負責人。 此人確保創建的內容符合公司的內容策略，緩解問題，並在發布後監控內容的性能。

但是，請記住，在不同的公司中，內容工作流角色可能會組合在一起由一位營銷專家實施，或者可能有多個人在工作。

此外，為了使內容工作流程順利運行，每個團隊成員都應該知道他們可以將職責委派給誰，以防他們需要缺席。 這樣，假期就不太可能造成阻礙或生產問題。

5. 定義任務時間表

內容工作流程的這一部分經常被忽視，但它很容易成為你製作或破壞它的原因。

在文檔中，您應該提供關於每個任務預計需要多長時間的明確說明。 否則，您可能會冒著人們誤解他們的優先事項並造成瓶頸的風險。

此外，每個人不僅需要了解自己的時間框架，還需要了解整個過程的時間線，以便他們可以正確地計劃每天、每周和每月的任務。

但是，請確保提供的時間框架和截止日期是現實的和可實現的。 沒有必要每個人都有幾十個逾期任務。 這使人們失去動力。 如果您發現員工經常落後，您應該調查原因，並在必要時修改您的策略。

6. 實施 BPM 工具

業務流程管理 (BPM) 工具可以更輕鬆地跟踪和監控流程、識別問題並讓每個人都保持工作正常。 它們不僅提高了透明度，而且可以簡化管理層和員工的內容工作流程。

有許多可供中小型組織以及大型企業使用的 SaaS BPM 解決方案。 在您的公司中實施一個不僅可以讓您更好地了解內容工作流程，還可以更好地了解所有操作。 此外，它可以改善溝通，讓管理層對員工績效採取更加個性化的方法，並有助於提高生產力。

此外，它還可以更輕鬆地設置和滿足最後期限。 工作流程可以組織成模板，並顯示接近到期日的通知。 此外，它可以在必要時自動化和調整。

獎勵：內容工作流模板

我們為您創建了一個內容工作流模板，可在發布文章和博客文章時使用。 您可以根據管道中的步驟以及您可以使用的資源對其進行調整以適應您的業務需求。

內容創作圖：

1. 頭腦風暴和標題建議。 創建有助於公司戰略的內容標題或支柱帖子列表。 將標題添加到編輯日曆，並將它們分配給作者。 負責人：策略師和/或作家時間框架：應至少每月進行一次，以確保有足夠的主題可以輸入管道。
2. 關鍵詞研究。 為每個標題找到最佳搜索詞，以將用戶意圖與公司目標相匹配。 提供需要提及的子主題列表，以確保深入涵蓋該主題。 負責人：策略師和/或作家時間範圍：在標題建議期間應提供主要關鍵字。 隨後可以提供其他搜索詞和主題。
3. 簡要和 Tite 作業。 提供有關如何處理該主題的信息並將其分配給作者。 負責人：策略師、內容經理和/或作家時間範圍：根據編輯日曆和流程時間範圍。 應提前足夠交付，以確保團隊能夠按時執行任務。

4. 研究和大綱。 研究主題並概述文章。 根據作者對該主題的技能、經驗和知識，他們可以提交大綱以供批准，也可以直接繼續撰寫文章，一旦準備好就提交草稿。 負責人：作家時間： 1天

5. 寫作。 創建文本，使用關鍵字對其進行優化，並使用標題和副標題正確格式化。 作者還可以添加內部鏈接並提供相關文章列表，以及建議相關研究、統計和信息的外部鏈接。 作者還應該提供圖像和圖形的想法。 負責人：作家時間： 2天
6. 審查。 審查文本以確保它與簡報相匹配並且符合公司的要求。 負責人還可以進行抄襲檢查，以確認內容是原創的，並且不會產生重複問題。 接下來，他們將任務分配給作者，以實施編輯和調整（如果有的話）。 負責人：內容經理或資深作家時間： 1天
7. 主題專家批准。 根據主題，可以將文本分配給可以檢查事實錯誤和其他問題並提出改進建議的專家進行審查。 負責人：主題專家時間： 1天
8. 編輯。 審查文本以消除語法和拼寫錯誤以及可讀性問題。 負責人：編輯時間： 1天
9. 平面設計。 格式化所有提供的圖像和屏幕截圖，製作特色圖像，並創建請求的圖形、視覺效果、信息圖表、gif 等。視覺效果獲得批准後，內容就可以發布了。
   
   負責人：平面設計師時間： 2-3天
10. 上傳和發布。 將內容與圖像一起上傳到 CMS。 負責人負責任何額外的 SEO 優化，例如模式標記、元描述、圖像 alt 標籤、URL 優化等。 完成後，內容將在線發布。 負責人：內容經理時間： 1天，視內容安排而定
11. 分配。 為公司的全渠道營銷策略重新利用內容，包括社交媒體共享、電子郵件通訊、播客、視頻等。此步驟可能包括其他創意和文本，可能會受到不同內容工作流程的影響。 負責人：社交媒體經理，電子郵件營銷經理時間： 1天，取決於各自的時間表

必要的文件：

• 內容長度（以單詞或字符為單位）
• 說話的語氣
• 詞彙和風格
• 格式化
• 模板
• 結構
• 標題案例樣式
• 牛津逗號用法
• 寫作和搜索引擎優化工具

附加資源列表：

• 平面設計和視覺指南
• 社交媒體指南
• 電子郵件營銷指南

底線

雖然可以在沒有工作流的情況下成功運行內容創建，但省略記錄過程並向所有相關人員提供明確的說明無疑會影響效率。

通過提供指導方針和時間表，並相應地分配責任，您可以讓人們在沒有分心的情況下完成工作。 工作流程既可以是允許人們自信地導航流程的路線圖，也可以是一個安全網，可以在有疑問時為如何進行提供安全保障。

也就是說，工作流程的最大好處是它們為生產力創造了奇蹟，並且可以將團隊變成一台運轉良好的機器。