在工作場所更好地溝通的 7 個技巧

工作場所的溝通是成功企業的基礎之一。 即使您組建了一支由積極進取且富有洞察力的專業人士組成的團隊，如果他們不能有效地溝通和協作，您的業務也會受到影響。

公司通常優先考慮 B2B 和客戶溝通，但當內部關係不高效時，這會減慢流程、影響工作流程並造成瓶頸。 此外，當管理層未能成功地將他們的信息傳遞給員工時，這會造成進一步的混亂甚至混亂。

事實上，溝通不暢導致大公司每年損失 6240 萬美元，小企業每年損失 42 萬美元。 這個問題非常嚴重，據估計，多達一半的員工不知道他們在工作中的期望，並因此而難以交付。

在本文中，我們就如何改善工作中的溝通並確保更高的生產力提供了可行的想法。 請仔細閱讀，找出答案！

溝通如何提高生產力？

現在我們知道了損害是什麼，讓我們關注積極的一面，看看溝通如何提高生產力：

• 減少誤解。 當每個人都知道該做什麼並且知道向誰尋求建議時，人們就不太可能犯錯誤。
• 提高效率。 明確的指示和目標可以實現更高效的工作流程，並讓人們更快地完成任務。
• 少挫折。 當人們不知道他們應該做什麼，但知道他們必須交付成果時，他們會感到沮喪，這會降低生產力。
• 更好的衝突解決。 工作場所的爭執損害了生產力並創造了一個有毒的環境。 解決問題的最佳方法是溝通問題、消除誤解並在需要時達成妥協。
• 高效協作。 擁有良好職業關係並能夠以友好態度進行溝通的員工更有可能進行有效協作並提高工作效率。
• 更快樂的團隊。 當人們能夠表達他們的需求、感受和想法時，他們會感覺更好。 被理解讓我們更有信心，更有能力繼續做好工作。
• 鼓勵忠誠和信任。 溝通是忠誠和信任的基石之一。 感覺自己隨時了解相關更新、感覺受到重視和重要並且對公司更忠誠的員工。

如何改善工作場所的溝通

為了成功改善工作場所的溝通，您應該與人力資源團隊合作制定戰略，並註意貫徹執行。

以下是一些關於如何做到這一點的實用技巧：

1. 營造安全環境

當人們在工作場所感到快樂、受到讚賞並滿足他們的需求時，他們更有可能表達積極的工作態度並自由地交流問題。 如果有一些他們不知道、不理解或不滿意的事情，團隊成員應該隨時說出自己的想法並被傾聽。 否則，未溝通的問題將累積並影響人們的表現方式，並可能影響他們對工作的態度。

然而，人力資源和管理層應該確保傾聽人們所說的話，承認並相應地解決問題。 即使沒有可用的解決方案，也應該討論這個問題，否則這個人可能會覺得他們被忽視了。 與那些不願表達不滿的員工相比，那些曾發聲但仍被忽視的員工更容易感到不快樂。

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在工作中創造安全環境的一些有效方法是：

• 定期舉行反饋會議。 告訴人們他們受到重視，討論他們在公司的職業發展，並就如何改進他們的工作提供實用的反饋。
• 鼓勵提問。 努力創造一個環境，​​讓人們可以安全地提問，而不是被評判。 每個人都應該向他人學習，並願意分享他們的專業和個人知識，這應該是你工作文化的一部分。
• 促進雙向溝通。 工作場所溝通是雙向的，管理和人力資源部門也應該接受反饋。 讓人們知道，歡迎人們告訴你他們的感受並提供建議。 傾聽他們所說的話可以幫助您使他們更有效率地工作，並在工作場所感覺更好。

2. 清楚行為協議和規則

人們認為某些類型的行為是適當的，並且在社會和工作場所都有不同的界限。 提供一套關於員工應該如何相互溝通、什麼樣的語氣是合適的以及應該使用什麼樣的溝通方式的規則似乎是多餘的。 然而，它可以顯著提高職業關係的質量，並減少人們越界時可能出現的緊張局勢。

考慮創建研討會和視頻教程，討論工作場所的溝通，並提供一套清晰的規則和行為協議。 它可能只會使少數人受益，但絕對值得。

公開這些規則將有助於打造更愉快的工作場所，此外，還可能會為您避免法律上的複雜性。

3. 建立積極的工作文化

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積極的工作文化使員工能夠茁壯成長並充分發揮他們的專業潛力。 公司應該鼓勵人們互相支持和幫助，而不是只專注於自己的工作。 通過這種方式，他們不僅可以創造一個令人愉快的工作場所，還可以建立一支強大的團隊。

在工作中感到振奮和舒適並與公司擁有相同願景和價值觀的員工更有可能進行公開和富有成效的溝通。 此外，他們可能會努力解決問題並優化績效，而不是糾纏於問題而不做他們的工作。

不處理衝突和鼓勵競爭的工作場所會創造一個不友好的環境，有害的溝通會引發更多的有害溝通。 這促使人們專注於負面因素並損害他們的生產力。

可以幫助您通過團隊合作改善溝通的一些資產是：

• 團隊建設活動。
• 辦公室的休閒區。
• 定期人力資源會議。
• 小組項目。
• 內部輔導和指導。

4.了解員工的個人需求

不同的人需要不同的動力。 當領導者推動他們取得更多成就時，有些人會茁壯成長，而另一些人則是自我激勵，需要看到他們的辛勤工作和價值得到讚賞。

管理層如果不了解個別員工以及如何與他們溝通，就有可能將他們輸給更看重員工的競爭對手。

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例如，如果一家公司不斷地推動員工實現不可能的目標，那麼它就有可能創造一個工作場所，即使他們盡了最大的努力，人們也會覺得自己表現不佳。 有些員工可能會努力證明自己，超越自己的極限，這會導致倦怠。 其他人可能會感到被低估和缺乏動力。 在這兩種情況下，生產力都會下降。

未能就問題進行溝通將使留住員工變得困難，並導致流程受挫。

5. 定義清晰的溝通工作流程

公司應創建一個清晰的分步流程，詳細說明有關任務和分配的溝通應如何進行以及涉及的內容。 如果人們有一個關於如何溝通工作進度、分享哪些細節以及何時分享的協議，那麼他們很容易進行更有效的協作。

工作流程應該使團隊成員能夠向同行提供明確的指示和對所有相關資產的訪問。 它還應強調，如果未提供此信息，則應要求提供。

假設該過程易於遵循且簡單明了，管理層和員工都可以很快習慣遵循它，並且可以將其集成到他們的日常活動中。

6. 鼓勵富有成效的問題解決

無論人們是處於個人關係還是職業關係中，爭論和誤解總是有可能發生的。 當員工佔據共享空間時，個人差異很有可能成為分歧、爭吵甚至不和的原因。

管理層應密切關注此類事態發展，如果人們之間無法溝通和解決這些問題，則應將其上報給 HR。

7.選擇Smart Communication Tool

如今，很多團隊都處於部分遠程狀態。 但是，即使您在辦公室，也很難保持積極的溝通並隨時了解所有相關的項目更新。 此外，即使是最勤奮的專業人士也偶爾會忘記和誤傳事情。

使用現代通信、項目管理、業務流程管理和工作流工具使團隊能夠保持聯繫並組織他們的工作。 無論是 Slack、Asana、Zoom 還是其他解決方案，這都允許團隊成員交換和請求信息、協作並跟踪任務的發展。

事實上，研究表明，實施通信技術可以將管理層和員工的生產力提高多達 25%。

例如，像 Slack 這樣的通信工具非常適合日常交流、快速同步和個人更新。 另一方面，Asana 優化了任務管理溝通——人們在一個地方擁有關於任務的所有信息，他們可以離開或請求更新進度，添加協作者，並始終跟踪他們待處理的任務和項目。 Zoom 使團隊能夠召開會議、網絡研討會和實時教程，甚至可以遠距離進行面對面交流。

總而言之，智能工具可以提高工作場所的溝通質量並聯繫人們。 剩下的取決於你積極的工作文化和正確的態度。

底線

溝通是經營企業的重要組成部分。 然而，雖然大多數公司專注於與客戶進行有效溝通，但許多公司卻忘記了改善內部溝通。

企業應確保團隊成員相互了解，就他們的任務和他們負責的流程交換足夠的信息，並有效地溝通問題。

更好的工作場所溝通是邁向積極和富有成效的工作環境及其成功的第一步，也是最重要的一步。