防止項目成本超支的 7 個技巧

避免成本超支是關閉成功項目的關鍵。 如果項目超出預算交付，可交付成果的質量和及時的執行可能會消失。

當然，很容易說您將保持預算緊張。 但成本超支可能發生在很多地方，以至於降低成本有時就像打地鼠遊戲。

什麼是成本超支？

成本超支一詞是指最終超出項目預算的意外成本。 成本超支可能發生在任何項目中，在建築、製造和軟件開發項目中尤為常見。 成本超支也稱為成本增加或預算超支，可能由多種原因引起。

在我們深入研究項目可能超出預算的原因之前，讓我們看看可以幫助您防止成本超支的項目管理軟件。 ProjectManager 是一款收集實時數據以幫助您更好地監控開支的軟件。 我們的實時儀表板自動收集和計算六個項目指標，包括成本，並以彩色、易於閱讀的圖表顯示它們。 與輕量級工具不同，無需設置。 立即免費開始使用 ProjectManager。

成本超支的主要原因

成本管理可能是一項艱鉅的任務。 作為項目經理，您需要經常檢查項目成本，以確保事情始終順利進行。 除此之外，您還需要監控其他項目約束，例如時間、範圍、風險和質量。

我們在下面列出了成本超支的主要原因，這樣您就可以避免這個問題，並按時交付您的項目並在預算範圍內。

• 錯誤的項目估算：成本估算對於項目管理的成功至關重要，因為每個項目經理都必須在創建項目預算之前估算所有項目成本。 確保使用您可以使用的所有工具，例如歷史數據或專家小組來幫助您確定項目成本。 如果您的項目預算不足，您很可能會面臨成本超支。
• 範圍蔓延：當您的項目範圍沒有很好地定義時，就會發生範圍蔓延。 簡單來說，這意味著您將在執行階段彈出意想不到的任務。 執行不可預見的任務會增加您的成本，使其很可能超出您的項目預算並導致成本超支。
• 風險管理不善：任何項目都面臨許多潛在風險。 項目經理和項目管理團隊有責任制定風險管理計劃，描述所有潛在風險以及在需要時實施的緩解策略。 如果未創建風險管理計劃，您的項目可能會受到意外風險的影響，從而導致成本上升，從而導致成本超支。
• 缺乏溝通：項目是一項需要團隊合作和溝通的工作。 作為項目經理，您必須成為將項目發起人、項目團隊和項目利益相關者團結在一起的粘合劑。 缺乏溝通可能導致項目計劃發生意外更改或引發其他可能導致成本超支的問題。

如何避免成本超支

成本超支或任何使項目超出商定預算的費用都是項目經理必須時刻保持警惕的事情。 有幾種方法可以防止成本超支。

這裡有七個技巧可以幫助您控制預算。

1. 周密的項目規劃

阻止成本超支的最佳方法是在執行項目之前對其進行計劃。 您的估算越徹底和準確，您就越有可能保持在預算範圍內。 項目風險可以通過詳盡的風險管理計劃來說明。 在規劃任何項目時，您必須考慮所有可能的場景並使用歷史數據、訪談和經驗。 一旦該計劃被詳細說明，請由項目的利益相關者簽署，以便每個人在期望方面都在同一頁面上。

2.了解你的供應商

許多項目需要尋求外部供應商的幫助，無論是幫助完成特定任務還是提供材料和設備。 與任何外部供應商的關係會使您的項目面臨成本超支，這通常超出您的控制範圍。 這使得在鞏固關係之前進行盡職調查至關重要。

首先，了解供應商的能力以及他們是否能夠滿足您的需求。 當供應商報價成本時，請確保它是準確的。 然後，在簽訂合同之前，做一些背景調查，看看供應商是否能按時完成，看看其他人對與他們合作的看法。

3.保持計劃範圍

範圍蔓延是使項目陷入成本超支的最大威脅之一。 變更請求總是讓項目經理的辦公桌陷入困境。 這些來自利益相關者或客戶，也來自團隊成員。 他們都有慾望和需要。 其中許多可能對項目是合適的，甚至是有益的。 但是，太多的更改會嚴重影響項目，導致成本超支不可避免。 在擴大項目範圍之前先考慮全局。

4.使用項目規劃工具

一個強大的工具將使項目經理的工作更輕鬆，增加項目的生產力並提高效率，這是理所當然的。 它還有助於將成本超支保持在最低限度。 像甘特圖這樣的調度工具可以幫助保持項目正常進行並防止成本超支。

5. 讓利益相關者保持最新狀態

如果利益相關者和項目經理之間沒有明確的溝通渠道，延誤是不可避免的。 延誤會導致成本超支，而且在錯誤的時間開始執行錯誤任務的風險太大。 這種浪費的時間可能會使整個項目偏離軌道。

利益相關者和團隊需要適當的溝通，但每個人都應該獲得正確的信息。 團隊想要細節，而利益相關者想要廣泛的筆觸，以確保項目按計劃進行。

6. 監控進度

ProjectManager 的實時儀表板也是跟踪項目進度的理想選擇。 在問題成為威脅項目進度和預算的問題之前，可以解決它們。 實時儀表板不僅可以衡量項目的進度，還可以衡量團隊的工作量以及計劃和實際完成的時間表，包括項目延誤等。

7. 重新分配資源

如果您發現一個項目的支出超過預算，您將通過重新分配資源來應對。 但是您也可以通過預先評估資源並將它們放置在最有效的位置來為這種情況做好準備。 對於您最寶貴的資源尤其如此：您的團隊。

通過召集最有經驗和最熟練的團隊成員，您可以擁有一個更有生產力和效率的項目。 這些資源可能會花費更多，但如果您已完成計劃並預留資金，那麼當需要處理的問題較少時，您將在後端節省資金。

防止成本超支的相關內容

ProjectManager 是工作和項目管理軟件，可以幫助您管理項目、簡化流程並與您的團隊在線協作。 此外，我們還提供數百個項目管理博客、模板和指南。 以下是一些提高成本管理技能的快速指南。

成本效益分析

在開始任何項目之前，項目管理團隊必須評估項目預期的成本和潛在收益，以使利益相關者相信收益將超過成本並且他們的投資是安全的。

項目管理中的成本估算

成本估算是項目經理最重要的職責之一，因為糟糕的成本估算會導致成本超支和項目失敗。

如何制定成本管理計劃

成本管理計劃是包含所有成本管理策略、程序和指南的文件，項目管理團隊應遵循這些策略、程序和指南來監控成本並使項目保持在預算範圍內。

ProjectManager 是控製成本的完美工具

ProjectManager 具有功能強大且易於使用的在線甘特圖。 它促進協作並立即更新狀態，以便項目經理和團隊隨時了解項目進度。 適當的調度有助於保持估算的準確性，並防止導致成本超支風險的空閒時間。

任務依賴關係在 ProjectManager 的甘特圖中是可鏈接的。 當其他團隊成員完成他們的工作時，這些依賴關係可以防止其他人被阻止或無所事事地等待。 團隊成員可以在任務級別發表評論，以實現更加協作和高效的執行。 每個任務都可以附加文件，無論是文檔還是圖像。

ProjectManager 中的實時儀表板即時更新

ProjectManager 具有實時儀表板，可以快速輕鬆地向利益相關者報告。 實時儀表板通過一系列反映許多項目指標的圖形和圖表即時顯示狀態更新。 然後項目經理可以過濾這些圖形和圖表以顯示他們需要的數據。 如果您想要附近的硬拷貝，可以選擇打印出這些圖形和圖表。 在向利益相關者展示時，您可以通過單擊幾下找到更多詳細信息來回答問題。

ProjectManager 是項目管理軟件，它為項目經理提供計劃、跟踪和報告所需的工具。 由於我們的動態和協作軟件，包括可視化工作流程看板和交互式甘特圖，成本超支得到了更好的控制，並且不太可能偷偷摸摸地搞砸一個項目。 立即試用我們的 30 天免費試用版。