項目演示：如何準備和交付項目演示

還有什麼比被告知需要向董事會進行項目演示更能讓項目經理心灰意冷的嗎？ 壓力。 責任。 當然，你很高興公司董事足夠信任你，他們希望你為項目提供意見，但必須在這些強大的參與者面前展示會讓你的壓力水平飆升。

如果您還沒有遇到過高級管理人員的這些演示請求，您一定會的！ 這些場景在項目中很常見，尤其是引入新產品或涉及組織變革的項目。 但不要感到不知所措。 進行項目演示可能會讓人感到害怕，但您可以像任何其他會議一樣計劃和準備它們。

什麼是項目演示？

項目演示是您向主要利益相關者解釋項目流程和可交付成果的機會。 這些可以是非正式的，例如通過少數人的報告進行快速更新，也可以是正式的。 正式的項目演示通常需要適當的會議時間、深思熟慮的幻燈片、目標審查等等。 我們將花費大部分時間討論如何準備和交付正式的項目演示。

正式的項目演示需要良好的數據。 項目管理軟件可以為您提供所需的儀表板和報告，以補充您的要點和進度更新。 ProjectManager 擁有可與利益相關者共享的實時儀表板，以及只需單擊幾下即可製作的八種不同的深入項目報告。 今天就免費開始吧！

為什麼項目演示如此重要？

項目演示是您傳達您和您的團隊一直在做的工作的重要性的機會。 如果您無法闡明您的進展和成就，主要利益相關者將無法理解為什麼在您的項目上花費金錢、時間和資源。

當你這樣想時，就難怪人們花這麼多時間準備他們的項目演示了。 請繼續閱讀，了解如何讓您的下一次演示大獲成功。

如何準備項目演示

準備項目演示可能比實際交付更重要。 這是因為充分的準備可以幫助您在重要的日子取得成功。 讓我們來看看您可以為項目演示做的一些準備技巧。

1. 為您的項目演示創建日曆邀請

你不能只是期望人們會出現——他們需要知道有一個重要的活動需要他們參加，所以把它記在他們的日記裡。 人們有時會提前很長時間計劃會議和日曆約會，並給出充分的警告。 盡快安排演示，如果您沒有收到有關他們是否有空的答复，請與相關人員（或其助理）聯繫。

如果您被邀請參加別人的會議來談論您的項目，請確保它在您的計劃中，並提前預訂一些時間來計劃。 如果不這樣做，您可能會失去準備材料的時間。

2. 選擇演示文稿的格式

您將如何傳達您的信息？ 如果您已經安排了一次會議，那麼您可能希望進行正式的演示。 很好，但是怎麼樣呢？ 您會使用幻燈片、掛圖或在顯示器上鏡像您的 iPad 嗎？ 您希望觀眾參與演示的任何部分嗎？ 您可以在不做筆記的情況下講話嗎？或者當天帶上一些指導會更好嗎？

您還應該考慮將在哪裡進行演示。 例如，適合小房間和有限受眾的格式（例如帶有幾張幻燈片的結構鬆散的項目更新）將不適合充滿利益相關者的房間，佈局如演講廳和你一起在前面的講台上。

3.練習你的項目管理演示

做演講是一項技能。 練習，練習，練習。 在進行大型項目演示之前，自願做一些較小的項目，例如員工簡報或在團隊會議上進行簡短的更新。 您希望站在房間前面和接觸材料時都感到舒適。 在家里或空蕩蕩的會議室中瀏覽演示文稿，以便記住幻燈片切換的位置。 練習使用投影儀和答題器向前移動幻燈片。 多次寫下你的活動掛圖，讓它成為你的第二天性。

練習和培訓將使您的演講更加優美和專業，並為您的觀眾帶來更好的體驗。

4.寫得大一點，這樣你的演示文稿就清晰易讀

無論您使用幻燈片還是活動掛圖，都要寫大字或使用大字體。 即使在小房間裡，通常也很難看清屏幕上的內容，這意味著您的信息無法傳達。 這也是觀眾查看手機而不是聽你講話的藉口。

一個好的建議是打印幻燈片並將其放在地板上。 如果您站立時仍然可以清楚地閱讀它們，那麼文本就足夠大了。 如果看不清字或者必須彎腰看字，就把字體調大一些！

5.為你的演示制定一個備份計劃

投影儀壞了，會議室沒有會議電話，筆在關鍵時刻用完了。 為一切出錯做好計劃。 您的演示觀眾都是忙碌的人，他們不想坐在那裡看著您擺弄技術。 在他們到達之前讓一切都正常工作，如果在你開始時不起作用，請確保你有一個備份計劃（例如幻燈片的打印輸出），以便無論如何你都可以繼續。

如何進行項目演示

當決定性的一天到來時，在進行項目演示時需要記住一些重要的事情。 遵循這些最佳實踐，您將以盡可能最好的方式描繪您的項目和團隊。

1. 說清楚，不要依賴行話

演示取決於清晰度和良好的溝通。 如果你的演講因行話和冗長的推理而陷入困境，你就會失去聽眾。 確保您使用受眾能夠理解的語言，以便他們能夠理解您需要提出的所有要點。

請記住，並不是會議中的每個人都會理解您項目的所有復雜性，事實上，他們中的任何一個人都不可能會理解。 因此，說話要緩慢、清晰，並確保溝通順暢。

2. 堅持重要的事情並使用數據

在進行項目演示時，不要忽視項目的原始目標和要求。 您的利益相關者一開始就達成了某些目標，您實現這些目標的趨勢如何？ 有時很容易關注挫折或困難，或者你可能覺得有趣的事情。 然而，最好重新關注關鍵業務目標。

在解決關鍵目標和計劃時，使用數據來補充項目演示非常重要。 但不要使用太多數據！ 人們會迷失在數字中，不再聽你說的話。 這是一種微妙的平衡。

3.講一個故事

您可能已經聽過相當多的演示了，我想您已經在其中一些演示中嘗試過不打瞌睡了。 項目狀態更新可能很無聊。 如果主題並不乏味，演講者往往就會乏味。 別讓那是你。

吸引觀眾注意力的一種方法是以最有趣的方式構建您的演示。 考慮他們會覺得有趣的東西（並且它不會與你覺得有趣的東西相同）。 講述您的項目的故事是個好主意。 想想你的演講的開始、中間和結束。 也許從客戶的角度跟踪生命週期。

關注收益而不是項目管理流程。 如果您不知道您的演示材料是否有意義，請將其交給對您的項目一無所知的朋友或家人。 如果他們不睡覺，那就沒事了！

4. 尋求對你的演示的反饋

當你的演講結束時，尋求反饋。 您可以在會議結束時、人們離開房間之前或幾天后直接執行此操作。 獲得一些反饋是件好事，因為它可以幫助您下​​次改進哪些方面。

讓人們對你的演講技巧和演講內容給出印象。 您可能會發現內容確實很好，但您缺乏交付它的信心，或者相反，您是一位有吸引力的演示者，但材料與他們不相關。 所有這些都是需要了解的有用知識，它將幫助您提高下次的演講技巧。

項目管理演示需要時間來掌握

進行演示並不是項目中每天都會發生的事情，但您可能需要在項目生命週期中進行一兩次演示 - 如果您的項目涉及大量研討會或用戶會話，則演示次數會更多。

不要驚慌——演示技巧是可以學習的，並且通過練習你會變得更好！ 一旦你解決了這個問題，你就會對演講充滿信心，並且你會發現將來準備演講會變得更加容易。

我們軟件的日程安排功能可用於在團隊日曆上預訂您的演示，這可以在項目儀表板上輕鬆查看。 有了它，您可以在演示後與在線文檔庫共享議程和幻燈片。 然後您可以在會議結束後使用強大的聊天工具進行討論。 免費試用 ProjectManager 中的軟件 30 天，看看它到底有多大幫助。