忙碌的企業家可以為重要項目騰出時間的 7 種方式

已發表: 2022-01-24

成為一名企業家意味著對與您的業務相關的每一件小事都承擔著無盡的責任。 這意味著企業家每天要處理大量的任務。 從規劃戰略、預算、招聘、達到目標、監控部門績效，到確保業務成功交付工作以及客戶對其業務的產品或服務感到滿意。

這使得創業成為一項艱鉅的工作，需要許多不同的技能和領導素質。 時間管理是每個企業家都必須具備的頂級品質。 他們應該知道在繁忙的工作日程中為每項任務分配合適的時間，並為重要項目騰出時間。

但是時間管理並不是一件容易的事，因為你的工作日程不會神奇地清理，以便你可以專注於重要的項目，你需要為此積極管理你的時間。 這裡有 10 種方法可以讓你掌握時間管理的藝術並為重要項目騰出時間。

  • 使用項目管理和生產力工具

作為企業家，您有責任忽略和管理正在進行的項目，以確保它們實現目標。 但是，同時有多個正在進行的項目，與您的經理和團隊成員就進度和目標進行協作可能是一項耗時且複雜的活動。 召開會議跟進項目的各個方面可能會浪費您和您員工的時間。

相反，您可以使用可用於項目管理和監控生產力的不同類型的軟件。 Trello、Atlassian JIRA、Huddle 和 Basecamp 等軟件可以幫助您監督項目活動、任務分配、日程安排和其他正在進行的項目的相關信息。 通過這種方式，您可以節省時間並隨時了解項目進度。

  • 在你的日曆上安排一切

為了有效地管理時間，企業家必須虔誠地使用他們的日曆。 你不可能記住一天中需要做的每一個約會、會議和任務。 因此，您需要養成在日曆中安排所有事情的習慣，甚至是您的空閒時間，這樣您的一天才能順利進行。 這不僅可以讓你的大腦不必記住所有事情，還可以讓你專注於重要的事情。 為此，您可以使用傳統的桌面日曆或使用日曆軟件應用程序來安排您的約會、任務和截止日期。 您還應該養成每天早上查看日曆的習慣，以了解當天安排的活動。

  • 學習委派任務

作為領導整個業務的企業家，您可能會覺得您需要自己管理所有事情。 自己做這項工作可能非常耗時，有時無法單獨管理。 為了避免自己被困在單一任務上而浪費時間，學習如何委派任務是您的關鍵。

這並不意味著您將每項任務都交給其他人。 相反，這意味著在你自己開始每項任務之前，當你發現自己被困在一個永無止境的任務中時，你需要問自己“什麼時候”和“什麼”可以委派給其他人來完成工作。 尋找有空的人，他們可以將他們的專業知識提供給你，並委派他們一些任務。 這將清理您的工作日程，讓您有時間投資於其他高價值的工作。 這是一個指南，供您學習如何委派工作。

  • 從最簡單的任務開始

拖延開始任何困難的任務是人類普遍的傾向。 你可能經常發現自己被困在一個項目上，不願意繼續工作。 這可能意味著您浪費了不必要的時間來拖延和感到焦慮。 為避免這種情況，您應該遵循從最簡單的任務開始的方法。

將您的整個項目分解為小而簡單的任務，然後從簡單的事情開始。 這樣，您可能無法一次完成整個項目，但您可以從某個地方開始。 當你完成第一個任務時，它會溢出到下一個任務中，依此類推，一段時間後，你會設法完成大量工作，而這些工作一開始就很難開始

  • 有一個工作程序

擁有並遵循工作程序也是管理時間和保持生產力的另一個重要技巧。 知道一天中什麼時候你最有效率，圍繞它制定一個例行程序並堅持下去。 例如，您可以有這樣的日常生活：

  1. 早上 5:00 進行晨練
  2. 檢查您的日曆並在早上 7:00 集思廣益列出待辦事項清單
  3. 列出早上 8:00 午餐前要完成的 5 件事
  4. 在上午 9:00 回復電子郵件並關閉電子郵件選項卡幾個小時
  5. 不間斷地處理手頭的任務一個小時，然後休息 10 分鐘——在一天中反复執行此操作

堅持這樣的例行公事會讓你感到有成就感，讓你的一天更有效率，你會在白天找到充足的時間來處理重要的項目。

  • 審核你的時間

要評估您如何利用時間，您必須進行時間審核。 對一周內執行的活動以及完成這些活動所花費的時間進行每週審核，將揭示大量信息。 您可以維護一張每天執行的任務及其時間表，並每週評估哪些任務是需要較少時間的最高價值工作，以及哪些任務佔用了您一周中的大部分時間。

時間審核讓您清楚地了解您如何利用時間，您可以使用它來更好地決定您將來如何將時間花在不同的任務上。

  • 遵循“ABCDE”方法

遵循ABCDE 方法是另一個很好的時間管理實踐。 此規則允許您確定任務的優先級，以便您將時間花在最有價值的工作上。 您首先列出您一天中需要做的所有事情，並以下列方式標記列表中的每項任務：

答：高優先級任務應標記為 A。這些任務是您必須執行的任務，不執行可能會產生嚴重後果。

B：這些是你應該做的中等優先級的任務，如果不這樣做可能會導致輕微的後果。

C：低優先級的任務，對你的工作沒有影響。 如果您有時間，您可以執行它們，或者您可以選擇跳過它們。

D：任務可以委託給其他人。

E：對你的工作沒有任何價值的不必要的任務，應該被淘汰。

ABCDE 方法的一般規則是不能亂序執行標記為 A、B 和 C 的任務。 要執行 B 任務，您應該先完成所有 A 任務，並且在完成 A 和 B 任務之前，您永遠不能執行 C 任務。 這是一種確定工作優先級的簡單方法，以便您可以將時間集中在高優先級任務上。

讓我們總結一下！

對於企業家來說，管理他們專注於重要項目的時間可能是一項艱鉅的工作。 它要求他們改變自己的生活方式和習慣，例如採用常規、使用日曆、遵守規則等。它還要求他們通過審核自己的時間、確定某些任務的優先級以及委派他們的工作。

如果您是一名想要管理時間的企業家，您應該遵循上述所有提示，否則您將陷入忙碌的工作日程中，而沒有時間和空間專注於高價值和重要的項目。

作者簡介： Emily Williamson 是 Goodcore Software 的技術作家。 它是英國的一家定制軟件和網絡開發公司。 我們專注於幫助企業家、中小型企業創建具有競爭力和成功的軟件。 我熱衷於探索和撰寫有關技術創新、移動應用程序和軟件解決方案的文章。