聘請虛擬助理是您可以為您的業務做出的最佳決策之一。

它不僅讓您有更多時間專注於重要的事情，而且還讓您可以接觸到一位經驗豐富的專業人士，他們知道如何處理各種任務。

但是有這麼多選擇，您怎麼知道哪家公司適合您的需求？ 這篇博文有一些技巧和竅門，可以幫助您找到完美的 VA！

什麼是虛擬助手？

虛擬助手是為您遠程執行任務的人——通常使用電子郵件、Zoom 和其他在線工具。

通過聘請虛擬助理，您將能夠騰出以前花在業務任務上的時間，以便您可以專注於業務中最重要的方面。

如果你想找一個虛擬助手，你可以在 Upwork、Fiverr、Freelancer.com 和其他工作板上發布廣告。

你可以外包什麼？

在僱用虛擬助理時，考慮您當前外包的任務非常重要。

如果您與多家 VA 公司合作，您的職位描述越具體越好——這樣您就可以找到理想的候選人。

以下是許多僱用虛擬助手的一些常見任務：

此外，虛擬助理可以幫助您使用社交媒體，例如在各種平台上分享帖子以及為新活動進行研究。

VA 可以幫助您提供客戶服務； 這可能包括回復電子郵件或實時聊天消息，這樣您就不必這樣做了。

虛擬助理還可以通過查看電子表格中的數據或編寫有關某個主題的報告來幫助進行市場研究。

在合適的虛擬助手中尋找什麼？

在僱用公司或個人時，您應該注意一些事項以確保您獲得最佳的 VA：

公司與個人

使用個人而不是公司有很多好處。 例如，個人通常會有更多的可用性來滿足您的需求，並且他們可以提供更高水平的質量，因為您只為特定項目僱用他們。

但是，如果您需要定期投入一定時間的人，這可能不是最佳途徑。

僱用個人時，重要的是要考慮他們將如何與您溝通。 例如，您需要確保此人理解英語，因為它是國際商務語言——並且他們的帳戶有額外的安全層（例如 2 因素身份驗證），以防黑客或盜竊。

靈活的調度

能夠與您的虛擬助手進行交流非常重要。 這通常是通過 Zoom 或 Skype 等虛擬辦公室完成的，它允許您共享文件並根據需要相互交互。

僱用公司時，其中一個好處是他們將提供比個人更多的日程安排靈活性。

因此，如果您需要可以定期從事特定項目的人，這可能是最好的選擇。

每小時與固定價格項目

一些公司會按小時收費提供某些項目，而另一些公司則會以固定價格進行。

例如，如果您需要能夠定期在 Excel 中完成數據輸入任務的人員，您很可能需要按小時付費。

但是，如果您需要可以為特定項目進行市場調查的人，最好支付固定費用，因為這將一次性完成。

工作質量與定價

當然，在僱用個人或公司時，您需要考慮他們的價格。

但是，雖然成本似乎是僱用虛擬助手的主要因素，但您還應該考慮他們的工作質量。

重要的是要記住，質量差的工作可能會導致更多的成本——因為它需要跟進或額外的修復，這可能會超出您所支付的費用。

使用虛擬助手的提示

確定需要聘請虛擬助手後，以下是有關如何最好地與他們合作的一些提示：

創建任務列表並適當地安排任務

與位於另一個國家/地區的人一起工作時，可能會有幾個小時的時差。 因此，最好設置一個您在一天中的特定時間發送的任務列表。

此外，它還可能有助於提供每日或每週目標，了解他們應該為您完成任務的時間。

這將確保每個人都知道每天的工作量以及在某些週內會發生什麼。

經常交流

確保您定期與您的虛擬助手就您需要做什麼以及應該如何完成進行溝通，這一點很重要。 這也將有助於 VA 提供更高水平的質量，因為他們會確切地知道您對他們的期望。

使用任務管理系統

由於您將發送需要完成的任務列表，因此最好使用任務管理系統，以便您可以跟踪需要完成的內容以及完成時間。

例如，虛擬助手可能會使用 Trello 之類的工具來管理任務——這將使您對正在完成的所有事情有一個概覽。

通過里程碑創建問責制

除了設置任務管理系統外，在使用虛擬助手時使用里程碑也很重要。 里程碑是在與 VA 合作時需要在特定幾週或幾個月內實現的既定目標。

這不僅為您提供了問責制，而且還為虛擬助手提供了一個看到他們進步的機會——這可以激勵他們繼續前進。

讓每個人都了解變化

最好始終通知您的虛擬助手有關截止日期或需要完成的任務的任何更改。 這對於確保對工作量或時間表沒有誤解很重要。

根據具體情況，如果您正在旅行或休假，您甚至可能希望讓您的虛擬助手隨時了解情況。 這將幫助他們做出相應的計劃，因為他們將確切地知道他們的項目正在發生什麼。

與虛擬助手保持關係

最後，重要的是要記住，商業關係是建立在溝通和信任之上的。 因此，為了幫助確保與您的虛擬助手的長期關係，您應該確保：

• 你在截止日期前
• 您提供定期更新
• 你對需要做的事情很誠實

通過維持這些關係，您不僅可以獲得能夠為您完成最佳工作的優秀人才，而且您還可以更多地依賴他們 - 使虛擬助手成為企業家和小企業主的絕佳解決方案需要同時完成各種任務。

虛擬助理與自由職業者

接下來，我們來看看自由職業者和虛擬助理的區別：

自由職業者可以提供比虛擬助手更大的靈活性和更專業的技能。 例如，與虛擬助理相比，自由職業者可能會提供更好的溝通或更高質量的工作。

這是因為他們有與客戶獨立合作的經驗，或者由於多年的教育和實踐，他們是該領域的專家。 因此，您可以與自由職業者建立長期關係，而不是與 VA 建立長期關係。

自由職業者比虛擬助手更昂貴，並且可能需要更多時間來為您完成工作。 在大多數情況下，如果您在執行管理任務方面需要幫助，最好聘請虛擬助理——如果您需要所在領域的專家或藝術家，最好聘請自由職業者。

自由職業者通常是個體經營者——虛擬助理並非總是如此。 此外，許多自由職業者在家中或咖啡店工作，在溝通方面他們可能無法提供高水平的專業性或可用性。

虛擬助手通常隨時可以回答問題，他們在辦公室或家中工作。 許多虛擬助理都設定了可以與客戶和其他員工交談的時間——這就是為什麼許多人一大早就開始工作的原因。

虛擬助理提供靈活性

在大多數情況下，當您有一個虛擬助手可供您使用時，處理任務會容易得多。 這是因為他們可以為您提供 24/7 的可用性，這意味著您可以隨時與他們聯繫並詢問任務或分配。

假設您的虛擬助手過去曾為您工作過。 在這種情況下，也可以建立更多的關係——如果你的 VA 知道你的需求並且有更多關於你正在尋找的信息，這可以使溝通更加容易。

最後，虛擬助理是節省時間的好方法，因為他們可以處理原本需要由員工完成的常規任務。

這意味著您有更多時間專注於發展您的業務，而您的虛擬助手則負責處理保持業務正常運行所需的日常職責。

經常問的問題

虛擬助手每月收費多少？

您為 VA 支付的費用取決於需要完成的任務。 由於他們根據需要提供服務，因此他們的費率通常取決於完成任務或項目所需的小時數。

您還可以選擇根據每小時的特定費率或打包交易聘請助理——如果您需要定期完成多項任務，這可能特別有用。

對虛擬助手的需求高嗎？

隨著小企業和企業家意識到僱傭幫助的好處，VA 變得越來越受歡迎。 這可能是因為他們經常與客戶一起工作——這意味著虛擬助理可以在您忙碌或需要在非工作時間完成任務時處理任務。

企業家和公司所有者也可以聘請與他們在同一行業有經驗的虛擬助理 - 這意味著您的虛擬助手將精通您需要幫助的內容。

哪些類型的職業可以外包給虛擬助理？

通常聘請虛擬助理來處理管理任務，例如社交媒體管理、電子郵件管理、旅行安排和項目管理。

但是，公司所有者通常會聘請具有同一行業經驗的虛擬助手。 因此，您可以找到對您的利基有特定了解的人，這有助於促進您的業務或實現您的目標。

虛擬助理是承包商嗎？

虛擬助理並不總是承包商。 有些是自由職業者——但許多 VA 已經設定了工作時間，並且每個月都會為他們的服務付費。

也可以聘請 VA 作為員工。 如果您需要定期完成多項任務，這將特別有用，因為您可以根據完成任務所需的小時數制定全職協助或工資安排。

最後的想法

您的業務可能正在增長，您需要更多幫助才能跟上一切。

您正在考慮第一次聘請虛擬助理，但您從哪裡開始呢？ 我們整理了本指南，概述了 VA 是什麼以及如何找到最能滿足您需求的人。

在個人或公司之間進行選擇時，請考慮您希望他們從事的工作類型。

如果您有諸如數據輸入或安排會議之類的管理任務，那麼請自己僱用某人； 如果他們需要訪問敏感信息或高級技能（如圖形設計），那麼請選擇一家公司。

在做出任何決定之前，請務必考慮成本！