項目管理、建築和其他行業的變更單

更改是交付任何項目的一部分。 為了使項目按計劃進行並在預算範圍內，必須管理這些變化。 變更單（或修訂）是一種以各方都能接受的方式識別、定義和跟踪這些變更的機制。 這包括實施變更所需的任何額外成本或時間。

擁有變更單和變更單日誌是建設項目管理中的關鍵文件，其中項目所有者與致力於執行計劃的各個承包商之間的合同對於項目的進展至關重要。 但是合同變更單可以適用於許多行業。

什麼是變更單？

變更單是一份變更管理文件，用於解決項目範圍內的任何變更，詳細說明需要發生的事情、成本以及預計何時完成。

變更單是修改現有合同的一種手段，實際上是調整項目的價格和時間表。 由於預算和進度的這些變化，在項目所有者和負責變更的承包商就條款和條件達成一致之前，不會對變更單採取行動。 變更單有兩種類型：加法和演繹法。

添加劑

添加劑的變化可能很簡單，就像不同顏色的油漆或將結構從項目現場的一個地方移動到另一個地方一樣簡單。 他們沒有從項目中拿走任何東西，他們只是簡單地改變了執行的一部分。

演繹的

另一方面，如果您要求刪除部分工作，那就是演繹變更單。 與附加變更單不同，演繹變更更有可能導致成本降低，甚至可以縮短項目進度。

變更單是變更控製過程的關鍵部分。 它們通常也是以信息請求 (RFI) 開始的流程的一部分，該文件是對在執行建設項目過程中可能出現的任何問題作出回應的文件。 它用於澄清某些事情或詢問其他信息。 這通常會導致合同變更，然後會觸髮變更單。

為什麼使用變更單？

請求變更時使用變更單。 沒有一成不變的計劃，特別是對於復雜的建設項目。 項目經理可以為風險做好準備，但無法預測可能發生的一切。

由於這兩種可能影響範圍的更改出現在項目中，因此需要控制和管理它們。 這就是為什麼使用變更單如此重要的原因。 它捕獲了所請求更改的詳細信息、成本和所涉及的時間，因此各方都可以決定是否繼續。

什麼是變更單日誌？

如果更改獲得批准，則需要更改訂單日誌。 變更單日誌記錄項目中所做的變更，並確保它們按計劃進行。 它也是收集所有變更單的地方，因為在項目過程中通常有不止一個。 使用更改日誌，這些更改不太可能在項目執行中丟失。

變更單日誌還可以幫助您選擇要啟動的變更，並通過給每個變更單一個編號來保持該過程的有序性。 可以識別、定義變更類型並註明變更請求的原因。

變更單日誌是記錄變更將如何影響項目的地方，這有助於最終決定是否繼續前進。 此處收集了變更單表單中的其他詳細信息，例如變更單的創建日期、創建者、其狀態（如果已批准）、批准者（或拒絕的原因）以及所需的操作。

變更單模板示例

ProjectManager 擁有一個博客文章和教程視頻庫，專注於項目管理的各個方面，包括數十個免費的項目管理模板，包括我們的變更單表單模板。

我們的變更單表格模板有空間來捕獲有關所有者和項目的內部信息，以及可以從進行變更中獲得哪些機會。 還有空間來解釋更改是什麼以及它將如何影響項目。

此外，還有收集細節的空間，例如更改的詳細信息以及成本將如何受到影響。 表格底部有一個簽名和日期行，用於表明更改被批准或拒絕的時間。 此外，它可以根據您的特定需求進行定制。

施工變更單的最佳實踐

變更單的重點是管理變更並在預算範圍內按時交付您的項目，同時讓業主和承包商有機會就條款達成一致並避免以後出現任何爭議。

為確保您的變更單履行這些功能，並管理流程以在整個項目中獲得最佳結果，遵循最佳實踐非常重要。 以下是一些建議，可以幫助您保持變更單按照應有的方式進行。

了解您的原始合同

變更單修改您已經同意的合同； 因此，您必須非常熟悉原始合同。 商定的工作範圍將讓您分析變更並幫助您確定您進行變更的舒適程度（並承擔更多成本）。

在工作之前就費用達成一致

項目預算將受到變更單的影響，但除非確定並商定這些成本，否則可能會出現問題。 例如，小的更改可能只是原始項目的一部分。 在完成任何工作之前，每個人都在同一頁面上，這一點至關重要。

改變你的寫作

這聽起來可能很明顯，但是為了避免溝通不暢而創建了變更單。 因此，握手或口頭協議不是變更單。 它可能是啟動變更單的火花，但任何決定都必須在紙上詳細說明並達成一致。

制定流程

如果沒有處理變更單的流程，您將在承包商、預算和時間表方面遇到問題。 變更單日誌是組織流程的第一步，但可以使用項目管理軟件簡化創建和跟踪它們。

ProjectManager 如何幫助處理變更單

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為了簡化流程，請在我們的軟件中創建您的變更單。 使用看板工具將工作流程可視化，將卡片作為任務，將列作為生產階段，讓您的變更單成為卡片。 看闆卡可以有附件、優先級標籤等、詳細描述，然後被分配。

您可以跟踪更改時記錄的時間，甚至可以使用我們的時間表來簡化付款流程。 它們可以為重複性任務自動填充，並且一旦發送以進行付款，就會被鎖定以確保安全。 因為我們的軟件是基於雲的，您的工作人員可以在現場更新他們的狀態，並且實時反映進度。 當進度保持在一個工具中時，管理您的變更單很容易。

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