10 個代理工作流程自動化來處理您的日常任務

經營一家機構可能會讓人不知所措。

您必須管理多個團隊和項目。 您與許多不同的客戶一起工作。 您必須保持一切井井有條——並且仍然會帶來新的業務。

日常任務會佔用大量時間。 但是如果我告訴你他們不必這樣做呢？

這篇文章有 10 個可立即使用的代理工作流程自動化，旨在讓您恢復一些時間。 通過這些自動化，您可以：

• 機上和機外工作分配（減去麻煩）
• 掌握項目管理和跟進以確保滿意
• 將聯繫人帶入您的渠道並相應地培養他們

以下是 10 個代理工作流程自動化：

1. 引導磁鐵交付和交易創建
2. 預分配流程
3. 作業結束審查 - 聯繫方式
4. 作業結束審查 – 公司
5. 自動化聯繫可用性
6. 項目更新提醒流程
7. 項目完成簽到
8. 平均分配交易所有者
9. 諮詢電話設置 - 集成
10. 基於評分的 Facebook 受眾流量

1. 引導磁鐵交付和交易創建

您正在向感興趣的各方提供有價值的東西，例如電子書或白皮書，並且您希望立即開始跟踪感興趣的潛在客戶。
以下是此自動化的步驟：

1. 當聯繫人提交您的表單時，他們就是您承諾的鉛磁鐵
2. 在後端，您創建一個交易以將它們存儲在您的 CRM 中
3. 新交易的所有者會收到通知，並創建他們的第一個觸摸任務。

當人們在您的網站上提交磁貼時，他們會告訴您一些他們感興趣的內容。當您的團隊成員跟進時，他們已經有一些信息可以使用 - 而當您不必去的時候在寒冷中，您可以完成更多交易。

2. 預分配流程

如何確保工作按時完成？ 通過相應的準備。

該自動化工作流程旨在向獨立承包商發送一系列電子郵件，為他們提供完成即將到來的任務所需的所有詳細信息。

（注意：您也可以輕鬆調整自動化以供內部團隊成員使用）

以下是這種自動化的工作原理：

1. 您已為“作業可用性”創建了一個自定義字段，該字段指示您的團隊成員是否可以自由接受新作業
2. 該字段可以更改為“On an Assignment”，這表明您的團隊成員正在處理某事（並觸發此自動化）
3. 第二個自定義字段具有分配的開始日期
   自動化在作業前兩週、一周前和前一天發送提醒電子郵件
4. 任務開始當天，自動化會發送一封電子郵件，其中包含公司的工作指南和任務信息

使用基本模板和個性化標籤可能是創建具有專業外觀的電子郵件同時向聯繫人提取特定信息的好方法。

3. 作業結束審核 – 聯繫方式

這種自動化旨在完成項目並收集團隊成員和承包商的反饋。

以下是這種自動化的工作原理：

1. 自定義字段保存作業的結束日期
2. 作業結束前一周，自動化系統會發送一封電子郵件，其中包含有關下線作業的所有信息
3. 作業結束後的一天，聯繫人會收到一封電子郵件，其中包含指向反饋表的鏈接

您需要設計反饋表來收集您認為最有價值的關於聯繫人在任務上花費的時間的任何反饋。

收集此信息可讓您了解聯繫人在項目期間遇到的任何問題或疑慮。

發送表單後，IF/ELSE 操作會檢查聯繫人是否已提交表單。 如果他們沒有，他們每隔幾天就會收到提醒，直到提交表單。 一旦他們提交表單，他們就會退出自動化。

4. 作業結束審核 – 公司

確保您跟進您的客戶和承包商。 此自動化與上述自動化類似，但使用通知步驟向公司而不是聯繫人發送電子郵件。

1. 自定義字段保存作業的結束日期
2. 另一個自定義字段包含聯繫人所在公司的電子郵件
3. 在任務結束前一周，自動化會發送一封電子郵件，其中包含所有信息，以便讓為公司工作的聯繫人離職
4. 任務結束後的一天，公司會收到一封電子郵件，其中包含指向反饋表的鏈接

您需要設計表單以從公司的角度收集您認為最有價值的關於聯繫人為公司工作的時間的任何反饋。 這使您可以解決公司可能存在的任何問題。

IF/ELSE 操作會檢查公司是否在幾天后提交了表格。 如果他們沒有，他們會進入一個週期，每隔幾天發送一次提醒，直到提交表單。 一旦他們提交表單，他們就會退出自動化。

將公司點人的電子郵件地址存儲在自定義字段中，您可以在通知步驟中自動使用個性化標籤填充它。

5.自動化聯繫可用性

承包商或員工完成任務後，將他們重新設置為可用於新工作（無需舉手）。

1. 使用“分配可用性”的自定義字段（來自早期的自動化）
2. 該字段可以更改為“On an Assignment”，這表明您的團隊成員正在處理某事（並觸發此自動化）
3. 然後將在等待步驟中捕獲聯繫人，直到該日期與其分配結束日期相同，您將存儲在自定義字段中的日期
4. 聯繫人然後移動到更新聯繫人步驟並將“分配可用性”字段設置回可用

這可以確保您始終知道誰可以參與項目（以及誰已經在其中）。

6. 項目更新提醒流程

當一個團隊專注於一個項目時，他們很容易忘記與您的公司或客戶進行溝通。 這種自動化會自動提醒他們分享項目狀態（同時也提醒他們互相簽到）。

1. 分配了一個項目並創建了通過您的管道移動它的交易
2. 向交易所有者發送一條消息，讓他們知道將定期發送提醒以獲取更新以及響應中的預期內容
3. 兩週後，交易所有者會收到提醒電子郵件 - 並將繼續每兩週收到一次提醒，直到交易被標記為完成（無論是贏還是輸）

7. 項目完成簽到

一旦項目被標記為完成，跟進客戶以確保他們有良好的體驗。

1. 當交易被標記為贏得時，客戶會在 3 天后收到一封電子郵件（檢查他們是否滿意）
2. 活動中需要創建兩個鏈接（一個用於“滿意”，一個用於“不滿意”）。
3. 如果他們點擊“滿意”鏈接，客戶就會離開自動化。
4. 如果他們點擊“不滿意”鏈接，客戶會收到一封電子郵件，以收集更多關於他們不滿意的反饋。 交易重新開始，交易所有者會收到一封電子郵件，讓他們知道該項目仍需要進行。
5. 如果客戶在一周內沒有點擊任何鏈接，他們就會退出自動化

8.平均分配交易所有者

確保您的潛在客戶均勻分佈在您的團隊中。 即使交易所有者離開或添加，這種自動化也會均勻地分散潛在客戶。

1. 當交易進入管道時，潛在客戶會通過一系列拆分操作，將他們平均發送到 8 個路徑
2. 在五個路徑的末尾是更新交易所有者步驟，該步驟會更改交易的所有者
3. 在三個路徑的末尾是一個 Go-To 操作，將它們發送回拆分路徑的頂部——因此它們可以被發送下來並分配給交易所有者

這使您可以將潛在客戶平均分配給您的交易所有者，無論公司擁有多少交易所有者。

您可以根據您擁有的交易所有者數量添加或刪除“更新交易所有者”或執行操作步驟。 如果您有超過 8 個交易所有者，您甚至可以添加更多拆分操作！

9. 諮詢電話建立 - 集成

如果您使用的是 Calendly 或 Acuity 之類的服務，那麼這種自動化就是為您量身定做的。

1. 聯繫人提交請求更多信息或諮詢的表格
2. 聯繫人會獲得一個包含指向您的日程安排集成鏈接的活動，以便他們可以安排他們的通話。
3. IF/ELSE 操作檢查他們是否已建立呼叫
4. 如果聯繫人尚未設置集成，他們將再次收到一封提醒電子郵件，其中包含指向您的日程安排軟件提供商的鏈接。

使用像 Zapier 這樣的服務可以在 ActiveCampaign 和您的日程安排軟件之間進行雙向通信。

10. 基於評分的 Facebook 受眾流

讓聯繫人的行為決定他們在 Facebook 營銷中的位置。 使用衡量參與度或所需行動的分數來幫助您做到這一點。

1. 創建交易並將聯繫人添加到您的初始 Facebook 自定義受眾
2. 隨著聯繫人分數的增加，將其添加到您更專注的自定義受眾中，並將其從前一個中刪除

隨意調整分數並根據需要添加更多觀眾。

“作為白標選項，ActiveCampaign 還為您提供更多自由。 除了自定義域和徽標之外，您還可以修改界面本身的樣式以匹配您的品牌。”

Aaron Brooks (Venture Harbour) 談為何 ActiveCampaign 是他們選擇的代理機構最佳白標電子郵件營銷工具。