如何寫一封道歉郵件，把失敗變成機會

查看 10 條提示和一些實用且有效的向讀者道歉。 將失誤變成機會：加強與用戶的關係並增加他們的信任。

也許您發送了錯誤的促銷代碼、提供了不正確的信息、向用戶發起了不正確的營銷活動，或者最壞的情況是使用了冒犯性的內容和語氣。

在任何情況下，向收件人道歉始終是解決失火和維護聲譽的好方法。

遵循我們的 10 條提示，並從這些具體示例中獲得提示，以創建有效的道歉電子郵件。 同時，將不便轉化為提高忠誠度、參與度和轉化率的機會。

寫一封有效的道歉電子郵件：10 條提示

1. 把你的道歉放在主題行中

主題行是用戶看到的第一個電子郵件元素。 從那裡開始你的道歉，這樣你就可以立即澄清你的消息的目的，並最大限度地減少用戶沒有閱讀它的風險。 這樣，承認錯誤會更加直接、明確和有效。

這裡有一些想法：

• “哎呀！ 出了些問題。”
• “我們上一封電子郵件是否讓您感到困惑？ 讓我們提供一些解釋。”
• “為錯誤道歉。 我們非常抱歉。”
• “我們做錯了！ 這就是發生的事情。”
• “對不起，出事了。”
• “請接受我們最熱烈、最真誠的道歉。”
• “哎呀！ 這是正確的電子郵件。 帶來不便敬請諒解。”
• “這就是問題所在。 抱歉，添麻煩了。”

不要冒險重蹈覆轍！ 遵循電子郵件主題行的 7 條黃金法則。

2. 發件人必須是可識別的。 以個人方式介紹自己。

確保用戶識別您的電子郵件地址。 以個人和直接的方式介紹自己。 說你是誰，你做什麼。 這種類型的方法傳達了更大的透明度和真實性，給人一種你願意為自己的錯誤承擔責任並為它們“把自己放在那裡”的想法。

顯示您的姓名和公司角色還可以為用戶提供更“人性化”的感覺。 事實上，它讓用戶明白錯誤或不正確的電子郵件背後有骨氣。 就像其他人一樣，他們也會犯錯誤。

來源：艾瑪

3. 立即明確道歉。

不要等到電子郵件的結尾才承認你的錯誤。 一開始就透露後悔。 立即明確地去做。 你的道歉應該簡短、簡潔和直截了當。 將其作為折疊線上方的第一個電子郵件元素，以便用戶無需向下滾動即可理解您的觀點。

4. 解釋錯誤背後的原因。

盡力詳細說明它發生的原因。 讓您的聽眾了解導致問題的動力。

保持含糊不清，或者更糟糕的是，隱藏錯誤的原因可能會損害您的透明度，從而損害您的聽眾的信任。 這會讓你的努力毫無用處。

注意：必須始終在打開消息的道歉之後解釋錯誤。 不要讓細節掩蓋你道歉的意圖。 明確你的動機，但不要誇大其詞。

5. 您的信息應該是個人的和善解人意的，以便您可以直接與用戶聯繫。

感謝收件人的耐心等待。 用善解人意的語氣表明你站在他們一邊——但不要過分。 該信息應傳達一種誠實、自發且最重要的是真實的問責制。

通過使用動態字段來提升您的道歉電子郵件，例如用戶名來自定義您的消息。

6. 積極主動，說明整改措施。

列出您為防止類似情況再次發生而採取或可能採取的措施。 這是重新獲得用戶信任的好方法，並強調您對實現期望和迅速採取具體行動做出反應的關心程度。

以下聯合航空公司的道歉電子郵件就是一個很好的例子。 在表達了自己的遺憾之後，該公司的 CEO 提供了每項彌補問題的糾正措施的準確細節：

7. 化解問題。 讓用戶微笑，這樣你就可以撲滅任何火災。

當然，幽默並不適合所有情況和業務類型。 然而，通過微笑表現出自我諷刺和振奮你的數據庫有時可能是贏家。

但是在使用這種方法之前，先傾聽你的聽眾並分析他們的情緒。 事實上，您需要看看這樣的策略是否適合這種情況。

淡化它並從觀眾那里奪走微笑可能有助於平靜能量。 這可以將失敗變成提高參與度並維護人際關係質量的機會。

8. 提供更多詳細信息和支持。

在道歉並描述錯誤的原因以及為管理這種情況而採取的糾正措施之後，是時候提供您的支持和完整的可用性以進行進一步的解釋了。 提供地址或替代聯繫方式。 允許收件人通過另一個渠道繼續對話。

9. 彌補失敗，化錯誤為優勢。

重新獲得公眾的信任並通過專門針對這種情況設計的折扣代碼或促銷活動來糾正錯誤。 此策略可讓您將業務的艱難時期轉變為有利可圖的機會。 這不僅有利於您對數據庫的信任，也有利於您的轉換。

這種方法也適用於忽略細分最佳實踐和不正確的活動定位的情況。 再次向那些通過提供促銷而錯誤地收到您的電子郵件的人道歉。 抓住機會促進轉換並避免垃圾郵件報告的風險。

這是一個具體的例子，可能會激發你的靈感：

10. 向您的聯繫人尋求反饋。

讓收件人知道他們的意見對您的業務有多重要。 邀請他們提供有關您的事件管理的反饋。 這樣，您將能夠知道您的道歉是否有效，並在可能的情況下改進您的危機管理策略。 用戶會真正感受到被看到，這將加強社區意識和對您品牌的忠誠度。

你能改正錯誤嗎？ 分析您的電子郵件的影響以驗證它。

確保您的道歉成功，並且您的聽眾實際上已經原諒了錯誤。 為此，與任何電子郵件活動一樣，您需要檢查您的郵件性能並分析關鍵指標。

MailUp Statistics 區域的眾多功能 將為您提供準確的報告系統和您道歉有效性的完整圖片。

與彌補促銷相關的點擊率和轉化率分析將說明您的道歉策略在將失敗轉化為機會和優勢方面的影響力。

了解您可以使用平台的統計區域做什麼！

總之

在撰寫道歉電子郵件時，以透明、真實和自發的方式承認您的錯誤是維護您與聽眾的關係同時保持聲譽完好的關鍵。

無論發生什麼事故，在發送您的信息之前，請關注任何道歉計劃中這些不可或缺的要素：

• 真誠、清晰、直接；
• 對事故承擔全部責任；
• 直接聯繫收件人；
• 感到抱歉和同情；
• 解釋造成不便的原因；
• 描述您的糾正行動計劃；
• 獎勵和取悅觀眾，以及
• 徵求意見。