定義和實施審批工作流程

永遠不要忽視質量。 如果您按時完成了可交付成果，但沒有達到利益相關者的期望，那麼您就有麻煩了。 審批工作流程可以幫助確保質量，當它是更大的自動化工作流程的一部分時，它甚至可以簡化流程。

有不同類型的審批工作流程，並非所有都是自動化的。 了解定義後，您可以選擇最適合您的流程的定義。 讓我們看看什麼是審批工作流，以及自動化審批工作流如何幫助您更好、更高效地工作。

什麼是審批工作流程？

審批工作流是一種將某些東西發送給有權將該項目移動到生產的下一階段的個人的方法。 它是可以手動或自動完成的工作流程的一部分。 這有助於通過管道確保質量，同時也避免了所需批准的積壓。

任務的邏輯順序被批准工作流打斷，因為工作停止，直到該任務得到指定人員的批准。 自動化工作流程可減少瓶頸並提高效率，從而提高工作場所的生產力。

有權批准工作的人通常是執行該工作的任何團隊的直接經理，但也可以是質量保證人員或跨部門經理，具體取決於流程。 根據產品和組織的範圍，工作流程中可能有很多或很少的批准。

通過自動化任務和添加審批工作流程，企業可以幫助團隊更高效地工作，同時確保工作質量保持高標準。 ProjectManager 是一種在線軟件，可自動化工作流程並具有任務批准設置以簡化工作。 將任務批准添加到您的自定義工作流程或與自動化一起設置批准者，然後才能更新狀態。 立即免費開始使用 ProjectManager。

審批工作流程的類型

有許多不同類型的工作流結構，但我們將從任務提交門戶開始。 這是提交文檔、採購訂單或某種任務的地方，以便利益相關者、經理或審批者可以在其上簽字。

這導致定義工作流程中的批准者是誰。 例如，許多具有自動化功能的軟件工具都可以授予特定人員編輯、查看或管理提交的權利。

審批工作流程通常有一個截止日期，以避免積壓、瓶頸和延遲。 通常，當提交審批時，任務會觸發通知，提醒審批者該工作已準備好進行審查。

有多種類型的審批工作流，每種都用於為組織的流程提供更高的效率。 它們允許工作繼續向前推進，同時不會忽視通過審批工作流的工作質量。 審批工作流主要分為三種類型。

1. 流程審批工作流程

當處理可預測和可重複的任務時，會採用這種批准過程。 此工作流程最適用於團隊成員知道他們想要達到的結果並有明確路徑來實現該目標的流程。 例如，在文件審批中，通常採用流程審批工作流。

2. 項目審批工作流程

如果您需要更靈活的工作流程，您可能會使用項目審批工作流程。 此工作流也適用於具有已定義目標的任務，但是，與流程批准工作流不同，實現這些目標的路徑並不明確。 這種審批工作流程通常用於創意項目，因為目的是已知的，但如何實現則更多的是集體即興創作。 以營銷活動為例，它有特定的目標，必須達到關鍵績效指標 (KPI)，但如何達到這些 KPI 尚不清楚，可能需要多次嘗試。

3. 案例審批工作流程

一些工作流程沒有明確的路徑。 在這樣的工作流程中，您將應用案例批准工作流程。 這是一個理想的工作流程，當團隊開始工作時沒有定義目標，但在他們通過工作過程中的其他信息工作時明確了重點。 為了更好地理解案例審批工作流程，請考慮保險索賠。 在保險索賠的過程中收集更多信息之前，保險索賠的結果並不明確。

自動化審批工作流程

如前所述，審批工作流程可以手動完成，也可以自動完成。 在後一種情況下，自動化審批工作流通過在完成某個操作後觸發響應來在工作流中移動項目。

手動審批流程存在問題。 這可能會導致相互矛盾的反饋，當有多個審閱者時，誰有權限不明確，目標溝通不暢，修訂太多，錯過最後期限等等。 自動審批工作流程可以避免這些減速帶並保持工作流程順利推進。

自動化審批工作流程可確保流程具有問責制並保持高效。 這是任何規模的組織都可以從中受益的。 但首先，必須明確定義工作流程的步驟。 考慮如何請求提交、任務獲得批准必須滿足的標準、這些批准者在整個工作流程中的身份、批准或拒絕後的提交路線等。

審批工作流程的好處

使用審批工作流的主要好處是它簡化了您的流程。 它通過更快地通過管道移動項目來提高效率，並通過定義該工作流程的步驟、批准和確保團隊中的每個人都專注於他們的工作來減少錯誤。

它還確保項目已得到適當批准，並且批准已及時交付。 無論任務有一個還是多個批准者，這都有助於團隊按時完成任務。

使用審批工作流時，錯誤也更少。 自動化確保僅在滿足批准標準時才會進行批准。 這意味著更少的錯誤通過，以後必須修復導致延遲。 這可以節省時間並避免代價高昂且令人沮喪的修正。

在跟踪任務狀態和確保團隊了解更新或未決批准方面，自動化也是一種改善溝通的方式。 流程中的這種透明度有助於避免進一步延遲流程的誤解。

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瓶頸是工作流程中的常見問題，會導致延遲和挫敗感。 審批工作流程通過自動化減少了這些成本高昂的流程。 例如，如果一個任務有許多審批者，則可以設置自動審批工作流，以向所有審批者發送請求以更快地推進任務。

另一個優點是自動化導致更高的一致性，這是一種簡化流程的方法。 它確保自動批准的任何內容都符合組織的標準和政策。 由於不再需要手動審查，因此自動化此過程可加快工作流程。

審批工作流程的最佳實踐

任何審批工作流程的第一個也是最重要的方面是確保您選擇了有權進行審批的人員。 整個過程取決於這個決定。 即使在自動審批工作流程中，審批人也是防止任何不符合您的審批標準的事情的保障。

建議使用自動化，尤其是在處理多個審批者時。 如前所述，它可以一次向所有批准者發送批准通知。 它還可以幫助您識別工作流程中的冗餘，可以將其刪除以進一步簡化流程。

設置截止日期有助於避免延誤，不僅是為了完成任務，也是為了獲得批准和反饋。 為確保這些到期日期不會在隨機播放中丟失，請尋找一種具有自動通知功能的工具，該通知可以在應用程序中發送電子郵件或警報。

ProjectManager 和審批工作流

ProjectManager 是具有工作流自動化和任務批准的在線項目管理軟件。 創建自定義工作流程並指定批准以實現更好的任務管理。 可以設置批准以自動執行特定操作並簡化工作流程以提高生產力。

使用工作流自動化簡化重複性任務

批准工作流程的第一步是明確定義工作的階段。 自定義工作流程可幫助您設置指導任務必須採用的路徑的規則。 他們還將定義可以更改狀態或將任務向前推進的用戶。 自定義工作流和任務批准可以通過定義觸發某些動作來實現自動化。 為狀態、優先級、進度和其他可以分配用戶、刪除用戶、設置優先級、進程百分比等的觸發器設置觸發器。

獲取實時通知以掌握批准情況

為了簡化工作流程，審批者必須知道何時將任務發送給他們進行審批。 我們的通知允許用戶實時查看這些警報。 它們會立即發送到您的收件箱，但還會在軟件​​中創建警報，這樣您就不必離開工具併中斷您的工作流程。 您可以自定義通知，不僅可以在需要批准時提醒您，還可以在分配給任務、進度更新、到期日期更改等時提醒您。

幫助您處理工作流程的另一個功能是實時數據，它可以為更好的決策提供信息。 使用我們的實時儀表板獲得項目的高級視圖。 無需配置，只需切換即可查看您在成本、時間、工作量等方面的進展。 如需更多信息，可定制報告側重於您想查看的內容。 它們可以輕鬆地與利益相關者共享，以保持更新。

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