成本管理基礎

已發表: 2022-08-23

什麼是成本管理？

成本管理是計劃和管理企業或項目預算的過程。就項目而言，它可以幫助項目經理估計項目的成本，並設置控制措施以減少項目超出預算的可能性。

成本管理是項目經理最重要的職責之一；項目總是需要材料、勞動力和設備等資源，這會產生成本。必須在整個項目生命週期內估算和控制這些成本以完成項目。

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如何通過 4 個步驟管理項目成本

以下四個步驟概述了成本管理流程在項目管理中的工作方式。

1. 資源規劃

資源規劃是預測業務、項目或工作範圍的未來資源需求的過程。要創建資源計劃，您需要首先定義項目範圍，這是一份詳細說明將要完成的項目活動的文檔。

一旦定義了項目活動，項目經理通常依靠歷史數據、專家意見和資源規劃工具（如資源分解結構 (RBS)）來估計所需的資源。

2. 成本估算

成本估算包括將成本分配給執行項目所需的資源，例如勞動力、材料和設備。成本估算是成本管理過程中最重要的步驟之一，因為它為您的項目預算奠定了基礎。根據項目的特點，您可以使用多種成本估算技術。

3. 成本預算

根據您的成本估算，您現在可以創建項目預算，它只是您所有項目成本的總和。確保包括所有類型的項目成本，包括直接、間接、固定和可變成本。項目預算還應包括應急儲備，以防有工作需要重做，或者項目面臨風險，需要採取風險緩解策略。

一旦項目開始，項目預算就是用於比較實際成本與估計成本的基準。因此，項目預算允許項目經理快速了解他們的成本是否過高以及是否存在成本超支的風險。

4、成本控制

成本控制是指為最小化和跟踪項目成本而採取的所有活動、指導方針和程序。成本控制不佳會影響項目的盈利能力，但幸運的是，項目管理軟件可以幫助您使用時間表、工作量規劃器和項目儀表板等工具輕鬆跟踪成本。

這 4 個步驟的輸出可以記錄在成本管理計劃中，這是項目計劃的關鍵組成部分。

什麼是成本管理計劃？

成本管理計劃聽起來很簡單。它是項目成本估算的概述——但它包括所有分配以及項目經理將如何控制這些成本以使項目按預算進行。

成本管理計劃必須考慮影響項目預算的資源，無論是材料還是人員。還有固定、可變和間接成本。必須計算所有這些以了解您對該項目的財務承諾。

最後但並非最不重要的是利益相關者，他們在降低成本方面擁有既得利益。成本超支是許多項目都經歷過的問題，但利益相關者不會很好地容忍這個問題。在製定成本管理計劃時，請牢記利益相關者。他們需要了解整個項目並獲得報告。

成本管理計劃大綱

以下是成本管理計劃中必須包含的一些關鍵要素：

估算方法：說明採用了哪種成本估算方法，例如參數、自下而上、三點等。
計量單位：為了準確計量成本，為您的勞動力、材料和設備建立計量單位很重要。測量單位的一些示例可以是工時、平方英尺、噸、公斤等。
成本基線：根據您的成本估算，您必須定義一個成本基線來標記項目的支出限制。
成本控制閾值：建立閾值來監控成本績效很重要。這只是意味著當成本變化達到一定百分比時，項目團隊將採取成本管理措施。
績效衡量方法：確定如何衡量成本績效，以查看您是否滿足項目的目標和期望。為此，您需要成本跟踪系統和掙值管理 (EVM) 技術。
報告指南：您需要有一種格式和溝通渠道來報告您的發現，因為您監控項目的進度並將這些數據呈現給您的利益相關者。

為什麼成本管理很重要？

成本管理在項目管理中如此重要的主要原因是您的成本管理計劃包括保持預算所需的指導方針和程序。這很關鍵，否則，組織可能會因為成本超過利潤而虧損。

成本管理過程始於項目的計劃階段，在此階段估算成本，然後定義項目預算。然後，在執行項目時，會仔細監控和記錄費用，以確保它們與預算一致。

當您有項目預算時，它會設置項目成本的基準。這意味著它管理您在管理項目成本時所採取的決策和方向。這可以幫助您在不超支的情況下保持項目正常進行。

成本管理技巧

以下是您在管理項目成本時要牢記的一些提示。

通貨膨脹計劃：定價不是一成不變的，任何好的預算都會通過考慮一系列成本來考慮這一點。
考慮自然災害或潛在事件：預計意外可能聽起來很愚蠢，但您的預算中必須為天氣事件、個人問題或其他會延遲項目的未知因素留出空間。
其他意外成本：並非所有意外成本都是隨機的。可能存在法律問題、與項目相關的處罰或意外的人工成本，所有這些都是您無法預算的，但可以告知您的預算。
實時跟踪：在您執行項目時使用軟件來監控預算是管理成本的關鍵。但是，如果您正在查看不是最新的數據，您將無法迅速採取行動來解決問題。因此，您希望擁有具有實時數據跟踪功能的軟件。
及時響應：無論您如何發現項目成本的差異，您都必須立即採取行動。等待的時間越長，浪費的錢就越多。
相應的大小：有些人認為較小的項目不需要項目成本管理。但無論大小，您都需要管理成本。

為了最好地管理項目成本，您必須從內到外了解您的項目。做到這一點的最好方法是在項目開始時創建一個完整的項目章程。

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這是供您參考的縮略圖。