如何審核、分類和選擇最佳代理工具

您是否曾經對您的機構使用的工具數量感到不知所措？

平均數字營銷人員使用 12.4 種工具來支持數據驅動營銷活動的交付。

這只是一個平均值……有些人使用 30 多種工具來實現相同的結果！

對於代理機構來說，這很快就會失控。 您不僅可以選擇自己的工具集，還需要使用客戶選擇的應用程序和軟件，並將它們整合到一個有凝聚力的策略中。

當然，你不能把嬰兒和洗澡水一起倒掉。 代理工具是必不可少的工具——它們帶來更高的效率、更好的客戶成果和可擴展的流程。

你如何找到一個快樂的媒介？ 您如何組合一個代理工具集，在不給您帶來軟件過載的情況下利用這些好處？

從整理開始

揭開復雜性的第一步是將所有輸入收集在一起，並將它們組織成一個易於理解的框架。

當涉及到您的代理軟件工具時，請花點時間列出您、您的團隊和您的客戶賴以完成工作的每個應用程序。

獲取所有工具列表的過程本身可能是一種令人大開眼界的體驗。 你會驚訝於你有多少應用程序。

獲得主列表後，將它們分類為業務和客戶功能領域。 以下是您可以使用的一些通用類別：

• 銷售和營銷– 您用來發展代理和完成交易的內部應用程序和工具。
• 項目管理和溝通——您用來完成工作並與同事和客戶協作的軟件。
• 活動– 幫助您為客戶執行和管理活動的工具。
• 報告– 您用來創建和向客戶提供進度更新的內容。
• 專業– 根據您的專業領域，您的機構需要的任何專業工具。

通過對您當前使用的工具進行分類，您可能會發現您的工具集效率低下或存在差距。 例如，多個工具可能會做同樣的事情，讓您可以消除不需要的工具。 或者，您可能會發現自己遺漏了一些東西。

為了幫助您進一步完成此過程，讓我們對上述每個類別進行細分，並針對每個類別查看一些最佳實踐代理工具。

銷售和營銷

眾所周知，經營代理機構不僅僅是交付客戶成果。 勘探和潛在客戶開發對於服務公司的長期成功至關重要。

您在內部用於銷售和營銷的工具與您為客戶交付選擇的工具可能有一些重疊，但有一些微妙之處。

以下是一些您需要使用的工具來推廣您的代理機構和定期完成交易的示例。

• CRM 和潛在客戶管理軟件– 有大量的銷售跟踪應用程序可以使您的代理機構的銷售流程受益。 從自動化電子郵件跟進和跟踪銷售電話的成熟 CRM（例如 HubSpot 或 Salesforce），到專注於銷售生態系統的一個狹窄組件的工具，例如 io。

• 提案軟件——大多數機構使用 PowerPoint 演示文稿、未跟踪的電子郵件鍊和不一致的跟進方法引導提案流程。 這種方法在早期很好，但是如果您想擴展，您將需要一個強大的提案創建和跟踪軟件，例如 Proposify。

• 營銷工具集——您的工具將根據您的營銷策略而有所不同。 您很可能擁有某種形式的電子郵件自動化、網站管理、文檔創建、設計和社交媒體管理工具。 我將在下面的客戶交付部分更詳細地介紹這些內容。

很容易陷入客戶交付並擁有拼湊而成的銷售和營銷工具，但它不可擴展。

項目管理與溝通

代理壽命有大量的活動部件。 也許比任何其他業務都更重要，因為您同時處理眾多客戶、員工、自由職業者和供應商的需求和個性。

這使得項目管理和溝通工具對於確保重要任務不會漏掉至關重要。

以下是您的武器庫中可能需要的一些工具示例：

• 文檔管理– 您將與需要雲存儲、各種訪問級別和智能集成的團隊和客戶創建和共享各種文檔。 為此，很難超越 Google Workspace。

• 任務管理——設置項目、創建時間表和分配任務是代理與客戶關係中的日常事務。 諸如 Asana 之類的項目管理工具可讓您在帳戶範圍內看到一切，讓您高枕無憂，一切都按時完成。

• 溝通——是的，利益相關者之間的部分溝通將通過電子郵件完成，但使用 Slack 等工具避免收件箱過載可以顯著提高機構的工作效率。 您還需要一個視頻會議應用程序，如 Zoom，用於虛擬會議。

鬆弛

雖然這些應用程序構成了您在機構中進行項目管理和溝通所需的核心，但還有大量替代方案可以實現類似的結果。

活動

為您的客戶執行活動需要盡可能順利和高效。 您不僅希望獲得出色的結果，而且還需要讓客戶了解最新情況、滿足最後期限以及其他期望或可交付成果。

每個營銷活動都會有所不同，您使用的工具將取決於您向客戶提供的主要產品。 但是，這裡有一些您需要執行營銷活動的通用工具。

• 電子郵件營銷平台——幾乎每個營銷活動都涉及某種形式的電子郵件捕獲、跟進或序列。 電子郵件營銷軟件生態系統非常龐大。 適合您的工具將取決於您客戶的廣告系列的複雜程度。 簡單來說，像 Mailchimp 這樣的應用程序就足夠了，或者對於更密集的自動化平台，請查看 Ontraport。

• 登陸頁面構建器– 沒有登陸頁面，營銷活動就無法運行，您需要能夠快速創建設計良好、可以快速迭代和測試的頁面。 如果您的機構專注於電子郵件捕獲和社交媒體活動，ShortStack 的登錄頁面構建器是您可以信賴的絕佳工具。

• 圖形設計工具——您發起的每個活動都將包含一系列需要設計的元素，例如橫幅廣告、社交媒體帖子、登錄頁面圖形等。 許多機構都會讓內部設計師使用 Adob​​e Creative Suite，但如果您不這樣做，那麼 Canva 是一種經濟實惠且易於使用的替代方案。

• 轉換優化工具——雖然您的電子郵件營銷和登陸頁面軟件將具有一些功能來分析和優化您的活動，但您可能希望通過數據分析、A/B 測試或熱圖工具將轉換優化提升到一個新的水平。 一個例子是 VWO。

您為客戶提供和優化營銷活動的方式將決定他們堅持多久，因此擁有正確的工具集至關重要。

報告

到目前為止，我討論過的幾個工具都有一個報告元素，您可以使用它來將進度更新轉發回您的客戶。 但是，您從這些平台獲得的分析特定於該工具的用途。

例如，ShortStack 為您的營銷活動提供深入的登陸頁面和電子郵件分析，這有助於確定取得積極成果的領先指標並提高營銷活動的績效。 但是，您的客戶可能會感興趣的一系列其他數據點和見解，例如社交媒體參與度、SEO 排名改進或 PPC 轉化率，它們構成了您共同工作的整體視圖。

擁有一個可靠的工具，您可以為客戶生成有意義的數據洞察報告，可以節省您在電子表格或幻燈片中拼湊的時間。

機構報告領域的一些領先工具包括 DashThis、AgencyAnalytics、Swydo 和 ReportGarden。

每月幾分鐘內即可在所有客戶之間複製的一致報告將顯著提高您的保留率。

把這一切結合在一起

本文重點介紹對任何營銷機構都必不可少的工具。 您選擇的其他軟件將取決於您專攻的領域。例如，如果您專門提供 SEO 服務，則需要將 ahrefs 或 SEMrush 等強大的 SEO 數據分析工具添加到列表中。 或者，如果您為客戶運行可擴展的 Facebook 廣告活動，AdEspresso 可能就在您的工具帶上。

一篇關於代理工具的文章可能會永遠持續下去……有成千上萬的營銷應用程序可以幫助代理更有效地工作。 最後，對您來說最重要的事情是確定您的工具集如何讓您的團隊發揮最大作用。

您可能正在尋找一些可以提高流程效率的多合一解決方案或報告集成商。 然而，少並不總是更好。 如果這意味著減少客戶成果，您不想為了易用性而犧牲質量。

尋求在專業工具、集成商和機構範圍的溝通流程之間找到適當的平衡，讓您的團隊齊心協力交付客戶成果。