更好的成本控制和費用控制的 7 個技巧

要了解成本控制，首先要了解為什麼要使用它：監控費用並識別風險以增加利潤。 不要與成本管理混淆，成本控制有自己的一套目標，可以為企業節省資金。

什麼是成本控制？

成本控制是估計成本以計劃和調整預算的過程。 為了做出準確的成本估算，必須監控所有費用並控制支出，以適應任何變化。

預測風險是成本控制的另一個關鍵因素。 當您在風險發生之前準確分析風險時，您可以在任何變化發生之前修改項目預算。 這降低了超出預算的可能性。 建築項目特別容易超出預算，但適當的成本控制可以防止這種情況發生，並提供信息以進行未來預測。

項目成本控制始於監控和跟踪費用的變化。 這些變化稱為變化，它們可以是“有利的”或“不利的”。 這些變化可用於在未來做出更準確的預測。

什麼是費用控制？

費用控制是直接改變支出的過程。 理想情況下，這些變化是由成本控制數據通知的。 成本控制既關注全局又關注小細節，而費用控制會立即改變支出習慣，以使項目保持在正軌上。

為了跟踪和控制費用，必須將它們識別並分類為兩類之一：直接費用和間接費用。

直接費用

直接費用直接用於項目的有形需求。 三個最常見的直接費用示例是材料、勞動力和設備。 這些費用將特定於項目並“創造”一些有形的東西。 我們的免費估算模板可以幫助您預測和管理您的直接費用。

間接費用

間接費用是在後台不斷累積的成本。 間接費用的一些常見例子是員工工資、員工福利和辦公室/設施租金。 控制間接費用可能是項目成功和項目失敗之間的區別。

更好地控製成本的七個技巧

所有項目都有風險，而且很可能會經歷變化。 這並不意味著他們必須超出預算。 這些成本控制的最佳實踐為您的成功奠定了基礎：

1. 定義重要的 KPI

對於每個任務或過程，項目經理應該決定關鍵績效指標。 這些 KPI 是團隊在開始項目之前建立的預定指標，並在整個項目中被引用以檢查進度。

2. 預測通貨膨脹

商品和服務的成本會根據市場因素而波動。 這可能會導致費用增加。 這些價格變化需要調整預算和支出。 在成本控制方面，您必須在準備風險和差異時考慮這些變化。

3.制定應急計劃

無論項目計劃得多麼好，仍有可能出現問題。 您需要預測這些財務風險並製定策略以適應它們，而不會產生不利的差異。 將這些突發事件視為備用計劃。 你越能想像出意外，你就越能為最壞的情況做好準備。

4. 實時跟踪費用

成本控制的一個關鍵方面是跟踪和記錄費用。 這是發現差異並在未來糾正它們的唯一方法。 當您實時跟踪費用時，您可以發現差異並進行適當的更改。 通過這種方式，即使是不利的差異也可以告知您如何控制項目其餘部分的成本。

5. 定期收集數據

一致性是遊戲的名稱。 當項目看起來運行順利時，收集數據的優先級似乎很低。 但是，當我們允許這種情況發生時，數據會變得傾斜，並且在未來變得不那麼有用。 畢竟，成本控制應該盡可能多地發現有利的差異和不利的差異。

您收集數據的頻率將根據項目的規模和範圍而有所不同，但必須設置收集數據的時間表——無論是每週、每兩週、每月等。

6. 記錄所有變化

即使是最小的變化也應記錄在案。 它們在當時可能看起來微不足道，但很可能以後它們會派上用場。 如果小時工需要幾個小時的加班時間來完成一項任務，這是一筆意想不到的間接費用。 像這樣的微小變化看起來像是僥倖，但它們可以用來在未來製定更準確的預算。

7. 與團隊溝通

成本控制不是一個人的表演。 為了創建更明智的預算，您必須將變化及其原因傳達給整個團隊。 這讓每個人都在同一個頁面上，並意識到挫折和成功。 永遠不要錯誤地認為數據與團隊成員無關。 成本控制主要是收集數據，但如果沒有人使用它，數據就會變得毫無用處。

控製成本和費用時要避免的事情

成本控制是一個微妙的過程，但有一些方法可以讓它變得不那麼棘手。 以下是即使是最好的項目經理也會犯的三個常見的成本管理錯誤。 幸運的是，當您知道要注意什麼時，它們是可以避免的：

忽略間接費用

間接費用經常被忽視。 這些費用潛伏在任何項目的背景中，但成本加起來。 此外，如果您不始終如一地跟踪間接費用，您就不會注意到租金、員工福利和其他形式的通貨膨脹增加等成本。 在一個完美的世界裡，這些費用是靜態的，但不考慮它們的不斷變化很容易讓你超出預算。

低估承包商和供應商的關係

與承包商或供應商的良好關係可以使控制直接費用變得更加簡單。 當您與供應商建立牢固的關係時，他們可能更有可能提前通知您價格上漲。 保持這些關係健康可以在需要時更容易重新談判合同。

有利的差異可能意味著您可以購買更多用品或獲得更多幫助。 不利的差異可能意味著您需要削減開支。 無論哪種方式，良好的關係都會使過程變得輕鬆。

不使用自動化工具

有效控製成本的秘訣是掌握影響預算的費用、風險和其他因素。 為此，您必須使用工具來管理數據、跟踪費用和資源、創建報告並實時調整預算。

當執行這些任務是一個漫長的過程時，數據可能已經更改，您無法記錄每個變化。 相反，請使用自動化解決方案，讓您一次查看所需的所有信息並進行必要的調整和報告。

ProjectManager 如何幫助控製成本

ProjectManager 是一個基於雲的項目管理解決方案，可讓您在完成工作的任何地方管理項目的各個方面。 成本控制需要最新數據和快速報告，以便做出最準確的估算。 當您無法隨時隨地訪問和更新此信息時，成本控製過程就會停止。

資源管理

我們的資源管理軟件允許您準確跟踪資源的使用情況，然後允許您創建報告並準確發現可以更有效地使用這些資源的地方，以減少開支。

實時成本跟踪

ProjectManager 使您能夠在反映任何項目更改的實時儀表板上查看所需的所有信息。 這意味著在它們對您的預算產生負面影響之前發現它們。

成本和費用控制是一個數據驅動的過程，需要強大的項目管理軟件來消化和分發信息。 ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，帶有實時儀表板等工具，可以收集、過濾和共享您在可掃描圖形和圖表中的結果。 立即試用此 30 天免費試用版。