更好的資源調度的 7 個技巧

什麼是資源？ 它們是項目所需的一切。 這包括人、地方和事物。

換句話說，資源是必不可少的。 與它們打交道並協調它們的使用是項目經理在跨越項目終點線時必須清除的主要障礙之一。

資源將插入項目的每個階段。 它們是項目計劃、調度和執行的一部分。 為了在需要時獲得所需的資源，需要一種完善的方法。 你知道這是怎麼回事。 是的，資源調度。

很難確定項目管理中最重要的方面。 一切都感覺必不可少。 但肯定有一些支柱支撐著這個項目，並且比其他支柱更重。 資源調度就是其中之一。 我們有一些技巧可以幫助您更好地管理資源。

什麼是資源調度？

在我們繼續之前，讓我們確保我們都在同一個頁面上並定義資源調度。 資源調度是對資源的識別和協調，可能是資源規劃中最重要的方面。

相關：資源計劃模板

資源調度涉及根據所需資源及其可用性為項目中的每個任務安排開始和結束日期。 平衡資源的可用性與團隊的工作能力是如何保持項目按計劃進行的。 資源調度為項目經理提供了設置團隊任務持續時間的工具。

通過根據資源容量、可用性、工作量和範圍分配和調度資源，項目可以避免分配不足和過度分配。 這不僅可以在預算範圍內按時完成項目，還可以提高士氣、促進更好的關係、幫助提高盈利能力並提高利益相關者的滿意度。

如果您想了解 ProjectManager 的調度效率如何，請觀看這個簡短的教程視頻。

資源調度的好處

通過資源調度，可以為項目、團隊、場地、設備和與項目相關的任何其他資源提供卓越的組織。 所有這些都為在項目任務之間智能分配資源奠定了基礎。

這包括為每個任務確定資源、它們的可用性，然後將這些資源與能力相匹配。 也就是說，您團隊中的誰最適合執行任務。

有了這些信息，資源調度還可以更好地估計時間，因為它提供了一個衡量項目進度的更多指標。 它依賴於過去項目資源調度和其他類似項目的報告和分析來獲取信息。

規劃還受益於資源調度，這有助於通過計算容量和需求來規劃未來。 你做得越好，你的團隊在項目上工作時的感覺就越好。 這是因為智能容量規劃將防止過度分配。 他們會信任項目經理，從而提高員工保留率和生產力。

7 大資源調度技巧

1.使用資源管理軟件

使用資源管理軟件來幫助您跟踪資源和項目進度。 資源管理軟件存儲您的所有項目信息，以幫助您管理人力資源、材料和設備。

2.使用工作分解結構（WBS）

在您知道需要多少資源以及何時使用它們之前，您無法開始安排資源。 這涉及收集導致最終可交付成果的每一項任務。 這似乎是一項艱鉅的任務，但使用 WBS 可確保您不會忽略任何步驟。 這是一個樹形圖，上面和下面都有你的最終交付物，以及通向它的各個分支。 您的列表越完整，您的資源計劃就越準確。

3.嘗試資源平滑

完成所有步驟後，有很多方法可以安排資源。 一種技術是資源平滑，它側重於所有其他技術的時間約束。 在這裡，最後期限為王。 當事情必須按時完成時，最好採用這種做法，即使這意味著延遲一些工作。 雖然它消除了您日程安排中的一些靈活性，但它往往會使日程安排更加高效和划算。

4. 練習資源平衡

另一種使用的資源優化技術稱為資源平衡。 當您手頭有足夠的資源來完成項目時，就會使用它。 然後，它將資源平均分配到工作中。

這有助於提高士氣，並使時間表既現實又可行。 這可能通過縮短或放寬時間表來實現，截止日期甚至可能會改變，但這沒關係，因為你沒有增加容量。

5.注意約束

任何項目都有約束，例如時間、成本和範圍的三重約束。 所有這些力量都在作用於您的資源，因此您可以更好地定義它們將如何影響上一個技巧中的任務，您的資源計劃就會越緊。

6. 知道你需要多少資源

再次，回到您的任務列表，確定每個任務需要多少資源。

它是什麼類型的資源？ 每個人需要多少人才能完成任務？ 這個數字可以是數字，如所需數量，但也可以用時間表示。 您可能需要一個小時或幾週的資源。 這都是應該注意的。

7. 控制資源的可用性

您想要控制資源的未來可用性。 要做到這一點，需要知道您擁有多少容量以及您當前的資源利用率。 也就是說，例如，您的團隊在特定時間範圍內可以完成多少工作。

團隊成員在此期間是否安排了休假？ 有假期嗎？ 有關資源可用性的數據越多，您就越能管理資源的計劃。

8. 明智地分配資源

最後一個提示適用於在列出任務、確定限制、知道需要多少資源及其可用性之後分配資源。 此時，您擁有了構建資源計劃所需的信息，可以避免代價高昂的瓶頸。

因此，請謹慎分配。 根據您的資源、需求和能力，截止日期可能需要更改甚至延遲。 在預測項目的未來方面，資源計劃比茶葉更有效。

ProjectManager 可以安排您的資源

ProjectManager 具有豐富的功能，可幫助您更好地管理和控制您的資源計劃。 創建任務列表後，您可以輕鬆地將電子表格導入我們的軟件並創建新項目。

這將打開一個甘特圖，其中列出了左側的任務。 添加開始和結束日期以創建任務的持續時間，右側會出現時間線。

使用甘特圖分配任務和資源

可以直接從甘特圖進行分配，並且可以鏈接任務依賴關係以減少資源稀缺性。 在您創建分配時，團隊成員的可用性會實時更新，因此您始終知道哪些資源可用。

您還可以通過將資源分類為團隊或設備來跟踪資源。 通過向這些資源添加每小時費率，您還可以跟踪它們的成本。 隨著時間記錄任務，這些成本會自動更新並與您的計劃進行比較，因此您可以立即查看您是否偏離軌道。

工作負載頁面跟踪可用性和時間表

在可用性方面，ProjectManager 允許您排除工作日、假期和計劃時間。 當您在不同國家、不同時區和節假日管理分佈式團隊時，這尤其有用。

為了進一步平衡您團隊的任務，我們提供了一個工作負載頁面，讓您可以了解每個團隊成員的分配情況。 他們的工作量是彩色編碼的，因此您可以快速查看是否存在任何不平衡。 如果有，只需從工作負載頁面重新分配任務。

使用儀表板進行實時跟踪

因為我們的軟件是基於雲的，所以它會實時更新。 這使得我們的團隊功能特別有用，它可以讓您每天或每週跟踪您的團隊正在做的事情。 輕鬆跟踪任務進度、分配給誰以及每個團隊正在做什麼。 如果需要重新分配某些內容，只需單擊幾下即可。

ProjectManager 是一款基於雲的軟件，可安排資源並使其保持正常運行。 實時儀表板遵循六個項目指標來監控進度，一鍵式報告更深入地了解差異、任務等。 我們甚至有在您的團隊完成任務時自動更新的時間表。 使用 ProjectManager 的 30 天免費試用版控制您的資源並使其按計劃進行。