簿記 101：如何為您的小型企業保留記錄

確實，自己記賬可能是一場徹頭徹尾的噩夢。

無論您是開始一項新業務還是已經經營了多年的在線商店，學習如何跟踪您的費用和收入都可能是一個巨大的挑戰。

你不是一個人。 近四分之三的小企業主認為他們在簿記和會計方面不是很了解。

除了經營業務之外，您還必須管理資產賬戶、納稅申報表、信用卡拒付等等。 如果您是第一次潛水，可能會感到困惑和不知所措。 但不一定是這樣。

想成為自己的簿記專家嗎？ 在本文中，您將了解有關如何開始為小型企業記賬以及如何在今天變得更有利可圖的一切。

什麼是簿記？

簿記是為您的企業記錄和管理所有財務交易的過程，包括銷售、採購和付款。 簿記員跟踪所有成本和收入，以幫助公司做出明智的財務決策。

簿記的目標是向您展示您企業更大的財務狀況，平衡您的賬戶，並以更具戰略性的方式改善現金流管理。

簿記的基礎知識

在商業簿記中，帳戶是某種類型的所有借方和貸方條目的記錄，例如應付賬款或工資單。

有五種基本類型的帳戶：

• 資產。 公司因交易而擁有的資源或有價物（例如，庫存、應收賬款）。
• 負債。 公司對供應商、銀行、貸方或其他商品和服務提供者的義務和債務（例如，貸款、應付賬款）。
• 收入或收入。 公司通過銷售或提供服務賺取的收入。
• 花費。 流出公司以支付資產或服務（例如，公用事業、工資）的現金。
• 公平。 , 在扣除所有負債（例如股票、留存收益）之後，所有者在公司中的權益的剩餘價值。

小型企業會計從設置每個帳戶開始，以便您可以在適當的類別中記錄交易。 這構成了您的總賬。 您可能不會擁有與下一個電子商務商店完全相同的簿記流程，但根據您的業務需求，許多不同的會計方法很常見。

如何保存你的書

1. 維護和更新財務記錄

簿記涉及使用數字。 大部分工作涉及基本的數學和會計。 詳細信息取決於您擁有的業務類型，但它可以包括結算應收賬款和銀行對賬單、記錄財務交易、開票、開票和跟踪工資單等任務。

您還將處理其他與財務相關的事務，包括：

• 工資、收入、就業甚至小企業稅收減免的稅務簿記。
• 預算計劃，以幫助公司保持正軌和發展。
• 為利益相關者準備好財務報表（資產負債表、損益表、現金流和權益變動）。

簿記需要仔細分析和一點法律知識。 如果您的業務被審計，您需要確保您的記錄井井有條並且扣除是合法的。

2. 跟踪每個人在做什麼（和支出）

財務簿記可能需要大量時間。 您必須確保每筆財務交易的準確性，此外，您必須每天平衡賬目並跟踪員工的進出付款。

這意味著，要掌握簿記和會計，您應該具有出色的溝通和組織能力。 在任何一天，您都可能需要向員工收取收據、管理差旅費用或向人們報銷費用。 創建提交和報銷系統有助於確保您不會錯過任何交易，並且記錄保持最新和準確。

3. 使用簿記服務改進流程

好的簿記或會計軟件應該包含在您的小型企業會計工具套件中。 隨著虛擬簿記和其他類型的在線簿記服務的興起，小企業主需要跟上最新的技術。

借助良好的簿記服務或軟件，您可以簡化數據輸入、創建詳細的財務報告、整合數據並自動保存記錄。 這也是一種提高業務準確性並消除重複性任務所花費時間的簡單方法。

複式簿記與單式記賬

在單項記賬方法中，業務交易會在您向公司賬戶存款和支付賬單時記錄下來，就像保存支票登記簿一樣。 這種方法最適合交易量較小的小型企業。

複式記賬適用於任何規模和復雜程度的企業。 在這種方法中，當對一個帳戶進行輸入時，對另一個帳戶進行相應且相反的輸入。 例如，如果您記錄了 100 美元的收入，您將創建兩個條目：100 美元的借方條目以增加您的現金資產負債表，100 美元的貸方條目以增加損益表帳戶的“收入”。

如何掌握小企業記賬

了解和跟踪您的財務數據是小型企業財務的重要組成部分。 這就是為什麼，當你經營一家企業時，你要么必須從簿記課程中學習，要么外包。

幸運的是，不僅可以學習如何管理自己的書籍，而且自己解決問題也有一些顯著的好處。

我們與兩位專家進行了交談，以幫助您自行管理財務：Shopify 的內部會計師 Charlie Ashbourne 和 Shopify Plus 的商家成功經理 Sheena Brady，她還經營著一家成功的企業 Tease Tea，並建立了一個系統來管理她的業務賬簿。

如果您不熟悉跟踪您的帳戶並且付不起帳簿公司或個體戶簿記員的費用，您仍然可以學習基礎知識並自行管理事情。 以下是從每日、每月、每季度和每年的角度專門研究電子商務簿記的情況。

每天做什麼

每天，您需要考慮的一項一般簿記是收據。

保留您業務中發生的任何事情的書面記錄，這可能意味著保留與新供應商會面的咖啡收據或為最新一輪數字廣告的電子郵件收據添加書籤。

保存這些記錄如此重要的原因很簡單。 要獲得索取合法業務費用的全部稅收優惠，您需要能夠支持它們。

“如果你沒有足夠的支持，你可能會被拒絕稅收抵免和可扣除的費用，如果你真的有權獲得它們，在納稅時可能會受到很大的打擊，”查理說。

因此，您的日常簿記任務是確保您有計劃跟踪收據、發票和相關電子郵件。 您希望這些文檔易於訪問，因此使用它們不需要大量時間或精力。

收據和發票可以保存在指定的文件夾中。 如果您傾向於從特定發件人（您的軟件提供商、數字廣告等）那裡收到電子郵件，您可以在收件箱中設置一個簡單的規則，將它們集中到一個名為“收據和發票”的文件夾中。

您甚至可以創建一個簡單的待辦事項列表項來處理這個過程，這就是 Sheena 為 Tease Teas 所做的。

“每當發票或收據通過電子郵件發送給我們時——這些天是 95%——我都會將附件上傳到 Google 雲端硬盤，進入按月細分的發票文件夾中。 這意味著我很少需要打印、歸檔或存儲任何此類信息，這本身就節省了大量時間。”

每週做什麼

簿記不應該在你的待辦事項清單上成為一項龐大的每週任務。 每周有兩件關鍵的事情需要關注：你的現金流量表和你的可變費用，尤其是當它們是全新的時候。

注意你的現金流

你在銀行里有錢嗎，多少錢，這些錢需要用來支付什麼？ 這就是您在現金流方面所關注的。

“除了收入和支出，關鍵是管理你的現金和現金流。 通常有一種誤解，認為如果您有 X 額的收入，那麼您就有了那筆金額的現金，但事實並非如此，”查理說。

在日常工作中，您可能需要決定何時購買某物，或在您的業務上花費多少。 了解您手頭有多少現金，以及現金需要支付的其他內容，是管理您的賬簿和業務的關鍵部分。

想要一個簡單的簿記系統來幫助計劃和分析您的現金流？ 這篇關於為什麼現金流比利潤更重要的文章包括一個你可以使用的方便的電子表格。

密切關注新的或可變的費用

大多數情況下，查看和查看您的支出可能是每月的任務。 但是，如果您有任何新費用或可變費用，您需要密切關注它們，以確保它們符合預期。

“以營銷費用為例：如果您最近分配了運行付費廣告的預算，並且每天都在波動，那麼您應該密切關注它，直到您對這種行為感到滿意為止，”查理說。

畢竟，如果有辦法在月底之前評估新舉措和費用，您可以做出更快但仍然明智的決策。

每月做什麼

如果您與內部或遠程簿記員合作，您可能會與他們聯繫以每月檢查您的書籍。 作為一個 DIY 愛好者，你應該制定一個計劃，每月坐下來花一些時間來整理你的書籍。

獲取業務快照

每月，您應該從整體上審視您的業務，以了解事情的進展情況並了解全局。

“在月底，你要確保你已經把所有的開支都計入其中，然後看看你的銷售額、開支、收入和整體現金狀況，”查理說。 “您還需要確保查看您感興趣的業務的任何關鍵領域。”

使用簿記服務或軟件來跟踪您每月看到的趨勢，並從財務角度考慮您將如何處理即將到來的月份。 您還可以特別關注任何新項目、活動或運營變更，看看它們是否會影響您的銷售、費用或兩者兼而有之。

關注開支

您的每月回顧是更戰略性地思考費用如何適應您的業務的好時機。

“即使我們在銷售方面表現良好，我也總是深入研究費用，”Sheena 說。 “商業成功的一個重要指標是盈利能力，您通常可以通過分析費用並創造性地尋找降低費用的方法來創造意想不到的利潤。

您可以通過根據您的付款歷史、批量訂購或預購某些產品查看供應商折扣來找到降低成本的不同方法。

“去年，我查看了我們銷售的一種流行茶具並進行了一些研究。 根據我們的歷史和我對製造商的了解，我問我們的供應商是否有折扣空間。 他能夠降低我們的單位成本，僅去年我們就在這個問題上節省了 5,000 多美元。”

保持井井有條

如果有每個企業家都能認同的稅收和簿記陳詞濫調，那就是“裝滿收據的鞋盒”。 當然，夢想是將鞋盒交給 CPA 或眾多可以理解這一切的簿記服務之一，但有一些方法可以讓您自己處理鞋盒。

在您的每月審核期間，請查看您的電子郵件、您的 Google 雲端硬盤文件，或者是的，您的鞋盒中存儲的所有收據。 將它們分類為費用類別，既可以讓自己在報稅季節保持井井有條，又可以了解您在庫存訂單和廣告上的實際支出。

根據您需要了解的內容進行調整

沒有兩家企業是相同的，雖然每個企業都有適用的基本面，但您獨特的收入和支出組合可能會導致與其他企業的簿記需求略有不同。

“我曾經根據訂單審查我的書。 每一個收到的訂單，我都會確保使用簿記軟件進行記錄和跟踪，”Sheena 說。 “事實證明，這沒有必要。 對我們的業務而言，對我們的評論來說最重要的是每月的整體銷售額。”

如果您要記錄稅務和簿記所需的所有內容，並且您正在獲得制定業務戰略決策所需的財務信息，那麼您可以選擇簡化對這些事情都不重要的流程。

適合小型企業的最佳簿記軟件

如果您正在尋找使在線簿記更容易的方法，則可以考慮使用多種工具，具體取決於您的業務需求：

1. A2X。 此應用程序會自動將 Shopify 商店銷售信息發佈到 Xero 或 QuickBooks 並核對您的付款，以便您可以看到所有內容都已正確計算。 A2X 受到數百家領先的電子商務會計師事務所的信任。
2. OneSaaS 集成。 OneSaas 將跨會計、電子商務、履行、CRM、計費和發票以及電子郵件營銷的業務應用程序連接起來。 您可以輕鬆構建自定義工作流程並創建一個隨業務增長的簿記系統。
3. 新鮮書籍。 這款雲記賬軟件可幫助您根據以下三個對像管理 FreshBooks 中的 Shopify 訂單：商品、發票和付款。 它還使用您的 Shopify 庫存作為所有庫存管理的真實來源，自動更新信息。
4. 快書。 當您將 Shopfiy 與 QuickBooks 集成時，您的訂單、庫存、客戶和運輸會自動更新並準確無誤。 您可以使用 QuickBooks 將電子商務訂單信息發佈為批量日記帳分錄或精細訂單級別發布，並與其他電子商務市場同步，例如 Etsy 和 Amazon。
5. 長椅。 Bench 為您的 Shopify 商店提供負擔得起的外包簿記服務。 該應用程序直接與您的商家和銀行帳戶同步。 然後，一個虛擬簿記團隊會平衡您的月度賬目並準備財務報告。

“在選擇最佳簿記系統時，請考慮使用領先的雲會計系統之一，例如 QuickBooks 或 Zero，”A2X 會計的 Ellen Main 說。

“在為您的 Shopify 業務進行稅務簿記時，僅記錄銷售額是不夠的。 你需要承擔所有的費用和稅金，”艾倫補充道。 “如果沒有應用程序、連接器或集成的幫助，這不是一項小任務。

選擇一個簿記軟件，該軟件可以發布匯總報表並將您的所有銷售額和費用歸因於您的簿記系統。 這將確保隨著您的業務規模擴大，您的書籍將始終保持整潔和準確。

了解小型企業簿記是增長的關鍵

無論您是自己進行所有簿記，還是決定最好聘請經過認證的簿記員，了解資金如何在您的業務中流動都是一件好事。

“擁有正確的數據並了解您的位置、似乎是什麼推動了您的收入，以及您可以在哪裡削減一些成本，這至關重要，”查理說。 “在初創公司的簿記方面擁有可靠的數據可以讓您在未來獲得成功。”

即使您幾乎沒有簿記經驗，您現在也可以第一手了解和訪問您的所有財務狀況，這使您處於一個強大的位置，可以就您的業務未來做出明智的決策。 儘管獲得專業的簿記幫助和建議很有價值，但請確保您永遠不會失去對數字的深刻理解，無論您的日常管理人員是誰。